Mardi 4 janvier  2022

Une reprise en mode "réduit" car l'épidémie qui traverse la France et multiplie les "cas contacts" vient d'affecter notre groupe. La prudence est de règle et notre boite à lettre est presque vide pour réceptionner les réponses des Clubs aux signalements d'anomalies de leurs dossiers de subventions.

Nous sommes 3 derrière nos écrans pour analyser une situation particulière qui va nous obliger à réviser notre questionnaire pour l'année prochaine ... et plus particulièrement la page dédiée au BILAN financier.

Pas évident à adapter cette nouveauté mais elle s'avère indispensable....

Sur ce même thème nous devrions aussi présenter les adaptations du nouveau plan comptable associatif, une thématique sans cesse reportée, en cause les restrictions sanitaires qui ont fortement perturbé notre agenda.

Semaine prochaine nous espérons que les dirigeants concernés, auront répondu à nos signalements d'anomalies.

Mardi 11 janvier  2022

Encore une session a effectif réduit(3) nous restons avec le même niveau de prudence que la semaine précédente.

Même constat aucune réponses suite un courriel adressé mi-décembre à tous les clubs concernés. (9)

Nous nous doutons bien que les conditions d'activités ne facilitent pas certains travaux ou que les priorités de chacun font l'impasse sur les dossiers subventions. Toutefois nos ne pouvons trop tarder à finaliser nos travaux... à cet effet nous avons adressé un mail de relance à ces Clubs.

Nous mettons à profit pour régler quelques travaux administratif avec notre fédération départementale. Nous abordons une tâche repoussée de plusieurs mois que concerne l'actualisation du plan comptable qu'il revient de mettre à jour en fonction des modifications officielles du plan comptable "associations".

Ceci nous obligera d'adapter notre prochain questionnaire de demande de subventions  page BILAN.

Jeudi  13 janvier  2022

***** AVIS DE DÉCÈS  *****

Nous apprenons ce-jour le décès de notre Vice-Président Monsieur Daniel VILLARD

Un article sera préparé plus largement pour diffusion sur notre site et saluer NOTRE AMI.

Daniel VILLARD était membre de l'OMS depuis plus de 36 ans et sa disparition représente un séisme dans nos esprits.

Mardi 18 janvier  2022

Une séance exclusivement (ou presque*) consacrée aux obsèques prévues jeudi 20 janvier à 14h45. Un hommage lui sera rendu par le Président accompagné par les autres membres du Conseil d'Administration des membres actifs.

Une première ébauche a fait l'objet d'une attention particulière de chacun des membres afin de corriger, d'agrémenter, de préciser le texte qui sera lu.

Cet hommage sera source d'émotions pour chacune d'entre-nous tant la complicité avec Daniel VILLARD était présente.

Plus tard nous travaillerons pour un hommage s'adressent à tous les visiteurs de notre site....

(*) presque: Un Club est passé à notre siège pour nous remettre les pages du questionnaire où nous avions relevé des anomalies... désormais régularisées.

Notre site sera mis à jour semaine prochaine.

Mardi 25 janvier  2022

Une séance bien particulière après les obsèques de notre Vice Président, Daniel VILLARD.

Nous devons reprendre le cours de nos travaux, quelque peu délaissés la semaine dernière. L'urgence étant d'obtenir l'ensemble des dossiers de subventions... encore quelques manques, mais dans l'ensemble tout semble OK. Si les subventions de la saison précédente sont reconduites, nous devons enregistrer tout ce qui peut être intéressant à estimer... Et bien sur les "effectifs" sont un des points sensibles, là où la crise COVID a fatalement impacté tous les Clubs (ou presque). Ainsi nous avons, un peu dans l'urgence, complété nos tableaux... mais il restera aussi l'obligation de penser à la saison prochaine en réalisant quelques manœuvres techniques sur notre outil de calcul.

Par ailleurs nous collectons des informations pour comprendre de problèmes liés à la comptabilité pour un Club... Dossier qui nous laisse dans l'expectative.

Mardi 1er février  2022

Après quelques problème technique sur un ordinateur avec un système différent des autres (résolu)  pour mettre en œuvre l'opération d'envoi de courrier annuel qui accuse réception du chèque de 10€ qui valide la qualité de membre de l'OMS du Collège des Associations....  Notre outil de calcul de répartition des aides financières ne sera pleinement utilisé en raison des activités des associations membres, activités fortement bouleversées. Cet outil a aussi bénéficié de nouveaux aménagements pour un meilleur contrôle.

L'enregistrement des effectifs (extraits des questionnaires des clubs) est une donnée qui toutefois s'est avérée très intéressante pour connaitre l'impact de la crise sanitaire. La comparaison des chiffres avec la saison précédente révèle une très forte dégradation des effectifs sauf pour les disciplines "plein air".

Par ailleurs pour des raisons statistiques nous avons, au cours de cette soirée, enregistré les données relatives à l'encadrement (entraineurs).

Semaine prochaine nous consacrerons notre temps à rendre hommage à notre Vice-Président Daniel Villard décédé le 13 janvier. à travers un espace sur notre site internet.

Mardi 8 février  2022

Comme annoncé la semaine précédente, après avoir traité les affaires courantes induites par la lecture des courriers et courriels , nous avons consacré par un travail d'équipe où chacun.e des membres s'impliquait pour la rédaction et l'illustration de l'article "Hommage à Daniel" notre vice-président récemment disparu.

Ces moments ont permis de nous nous remémorer tout ce qui constitue les bienfaits relationnels au sein d'une association. Des moments forts.

----

Semaine prochaine vacances scolaires obligent, notre séance se fera en comité réduit...

Mardi 15 février  2022

C'était prévu ... une séance minimaliste en terme de présences. Toutefois le nombre 2 permet d'aborder des sujets plutôt techniques en matière de comptabilité.

En effet, à ce jour, nous n'avons toujours pas abordé ce "chantier" annoncé "avant COVID".

Le nouveau plan comptable "Associations" date de 2018, nous devrons planifier toutes les actions à mener en direction des trésoriér.e.s et responsables.

L'OMS dispose d'un plan comptable documenté depuis l'année 2000 qui est traduit sur les questionnaires de demande de subventions.

C'est donc un temps de réflexion et de recherche qui a été menée au cours de cette soirée.

Par ailleurs nous avons transmis aux Élus de notre ville un tableau comparatif des effectifs recensés. Comme nous le craignions le nombre d'adhérents a été massif en moyenne -20% , mais tous les sports en salle et les sports de combat en particulier, ont parfois frôlés les -80%.

Souhaitons nos associations retrouvent leurs effectifs d'avant crise.

Mardi 22 février  2022

Encore... une séance minimaliste. C'est un moment opportun pour "faire le ménage" parmi notre matériel de bureau. Ce sont un peu les prémices des travaux qui nous attendent pour l’emménagement de multiples placards, ordinateurs et imprimantes etc.

La mise à jour du guide d'usage de notre outil développé par l'OMS pour en maitriser celui-ci, étant imprimé nous avons finalisé cette opération.

Nous avons observé et commenté les diverses améliorations de cet outil pour le rendre encore plus performant et en ajoutant des tableaux comparatifs des 2 dernières saisons successives.

Semaine prochaine devrait être un retour à la normale....

Mardi 1er mars  2022

L'équipe est au complet...

C'est le moment pour prendre des décisions et de poursuivre nos travaux en préparation pour préparer la prochaine saison. Avec un incertitude dans quelles conditions nous allons exercer notre mission dans la future maison des Associations.

Dans la poursuite de l'hommage que nous avons rendu à notre défunt vice président Daniel VILLARD, nous déposerons une plaque souvenir sur sa tombe et dans ce cadre nous avons déterminé, ensemble, le texte qui sera gravé.

En comité restreint nous souhaitons aborder un point sensible des dédommagements aux bénévoles ... lourde et sensible aspect en comptabilité.

Par ailleurs nous avons en grande partie actualisé les fichiers "entraineurs" rendus par les clubs dans le questionnaire subventions. Un travail minutieux qui demande beaucoup d'attention. Ces fichiers seront proposés en téléchargement sur notre site internet, l'année prochaine pour le "questionnaire subventions".

Notre Assemblée Générale devrait, enfin, pouvoir se dérouler dans des conditions normales : 2 dates sont proposées le 13 mai 2022ou 20 mai 2022 en fonction de la disponibilité des salles de réunions.

Mardi 8 mars  2022

En effectif réduit ... ce sera le cas pour 2 semaines encore...

Les jours précédents nous avons participé au CVA très particulier consacré au futur aménagement d'un prochain lieu de rassemblement des associations, un bâtiment près de la salle des fêtes. Dont la visite fut suivi d'un temps de réflexion pour 3 groupes et d'en tirer les premières ébauches de tendances et volontés des associations présentes.

Ce fut donc un temps consacré pour que chacun de notre équipe soit au fait de la situation... qui reste problématique pour notre association qui a un rôle particulier auprès de la Ville et travaux importants et majeurs que nous réalisons chaque année. Ces missions ont nécessité l'usage d'équipements informatiques et mobiliers. La surface occupée représente plus 20 m2... Nous avons, à ce propos, conclut qu'il convient de pouvoir examiner précisément les surfaces des prochains locaux de ce bâtiment.

Par ailleurs et avec beaucoup de retard, nous avons adressé un appel à destination de tous les Clubs un appel aux bonnes volontés pour l'épreuve Grenoble-Vizille qui a été suspendue pendant 2 ans en raison de la crise Covid. Cette année tous les départs "randonnée" et "course trail" emprunteront le même parcours au départ d'EYBENS (rue du Château).

Quelques rangements et classements ont terminé notre soirée.

Mardi 15 mars  2022

En effectif réduit ... mais des travaux a réaliser en particulier les mises à jour de fichiers "entraineurs diplômés" qui restaient à finaliser. Il agit donc d'actualiser les fiches qui seront téléchargeables en septembre lors de l'envoi des questionnaires subventions.

On fait le point sur d'autres thèmes avec le recensement des bénévoles volontaires pour l'épreuve Grenoble-Vizille qui cette année partira d'Eybens dans un format exceptionnellement différent: randonnée et course emprunterons le même parcours.

Enfin une série de publipostage pour confirmer aux Clubs qui ont rempli les conditions d'adhésion à l'OMS (en particulier l'envoi d'un chèque de 10€.

Quelques soucis de connexion avec l'imprimante nous retardent ...

Mardi 22 mars  2022

En effectif réduit ... Nous entamons cette session autour de son engagement à participer à l'encadrement de l'épreuve sportive du dimanche 3 avril matin. Après réception de données pratiques par l'organisateur nous devons mettre à jour notre site internet et informer les bénévoles et/ou leurs correspondants. Les cartes et données sont disponibles sur notre site à une page privée sur notre site.

Sur le plan administratif nous réglons des opérations de comptabilité.

Rappelons que notre AG est prévue le 20 mai et que nous devrions changer un peu le format de la "fin de l'AG".

D'ores et déjà, nous devons prendre des décisions pour le transfert de notre siège avant la fin de l'année et, compte tenu de notre spécificité et volume de meubles pouvoir "trouver" la place dans ce nouveau bâtiment.

Affaire sensible car ce transfert devrait se réaliser dans ne période critique, celle de l'envoi des dossiers de subventions....

Mardi 29 mars  2022

En effectif réduit ... Séance studieuse Michel détaille au reste de l'équipe les grandes lignes d'une réunion à laquelle il a assisté. Réunion importante ayant pour objet l'extension future du Dojo (proche du boulodrome) appelé salle polyvalente, un qui a la particularité d'être très utilisé. Élus, agents Ville et présidents d'associations concernées avec pour tous les aspects techniques un personne représentante d'Isère Aménagement structure en charge d'étudier et de proposer les solutions les plus adaptées aux souhaits des utilisateurs. Affaire à suivre.

Gilbert et Alain (trésorier et son adjoint) se charge clôturer les comptes de l'OMS pour l'exercice 2021. Tout est OK-

Transmission à la ville des coordonnées RIB d'un club afin que les prochaines subventions sur le bon compte bancaire.

Transmission à un club d'un exemplaire de la page 13 (BILAN)) du questionnaire subventions qui spécifie des nouvelles lignes comptables.

Enfin nous terminons, pour débuter la nouvelle année  comptable par le transfert sur la toute dernière mise à jour d'EXCELOMS . Opération délicate avec l'onglet "Amortissements".

 semaine prochaine nous espérons être "au complet"

Mardi 05 avril  2022

Toute l'équipe est bien présente et la satisfaction de nous retrouver est bien palpable... Mais bien vite il convient de rappeler tout ce qui s'est déroulé depuis plusieurs semaines pour que puissions être sur une base de connaissances communes.

En souvenir de notre vice président, Daniel VILLARD,  nous avons fait gravé une plaque en son souvenir et nous irons accompagné de son épouse,  disposer cette plaque sur sa tombe dans quelques jours.

Nous évoquons notre prochaine AG prévue pour le 20 mai et du format que nous adopterons.

Nous relatons aussi notre participation constituée par un groupe de volontaires, pour encadrer l'épreuve sportive du dimanche 3 avril dès 7H du matin. Départ d'une randonnée pour rejoindre Vizille à 8h30 et d'un trail à 10 H.

Passons aux aspects pratiques avec la mise à jour de notre site, en vue de la rentrée prochaine et après avoir fait tout un travail préparatoire, cette mise à jour des "fichiers entraineurs" que les clubs auront à télécharger en complément du questionnaire des subventions.

Les trésoriers s'affairent pour d'ores et déjà préparer la présentation des comptes 2021 pour notre prochaine AG.

Nous avons également fait un travail important: celui d'établir les lettres qui seront prochainement envoyé par la Ville, lettres destinées aux Clubs mentionnant les subventions qui seront versées courant avril.

Semaine prochaine >>> pas de séance.

Mardi 19 avril  2022

Nous nous retrouvons presque au complet avec pour thématique principale : Notre Assemblée Générale du 20 mai 2022.

Les "trésoriers" avaient d'ores et déjà pris en compte dans leurs travaux précédents cet évènement en finalisant l'arrêté des comptes. Une surprise toutefois avec un décalage de l'encaissement des chèques d'adhésion... et donc une révision des comptes précédemment arrêtés. Tout est à nouveau bien en ordre.

Le rapport d'Activités à présenter lors de notre AG est pris en charge par notre secrétaire. Opération particulière compte tenu des conditions et restrictions sanitaires qui ont profondément perturbé notre activité. Plusieurs heures devront encore être mobilisées pour aboutir au document ad'hoc.

Le rapport Moral sera réservé au Président qui devra rappeler que tous les projets d'avant crise covid ont du être abandonné.... et déterminer une ligne de conduite et de réflexions sur notre fonctionnement pour la pérennité de notre association.

Mise en route du process d'informations auprès des dirigeants pour les convocations et pouvoirs et les invitations.

Encore beaucoup de travail à réaliser.

Samedi  23 avril  2022

Un moment très important pour notre équipe : rendre un hommage a notre vice-président Daniel VILLARD décédé le 13 janvier de cette année.

En présence de Madame Pierrette VILLARD nous avons déposé sur la tombe du défunt, une plaque gravée d'un souvenir qui reste et restera en nos esprits.

Des instants d'émotions partagées.

Mardi 26 avril  2022

2 absences prévues et test positif ... encore une séance minimaliste.

Toutefois il semble important de "bien" préparer notre AG  avec l'instant de convivialité qui fait suite à notre AG. Pour ce faire un message est adressé an cours de soirée à l'ensemble de nos adhérents pour connaitre le nombre de participants à notre AG et le nombre de personnes qui profiterons du buffet...

D'autres taches restent à réaliser.

Mardi 3 mai 2022

Une séance très intense où chacun.e connaissait son objectif : notre prochaine AG .

En priorité prendre connaissance et approbation du devis du traiteur (nouveau) qui agrémentera notre soirée du 20 mai 2022. Nous recensons les premiers retours des dirigeants qui participeront au moment de convivialités.

Les trésoriers font quelques opérations bancaires de règlement et fignolent la présentation qui sera faite lors de l'AG

Par ailleurs notre secrétaire termine le recensement de tout ce qui constituera le rapport d'activités un travail indispensable pour en faire la synthèse semaine prochaine

Mise à jour du powerpoint de début d'A.G. avec de nombreuses corrections... des fichiers récents restants introuvables.

Impression des convocations et invitations adressées respectivement aux dirigeants et aux élus et autres invités.

La mise sous pli expresse avec quelques soucis de mise en page ... il faudra corriger le fichier.

Retour de l'accord du devis du traiteur. OUF

Mardi 10 mai 2022

Avant dernière réunion avant notre AG. La pression monte!

Un debrief sur la rencontre de la veille, concernant notre emménagement dans le nouveau bâtiment rue du château.

Nos préoccupations sont nombreuses à commencer par la période de transfert qui est annoncé en septembre... période à laquelle nous lançons les grandes manœuvres: Les questionnaires des dossiers de subventions. Le réseau internet et téléphonique qui ne semble pas avoir été pris en considération et bien d'autres aspects techniques. Nous assisterons à la prochaine réunion du jeudi 12 pour essayer d'avancer sur ce programme. Une certitude nous retarderons notre délocalisation pour plus sérénité.

Retour sur l'AG, notre secrétaire nous fait lecture du rapport d'activités qui sera présenté lors de l'AG après une saison très particulière ou confinement et restrictions diverses (couvre feu ) ont impactés notre activité... comme la plupart des associations.

Le rapport moral du Président jugé (à juste raison) trop long... tout sera rectifié pour la semaine prochaine.

Les trésoriers sont prêts depuis la semaine dernière ... au top.

Rappel par mail pour connaitre leurs effectifs qui assisterons à la notre AG.

Mardi 17 mai 2022

Ultime réunion avant notre AG. C'est le moment de réajuster nos décisions et rapports et de maitriser au mieux une AG en "présentiel". Plusieurs défections sont annoncées qui nous obligent à réduire nos ambitions chez notre traiteur (nouveau). Toutefois il convient d'être à la hauteur de ces enjeux avec notre effectif limité. Chacun.e de nous s'est attribué les petits plus pour retrouver nos habitudes lointaines après 2 années de covid.

Un peu de fébrilité montre que nous serons attentif à ce que tout se déroule parfaitement (ou presque) :)

Vendredi  20 mai 2022

Sur le pont dès 17H30 pour notre AG ordinaire prévue à 19H.

Un déroulement qui a suivi l'ordre du jour avec une assistance attentive, plusieurs clubs absents et pour certain ayant affirmé leur présence... Un buffet copieux (trop) a permis de terminer la soirée dans des moments de convivialités enfin retrouvés.

Mardi  24 mai 2022

Une séance consacrée à notre AG fraichement dans nos têtes.

Quelques remarques sur le buffet et les petites corrections à apporter soit dans le "menu" soit dans la quantité, l'option "Cocktail" est à étudier avec notre traiteur.

Nous évoquons les questionnements des Clubs sur le changement d'adresse futur pour la Rue du Château à ce titre nous étudierons semaine prochaine,  pour une mise en ligne sur notre site internet d'un processus conseillé pour répondre aux inquiétudes de chaque dirigeant.

Par ailleurs notre secrétaire s'attelle à établir le P.V. de notre récente AG . Lecture de groupe et rectifications et ajustements pour le finaliser. Dès la semaine prochaine nous devrions être en mesure de le transmettre par voie électronique à nos adhérents et élus.

Mardi  31 mai 2022

Une séance avec effectif restreint. Finaliser la mise en page du compte-rendu de notre A.G. et apporter quelques points supplémentaires. Pour le finaliser nous attendons ... pour signature la présence de notre Secrétaire.

Ce sera aussi l'occasion de valider la composition de notre Bureau et l'officialiser.

Sélection de photos de notre dernière AG pour un prochain article à paraître sur notre site internet.

Mercredi 1er juin 2022

Nous assistons à une première réunion proposé par la Ville d'Eybens animée par Denis Grosjean (Élu) et Mikael Paséro (Responsable des Sports) .

Une de dirigeants de clubs  assistent à cette présentation et participent aux échanges relatif à l'évènement sportif qui sera proposé à la population Eybinoise et plus encore. Sous forme de RAID qui reste à affiner pour la rentrée en septembre 2022.

Mardi 7 juin 2022

Une séance perturbé par un ordinateur capricieux qui nous oblige à jongler entre les différentes taches programmées.

Une perte de temps et d'énergie. Le PV de notre AG et son organisation est affiné et les fichiers PDF sont d'ores et déjà prêts et seront proposés à tous les membres de l'OMS (dirigeants des Clubs et Élus de la Ville) dès la semaine prochaine. Cela devrait aller de pair avec la constitution d'un article illustré sur notre site internet.

Courriel adressé à nos fournisseurs afin de "régler" les factures avant les vacances.

Mardi 14 juin 2022

Finaliser l'ensemble des taches relatif à notre dernière A.G.O du 20/5/22.

Adresser par mail à chaque dirigeant des clubs membres de l'OMS ainsi qu'au élus de notre ville l'ensemble des documents constituant le compte-rendu officiel de notre AG.

Beaucoup plus absorbant, fut par un travail d'équipe de constituer un article illustré sur notre site internet en page Accueil. Ce travail a permis de mieux maitriser les outils proposés par Jimdo pour enrichir notre site.

Mardi 21 juin 2022

Le COVID est encore là... et vient affecter notre présence: 2 personnes

C'est l'occasion de "préparer et d'anticiper" la rentrée prochaine qui sera fait dans un contexte particulier avec l’emménagement à la ferme du château.

Les nombreuses AG organisée par les associations, sont souvent l'officialisation de changement responsables (Président.e ou Coprésident.e). Avec les dossiers de subventions, l 'envoi des courriers électroniques que nous réalisons à destination des dirigeants risquent alors d'être source de problèmes.

Aussi avons nous adressé aux "adresses-clubs" une alerte pour que nous soyons informés(via notre site) de ces changements

Mardi 28 juin 2022

Une triplette de présences pour clôturer cette saison. Le moment de faire le point sur une rentrée spéciale pour intégrer "la Grange du Château" que nous souhaitons rallier après avoir lancé l'opération traditionnelle et très importante que représente les dossiers de subventions. Avec l'espoir de dossiers convenables. Pour ce faire, comme annoncé lors de notre AG nous organiserons des sessions de sensibilisation à la "bonne approche" de ces fameux dossiers. Par ailleurs nous évoquons en fonction des saisons et des travaux la possibilité de décaler nos horaires de présence. A réfléchir!.

Reprise fin aout si possible

Mardi 30 août 2022

Une rentrée tout en détente, pour retrouver toute l'équipe. Nos échanges sous le signe de la camaraderie s'imposaient tout naturellement une signe nécessaire de cohésion pour aborder tous les évènements d'une rentrée sous tension.

La semaine prochaine nous mettrons le(s) pied(s) à l'étrier.

Mardi 6 septembre 2022

Notre boite mail objet de toutes les découvertes sur les événements à venir (rentrée des Associations le 10/9 et le Raid le 17/9).

Des questions sans réponse quant aux moyens de transmissions (téléphone et internet) dans le nouvel équipement et qui laissent planer des difficultés quant nos moyens techniques particuliers.

L'urgence étant de débuter au plus tôt le "dossier subventions" avec son questionnaire pour la nouvelle saison 2022-2023. Le paramétrage de ce questionnaire qui exige beaucoup d'attention précède la mise à jour de notre site internet pour mettre à disposition de ce fameux questionnaire.

Mise à jour de notre base de données "Annuaire complet"

Le trésorier et son adjoint s'affairent à mettre jour la comptabilité avec toute la rigueur nécessaire.

Un mail à destination de nos membres pour leur signifier la mise à disposition du nouveau questionnaire 2022-2023.

Une soirée bien remplie!

Mardi 13 septembre 2022

De l'énergie dans l'air...

Après mise à disposition en téléchargement sur notre site le nouveau questionnaire pour la nouvelle saison, une pause toute relative pour notre équipe....

Quelques retours d'informations pour nous alerter que nos mises à jour courrier et contacts n'étaient pas réalisées.

Par ailleurs notre déménagement futur, exige de faire le point en fonction de l'espace (surface) dont nous disposeront bien moindre que notre local actuel. Nous devons aller à l'essentiel en "faisant le ménage" et d'éliminer tout le superflu et l'inutile. Et par ailleurs travailler sur les plans et tenter de "loger" nos équipements dans 20 m2.

Et nous devrons faire des compromis et obtenir quelques aménagements supplémentaires.

On peut regretter le manque de concertation avec notre association.

Restera à solutionner nos besoins en matière de connexion internet / téléphone / services annexes. pour retrouver NOTRE fonctionnement. Cet aspect est certainement le plus sensible et préoccupant.

Mardi 20 septembre 2022

9h 30 Pour répondre aux attentes d'un trésorier d'un club adhérent qui utilise l'outil sous excel développé par l'OMS.

en matinée rencontre avec le bénévole, pour clôturer l'exercice comptable , et profiter pour le prochain exercice de la dernière version.

----

A partir de 18 h 30 Notre réunion hebdomadaire à 3.

Les "trésoriers" effectuent les mises à jour des opérations comptables. Puis nous commentons (suite à une visite du président à la Maison de la vie association et citoyenne) [MVAC] l'évaluation de cette visite instructive.

notre situation avec le sentiment que cet équipement demande un certain rodage pour que nous puissions faire entendre nos attentes que le plan technique pour notre fonctionnement informatique/téléphonique etc ...

Ce fut le moment de poursuivre le "grand débarras" de notre local et envisager assez rapidement de profiter de l'espace d'archivage à la la MVAC.

Mardi 27 septembre 2022

Début de séance pour poursuivre l'opération "nettoyage" en vue de notre délocalisation lorsque nous serons en mesure de disposer des moyens techniques pour installer notre réseau informatique...

A 19H nous avons répondu à la demande des nouveaux dirigeants de l'ACE (l'ensemble des ex dirigeants ayant démissionné) , s'agissant d'un entretien pour faire connaitre et découvrir le contexte de la mission de notre association, mais surtout écouter les préoccupations du nouveau dirigeant, les échanges furent constructifs et nombreuses les pistes diverses évoquées. Nous suivrons ce dossier avec attention en restant disponibles pour apporter notre soutien.

En fin de séance nous reprenons l'opération nettoyage ... mais il este encore du "pain sur la planche".

Mardi 4 octobre 2022

C'est la tête dans les cartons, archives, tiroirs enfin tout ce qui fait notre environnement depuis de "très nombreuses années". La densité accumulée mérite de procéder à opérations de tri pour ne conserver que l'utile et l'important. En effet nous devons être prêts pour emménager au 8 de la rue du Château lorsque tous les moyens techniques seront installés et fonctionnels(*) pour nous permettre de travailler et poursuivre notre mission pour la Ville d'Eybens, mais aussi après des Clubs et tout particulièrement dans le domaine de la "comptabilité".

Nous devrions, pour alléger le grand déménagement, commencer à transporter nos archives dans notre local dès la semaine prochaine...

(*) Nous finalisons notre soirée par l'envoi d'un courriel à M. le Maire et élus concernés, rappelant nos particularités d'installation : ligne téléphonique (box) et internet pour faire fonctionner notre réseau interne.

Nous restons dans l'attente d'une réponse constructive.

Jeudi 6 octobre 2022 & vendredi 7 octobre 2022

Deux rencontres distinctes dédiées exclusivement à l'aide apportée aux trésoriers de clubs qui utilisent notre outil "Exceloms" . Ce fut l'occasion de rappeler quelques précautions et conseils d'usage et d'utiliser la dernière mise à jour de ce programme.

Mardi 11 octobre 2022

Une séance commencée dès 17H pour nous permettre de procéder à un premier transfert de nos dossiers et autres documents au 8 Rue du Château ... sachant que la MVAC (Maison de la Vie Associative et Citoyenne.) ferme à 18 H00 - A ce jour nous n'avons toujours pas de clef - Il fallait être efficace et organisés pour ce premier transfert.

La deuxième partie de la soirée s'est partagée à régler les problèmes administratifs et préparer la deuxième vague de transfert avancée à 16H pour le 18 octobre - Date à laquelle nous tenons une permanence pour le pré-examen des dossiers de subventions.... Donc une session  plutôt bien chargée nous attend.

Mardi 18 octobre 2022

Une séance commencée dès 16H pour nous permettre de procéder à un deuxième transfert beaucoup plus conséquent avec nos grandes grandes armoires aux portes coulissantes ... mais pas que. Il fallait bien toute l'énergie et l'engagement de chacun  (merci Fred pour la remorque bien utile ) pour répondre a défi à relever. Le concours des "moustiques" est venu freiner notre concentration et nos ardeurs mais nous avons était particulièrement efficaces.

Reste toujours le point sensible toujours sans réponse de la Ville pour pouvoir envisager sereinement le transfert de notre ligne téléphonique et box internet car  notre local exige sans doute des travaux de raccordements qui ne peuvent se faire qu'avec l'expertise de la Ville pour les conduits et gaines techniques.

La deuxième partie de la soirée pour notre permanence de pré examen des dossiers de subventions. Nous avons eu la visite de 2 Clubs ... C'est bon signe!

Lundi 24 octobre 2022

Une session de travail à destination d'un club et de ses représentants et pour objet l'usage de notre application "comptaoms" . Une nouvelle version de cet outil étant disponible le transfert nécessitait notre expertise pour faciliter cette opération, mais aussi de pouvoir présenter les nouveaux aménagements de cet outil.

Ce fut aussi l'occasion de discussions instructives pour chacun.

Mardi 25 octobre 2022

Un rendez-vous avec de représentants d'une club étant programmé pour 20H, nous démarrons cette session avec énergie et méthode car nous avons reçu de nombreux dossiers de subventions. Il s'agit pour chaque dossier reçu de déceler tous les changements intervenus parmi les président.e.s ou coprésident.e.s. Identités, adresses postales et électronique. Puis de mettre à jour dans nos fichiers excel et nos contacts mails.

Par ailleurs le trésorier et son adjoint mettent à jour le dossier comptable et ses "immobilisations" car en vue du déménagement nous avons donné (sans les disques durs) les ordinateurs hors d'usage.

La venue vers 19h45 des personnes attendues (voir + haut) pour aborder des problèmes rencontrés sur la comptabilité. Une erreur ayant été notée par leurs soins nécessitait notre expertise... malheureusement nous n'étions pas en possession des anciens dossiers subventions pour apporter une aide précieuse.... en effet les dossiers anciens étant déjà dans notre nouveau local et nous ne pouvions pas y accéder faute de clefs d'accès à la MVAC 8 rue du Château.

Ce fut l'occasion de délivrer toute la documentation que l'OMS avait élaboré en l'an 2000..

Mercredi 02 novembre 2022

Séance commencée à 18H00. Réception de nombreux dossiers reçus dans les délais, c'est alors un système de premiers contrôles de dossier pour examiner quelques points les plus importants que sont les changements éventuels des dirigeants ou leurs coordonnées afin de mettre à jour nos répertoires, nos annuaires et les adresses mails.

Ceci doit être fait dans la soirée pour prendre en compte ces changements dans les contacts que nous sommes amenés à faire.

La mise à jour du site internet du suivi des dossiers permettant à chaque dirigeant de connaître l'état de leur dossier.

Avec l'expérience et l'attention toutes ces phases réalisées en équipes.

Mardi 08 novembre 2022

En pré séance  à 17h30 rencontre de travail comptabilité pour mettre en place la dernière version de notre application sous Excel. Une version qui propose une aide en ligne. 

Dès 18h30 nous reprenons le cours de notre activité: avec la réception d'un dossier subvention.. il reste encore 3 clubs qui font défaut. Dans le cadre de notre installation future qui va dépendre essentiellement de l'installation d'une box internet et téléphonique dans notre local. Premiers contacts on été pris pour connaitre les possibilités ADSL ou FIBRE pour l'instant seul l'ADSL semble être possible.

Tout cela va de pair avec notre changement d'adresse que nous initierons par une e -déclaration en préfecture. Après maintes recherches nous avons pu retrouver nos coordonnées auprès du service public. Et dès la semaine prochaine nous effectuerons la démarche et valider aussi notre commande auprès du fournisseur web (Orange).

vendredi 11 novembre 2022

ÉTAT des LIEUX

• Envoi d'une courriel RAPPEL aux dirigeants de 2 clubs retardataires pour le retour des dossiers de subventions.

• Les 2 prochaines semaines seront très intenses car après les premières phase d''examen des dossiers dans notre local au 141 Avenue Jean Jaurès nous devons préparer et finaliser notre installation A la Grange 8 rue du Château qui va de paire avec (enfin) l'installation de notre box et téléphone prévue le 21 et  le 24 novembre. Le reconfiguration  de notre réseau interne serait réaliser par notre prestataire, dans la foulée...
• Aussi notre calendrier d'activités sera particulièrement chargé et perturbateur de notre calendrier dédié aux dossiers subventions.

Mardi 15 novembre 2022

C'est avec notre équipe complète que nous abordons cette cession de travail qui doit planifier les prochaines semaines.

Notre déménagement va pouvoir se réaliser pleinement dans un laps de temps relativement long en regard de l'étude des dossiers de subventions.

Nous avons des contraintes techniques pour transférer notre parc informatique, ligne téléphonique et internet pour conserver notre environnement de travail actuel. Dépendant d'acteurs extérieurs, des horaires de la MVAC, et nos propres disponibilités. Cette lourde charge à réaliser dans un temps contraint nous oblige à reporter toutes les permanences que nous avions prévues avec nos membres (dossiers en anomalies).

Au cours de cette soirée nous avons planifié avec l'urgence immédiate de e-déclarer en préfecture notre changement d'adresse, puis les 2 prochaines semaines pour nous réorganiser dans notre nouveau local aux contraintes surfaciques à prendre en compte... pas évident dans 20 m2.

Ce soir nous avons adressé à l'ensemble des dirigeants notre obligation de reporter l'étude des dossiers de subventions et des échéances programmées.... le site sera mis à jour dans la semaine.

Mardi 22 novembre 2022

Suite "logique" de notre session de la veille... Transporter notre matériel,parfois sous la pluie, n'était que la première phase et désormais c'est  l'organisation de notre local qu'il faut repenser en fonction de l’exiguïté de notre local et penser au déplacement de chacun de nous. Caler certain meubles en raison d'un sol irrégulier. 

Penser l'organisation des armoires aux capacités limitées qui nous impose un tri draconien "poubelle" ou "pas poubelle".  Nous savons qu'il ne s'agit que d'une ébauche car nous envisageons d'installer des étagère dans des espaces stratégiques pour tenir compte des prises électriques existantes (insuffisantes).

Beaucoup d'efforts et de sollicitations que nécessite ce rangement.

Nous terminons cette soirée fatigués mais satisfait.

Mardi prochain nous espérons, après le passage de notre prestataire informatique, pouvoir retrouver nos repères et nos configurations pour accéder à nos fichiers centralisés sur un NAS.

Lundi 21 novembre 2022

Une journée particulière  très dense, réservée au déplacement de notre logistique dans notre local à la MVAC 8 rue du Château.

Dès 14 H nous chargeons dans nos véhicules et remorque personnels, les bureaux (qui avaient été démontés la veille) et matériels informatiques.

14H30 transfert dans notre local (nous envahissons le hall de la MVAC) le volume du matériel est conséquent et pour certains, très lourds, qui exigent prudence et sécurité.

15H30 nouveau  transfert du matériel et équipements annexes (sauf le coffre) restants.

16H montage des 2 grands bureaux qui exigé beaucoup d'efforts pour être OK pas évident avec un sol irrégulier.

Rangement sommaire des meubles annexes,  après dépose du matériel informatique et notre imprimante laser très lourde.

C'est vers 17 H30 que le technicien chargé de l'installation de la ligne ADSL ... heureusement ce dernier était particulièrement aguerri et performant pour faire le nécessaire et même plus car a installé notre box (un RDV était prévu le 24/11 pour ce service) . Un temps précieux gagné  qui, autre bonne nouvelle  allait de pair avec les clefs d'accès au bâtiment  que nous attendions avec impatience.

A partir de 18 H quelques rangements pour se donner rendez-vous le lendemain

Mardi 29 novembre 2022

Une journée spéciale ... bien pleine!

Commencée dès 11h30 pour accueillir notre prestataire informatique (L'Atelier) où  sa proximité géographique est un des aspects les plus appréciable.

Mission: remettre tout notre réseau informatique en ordre de marche avec (nouveau) la mise en place d'un routeur wifi. Nous avons pu apprécier le travail réalisé dans la maitrise et le professionnalisme, fin des travaux à 13H.

La poursuite du rangement de notre local se poursuivit tout l'après midi  pour retrouver à 18H 30 (presque l'ensemble de l'équipe) et entamer ENFIN les premiers contrôles des dossiers de subventions.

C'est un travail minutieux qui est compartimenté en 3 phases bien distinctes (1 Général - 2 Comptabilité - 3 Entraineurs)

Cette tache peut être plus ou moins longue en fonction du nombre d'anomalies que nous identifions, lors de nos 3 étapes de contrôle.

Le retard engendré par notre déménagement a bouleversé notre agenda et avec l'approche des fêtes et notre disponibilité nous devons être performants...

Nous espérons gagner une partie du retard la semaine prochaine avec, nous l'espérons, la présence de toute l'équipe.

Mardi 06 décembre 2022

C'est masqués que nous nous retrouvons dans notre local,  et avec l'équipe au complet, nous poursuivons l'examen des dossiers subventions de nos adhérents. Ce travail peut vite s'avérer déprimant lorsque nous rencontrons un dossier "bâclé" qui dénote un opérateur inattentif au mieux... Malgré tous les outils en ligne sur notre site internet il est regrettable de constater un "relâchement général" dans la rigueur exigée pour obtenir une aide financière.

Ceci présage des permanences où chaque anomalie devra être solutionnée... une perte de temps pour tous.

Le temps limité pour terminer nos contrôles, nous oblige à nous réunir en adaptant la disponibilité de chacun.e.

Nous espérons trouver le jour ad-hoc , et une plage horaire idéale dès la semaine prochaine, pour nous retrouver avec motivation.

En cette journée nous avons été très efficace qui montre que chacun.e de nous a conscience des enjeux de notre mission.

Mardi 13 décembre 2022

Toujours masqués mais contrairement à nos habitudes c'est à 16H que  nous poursuivons l'examen des dossiers subventions. Et dans notre local beaucoup exiguë il faut jongler avec les dossiers qui "subissent" des contrôles différenciés ,en particulier les pages dédiées à la comptabilité, avec successivement avec l’enregistrement  des fiches d'anomalies, et dans le même temps mettre à jour la page "Suivi Dossiers phase 1" (*)sur notre site internet. Les échanges alors sont facilités par la cohésion de notre équipe qui dans les conditions de travail sont moins "confortables" que dans notre ancien local. A 18h nous terminons notre séance avec la volonté de finir cette phase essentielle de notre travail avant la fin de l'année, et prévoyons d'adresser avant les fêtes de Noël, la mise à disposition  des fiches d'anomalies lors de dernière session 2022 mardi prochain à 17H.

(*) Bémol... la mise à jour du tableau n'a pas été confirmée... nous devrions faire le nécessaire le 14 ou le 15)

Mardi 20 décembre 2022

Devant la tache qui nous attendait nous avons prévu d'avancer notre séance à 17H... et ce fut une décision bien fondée quand on sait les déboires que nous avons rencontrés.

Les trésoriers faisait le point sur les nombreux aspects de notre gestion, et en particulier la résiliation de notre abonnement internet lors du changement de notre adresse.

Par ailleurs la première tache importante (pour nos adhérents) était d'éditer les fichiers PDF des anomalies constatées sur les dossiers subventions. Puis de les mettre à disposition sur notre site .... Et, brutalement nous n'avions plus de connexion internet. Notre routeur indiquait un problème. Nos différents essais pour solutionner le problème échouaient. La tension montait ... Fort heureusement notre prestataire 'L'Atelier" était joignable et venait, a notre grand soulagement, solutionner le problème inhérent à notre box.

La mise à disposition des fichiers PDF était réalisée avec soin, puis ENFIN un mail adressé à l'ensemble des dirigeants pour donner le signal d'accès aux fichiers PDF.

Nous avons fixé une permanence au mardi 10 Janvier 2023 à partir de 19H pour permettre aux dirigeants concernés de régulariser leurs dossiers.

Ce sera pour nous une "première" dans notre nouvel environnement avec les contraintes induites par l’exiguïté de notre local.

En attendant nous ferons une pause salutaire pour profiter de la période des fêtes de fin d'année.