Mardi 05 Janvier 2021

Un format court et imprévu en raison des absences de plusieurs membres de notre équipe pour des raisons personnelles. Le courrier qui finalise notre travail et la réception des dossiers de subventions servant de reçu à l'adhésion de chaque club a été édité et mis dans les boites courriers de la Maison des Associations.

Vivement semaine prochaine car les chantiers sont nombreux.

Vendredi 8 février 2021

Pour notre Bureau le fonctionnement en mode dégradé que nous subissons impacte toute notre activité et son mode de fonctionnement placés sous le signe d'un calendrier ne pouvant être respecté. Avoir l'impression de faire du "bricolage" ...

Une réunion sous ZOOM fut donc organisé pour faire le point, échanger et garder à l'esprit ce qui nous attend lorsque nous retrouverons un peu de normalité.

Des remontées d'informations du Président sur des échanges avec des Clubs sont faites et l'élection de notre nouveau bureau directeur qui fait suite aux votes recueillis pour notre AG virtuelle du 10 décembre 2020 (membres du Conseil des Associations) et membres actifs constituant notre groupe actuel après démission de notre secrétaire Denis GROSJEAN qui occupait les fonctions de secrétaire. Voir la page SPÉCIAL.AG OMS*

Composition du Bureau

Président : Michel HEBERT

Vice Président: Daniel VILLARD

Secrétaire : Jacqueline BOHIN

Secrétaire adjoint: Frédéric BOHIN

Trésorier ; Gilbert CASTEJON

Trésorier adjoint : Alain MASCIAVE

jeudi après midi 14h nous devrions former un groupe de travail (3) pour avancer sur certains dossiers.

Mardi 12 Janvier 2021

Reprise de nos réunions, mais malheureusement contrainte dans la dirée en raison du couvre-feu de 20H . C'est le moment de faire le point sur les actions et projets que nous espérons mener à bien. Si nos travaux sur les subventions ont été menées à bout pour l'essentiel restent toutes les actions qui doivent finaliser ce chantier. Nous devrons attendre le 18 janvier (rencontre avec les élus) pour valider nos travaux. Par ailleurs notre dernière Assemblée Générale dans un format particulier, il reste là encore à établir son P.V. et une réunion avec l'ensemble des membres actifs pour valider la formation du nouveau Bureau Directeur après le départ de notre Secrétaire.

Préparer les prochains fichiers "entraineurs" très mobilisateur en effectif et en temps. Sans doute nous serons dans l'obligation d'élargir notre plage horaire, dépendante bien sur, des disponibilités de chacun et ce n'est pas partie facile compte tenu de notre effectif réduit qui reste là encore une préoccupation.

Lundi 18 Janvier et Jeudi 21 janvier2021

En raison des mesures sanitaires de couvre-feu dès 18h , nous nous trouvons contraints d'organiser en effectif réduit de 14h à 17h30 de séances de travail.

Nous avons la charge de préparer une rencontre sur le thème de la comptabilité et les aspects d'extraction de données s'avèrent longues dans la durée.C'est donc dès ce jeudi la fin de la première phase de cette tache. Ce Jeudi 21 dans la dernière heure nous préparons la prochaine rencontre de présentation de notre travail de plusieurs mois consacré en finalité à la répartition des subventions qui s'est déroulé sur le fil au gré des restrictions sanitaires. Ce que l'on peut retenir de toute cette période c'est une dégradation de notre fonctionnement et arrêts de plusieurs points sensibles et projets.

Lundi 25 Janvier

Réunion particulière qui finalise notre travail si important pour nos membres que sont les Clubs sportifs s'agissant des Aides financières.

Un lundi soir avec dérogation (en raison du couvre feu de 18h) nous avons rencontré les élus municipaux (X. Osmond, D. Grosjean) et responsable Sports (M. Pasero) pour présentation de notre travail sur la répartition des subventions; dont l'élaboration s'est avérée particulièrement dégradée dans le contexte sanitaire que nous avons connu avec le 2éme confinement car tous les dirigeants se sont trouvés dans les mêmes difficultés.

Après la découverte des chiffres, nous avons pu aborder les thèmes relatifs à cette crise et des déséquilibres provoqués qui déstabilise tout un éco système que représente le monde associatif sportif.

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Ce cap des subventions étant terminé nous allons pouvoir reprendre plus sereinement nos dossiers et projets en attente.

Jeudi 11 février 2021

C'est devenu une habitude! En raison du couvre feu il nous est impossible de nous rassembler et travailler en soirée. Aussi, pour les membres de notre équipe qui sont disponibles en après midi reste la seule option pour avancer dans nos travaux.

Ce jour nous étions 3 pour nous concentrer sur des taches inachevées. En particulier rédiger le P.V. de notre Assemblée Générale du 10 décembre 2020. Nous devrions pouvoir le proposer en téléchargement sur notre site.

Par ailleurs dans la continuité de cette AG particulière nous avons fait les démarches pour déclarer la nouvelle composition de notre Bureau Directeur après la démission de notre secrétaire Denis GROSJEAN (voir rapport moral).

Semaine prochaine sera blanche et nous retrouverons après les vacances scolaires.

Lundi 22 février 2021

C'est la fin des vacances scolaires!

Une réunion de travail avec les dirigeants d'un Club que nous pilotons dans le cadre d'une prochaine rencontre avec les élus de la Ville.

"Constructive et efficiente" résume parfaitement cette session.

Jeudi 25 février 2021

Malgré ces séances qui se déroulent l'après midi, en raison du couvre feu de 18h; notre mission est particulièrement bouleversée dans chronologie des tâches qui nous incombent car ces contraintes sanitaires ne permettent pas de réunir l'ensemble de nos effectifs depuis plusieurs semaines. Les repères qui permettent une certaine fluidité de nos travaux sont mis à mal et engendre des retards. Malgré tout nous nous efforçons de maintenir une activité au mieux de nos possibilités.

Les trésoriers rattrapent le retard et les conclusions et commentaires de nos travaux sur les subventions sont en cours.

Mercredi 3 mars 2021

Rencontre en matinée avec M PASERO pour évoquer un projet d'animation sportive dans le cadre des prochains jeux olympiques 2024 . Projet programmé pour fin juin 2021 .

Cet évènement de type Raid multi discipline est déjà, dans sa constitution bien délimité, et l'OMS est sollicité pour avec les Clubs adhérents pour mobiliser plusieurs dizaines de volontaires pour encadrer cet évènement.

Prochaine rencontre prévu le 5 avril

Jeudi 4 mars 2021

Séance de travail toujours contrainte par les mesures sanitaires, nous obligeant à travailler avec un effectif réduit et horaires limités.

Si les trésoriers poursuivent les enregistrements et mise à jour des écritures comptables, modification du nouveau plan comptable (*).

Par ailleurs et avec objectif de finaliser cette tache particulière d'un courrier traditionnel à destination du Maire pour relater tous les aspects et résultats de la détermination des subventions.

Tout cela est chronophage et nous pâtissons dans cette mission des conséquences du couvre-feu!

 Vendredi 12 mars 2021

Dans l'ordre des priorités nous nous consacrons aux préparatifs d'édition des lettres (ville) relatives aux subventions détaillées. Ces lettres sont habituelles et servent aussi aux trésoriers des Clubs à répartir correctement les montants aux bons chapitres de comptabilité. Puis les préparations et mise à jour de rubriques sur notre site que nous finaliserons dès la semaine prochaine.

Deuxième partie de séance consacrée à la mise à jour des fiches des entraineurs diplômés; ce travail déjà bien avancé (avant les périodes de confinement et couvre feu) consiste à finaliser cette première phase par des compléments d'informations sur chaque fiche et classement des diplômes pour chaque club.  Semaine prochaine nous devrions être en mesure de "digitaliser" toutes ces informations, les fichiers transférés sur notre site, seront téléchargeables en complément des questionnaires subventions de la saison prochaine.

Jeudi 18 mars 2021

Finalisation de l'article qui figure en haut de la page d'Accueil, qui permettra à chacune et chacun de percevoir la dynamique (en chiffres) du secteur associatif sportif constituant le cœur même de l'OMS.

Autre chantier qui demande beaucoup d'attention s'agissant de la mise à jour de chaque fichier "Entraineurs" et réalisé avec maitrise. Restera la dernière phase de ce secteur: celle de déposer sur notre site internet ces fichiers, pour que,  lors de la prochaine rentrée chaque dirigeants puisse accéder à ce document pour, éventuellement, signaler toutes les nouveautés dans le cadre du "questionnaire OMS subventions".

Lors du Conseil Municipal du 25 mars 2021 les subventions ou Aides Critériées seront présentées.

Jeudi 25 mars 2021

Séance allégée dans la continuité de la précédente avec la mise à disposition anticipée des fichiers "entraineurs" sur notre site internet.

L'édition  des lettres très attendues par les dirigeants, qui après signature de Monsieur le Maire, porteront à chacun le détail des subventions au titre de l'année 2021.

Jeudi 8 avril 2021

Séances sans d'objectifs particuliers sinon d'évoquer et de regretter cette situation sanitaire qui est susceptible de mettre en danger notre groupe.Nous évoquons des cas particuliers de dossiers de subventions de la saison dernière où nous avons décelé des incohérences dans la partie "Bilan". De ne pouvoir rencontrer les clubs en question rend ces situations problématiques. Nous devrions semaine prochaine adresser des courriels documentés afin de régler au mieux ces 2 cas.

Semaine prochaine nous  rencontrerons "en distanciel" les élus de la Ville, ce type de contact n'étant pas vraiment conforme à notre vision du relationnel dans  notre fonctionnement.... Espérons que nous sortirons quelques enseignements

Mercredi 14 avril 2021

Dans la situation des mesures sanitaires à respecter, nous avons convenu, d'une réunion en distanciel (visio) pour un deuxième rendez-vous avec les représentants de la Ville. Ce fut l'occasion de renouer des contacts qui semblent encore plus nécessaires où l'environnement, de ce qui constitue le relationnel du milieu associatif, est mis à l'épreuve avec les risques de désaffections.

Un dossier en relation avec un Club nous a permis de montrer que les relations que nous nous entretenons avec les dirigeants demeurent le moyen le plus efficace pour cerner les problèmes pour mieux les régler. A cours de cette séance nous avons proposé de reconduire les créneaux de la saison dernière, en raison du manque de visibilité des dirigeants et autres responsables. Des ajustements pouvant être faits. La Ville devrait ainsi avertir tous les correspondants des utilisateurs. Un vœu émanant de la Ville pour que l'OMS se rapproche plus comme force de propositions et de partages pour suggérer, créer des réponses aux attentes de nos élus. Nous avons demandé d'avoir plus d'éléments tangibles pour gagner en efficacité.

Nous devrions reprendre le cours de nos réunions "contraintes" à partir du 27 avril.

Mardi 27 avril 2021

Une session où nous sommes tributaires des messages concernant notre implication dans un projet initié par la Ville concernant la constitution d'un dossier (demande de subvention auprès de la Métro) dans le cadre d'une manifestation sportive d'ampleur pour 2022. Une réunion est prévue le 12 mai ... dont nous attendons d'en connaitre la forme (distanciel ou présentiel). Par  ailleurs, associé au principe de reconduction de la planification des équipements sportifs que nous avions suggéré et à la volonté de la Ville de prendre à sa charge cette mission qui nous été dévolue, pour la partie le plus mobilisatrice.(*) nous devons organiser une phase de transition via notre site internet (plannings) pour permettre une fois encore le téléchargement des fichiers. La création de nouveau lieux de pratique sportives en plein air étant ajoutés il a fallu modifier notre site, avec des problèmes techniques très chronophages.

Avec le couvre feu, notre équipe est soucieuse des conséquences d'une partition qui  affecte la cohésion de notre groupe.

Jeudi 6 mai 2021

Une double séance, la première étant  axée sur la prochaine rentrée qui concerne l'OMS mais aussi l'ensemble de nos membres que sont les associations sportives.

L'histoire collective de cette crise sanitaire fait craindre que la distanciation dans les esprits de chacun vienne profondément ébranler les structures associatives et relations avec leur membres. Pour être à l'heure avec la rentrée sportive, nous avons mis à jour sur notre site internet la rubrique "La Vitrine des Clubs"  en actualisant principalement les contacts de chaque club, .... avec beaucoup d'incertitudes, aussi avons nous envoyé à chaque dirigeant un mail pour leur proposer une révision (si cela s'avère nécessaire) de l'affiche.

Par ailleurs nous devrions lancer des rappels sur les dossiers de subventions de l'année dernière pour lesquels quelques anomalies des Bilans comptable étaient repérées.

La deuxième partie un peu plus tard  avec la venue attendue (de notre ancien secrétaire) et désormais élu dans l'équipe municipale. Des échanges relatifs à un projet sportif (animations) prévu pour juin 2022, projet pour lequel l'OMS associé et porteur doit faire une demande de subvention auprès de la Métro. Les composants de cette demande ont donc fait l'objet de nos échanges. Les dirigeants devraient être informés de ce projet début juin.

Jeudi 11 mai 2021

Suite à nos courriels adressés à l'ensemble des dirigeants (voir article précédent) plusieurs demandes de rectifications nous sont parvenues. En découvrant pas la même occasion de nouveaux présidents.  Le réflexe d'avertir l'OMS n'est pas encore rentré dans les mœurs...

Toutes les modifications ont été apportées dans la présentation des Associations de la rubrique La Vitrine des Clubs. Nous avons évoqué le devenir de l'OMS, dans l'incertitude de la nature de notre partenariat avec la Ville et ses élus. Nous souhaitons être toujours dans l'accompagnement auprès de nos membres. Inventer une nouvelle forme de participation, introduire des projets ciblés ponctuels, etc ... comporte des risques de déstabilisation de notre groupe des membres actifs.

Semaine prochaine séance prévue le mercredi 19 (couvre feux à 21H) pour retrouver ENFIN toute notre équipe.

Mercredi 19 mai 2021

Une étape importante que cette réunion sous le signe des retrouvailles.Arrivés plus tôt, nous avons mis à jour notre site internet (Vitrine des Clubs).

Enfin, grâce à une horaire de couvre feu décalé, toute notre équipe se réunit. Un moment que nous mettrons à profit pour prendre des nouvelles, échanger, converser, communiquer où chacun à pu apprécier ces instants. Le besoin d'avoir le même niveau d'informations s'est vite imposé en particulier pour l'allègement de la charge d'élaboration des plannings désormais menée par le Service des Sports de la Ville. s'appuyant sur des documents transmis par la ville, nous abordons un projet d'animations sportives prévu pour juin 2022 auquel l'OMS est associé et porteur au titre d'association représentative du sport sur notre ville. Une prochaine rencontre prévue le 8 juin, avec l'ensemble des dirigeants sportifs permettra de diffuser plus avant les attentes et les besoins d'une telle organisation.

Pour autant,nous OMS, souhaitons conserver et améliorer notre cœur d'activités par des échanges constructifs avec les Clubs, au service de tous.

Toujours précautionneux (avec le masque) nous avons allégé (distance) le temps de partager le "verre de l'amitié" . Et reprendre le cours de nos réunions le mardi soir.

Jeudi 1er avril 2021

Séance sans poisson au menu ...

L'occasion d'évoquer la prochaine rencontre avec nos élus le 14 avril en mairie, une rencontre que nous espérons riche en perspectives, celle que le monde associatif sportif doit relever à la sortie de la crise sanitaire. En cette période (avril) nous organisons notre Assemblée Générale ordinaire, et envisageons de renouveler le principe de la saison précédente sachant que notre activité a été réduite sérieusement. Le projet d'organiser un Comité Directeur de sortie de crise nous apparait importante pour réunir l'ensemble des dirigeants et retrouver de nouvelles énergies et motivations.

Par ailleurs un travail de long haleine (est en cours), pour créer des supports techniques de nos différentes applications que nous avons développées dans le cadre du calcul de répartitions des subventions et du questionnaire soumis aux clubs.

Mise à jour (par internet) du guide pratique 2021 avec quelques problèmes techniques !!!

Il conviendra de (enfin) mettre en œuvre le projet "compta & gestion" auquel nous sommes très attachés.

Nous référant aux derniers Dossiers de Subventions nous notons que des associations ne maitrisent pas certains aspects de la comptabilité et d'un état BILAN. Nous avons, au cours de cette séance, identifié les anomalies pour les solutionner conjointement avec les Clubs concernés. 

Mardi 25 mai 2021

Nos courriels à destination des dirigeants pour rappeler que, sur notre site, une rubrique est très visitée en début de saison par les eybinois et autres voisins: LA VITRINE des CLUBS et plus encore "La Présentation des Associations".

La rentrée prochaine s'avère très importante pour les Clubs, qui par la désuétude des activités sportives imposée par les mesures sanitaires, ont pu constater une forte démobilisation de leurs adhérents.

Ce rappel a été, a notre grande satisfaction, suivi d'effets au fil des semaines avec des demandes de révisions de cette vitrine. Et ce fut le cas encore cette semaine par des mises à jour. D'autres points de discussions: les prochaines subventions qui devront faire l'objet d'un traitement particulier, car les données habituellement recensées seront très restreintes voir inexistantes.

Mardi 1er juin 2021

L'entame de ce mois préfigure déjà les vacances, mais nous avons d'autres priorités pour être dans les meilleures dispositions pour la rentrée de septembre.

Nous actualisons sur notre site la rubrique Vitrine des Clubs à la demande des intéressés. En cours de semaine suite à un problème de matériel informatique, nous avons remplacé les écrans défaillants.

Le trésorier à pris en charge la finalisation des comptes pour la prochaine AG.

Cette AG (hors du temps) sera reconduite à l'identique de la saison précédente, sur notre site internet.

Aussi le reste de l'équipe se charge de rédiger le rapport d'activités qui reste limité, tant les couvre-feu ont contrarié notre manière de travailler.

D'autres actualisations restent à finaliser sur notre site, pour les rubriques d'aides au nouveau Dossier Questionnaire Subventions qui présentera quelques améliorations.

Semaine prochaine nous assisterons à une réunion Ville à la Maison des Associations.

Mardi 8 juin 2021

Présence à la réunion organisée par la ville à destinations des Associations membres de l'OMS. Fred BOHIN et Michel HEBERT représentant notre Association.

La politique et projets de la Ville ont été présentés par les élus. Les Clubs ont pu également faire état des préoccupations pour la rentrée de septembre, redoutant une forte baisse des effectifs résultant d'une démobilisation de leurs membres.

L'OMS envisage d'organiser un rassemblement des dirigeants pour déclencher une prise de conscience globale sous une forme qui restera à définir pour que chacun puisse trouver un point d'équilibre positif pour aborder et poursuivre son activité dans les meilleures conditions.

Mardi 15 juin 2021

Du pain sur la planche pour relater à l'ensemble de notre équipe la réunion du 8 juin qui nous laisse dans l'expectative pour les "nouveautés relationnelles"  avec la Ville et ses représentants. 

Pour des impératifs incontournables que représentent les dossiers de subventions de la rentrée (septembre 2021), nous préparons les différents rapports qui constituerons une fois encore notre Assemblée Générale Ordinaire, comme la saison précédente: Mise à disposition des rapports et vote par internet sur notre site.

Le rapport d'activité représente donc une part de nos travaux de cette soirée. Par ailleurs différents courriels exigeants un travail de recherche ou d'exposition complétèrent notre activité de la soirée.

Mardi 22 juin 2021

Un problème récurrent avec un ordinateur qui joue avec nos nerfs et une perte de temps.

Nous continuons les différents travaux pour délivrer à nos membres (les associations) les différents documents pour une AG une fois encore mis en ligne (prochainement) sur notre site.

Un temps de réflexions pour aborder la prochaine saison dès la rentrée avec un changement de paradigme  dans nos relations CLUBS<>OMS.

La crise sanitaire a été probablement un élément déterminant que le Président souhaite "exploiter" pour établir des relations de proximité pour s'établissent au fil du temps, un mouvement pour que s'expriment toutes les bonnes volontés dans un contexte de coopération.

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Tous les outils créés et mis en place au fils des saisons pour gagner en efficacité, font l'objet de descriptifs qui viennent valoriser ces applications. Ce très long travail nécessite aussi des lectures et relectures pour y apporter des correctifs si besoin. 

Jeudi 24 juin 2021

Le matin entretien avec M PASERO pour évoquer plusieurs aspects de relation avec la Ville, et connaissance de nos projets. Remise des dossiers subventions pour pouvoir les scanner (service sports).

Entretien et séance de travail avec un trésorier de Club pour clôturer les comptes (sur l'appli ExcelOMS) et autres dispositifs.

A partir de 17 H deuxième entretien avec un trésorier accompagné pour mise au point et information sur l'application compte ExcelOMS. Des échanges d'ordre général ont clôturé cette rencontre.

Mardi 29 juin 2021

C'est l'ultime réunion de la saison 2020-21 pour laquelle nous réitérons présentation de notre AG sur notre site  en mettant à la disposition de nos adhérents tous les documents (rapports) pour exprimer leurs votes. Bien sur nous regrettons ce qui ne correspondant à la convivialité d'une AG en présentiel, mais cette option est la "moins pire" pour garder un coin d'humour.

Nous espérons que cette épidémie restera derrière nous à la rentrée ... mais rien n'est gagné à ce jour!

Le rapport Moral de cette AG est probablement, par le thème abordé, un point majeur pour modifier profondément les relations que nous avons avec nos membres (24 associations). La rentrée sera pour notre équipe très chargée avec les projets que nous souhaitons mettre en œuvre rapidement... si les conditions sanitaires sont favorables.

Mardi 31 aout 2021

C'est la reprise!

Mardi 7 septembre 2021

Une partie de notre équipe était en place à partir de 15h pour apporter notre aide et nos conseils en matière de comptabilité à un club. En effet dès lors que l'on utilise notre appli sous excel nous souhaitons apporter tous les renseignements utiles pour un fonctionnent optimisé.

La seconde partie de la soiré a été très importante pour la démarche auprès de chaque association pour faire un état des lieux d'une saison écoulée dans une crise sanitaire sans précédent. Chacune ayant traversé cette période avec plus ou moins de difficultés.

Un sondage détaillé et ouvert a été adressé par mail le soir même.

Mardi 14 septembre 2021

Une séance qui se voulait engagée, mais les imprévus et aléas ont retardé le début de notre séance.

Nous consacrons un temps de debrif pour évoquer et traduire la rentrée des associations qui s'est déroulé dans un cadre où les mesures sanitaires restaient toujours "pesantes". Nous avons pu à cette occasion rencontré les dirigeants pour relater la période de la saison passée où les activités ont été malmenées par les contraintes que nous connaissons. L'occasion pour l'OMS de rappeler l'envoi d'un courriel pour recueillir des informations qui nous permettrons de dresser un bilan de la saison écoulée et en transmettre aux Élus de notre ville.

Après avoir évoqué un CVA qui s'est déroulé en début d'après-midi , où notre engagement reste très en retrait, vu notre position "fédérative" auprès des associations à vocation sportive.

Nous terminons cette séance par le paramétrage du prochain questionnaire dont le traitement sera allégé, mais pourtant indispensable.

En effet comme annoncé au cours de rencontres avec les Clubs les subventions seront reconduites à l'identique de la saison dernière.

Semaine prochaine sera lancé l'opération questionnaire.

Mardi 21 septembre 2021

En préséance dès 16h30 RDV avec "la comptabilité" , un temps accordé aux clubs pour solutionner quelques problèmes d'usages avec l'appli compta sous Excel.

A partir de 18H30 , pour toute l'équipe,  point de départ du lancement du questionnaire"nouvelle version" accompagné d'un ensemble de procédures et mises à jour de notre site internet. Il faut donc se remettre dans le "bain" pour ne rien oublier et pour cela un guide nous permet d'assurer les exigences de la mission.

Nous avons pour cette année... et pour les suivantes, agrémenté notre site d'une nouvelle rubrique de sensibilisation auprès des dirigeants ou tout autre opérateur qui prendra en charge le questionnaire de demande de subventions.

En rappelant que les subventions de la saison précédente seront reconduites pour cette nouvelle saison.

Soirée bien remplie!!!

Mardi 28 septembre 2021

Après l'urgence de mettre en place sur notre les procédures du questionnaire "subventions" et les consignes à adresser aux dirigeants. Notre mission est de finaliser le P.V. de notre Assemblée Générale version 2020 exceptionnellement présentée sur notre site internet. Les commentaires laissé par plusieurs dirigeants ont été repris sur le PV pour conserver un minimum d'échanges que nous offrait cette organisation.

La rédaction de ce PV et la mise en ligne sur notre site fut donc réalisé au cours de cette soirée. Par ailleurs trésorier et trésorier adjoint se sont mis à jour des écritures comptables avec application.

Encore une séance bien "remplie".

Mardi 5 octobre 2021

Au fil des jours ensoleillés nous avions oublié que la météo des derniers jours aller nous réserver un (mauvaise) sur prise avec l'inondation de notre local ... une fois encore.

Même si nous avions fait l'acquisition d'une aspirateur à eau, le niveau d'inondation nous obligé à multiplier l'usage d'outils classiques (balais et pelles) . 1/2 heure après environ nous étions en mesure de nous mettre à l’œuvre.

Cette soirée étant exclusivement réservée à la visite de notre ancien secrétaire (Denis Grosjean) , désormais élu municipal en charge des associations sportives.

Nos échanges ont particulièrement axés sur la "rentrée des associations" pour connaitre réciproquement nos avis sur cet évènement.

Le nombre de réponses à notre questionnaire adressé à chaque dirigeant étant à ce jour trop réduit pour en extraire une synthèse. * Il conviendra de faire une nouvelle relance *

L'organisation d'une évènement sportif prévu au printemps a été revu à la baisse, comme nous l'a annoncé Denis Grosjean. Pour nous un soulagement car le contexte de sortie de crise n'était absolument pas favorable.

Nous avons proposé quelques idées en prenant l'expérience des "rentrées des associations" avec des démonstrations... sans doute à aménager pour permettre des initiations et/ou découvertes

La reconduction des subventions à l'identique a été évoquée, sachant que les données qui seront recueillies sur le questionnaire de cette année ne peuvent et ne serviront pas à déterminer les aides financières.

Nous avons posé quelques questions sur le service des Sports car nous n'avons aucune idée de sa composition et de son organisation.

Fin de séance avec des retours attendus

Mardi 12 octobre 2021

Des impératifs se sont imposés naturellement à l'approche du retour prochain des dossiers de subventions. Toutes les conditions matérielles doivent être réunies qui font l'objet d'une processus simple grâce aux supports techniques , mais chronophage.

L'autre partie un peu plus particulière est de nous attacher à régler des problèmes de comptabilité et de déceler les sources d'erreurs de notre application "exceloms". Nécessaire fait!

Semaine prochaine la tenue d'une séance particulière : le pré-examen des dossiers de subventions pour les dirigeants qui auront besoin de réponses pour rendre un dossier "parfait".

C'est aussi l'occasion de pouvoir échanger, un point très important pour toute l'équipe de l'OMS.

Mardi 19 octobre 2021

Ordre du jour : pré -examen des dossiers de subventions histoire soit d'être rassuré, soit de régler des problèmes ou apporter des réponses aux anomalies signalées.

Dans le même temps nous recevons aussi des dossiers "complets"  parvenus par courrier dont nous enregistrons la réception dans un détail avancé.

Les visites des dirigeants ont été traitées avec un constat "général" où nous percevons un effet "relâchement" dans la prise en charge du fichier support. Relâchement sans doute lié au contexte annoncé : "ces dossiers ne pourront être utilisés pour calculer les subventions".  Notre séance permet au moins de solutionner des problèmes au plus tôt dans notre processus d'analyse des dossiers.

De nombreuses A.G. n'ont pu être organisées par les Clubs ce qui va rendre également les dossiers très disparates dans leur contenu.... Nous devrons en tenir compte!.

Mercredi 21 octobre 2021

Séance comptabilité, pour mise en place nouvelle version de l'application sous excel de l'OMS, à destination d'un nouveau trésorier qui disposait d'une version très ancienne.

Mardi 26 octobre 2021

Petite surprise pour découvrir que notre questionnaire mentionnait une date de retour (30/10/21) au lieu de 26/10/21 sur notre site et courriel. Décidément nous devrons être plus attentif. Cette remarque pour nuancer la réception des dossiers de subventions reçus dans notre boite courrier. Nous avons également eu la visite d'un Club qui nous a remis en main propre son dossier. Rodés à cette phase de réception les premières attentions sont portées sur les changement survenus parmi les dirigeants afin de mettre à jour très rapidement nos annuaires et contacts mails.

Nous sommes sans trop de pression pour l'examen complet de dossiers car ils ne serviront pas à déterminer les subventions compte tenu de la quasi non activité des pratiques sportives pendant la pandémie.

Par ailleurs nous poursuivons nos travaux d'analyse et de vérifications comptables dans le cadre d'une aide à destination d'un Club. Un travail riche d'enseignement qui répond à notre mission à destination de nos membres.

Mardi 02 novembre 2021

Équipe réduite (c'est les vacances!) pour cette soirée. Nous prenons en charge la réception des derniers dossiers de subventions avec les premiers contrôles... avec l'absence du chèque d'adhésion pour 3 d'entre eux.

Nous pouvons comprendre que la remise en route des activités se font avec difficultés, mais nous découvrons que la rigueur pour compléter le questionnaire n'est pas au rendez-vous. Dans les prochaines semaines notre équipe fera les contrôles détaillés et nous ne manqueront pas de relancer les clubs concernés par des anomalies.

"Questionnaire Covid" la semaine dernière nous avons fait un 3ème rappel aux dirigeants n'ayant pas complété ce fichier. Rappel qui a eu un bon écho puisque nous avons reçu la quasi totalité des réponses (sauf 1) .Nous ferons pour celui-ci un dernier rappel impératif.

La fin de soirée pour se pencher sur la comptabilité pour faire évoluer le plan comptable que avons proposé aux Clubs depuis 2000.

Mardi 09 novembre 2021

Une session de travail qui a débuté à 17H dans le cadre d'un soutien technique en matière de comptabilité auprès d'un club. Avec le projet de communiquer sur des conseils adaptés à notre application Excel Compta réservé à l'usage des associations membres de l'OMS. Un très long travail à la mesure du volume des enregistrements. La clôture des comptes ne s'est pas déroulée comme nous l'espérions avec à commencer des problèmes avec notre imprimante.. puis avec des problèmes inattendus de l'application. à 18H30 nous étions dans l'incapacité de débuter notre session habituelle bloqué par ces problèmes d'impression qui se sont avérés indépendants de note matériel. Puis nous avons la visite de Denis GROSJEAN avec lequel nous nous sommes entretenus dans un climat où le stress de tous ces évènements ne permettait guère de développer nos échanges. Nous les reconduirons plus tard. i

Il est 20h45 nous fermons notre local !

Mardi 16 novembre 2021

Après une session tumultueuse ma semaine dernière, il nous fait, enfin, prendre en charge l'examen des dossiers de subventions que nous avons reçus.

Un premier constat où il semble que la communication et que le type de relation avec les Clubs ne sont pas optimum, en effet malgré les alertes par mail il semble bien que les messages ne soient pris en considération par tous. Notre équipe s'est fortement réduite au fil de ces 3 dernière années et nos contraintes se sont amplifiées. Faire des rappels n'est certainement un fait qui puisse nous aider dans notre mission.

Après ce trait d'humeur - Nous poursuivrons la semaine prochaine l'examen des dossiers qui, il est vrai, fait l'objet d'un traitement particulier tant les associations ont été bouleversées dans leur fonctionnement.

Nous devons travailler ENSEMBLE pour satisfaire notre mission.

Mardi 23 novembre 2021

Une nouvelle pré séance à partir de 17 H avec la prise en charge pour un club de sa gestion comptable via notre application sous Excel. Une rencontre qui nous permet de clarifier d'autres aspects dans le principe de la circulation des informations importantes entre les associations et la Ville, illustrée par une rencontre avec les élus et techniciens la veille après midi.

18H30 notre équipe s'engage et poursuit son travail de vérifications des dossiers de subventions, qui, il est vrai sont parfois incomplets car les A.G.  n'ont pu se réaliser en temps normal.

Le nombre de ces AG s'en trouve exceptionnellement concentré sur ces dernières semaines. Ces AG sont effectivement nécessaires pour valider les comptes financiers.

Nous sommes donc sur "le fil" pour trouver les bonnes mesures.... Et ces mesures vont s'étaler encore sur plusieurs semaines il nous faudra être patients et sortir de notre schéma de gestion habituel.

Fort heureusement cela ne pénalisera pas le versements des subventions comme annoncé à maintes reprises.

Mardi 30 novembre 2021

Nous poursuivons l'examen des dossiers de subventions avec le contexte induit par la crise covid  traversée par les Clubs, à savoir des AG réalisé dans ces dernières semaines, les pages dédiées à la comptabilité qui elles aussi nos sont livrées après les délais. Il nous faut donc "jongler" avec tous ces aléas et refaire à chaque fois le point. Nous n'organiseront probablement pas de permanence de régularisation, mais seront toujours prêts à la visite des dirigeants qui souhaiteraient le faire en présentiel de 7H à 8H par exemple... à suivre.

Semaine prochaine nous ferons le suivi des fiches entraineurs et des diplômes nouveaux dans le but de mettre à jour les fichiers "entraineurs" pour la saison prochaine.

A partir du 17 décembre nous fonctionneront en mode "effectif allégé" .

Mardi 7 décembre 2021

Nous nous accordons un temps en début de séance pour des échanges personnels, importants (très) dans ce que suppose le lien social dans une association.

Puis nous poursuivons le travail d'analyse qui s'avère plus long que par le passé en raison de la réduction de nos effectifs souvent évoqués. L'unité de notre groupe permet certainement de toujours œuvrer qualitativement pour ne pas rompre avec notre histoire et nos outils. Les fiches "Entraineurs" méritent une bonne attention et organisation et l'autre pôle qu'est la vérification des comptes l'est tout autant avec l'incidence de retard de certains clubs, retard qui fait suite aux conséquences de la crise sanitaire. Donc une bonne séance studieuse qui devrait dès la semaine prochaine pourvoir communiquer avec les Clubs le résultat de nos investigations.

Mardi 14 décembre 2021

Les dernières vérifications après avoir renseigné nos fiches pratiques codifiées. Le report des codes d'anomalies sont reportées sur une autre application pour ENFIN obtenir les  PDF à destination des dirigeants via notre site.

Des opérations chronophages qui n'auront pas permis de terminer dans les délais de notre soirée. Avec toutefois la mise à disposition des fiches sur notre site.

L'envoi des mails d'informations sera envoyé le 16/12/2021

Les membres du Bureau retrouveront les permanences en janvier 2022.