Mardi 20 décembre 2016

La dernière de l'année !

Si nous ne sommes pas au complet, nous savons tous que nous avons "du pain sur la planche" en cette fin d'année. La régularisation des dossiers de subventions ayant des conséquences directes sur notre calendrier. Un bref debriefing de la réunion du Groupe de travail (GT) OMS/VILLE sur la planification des équipements [voir article du 16/12/16].

Deux groupes de travail s'attaquent aux deux chantiers :

Finaliser le suivi et contrôle des dossier "Investissement des Dirigeants"

Commencer les premières saisies de données sur notre outil de prédilection. Ce travail sera conduit à l"identique par une autre équipe à la rentrée 2017, afin de vérifier la bonne concordance des résultats. Les parties les plus délicates restant à faire.

Ce sera pour le 10 janvier ... et là il faudra être en forme pour rattraper le retard.

Vendredi 16 décembre 2016

Réunion du Groupe de Travail OMS/VILLE sur la planification des équipements.

Un premier constat pour conclure que la phase d'étude que nous avons menée arrive à son terme et que désormais nous devons passer à la phase de diffusion en direction des utilisateurs (les clubs).

Nous convenons de présenter notre travail à un premier groupe d'utilisateurs qui seront sélectionnés :  2 Présidents de clubs aux effectifs conséquents + 1 entraîneur

+ 1 adhérent ces deux derniers seront tirés au sort  parmi ceux que les clubs nous auront fait connaître.

Cette première étape se déroulera le 20 janvier 2017, qui nous permettra sans doute d'affiner notre travail pour préparer la deuxième étape.

C'est un Comité Directeur en direction de tous les Clubs qui constituera la deuxième étape.

D'ores et déjà, nous pouvons déclarer que les demandes de planification seront avancées d'un mois. C'est donc courant mars 2017 que les premiers courriers seront adressés à TOUS les utilisateurs. Ainsi nous auront beaucoup plus de latitude pour mener à bien les arbitrages éventuels.

Prochaine réunion du GT OMS/VILLE  vendredi 6 janvier 2017 ... au siège de l'OMS.

Mardi 13 décembre 2016

"Les Dossiers SUB".. est le thème du jour !

Nous faisons un dernier point sur les questionnaires et des quelques dossiers en suspens.

Puis nous poursuivons l'examen des dossiers "Investissement des Dirigeants". En fonction du volume de données pour chacun des dossiers soumis cette tache peut rapidement s'avérer éprouvant, tant les vérifications  et les arbitrages ne sont pas aisés.

Nous notons d'une manière générale que le "Mécénat" est confondu avec le "Parrainage" et les exigences en matière de justificatifs ne sont pas les mêmes.

 Le Parrainage implique la signature d'un contrat signé par les 2 parties.

Si nous avons ces exigences, c'est que nous avons sur notre site toutes les informations pratiques et utiles pour que chaque Club opéré de la meilleure des façons, et que nous sommes toujours à leur disposition.

Après avoir relevé tous les manquements, des courriels ont été adressés aux clubs concernés.

Si l'année dernière le suivi des dossiers était réalisé par la Ville, cette année nous avons pris (par nécessité) cette tache.

Cela se traduit par un retard dans nos travaux de saisie des données.... Semaine prochaine nous essaieront de combler une bonne partie du retard.

Mardi 6 décembre 2016

 En effectif réduit, nous avons abordé notre séance de travail, avec, pour objectif de recevoir les Clubs dont les dossiers de subventions présentaient encore des irrégularités. Nos contrôles, s'ils sont rigoureux, imposent aux dirigeants d'être attentifs et exigeants dans  la qualité des dossiers rendus.

Par ailleurs nous avons abordé l'examen des dossiers" Investissement des Dirigeants", qui représentent une lourde tache, car cette année, en raison d’indisponibilités du service Ville, nous porterons l'ensemble de cette charge. Tout cela retarde passablement la saisie des données pour connaître la répartition des points acquis par chaque association.

Jeudi  1er décembre 2016

 C'est à partir de 19 H 00 que les Clubs adhérents ont été convoqués pour assister à notre Comité Directeur. Les sujets développés sont la "Réorganisation interne de l'OMS" et "Informations sur les lissages des aides critériées".

Le contenu de ce CD est repris sur la page Comité Directeur du 01/12/2016

(actuellement en construction) avec reprise des diapos et accompagnées de commentaires.

La mise à l'honneur de deux anciens Présidents B. CAGNE et J. VIAL s'est déroulée dans la bonne humeur autour du pot de clôture.( un article est en préparation) pour la page accueil.

Mardi  29 novembre 2016

 Une date importante puisque cette soirée est consacrée à la régularisation des anomalies constatées sur les dossiers subventions des Clubs.

Ainsi nous avons pu régler des situations, qui pour la plupart, ne présentaient pas de défauts majeurs.

Toutefois des Clubs n"ont pas daigné se manifester ou dans l'impossibilité de se déplacer ce jour là. Mais nous resteront (comme chaque année) intransigeant pour la remise d'un dossier en bonne et due forme.  En cas de retard nous appliquerons les malus prévu dans le cadre général.

Nous estimons que ce dossier est fait pour obtenir une aide de la Ville et qu'il mérite donc un traitement attentif.

En deuxième partie de soirée, nous avons fait les derniers réglages pour notre prochain Comité Directeur prévu le 1er décembre à 19 H 00 à la Maison des Associations

Vendredi  25 novembre 2016

Nouvelle réunion de travail avec la Ville (voir les sessions précédentes) un travail pour mettre au point certains détails d'analyse. Les outils proposés par l'OMS offrent des possibilités intéressantes qui dépassent le cadre initial des plannings.

Une autre réunion est prévue en décembre

Mardi  22 novembre 2016

Réunion principalement destinée à préparer notre prochain Comité directeur du 1er décembre. Une rencontre que nous souhaitons riche d'enseignement pour les Clubs, mais aussi l'occasion d'honorer 2 anciens Présidents ...à voir plus tard sur notre site.

La multiplication des AG et réunions avec la ville sature notre calendrier... comme chaque saison.

Au cours de cette soirée plusieurs Clubs nous ont rendu visite pour régulariser leurs dossiers du subventions.

Vendredi 25/11 réunion avec la Ville et le 29/11 nous tiendrons une permanence afin que les Clubs régularisent les anomalies détectées.

Mardi  15 novembre 2016

Une session consacrée à la poursuite de l'analyse des dossiers (comptabilité) et mettre en œuvre tout le dispositif opérationnel avec l'édition des fiches d'anomalies, la mise en ligne de ces fiches pour téléchargement sur notre site.

Envoi de courriers aux Dirigeants et par voie électronique pour aviser les Clubs de la situation de leu dossier de subventions.

Une charge de travail importante menée à bien !!!

Mardi  08 novembre 2016

Le rapport de notre dernière rencontre avec la ville (voir pavé ci-dessous du 4/11) est communiqué à l'ensemble du groupe , en début de soirée.

Puis nous poursuivons l'examen des dossiers Clubs. Nos contrôles spécifiques que sont, la liste des entraîneurs et la comptabilité, sont réalisés avec l'attention et la rigueur que ces parties exigent.

L'ensemble des dossiers est soumis à un deuxième diagnostic qui permettra de déceler encore quelques anomalies.

La semaine prochaine nous devrions être en mesure de faire connaître aux Clubs la conformité ou non, de leurs dossiers.

La rigueur de nos contrôles, appelle, d'une certaine façon, la même exigence de la part des Clubs pour compléter ce dossier. Malheureusement il semble bien que cette notion n'est pas vraiment comprise...

Vendredi  04 novembre 2016

Réunion de travail avec la Ville: Présents R. URRU, P. RONGY et JL CHAMOLEY (ville) et C. PRAS, M HÉBERT (OMS).

Cette réunion de place dans un cycle d'élaboration d'un outil ou méthode d'analyse de l'utilisation des créneaux pour les Clubs adhérents de l'OMS qui sont, en terme de volume, les plus importants. (environ 480h/semaine).

L'OMS qui a émis une douzaine d'indicateurs références a mis au point un outil permettant des analyses des fines susceptibles de fournir un gain de temps et une objectivité lors des arbitrages.

C'est sur cet outil que nous avons, lors de cette réunion,  fait des propositions pour être encore plus performant en terme lisibilité.

Puis nous avons hiérarchisé tous les indicateurs d'arbitrage. La prochaine réunion prévue dans 15 j permettra de tester notre méthodologie.

Mardi 11 octobre 2016

Une soirée programmée depuis plusieurs semaines sur notre site.

Son objet:  proposer aux clubs, un pré-examen des dossiers de subventions, qui devront nous être retournés dès la semaine prochaine.

Une dizaine d'associations nous ont sollicité pour diverses difficultés ou questionnements. Ce fut l'occasion aussi de rectifier le fichier support de ce dossier, afin de corriger quelques imperfections.

Nous avons constaté que plusieurs clubs avait beaucoup de questionnements sur la comptabilité. ... Ceci devra nous interpeller afin d'enrichir notre site internet pour répondre à ces difficultés.

Mardi 4 octobre 2016

Un debriefing de la réunion du 30 septembre est discuté avec les membres du bureau de l'OMS. Si des doutes sont exprimés, le Président rappelle que nous avons provoqué ces réunions et que nous devons jouer notre rôle pour mener à bien ce chantier.

Puis nous travaillons sur les préparatifs (documents) pour accueillir d'ores et déjà les dossiers de subventions.

Un mail est adressé aux clubs pour les informer d'une assistance pour le traitement du dossier questionnaire de subventions , dès la semaine prochaine et un pré-examen des dossiers la semaine suivante.

Nous espérons que ces mesures permettrons d'avoir des dossiers correctement complétés.

Vendredi 30 septembre 2016

Réunion de travail avec la Ville MM URRU, RONGY & CHAMOLEY l'OMS représentée par MME PRAS et M HEBERT

Cette rencontre est axée sur l'élaboration d'un mode de travail plus fin lors de la planification des équipements. Lors de la dernière rencontre nous, OMS, avions présenté plusieurs pistes de travail, dont une concernant la prise en compte de la valorisation de certains créneaux sur des équipements définis.

Grâce à l'outil informatique, nous avons pu démontrer qu'une synthèse de toutes les heures utilisées était un outil performant pour faire un état des lieux précis.

Notre groupe devra définir lors de la prochaine rencontre une nouvelle "matrice" de valorisation des heures.

Mardi 27 septembre 2016

Cette réunion s'annonçait dense et importante pour nos adhérents puisqu'il s'agissait des dossiers questionnaire subventions.

Mettre à jour les fichiers entraîneurs, opération délicate qui demande beaucoup d'attention aux opérateurs mais c'est bien en forgeant que l'on devient forgeron...

Par ailleurs la mise à jour du NOUVEAU questionnaire qui comporte cette année une aide supplémentaire "EN LIGNE" de nature (nous l'espérons) a obtenir des dossiers conformes.

En effet il devient inadmissible que le nombre de dossiers conformes est de 2 à 3 dossiers sur 25!!!.

Nous ferons des rappels pour alerter sur cette situation qui pénalise fortement l'avancement de notre travail.

La mise à jour du site a été faite dans la foulée.

Une remarque a été précisée pour les clubs ayant téléchargés les fichiers entraîneurs dès le 27 /9.

Prochaine réunion de travail avec la ville le 30/9 à 14h30

Mardi 20 septembre 2016

Réunion hebdomadaire dans la foulée.

Un compte rendu de la "réunion 2" voir ci-dessous aux membres du bureau.

C'est le retour de vacanciers qui nécessitent un temps d'information plus long.

Et tout particulièrement le nouveau mode d'organisation que nous mettons en action pour cette saison.

Cette organisation par équipes de référents exigera pour la plupart d'entre nous à se familiariser avec les nombreux aspects techniques, mais aussi à tisser des liens de proximités avec les dirigeants des Clubs.

Nous prévoyons une soirée d'information auprès de nos membres adhérents que sont les Clubs.

Mardi 20 septembre 2016 - Réunion 2 à 15h30

Comme prévu, nous engageons la première réunion, qui fait suite à celle du mois d'août.

Réunion en présence de MM URRU, RONGY et CHAMOLEY et 3 membres de l'OMS.

Cette rencontre représente un moment privilégié que nous avions sollicité, un temps qui doit être à la hauteur de notre implication dans notre partenariat avec la Ville.

P. RONGY nous présente des données sur l'évolution des effectifs depuis plusieurs années où l'on constate une dégradation du pourcentage d'eybinois.

Un deuxième tableau qui établi, pour chaque club et par semaine, le nombre de minutes d'utilisation d'équipement par adhérent.

Après avoir commenté toutes ces informations et les traductions que nous pouvons en tirer, nous présentons aux représentants de la ville, nos propres indicateurs.

Ces derniers ne sont pas des éléments chiffrés, mais représentent des aspects et particularités qui nous paraissent pertinents pour les éventuels arbitrages.

Nous établissons un calendrier des prochaines rencontres et les étapes majeures qui traduiront le travail de notre groupe.

Fin de la réunion 18h00

Mardi 13 septembre 2016

En effectif réduit, après traitement des affaires courantes nous "révisons" les premiers indicateurs (objets pertinents pour l'analyse d'attribution des créneaux) que nous avions définis la semaine précédente.

Après classification, nous établissons une liste commentée qui sera présentée lors de notre prochaine réunion avec les représentants de la Ville.

Mardi 6 septembre 2016

Hormis les événements du mois d'août, c'est notre première rencontre pour la saison 2016-2017.

Déjà suggéré par le Président, en cours de saison précédente, ce dernier propose donc une nouvelle organisation de travail transverse basée sur les 4 groupes déjà existants que sont les référents et clubs associés.

Si, jusqu'alors les référents OMS avait pour unique mission d'assister aux AG des Clubs, ils devront désormais assumer toutes les opérations relatifs à ces clubs.

(exemple: mise à jour des coordonnées sur les nombreux fichiers informatiques, sur le site etc...)

Cette organisation est susceptible d'évoluer indifféremment pour chacun des groupes si nécessaire.

Toutefois les missions majeures (dossiers subventions, plannings) exigerons toujours la participation de tous les membres de l 'OMS.

En prévision de notre prochaine rencontre avec la Ville : 20/9/16 à 15h30)

La deuxième partie de la réunion est consacrée a définir une première liste d' indicateurs  qui nous paraissent pertinents pour constituer une base de travail avec notre partenaire.

Aout 2016

Réunion 1

Rencontre entre les représentants de la Ville (élu et techniciens) et les membres actifs de l'OMS, qui fait suite à notre courrier de juillet 2016.

Un moment important pour nous exprimer sur la nécessité de travailler "autrement" avec la Ville.

Et tout particulièrement sur des sujets sensibles tels que la planification des équipements et des règles qui pourraient être établies.

Nous répondons favorablement à la demande de la Ville pour créer un groupe de travail VILLE-OMS sur cette thématique, avec l'intégration de clubs référents si besoin.

Nous prévoyons une rencontre avec le Club de Lutte dans les plus brefs délais

Réunion 2

Rencontre VILLE-OMS-Club de LUTTE au cours de laquelle chacun partie a pu donner son point de vue, dans le but de trouver une solution à l'impasse dans laquelle se trouvait le Club de Lutte.

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En finalité le Club de Lutte voit sa demande de créneau acceptée, avec la perspective annoncée, d'une réévaluation des plannings pour la saison prochaine 2017-2018

Juillet 2016

La dernière version de planification des équipements a suscité des réactions de clubs. En prenant connaissance des risques de déstabilisations des clubs utilisateurs, l'OMS a fait part à la Ville de son mécontentement sur la méthode employée et surtout le "moment" pour apporter une forme d'équité entre les utilisateurs.

En cette période de vacances nous devrions connaître la suite donnée dans la deuxième quinzaine d'Aout.

Mardi 21 juin 2016

En début de séance nous accueillons L. PRANDT qui nous rend compte des arbitrages sur les créneaux d'utilisation des équipements sportifs fait par les services ville.

Il reste encore un cas qui ne sera finalisé qu'après rencontre avec les Clubs concernés.

Le travail minutieux est engagé pour l'ensemble des équipements avec quelques corrections. Il s'agit là d'un travail exigeant qui sera finalisé dès le demain matin avec communication à la ville pour accord de diffusion sur notre site ( téléchargement).

Mercredi 22 juin 2016

Réunion de la Coordination des OMS de La Métro qui se déroule dans nos locaux.

Présents : GRENOBLE , GIERES, FONTAINE, PONT DE CLAIX, ECHIROLLES et EYBENS.

C'est avec plaisir que nous accueillons O.S.E (Échirolles) qui vient ainsi conforter notre groupe.

Notre Président fait part à ses homologues de la réunion du Conseil de Développement de la Métro auquel il a assisté en suppléant Pierre Arnaud.

L'ordre du jour est bouleversé car le représentant de l'OMS de Fontaine nous délivre des documents du COPIL (commission de la métropole pour la compétente SPORT et CULTURE).

Nous débattons très longuement sur les différents scenarii définis par le COPIL. Nous arrivons à une forme de consensus sur les 3 scénarios qui répondent le plus à nos attente.

Nous devrons dès la rentrée prochaine (septembre) faire une synthèse de tous nos arguments pour convaincre les élus des groupes politiques qui auront à ce prononcer sur les propositions du COPIL.

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Suite sur les plannings:

A ce jour nous sommes toujours dans l'attente d'une validation de la Ville.....

Mardi 14 juin 2016

Réunion placée sous le signe de la planification des équipements  et plus spécialement étudier les arbitrages. Cette séance a été programmée avec L. PRAND  et JL CHAMOLEY (Ville)

Une séance qui nous laisse sur notre faim avec de nombreux équipements qui doivent être avalisé par R. URRU (non présent). Une perte de temps préjudiciable pour l'édition de ces plannings. Cette situation n'est pas satisfaisante, et nous envisageons sérieusement de programmer plus tôt, pour la saison prochaine, le processus de cette mission.

En effets les Clubs ont besoin de connaître, avant les vacances d'été, les créneaux qui leur seront alloués.

Nous étions par ailleurs, limité dans le temps avec l'AG de Gym Loisirs prévue à 20H30 ce soir là.

Nous espérons vivement être en mesure de finaliser notre travail (en fonction des arbitrages définitifs prononcés par la Ville)

Vendredi 10 juin 2016

Réunion Commission Sports Ville - OMS

Présents Ville: R. URRU, P.RONGY et L PRANDT

Présents OMS : G. BAGUR, M. HÉBERT

Ville et OMS ont été "interpellés" par des membres du Club de pétanque suite à la démission du Président A. BOUVIER.

L'annonce d'une AG extraordinaire déclenchée par une partie des membres de cette association, nous oblige à circonscrire tous les aspects juridiques et pratiques ainsi que les conséquences d'une dissolution. Particulièrement chronophage ce travail de requête d'informations devra être poursuivie au cours de la semaine prochaine.

L. PRANDT évoque le travail en cours sur les règlements d'utilisations de toutes les structures de notre Ville.

Un point sensible auquel nous devrons être très attentif. Nous devons préserver le potentiel des pratiques sportives de nos clubs adhérents.

Vigilance donc!

Mardi 7 juin 2016

Soirée spéciale consacrée à accueillir, à partir de 19 h 30, les Clubs volontaires pour tester le dispositif d'aide en ligne, relatif au prochain questionnaire de subventions. En début de séance nous abordons les sujets brûlants et particulièrement le Club de Pétanque avec la démission du Président. Une AG extraordinaire initiée par 1/4 des membres est initiée. (affaire à suivre). Un point final sur le nombre de dossiers "Projets" dernier délai 31/5.

6 projets nous sont parvenus.

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19h30 - Les clubs "testeurs" se présentent sur 5 clubs seuls 2 sont présents - 2 excusés et 1 absent.

Un temps d'échange avec une présentation sur écran, pour expliquer nos attentes. Description du mode opératoire mis en place sur notre site. L'OMS attend beaucoup des commentaires sur ce nouveau dispositif pour être au plus proche des questionnements des Clubs.

En parallèle, le reste des membres de l'OMS commencent à enregistrer la planification des équipements, et particulièrement ceux qui ne font pas appel à des arbitrages.

Jeudi 2 juin 2016

Coordination des OMS de la Métro:

Pour suppléer Pierre ARNAUD indisponible, notre Président s'est rendu à la deuxième réunion du Conseil de Développement de la Métro.[C2D]

Invité le  "Collège des représentants des établissements et services publics" auquel notre coordination des OMS appartient.

Objet :

Le schéma d'organisation de l'ancien Conseil nous est présenté de façon très détaillée et explicite  pour en comprendre tous les mécanismes  au sein de La Métro.

Le but étant d'apporter nos commentaires et propositions pour faire évoluer cette organisation qui passe de 88 à 120 membre parmi les 8 collèges constitués.

Notre collège a pu ainsi exprimer ses points de vue et souhaits avec grand intérêt.

La compilation des avis des autres collèges permettra de déterminer la nouvelle organisation du "Conseil de Développement de la Métro".

C2D

Mardi 31 mai 2016

Toutes les demandes de "plannings" nous sont parvenues, enfin! Fort heureusement nous avions la semaine précédente bien avancé notre travail de recensement et de localisation des arbitrages à faire.

Tous ces travaux préparatoires sont repris pour être mis en forme sur notre application informatique qui favorise une meilleure lecture des points à arbitrer qui seront débattus et traités avec la Ville.

D'autres travaux annexes sont également réalisés.

Nous devrons très rapidement finaliser cette mission (plannings) avec l'absence annoncés de plusieurs membres du bureau.

Mardi 24 mai 2016

Nous avons reçu la quasi totalité des demandes de créneaux. Mettre en ordre toutes ces demandes qui ne respectent pas le minimum (manque le nom) et vérifier que nous pouvons passer à l'étape suivante qui consistera à repérer et inscrire toutes les demandes qui exigent des arbitrages. Travail qui exige une attention de chaque instant que les 3 groupes de travail ont su respecter. Semaine prochaine nous devrons reporter tous les arbitrages sur ordinateur pour pouvoir les analyser (avec la Ville). Par ailleurs nous pourrons débuter les demandes qui ne présentent aucune difficultés.

Nous avons consacré une autre partie de la soirée à la présentation d'une nouvelle page sur notre site. Cette page est réservée aux 5 clubs volontaires pour tester la nouvelle version du dossier subventions qui sera proposée à la rentrée.

Malheureusement nous n'avons pas eu le temps d'enrichir la vitrine des Clubs (site), la priorité étant les plannings.

Mardi 17 mai 2016

Le délai du 13 mai dépassé - Cette séance est tout d'abord le moment de faire le point sur le retour des demandes d'utilisations des équipements pour nous permettre d'établir les plannings de la saison prochaine.

Un constat qui est incompréhensible :. 10 utilisateurs n'ont pas daigné répondre!

Les rappels seront fait très rapidement par l'OMS pour les Clubs et par la Ville pour les autres utilisateurs.

Puis nous finalisons l'établissement des PV de notre A.G.  à destination des Clubs. Ces documents sont donc disponibles dans les boites courriers à la Maison des Associations.

Le Président propose à tous les membres de l'OMS une organisation de travail "transverse" qui sera basé les 4 groupes de clubs et leurs référents. Ce dispositif permettra à chacun d'avoir une certaine autonomie de travail, et d'avoir aussi un plus large champ d'actions. (Affaire à suivre).

Enfin nous terminons par la présentation du prochain et NOUVEAU questionnaire et de l'aide en ligne proposée sur ce dernier.

Ce document devra être communiqué très rapidement aux 5 clubs qui se sont portés volontaires pour tester et auditer ce nouveau dispositif..

Mardi 10 mai 2016

Pour répondre à une demande de consultation des membres du Club de Gym Loisirs, nous consacrons le début de séance par un entretien avec 4 de ses membres.

L'ensemble des membres de l'OMS étant présents nous répondons aux questionnements sur l'organisation de la prochaine A.G. de Gym Loisirs dans un contexte de démission (annoncée) du Président Bernard Cagne. De nombreux échanges ont permis à chacun d'exprimer son point de vue.

Puis dans la deuxième partie de soirée après relecture, nous poursuivons l'édition du PV de l'A.G ainsi que l'article en préparation sur notre site.

Semaine prochaine nous devrons finaliser tous ces travaux pour "repartir" sur une prochaine mission que sont la planification d'utilisation des équipements.

Mardi 26 avril 2016

C'est la fin des vacances et nous sommes (presque) au complet. Ça démarre fort car nous devons répondre aux travaux qui succèdent à notre AG. Le PV de de notre AG qui sera adressé aux Clubs et représentants de la Ville est un élément auquel nous accordons beaucoup d'attention, car il fera aussi parti des documents qui viendrons enrichir l'historique de notre Association. La retranscription des échanges constitue certainement la charge de travail la plus fastidieuse... Restera donc la mise en forme la semaine prochaine, sans oublier la rédaction de l'article sur notre site.

Le Président en fin de séance évoque succinctement l'audition de la "Coordination des OMS" auprès de la Métro qui a été particulièrement probante avec l'appui de Pierre ARNAUD.

Mardi 19 avril 2016

C'est en petit comité que nous nous réunissons (certains profitent des vacances de Pâques)

Le temps de faire le point sur les dernières nouvelles relatives aux subventions et le lancement de la procédure de planification des équipement pour la prochaine saison (envoi de courrier par la ville).

Puis nous accueillons Jean VIAL qui à notre invitation, nous fais connaître dans le détail les motivations de sa décision de démissionner du poste de Président du BBCEP (Club de Basket) après 25 ans d'engagement.

Une occasion d'échanger, et d'en tirer des enseignements et d'assurer une vigilance préventive. Comme exprimé lors de notre dernière AG (rapport moral) il apparaît nécessaire que l'OMS joue un rôle plus engagé auprès de la Ville et ses représentants.

A la rentrée nous prévoyons une amicale cérémonie pour apporter la reconnaissance du monde sportif aux Présidents qui ont œuvré sur de "très nombreuses années" au sein de leurs Clubs, et Jean VIAL en est le symbole.

Rappel Jeudi matin la "Coordination des OMS des villes de la Métro" présentera auprès de la COPIL ( Commission des élus de la Métro) son point de vue et analyse sur les thèmes définis  de la Compétence Sports.

Mercredi 13 avril 2016

Rencontre de la "Coordination des OMS des Villes de la Métro" à Pont de Claix. Étaient présents Grenoble, Pont de Claix, Fontaine, St Martin d'Hères, Eybens.

L'ordre du jour : Préparer notre audition avec les responsables de la Métro (COPIL) qui se déroulera la semaine prochaine.

Pierre Arnaud porte à notre connaissance le plan qui sera proposé aux élus du COPIL le 21 avril 2016. De nombreux commentaires et précisions de chacun viennent compléter et renforcer nos arguments.

3 représentants des OMS participerons à cet audit : Grenoble, St Martin d'Hères et Eybens.

Nous programmons une prochaine rencontre à St Martin d'Hères le 11 mai 2016.

Mardi 12 avril 2016

Session ordinaire, mais effectif réduit (vacances obligent). Un rapide débriefing de notre AG du 8 avril pour constater que dans l'ensemble tout s'est correctement passé et le buffet a été apprécié....

Puis nous passons aux choses sérieuses pour répondre à des besoins urgents relatifs aux plannings. Un outil de calcul étant à notre disposition pour déterminer avec précision toutes les informations utiles à l'envoi de courriers.

C'est à partir de nos informations que la ville se chargera auprès des utilisateurs d'équipements de connaître leurs besoins pour la saison prochaine. Délai de réponse le 13 mai.

Préparation de courriers de la ville destinés aux clubs pour les informer des prochaines subventions.

Demain, à Pont de Claix,  aura lieu une rencontre de la "Coordination des OMS des villes de la Métropole".

Mardi 3 mai 2016

Nous consacrons cette séance à la poursuite de notre travail en rapport avec notre A.G.

Avec quelques problèmes d'adaptation suite à la discontinuité des présences sur des travaux déjà engagés.

Travail laborieux qui nous mobilise toute la soirée....

Mercredi 6 avril 2016

C'est à la Maison des Associations que nous avons accueillie la "Coordination des OMS des villes de Grenoble Alpes Métropole". pour la troisième rencontre.

Julien LOY de Grenoble-Alpes Métropole a répondu à notre appel pour nous présenter les travaux engagés par le COPIL (Instance d'élus) pour élaborer un plan de transfert de compétences parmi lesquelles nous retrouvons le SPORT.

M. Julien LOY aborde tous les aspects de ces travaux et les différentes instances (techniciens) qui travaillent déjà sur le sujet, et bien sur le COPIL (12 élus) qui ont déjà défini un plan stratégique pour 4 objectifs:

Les Grands équipement

Schéma directeur de cohérence

Événementielle

Développement de la pratique

Il ressort aussi de cette rencontre que notre groupe sera auditionné (dans un délai de 15 jours) comme force de propositions.

Notre Coordination se retrouvera en les locaux de l'OMS de Pont de Claix pour une 4éme rencontre le mercredi 13 avril.

Dimanche 3 avril 2016

Même s'il ne s'agit pas d'une activité organisée par l'OMS, notre association a fait appel à des volontaires (des clubs adhérents) pour apporter notre contribution à l'organisateur de l'épreuve de course à pied Grenoble-Vizille qui a traversé notre ville dimanche matin.

Près de 3000 coureurs et 1300 randonneurs ont pu satisfaire leurs passions grâce aux volontaires qui dès 7h30 était sur le pont pour assumer des missions de remise de dossards (rando) , d'être signaleur pour les randonneurs et coureurs et assurer un ravitaillement toujours très animés.

Merci aux 22 volontaires !!!

Mardi 29 mars 2016

Une séance chargée pour réaliser finaliser des travaux débutés la semaine précédente après avoir consacré un temps au débriefing de notre rencontre du vendredi 25.

La proximité de notre AG mobilise aussi tous les rapporteurs qui devront s'exprimer le 8 avril.

Vendredi 25 mars 2016

Réunion Commission Sports en Mairie avec R. URRU P. RONGY et L PRANDT

Nous sommes informés de plusieurs événements à très court terme qui se sont déjà déroulés en rapport avec les actions menées par le GMC38 Eybens Formation.

La dissolution (rendue obligatoire) des Syndicats  gérant des équipements de notre ville qui sont en cours et qui sont des opérations délicates à mener.

Les Dossiers projets seront, à notre demande, présentés et commentés lors de notre AG.

Une fête du sport organisé par la Ville .. en juillet pour rassembler toutes les associations eybinoises.

Puis sont évoqués, pour les aides critériées, les leviers que notre outil de calcul autorise. Nous OMS avons beaucoup de latitude pour traiter des cas particuliers.

Mardi 22 mars 2016

Au grand complet nous prenons connaissance des dernières nouvelles, avec des prises de décision immédiate. Nous répartissons plusieurs taches avec des impératifs de temps.

Le point sur notre participation à l'épreuve de course à pied Grenoble-Vizille et randonnée Eybens-Vizille. l'OMS étant partenaire pour apporter sa contributions à des postes de signaleurs, ravitaillement, etc. (une page spéciale dédiée sur notre site)

Préparation d'une synthèse des dossiers de subventions et des points remarquables.

Préparation d'un recensement chiffré pour les travaux de planification des équipements

Visu de la version du rapport d'activité pour notre proche AG

Beaucoup d'effervescence avec ce travail de collaboration.

Mardi 15 mars 2016

Toute l'équipe de l'OMS est présente, un point positif très appréciable tant les nouvelles s'accélèrent du côté de la ville et l'organisation de notre prochaine AG et tous les points détails. Même si nous sommes rodés à ces exercices, nous pensons qu'il y a toujours une marge d'améliorations ou de nouveautés.

En préambule, le Président à fait part aux membres actifs, de la teneur de Rapport Moral qui a pour objectif de mettre l'OMS au centre du jeu du mouvement sportif .

Mardi 8 mars 2016

La séance commence par le rapport de la Réunion de la "Coordination des OMS .." qui s'est déroulée le mercredi 2/3 à Fontaine. Ainsi est confirmé notre engagement pour s'engager auprès des élus de la Métro pour faire entendre nos points de vue.

La soirée est ensuite consacrée aux travaux préparatoires de notre prochaine Assemblée Générale Ordinaire (le 8 Avril) tous les travaux sont partagés en 3 équipes.

Mercredi 2 mars 2016

C'est dans les locaux de l'OMS de Fontaine que s'est déroulé la 2ème réunion du Collectif nommé: Coordination des OMS des communes de la Métropole auquel nous avons adhéré. Ces sont les OMS de Grenoble, Fontaine, Pont de Claix, St Martin d'Hères et Eybens qui étaient représentés.

Nous avons la confirmation que notre inscription au Conseil de développement de Grenoble-Alpes Métropole a été fait, mais que le nombre de candidatures est très (trop) important. Il nous a été proposé de participer à ce conseil en intégrant un groupe de travail du secteur public... ce que nous ne sommes pas. Nous attendons des précisions de la Métro sur ce point.

La réunion s'est poursuivie sur l'annonce d'une récente (9 février 2016) et première réunion du Groupe de travail Sport au sein de la Métro.[Intérêt Métropolitain]. L'OMS de Fontaine a obtenu les supports de travail de ce groupe. Ce fut pour notre groupe une surprise et la démonstration de la pertinence de notre mouvement. Une autre réunion étant prévu avec les directeurs des sports le 3 mars.

Nous avons donc décidé de prendre contact avec l'un des représentants de la métro pour lui faire part de notre volonté d'être consulté.

Avec ces événements notre collectif voit la mission qu'il s'est fixé s’accélérer et nous devons pas laisser passer les occasions de nous faire entendre.

La prochaine réunion devrait s'adosser sur une rencontre avec un élu de la Métro.

Mardi 1er mars 2016

C'est le retour des vacances, et notre effectif retrouvant une normalité espérée.

Un compte rendu de la réunion de la veille, auquel le Président a participé, est fait auprès des membres de l'OMS.

Puis 3 groupes de travail s'engagent sur des "chantiers" distincts. Les trésoriers mettent au point la présentation des comptes qui sera faite lors de notre prochaine assemblée générale.

un deuxième groupe finalise un article (voir en page d'accueil) qui a été préparé à partir des dossiers de demandes de subventions qui sont des sources de renseignements que nous avons voulu présenter au public. Enfin pour les "informaticiens" ont  réorganisé nos fichiers afin de rationaliser au mieux l'usage de nos outils que sont les ordinateurs.

Lundi 29 février 2016

L'OMS qui est membre du Comité de gestion du boulodrome a participé à la réunion de cette organisation. Le fonctionnement de ce comité est très (trop) discrétionnaire et les membres officiels le constituant n'étant que très rarement consultés. Il s'agissait donc de rétablir, avec cette rencontre, un fonctionnement normal.

Le comité est constitué de 12 personnes: 3 représentants de la Ville, 1 représentant de l'OMS et 8 représentants de la Joyeuse boule d'Eybens.

Une lecture de la Convention de 1999 a été faite, et à fait l'objet de nombreux commentaires. Sans doute que ce document méritera une actualisation et en particulier sur les aspects financiers et les capacités de ressources mises à mal par une organisation qui au fil du temps a été confronté à des incohérences de traitement entre utilisateurs.

Les problèmes de chauffage de cet équipement sont une réelles source de préoccupations pour les règles de pratiques fédérales qui imposent un minimum de température lors des compétitions.

L'OMS portera un œil attentif à la suite qui sera donné par la Ville à cette urgence.

Mardi 23 février 2016

C'est en petit comité que nous retrouvons. Et nous sommes contraints de ne pas poursuivre des travaux que nous avions engagé.

Ce fut l'occasion de prendre connaissance de documents qui nous ont été communiqué par l'OMS de Fontaine via l'OMS de Grenoble, et qui font suite aux échanges que nous avions eu lors d'un rassemblement (voir article ci-dessous du 1er février 2016).

Source d'informations très intéressantes pour notre propre mode de fonctionnement, ces documents seront en outre, objet de débats lors de notre prochaine rencontre du mercredi 2 mars à Fontaine, pour que l'entité "Coordination des OMS des communes de la Métropole" soit source de propositions constructives auprès du Conseil de développement de Grenoble-Alpes Métropole, auprès duquel nous avons posé candidature.

Puis nous finissons la séance par le règlement de quelques problèmes techniques comptables.

Mardi 16 février 2016

En effectif réduit (c'est les vacances scolaires !) que débute la réunion avec un peu de retard.

Il est fait un compte rendu de la récente réunion avec les représentants de la ville [voir ci-dessous]. Une occasion de justifier et rappeler les aménagements que nous avons fait sur notre outil de calcul des aides critériées. Nous évoquons aussi les problèmes et événements entre certains dirigeants de club et les élus. Le président pense que nous OMS, devrions être systématiquement consulté pour avis lors de situation anormale.

Des problèmes techniques sur notre ordinateur retarde le travail de rédaction d'un article sur notre site internet. La semaine prochaine nous devrions enfin le finaliser.

Vendredi 12 février 2016

C'est à 14 H30 que nous débutons cette réunion en notre siège, en présence de Mme PRANDT et MM URRU et RONGY(Ville de d'Eybens)  et  MM BAGUR, CASTEJON, MASCIAVE.(O.M.S).

Cette réunion fait suite aux premiers éléments que nous avions recueillis lors de la précédente rencontre du 22 janvier, relatifs aux nouvelles lignes budgétaires pour le "sport" revues à la baisse .

Avant d'aborder ce thème principal nous prenons connaissance d'informations concernant le Club de Basket et de son Président démissionnaire, de la situation d'incertitude du club de Pétanque et des décisions d'organisation du CA de Gym Loisirs.

Nous proposons une modification "cosmétique" du futur dossier Projet Clubs qui sera mis en téléchargement prochainement sur notre site [ modification validée].

Puis nous entrons dans le vif du sujet en présentant tous éléments constituants notre proposition de répartitions des aides "critériées".

Nous expliquons notre démarche qui avait pour enjeu d’annihiler les ajustements de l'année dernière (emploi d'un coefficient régulateur) , qui n'était pas la bonne démarche à adopter.

Remarque : cela ne changeait en rien les aides des clubs.

A toutes les demandes des représentants de la ville nous présentons tous les points y répondant. des discussions s'engagent sur la justification de subventions attribuées à des clubs (sans compétions) dont les besoins sont moindre.  nous rappelons que cet aspect est déjà pris en compte depuis 4 ans. Nous n'écartons pas l'idée d'un réajustement lorsque la période de lissage-amortissement  se terminera (dans 2 ans).

Mardi 9 février 2016

• C'est à la suite à notre séance de la semaine précédente consacrée au aides financières destinées aux Clubs, il est apparu que les aspects techniques de notre outil de détermination des Aides aux Résultats n'était pas en cohérence avec nos réflexions. C'est donc sur cet aspect que le Président propose l'alternative la plus cohérente et à le mérite d'être plus simple dans sa mise en œuvre.

•  Nous avons enfin reçu de la ville le "nouveau" fichier Projet Club  qui a fait l'objet d'une révision profonde lors de notre rencontre avec la commission sport de la Ville.

• Nous proposerons à la Ville, une modification cosmétique de ce dossier lors de notre proche rencontre du vendredi 12 février.

• Préparation d'un article "grand public" qui devrait paraître sur notre site.
• Modifications des contacts et  de la rubrique "Vitrine des Clubs" relative au G.E.C qui intègre un nouveau Club Fusion le GMC 38 - Eybens Formation
• L'équipe des trésoriers aborde la phase finale de la clôture de comptes de l'association.

Mardi 2 février 2016

Compte rendu du Président de la réunion à laquelle il a participé la veille. (voir article ci-dessous).

Puis nous élaborons une autre approche (technique) pour prendre en considération la baisse des aides financières de la Ville, annoncée lors d'une précédente rencontre.

Cette reprise avait surtout pour objet une "remise à plat" des lignes budgétaires de l'année dernière, qui n'avaient pas été faites lors de la diminution de 5 K€ des aides critériées.

(Nous avions alors usé d'un coefficient de régularisation pour le calcul).

Cette "remise à plat" offre une meilleure lisibilité de toutes ces aides en faveur des Clubs et de l'OMS, et d' annihiler la méthode employée l'année dernière.

Il s'agissait donc d'adopter LA méthode la plus logique et la plus claire.C'est chose faite!

Désormais nous sommes prêts pour présenter nos résultats et propositions à la Ville.

Lundi 1er février 2016

A l'initiative de l'OMS de Grenoble nous répondons à l'invitation de son Président R. Barbery pour un rassemblement des OMS de la Métro.

Ce rassemblement fait suite aux contacts établis avec M. FERRARI, Président de la Métro lors de l'Assemblée Générale de notre fédération (FNOMS) qui s'est déroulée au Pont de Claix.

Cette première rencontre qui s'est faite dans la précipitation, a rassemblé 4 OMS : Grenoble, Fontaine, Pont de Claix et Eybens.

Pierre Arnaud (Vice Président de l'OMS de Grenoble), avec qui nous avions collaboré il y a quelques années, présente le cadre général de la démarche que nous souhaitons engager auprès de la Métro. Avec une volonté  d'entrer dans les instances consultatives de la Métro, qui se renouvelleront prochainement.

Cette réunion fut l'occasion de nombreux échanges et d'expressions affirmées qui ont permis à chacun d'apporter un premier point de vue et surtout de souscrire à l'action engagée.

Un programme de réunions mensuelles, qui se dérouleront successivement dans chacun des OMS est d'ores et déjà établi. Affaire à suivre

Mardi 26 janvier 2016

Subventions, subventions et encore subvention,s tel était le thème de travail de la soirée

Nous avions pour mission d'élaborer différents scénarios répondant aux versions budgétaires proposées par la Ville.

Débats constructifs et parfois animés, nous ont amenés préparer des modèles répondant aux baisses budgétaires "Sport" annoncées par la Ville, lors de notre dernière réunion du 22/1/16.

Ces travaux de simulations furent aussi l'occasion de traiter le problème avec les méthodes que nous avions préconisées lors d'un Comité Directeur du 25 février 2014.

Nous devrons aussi améliorer la lisibilité des nos états pour favoriser nos réflexions dans nous égarer dans les aspects techniques (en cours).

Ces améliorations feront l'objet de notre prochaine réunion.

Vendredi 22 janvier 2016

C'est à 14 H30 que nous débutons cette réunion en mairie, en présence de Mme PRANDT et MM URRU et RONGY (M GONCALVES en début de séance) -

MM BAGUR, CASTEJON, MASCIAVE, VILLARD et HEBERT représentaient notre association.

Nous prenons connaissance des événements du Conseil de la Vie Associative et décidons pour un problème non révélé* dans cet article et circonscrit à un seul club (*les intéressés non présents).

Nous sommes informés d'un article paru sur le site du Club de Basket et de la suite (droit de réponse) qui sera donné par la ville.

Puis nous abordons les prochains "Dossiers Projets clubs" qui ont pris beaucoup de retard sur des points particuliers abordés depuis plusieurs mois...

Nous apportons en direct nos commentaires, nous devrions donc être en mesure de proposer aux Clubs ces dossiers courant février avec retour des dossiers avant le 31 mai 2016.(A considérer comme officieux SVP ).

Les particularités sont nombreuses et les dirigeants devront bien en considération celles-ci.

2016 devrait être une période de rodage pour ce type de dossiers, et leurs remarques seront la bienvenue.

C'est un peu tardivement que nous abordons le dossier des subventions dont l'OMS à la charge avec le calcul des aides financières dites "critériées".

Nous prenons connaissance des 3 scenarii proposés par la ville qui accompagnent l'annonce d'une réduction des aides financières dédiées au sport.

3 versions différentes où la baisse de ce budget s'applique plus ou moins fortement sur les Aides critériées.

Nous envisageons la moins pénalisante ... à suivre.

Une simulation nous est demandée. Nous opérons sur un coefficient régulateur pour voir l'impact. Toutefois rien n'est arrêté et devrons-nous aussi faire des projections sur des baisses ciblées parmi les 6 aides distinctes qui composent notre dossier.

Ce dossier est trop important pour ne pas aller jusqu'au bout de l'étude.

Nous décidons de nous revoir, en nos locaux le vendredi 12 février.

Le Comité Directeur de l'OMS devra préparer ce dossier pour obtenir très rapidement l'aval de la Ville.

Mardi 19 janvier 2016

Avec le froid, les premiers virus ou autres bébêtes malfaisantes arrivent  ... et notre équipe n'est pas épargnée!

Ce sont les rescapés qui participeront à cette séance de travail, pour commenter les derniers états "subventions".

Ces états constitueront le support de réflexion lors de la prochaine rencontre avec les représentants de la ville.

A cette occasion nous prendront connaissance des lignes budgétaires, dont nous croyons savoir qu'elles seront une nouvelle fois, revues à la baisse.

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Le Président présente à l'ensemble de l'équipe, les nombreux paramètres et coefficients qui constituent des régulateurs pour la détermination des aides.

Il est très important de connaître tous ces fondements mis en place depuis plusieurs années.

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Nous établissons également une échelle de pénalités pour les dossiers qui retardent et complique notre mission (dossier hors délais, de mauvaise qualité etc.),  ainsi que les absences récurrentes à nos A.G.

Il est rappelé que ces coefficients sont évoqués sur notre site "Cadre Général" des Aides dites "critériées".

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Nous sommes donc prêt pour la réunion du vendredi 22 janvier en mairie.

Mardi 12 janvier 2016

Une séance studieuse pour évoquer la prochaine rencontre, reportée du 15 au 22 janvier, au cours de laquelle nous prendrons connaissance des lignes budgétaires allouées au secteur "sport" et en particulier les aides critériées sur lesquelles nous avons depuis le mois septembre consacré l'essentiel de notre activité.

Le président commente les différents états informatiques extraits de notre application pour le calcul des différentes aides.

Il explique les différents leviers sur lesquelles nous pourrons intervenir pour ajuster nos calculs au budget Ville.

Il rappelle aussi le principe complexe du lissage que l'OMS a mis en place depuis 2 ans. Les différentes simulations que nous pouvons faire montre que nous aurons, dans l'avenir, à faire une étude plus poussée pour "réévaluer" nos critères en fonction des réalités de terrain rencontrées par les Clubs "compétitions".

Un constat sur la page "Vitrine des Clubs" de notre site, qui de toute évidence ne suscite pas de réflexe de la part des dirigeants... et c'est regrettable!

Fin de séance par l'envoi d'un courrier à chaque Club pour confirmer leur adhésion à l'OMS

Mardi 5 janvier 2016

C'est la rentrée !!! Et toute l'équipe des membres actifs de l'OMS est présente. 

Après avoir fait le point sur les événements passés et prochains, nous réalisons la dernière phase de saisie des données sur notre application pour déterminer les répartitions des aides financières.

Après quelques déboires avec un fichier sur un de nos ordinateurs, nous finalisons le processus en arbitrant sur la portée des malus pour les clubs n'ayant pas respecté les délais et/ou consignes. tous ces éléments perturbateurs sont préjudiciables à nos impératifs calendaires auprès de la Ville.

Lors de ces nombreuses cessions de travail (dossiers subventions) nous avons affiné notre méthode de travail, nous avons amélioré notre application pour la rendre plus abordable.

Il conviendra par la même occasion de mettre à jour tous les "modes d'emploi" mis au service de l'équipe. Nous terminons avec quelques bulles et de bonnes galettes ....

--- un RDV est prévu avec l'élu aux sports et le service des sports le 15 janvier prochain ---