Comité Directeur du 1er décembre 2016

Dans cet article, vous retrouverez les vues du diaporama qui ont été présentées au cours de cette réunion d'information, portant sur 2 thématiques:

  • Réorganisation Interne de l'OMS 
  • Effet du lissage des Aides Critériées.

Sous chacune des diapositives, des commentaires compléteront le message.


1

Réorganisation OMS (référents)


Nos adhérents (Clubs sportifs) connaissent bien ces 2 missions, qui représentent des domaines d'aides directes et indirectes utiles à leur fonctionnement.

Elles constituent les taches récurrentes qui mobilisent notre équipe de membres actifs.

Rappel : La convention de partenariat OMS<>VILLE stipule ces deux points importants.

 

 

Les dossiers de subventions et le calcul des répartitions des aides représentent la plus lourde tache. Les outils que nous avons mis en place pour le questionnaire, l'analyse des dossiers, et la saisie des données sont relativement complexes, d'autant que ce travail est annuel.

Pour répondre aux délais de traitement, nous devons avoir une réactivité face aux données transmises par les Clubs.

La saisie des données est particulièrement délicate et parfois complexe. Pour limiter les risques d'erreurs, deux équipes distinctes font le même travail dont nous confrontons les résultats que nous validons s'ils sont identiques.

Nous avons, récemment, élaboré des tutoriels afin que les opérateurs réalisent les tâches  avec plus d'aisance et d'assurance.

 

Pour répondre à l'ensemble des tâches qui nous incombent nous avions privilégié une organisation "verticale" avec, pour caractéristique, d'utiliser les compétences de chacun des membres actifs. Cela nous assurait d'une bonne réactivité, reposant essentiellement sur quelques personnes. Et donc une dissociation des membres de l'équipe, qui ne permet pas, pour chacun,  d'acquérir une certaine polyvalence.

Par ailleurs, une autre organisation existait autour de pôles de référents : 2 ou 3 membres de l'OMS étaient désignés pour chaque groupe de Clubs.

Cette organisation des référents, permet à chacun de nous d'assister aux A.G. du groupe de Clubs auxquels ils sont attachés.

 

 

Les Relations que nous avons avec nos adhérents (Clubs) restent limitées.

  • Assister aux A.G. des Clubs (groupes de référents)
  • Lors de notre propre A.G. mais les échanges restent limités
  • Lors de nos permanences pour régulariser les dossiers qui présentent des anomalies.

 

Nous souhaitons améliorer le fondement de notre association, grâce à une nouvelle organisation, pour plus de proximité avec nos adhérents (25 clubs)

 

Notre nouvelle organisation reposera désormais sur la base des groupes de référents

Cela signifie que ceux-ci traiteront l'ensemble des tâches relatives aux associations auxquelles il sont rattachés.

 

Ci dessous, vous trouverez les 4 diapos représentant les 4 groupes (A,B,C,D) et les référents attachés

 


Les sollicitations des Clubs adressées à l'OMS seront ventilées à destination des référents concernés qui devront traiter les tâches induites.

Remarque: Nous devrons passer par une phase de rodage afin que chacun des référents puisse être secondé dans des travaux "particuliers".... et l'entraide est un facteur à ne pas négliger!

 

Cas N°1

Selon la nature des travaux que les référents réaliseront, ils seront "transparents" pour les Clubs. Ces tâches passeront par le canal des traitements de masse, présentant un caractère qualifié "d'officiel de l'OMS".

 

Cas N°2

D'autres travaux réalisés par les référents, pourront, de part leur nature, ou sollicitation de clubs, répondre directement et spécifiquement à un ou plusieurs clubs de leur groupe.

 

Voir ci-dessous exemples:

 

Un rappel de notre dernière AG relatif à une page spéciale sur notre site "La Vitrine des Clubs".

Sous cette page il y a une description de l'activité et coordonnées que chaque club doit nous adresser. (Existe depuis 2 ans...).

Notre site est aussi consulté  par le PUBLIC !

Nous notons que plusieurs Clubs n'ont pas daigné  se manifester.

Des relances seront faites par les référents jusqu'à obtenir satisfaction.

Remarques: vos données méritent peut-être, aussi, d'être réactualisées.

 

 

Voici la liste de quelques exemples de suivis que nous avons identifiés et mettrons en œuvre.

 

Le but recherché est d'être plus en phase avec les Clubs, de personnaliser un peu plus nos relations et ouvrir le champ des compétences des membres l'OMS pour une meilleure réactivité.

 

 

 

Rappel du Moral de notre AG de 2015.

Pour faire évoluer la relation CLUBS-OMS  pour trouver un équilibre et que chacune des parties s'en trouve enrichie.


2

Aides critériées - Effets du lissage

Un sujet qui intéresse particulièrement les Clubs, puisqu'il s'agit de subventions....

Les effets du lissage méritent d'être soulignés, car ils influent sur le total des aides perçues mais aussi sur la ventilation  des différentes catégories.

 

A mi-parcours, il est donc opportun de vous informer des conséquences du lissage et des tendances induites.

Pour comprendre les Aides "Critériées" et le lissage, il faut connaître l'ancienne méthode de détermination des aides.

1 Fonctionnement : Basé sur un barème de points basé sur les effectifs (tranches d'ages, extérieurs, eybinois) avec des coefficients selon la nature de la discipline (loisirs, compétitions ponctuelles ou compétitions régulières). La valeur du point était connue et constante.

2 Encadrement : Il s'agissait d'un barème en € attribué à chaque entraîneur diplômé. Les BE avaient un tarif largement supérieur au BF. Et le nombre d'entraîneurs pris en compte était limité sur la base du nombre de jeunes eybinois (<19ans). (plutôt complexe !!!)

3 Déplacements : Basé sur présentation des factures pour des déplacements "hors Isère" avec une limite de 500 km. La prise en charge se calculait sur le pourcentage d'eybinois.

C'était la Ville qui se chargeait de ces calculs et remboursements (l'OMS n'avait aucune vue sur ces aides)

4 Auto Financement : La ville apportait un bonus de 50% sur les bénéfices réalisées par les associations. Avec toutefois un plafond, mais toutes les associations ne pouvaient prétendre à percevoir ces aides (compétitions, école de sport, ....)

5 Haut-niveau : Des barèmes en Euros pour plusieurs disciplines. Des aides qui devaient être limitées à UNE équipe. Et qui tenait compte du résultat obtenu en championnat.

 

Avec la forte évolution des pratiques sportives sur Eybens, du niveau de compétition en progression les basées sur des barèmes pré-établis, les lignes budgétaires de la Ville étaient soumises à des variations parfois importantes.

 

La Ville a fait appel à M. Pierre ARNAUD (Professeur à l'UFRAPS) pour réviser  la politique sportive de la Ville et proposer un nouveau plan.

Scolaires, péri-scolaire, pratiques autonomes et pratiques associatives étaient les périmètres ciblés.

l'OMS a largement contribué aux réunions de la section "Pratiques Associatives".

 

Lors des phases d'études des critères, l'OMS s'est investi pour créer les outils nécessaires aux  travaux de simulations des différents scénarii. Et en finalité, l'outil pour déterminer la répartition des différentes aides.

Vous trouverez ICI tous les principes de détermination des aides (voir les sous-menus).

 ----

Le principe général pour chacune des 6 aides : calcul de points pour chaque association et répartition du budget au prorata du nombre de points acquis par celles-ci.

 

Un exemple .... simple à comprendre!

 

 

Rappel : Sur les premières diapos ont été évoquées les "anciennes aides" et mode de calcul. En rappelant que pour certaines de ces aides, toutes les associations ne pouvaient y prétendre (exemple transports et déplacements).

Dans les nouveaux critères TOUTES les associations peuvent y prétendre si elles pratiquent des compétions de niveau régional et +.

----

Conscients que le nouveau système de calcul pouvait poser problème par des effets abrupts, la Ville proposait qu'un amortissement de l'ancien vers le nouveau mode soit appliqué.

La première année, la mise en place très tardive par la ville n'a pas pu être réalisée. Et les subventions ont été versées aux Clubs sur la base des montants de l'année précédente.

La deuxième année l'amortissement ou lissage réalisé par la Ville ne s'est appliqué que sur deux aides (fonctionnement : Adhérents & Encadrement) ???

Ce qui avait pour conséquence de faire des arbitrages pour le reste des aides.

( pour simplifier nos calculs ne servaient à rien !!!).

L'année suivante même situation avec des arbitrages sans fondement.

--

Pour l'OMS cette situation ne pouvait se prolonger, nous avons donc pris nos responsabilités pour proposer une méthode précise et pérenne qui a été acceptée par les élus, puis qui a été présentée aux associations lors d'un Comité Directeur du 25/2/14.

 

Notre méthode de lissage est basée sur un principe simple. voir ci-après

En colonne A , aides calculées avec les critères définis, appelé Brut calculé.

En colonne B , La moyenne des Aides anciennes(*) de 4 saisons

*(calculées avec l'ancienne méthode)

Nous voyons au fil des années, du haut vers le bas, que la prise en compte des anciennes subventions est dégressive.

Si le principe est simple, la mise en œuvre fut complexe....

 

La flèche violette indique le stade d'avancement auquel nous sommes pour la saison actuelle.

 

 

La méthode que nous avons appliquée, devait répondre à une condition: ne pas affecter l'aide forfaitaire de 150 € pour les associations qui ont opté pour le cadre tarifaire 2.

Le lissage s'effectue sur le total des  aides, et l'affectation se fait proportionnellement au montant de chacune d'elles perçues par le club.

L'incidence de cette affectation proportionnelle, a pour effet d'affecter + ou - le montant de chacune des aides et donc leurs totaux. (voir diapo suivante)

Toutefois, chaque association perçoit un total  conforme au lissage.( OUF ! )

 

Conclusion Ne considérez par comme un standard ou référence, les sommes perçues pour chaque aide.

 

Illustration  de l'incidence des sommes versées (calculées lissées) et du décalage avec le budget attribué.

Il s'agit des 2 aides de la saison dernière présentant le plus d'écart.


Les référents des différents groupes ont remis  à chaque association présente, un état des tendances de l'évolution des aides pour les 3 prochaines années.

 

ATTENTION  il ne s'agit que de projections qui n'ont pas de valeur absolue, compte tenu du mode de calcul interdépendant entre les clubs, et des budgets dont nous ne connaissons pas la variation. Les barèmes de points sont également susceptibles d'évoluer.