Suivez notre actualité - travaux en cours, réunions, rencontres, ...

Mardi 2 juin 2026

En effectif réduit comme prévu.

Après avoir traité les affaires courantes, nous explorons nos archives informatiques relatives à un sondage auprès des dirigeants et trésoriers de chaque associations de 2019 qui n'a pu être exploité, .... crise covid oblige.

Nous avons relancé depuis quelques semaines la même formule car depuis cette époque les "sondés" ne sont plus les mêmes.

Ce qui importe, dans cette mission, c'est de collecter les informations et surtout d'en synthétiser les différents points et aspects exprimés par les sondés.

L'OMS a depuis les années 2000 fixé un cadre référent, pour guider au mieux les personnes dédiées "aux finances" de chaque association. 

Nous devrons mettre au point l'outil qui facilitera les analyses et enseignements des données recueillies, qui guiderons les actions à mener (à suivre). 

Au cours de notre session, une personne souhaitant créer une nouvelle activité sur notre ville, nous lui avons communiqué les noms des personnes référentes au sein de la mairie....

Mardi 26 mai 2026

En effectif réduit, cette séance avait pour objectif 2 thèmes. 

Retrouver un des nos anciens ordinateur portable ce qui fut facile, un "engin" d'un autre temps puis de rechercher LE fichier sur lequel l'équipe du GTAG (Groupe de Travail sur les Assemblées Générales) avait travaillé ... en 2009. Si nous l'avons retrouvé avec plaisir il nous est problématique d'exploiter ce fichier. Il conviendra de rechercher et trouver les pistes ou obtenir cet éditeur.

Par ailleurs, faisant suite à notre dernière AG et courriels adressés récemment aux Président.e.s et Trésorière.e.s accompagnés d'un fichier Excel "Sondage 2026" relatif à la Comptabilité et Gestion. 

Nous avons déjà obtenu 2 réponses, il convient d'enrichir notre site internet de la page "Espace Trésorier/Enquête et suivi 2026" il conviendra pour notre équipe d'être vigilants pour assurer une bonne gestion des réponses. 

Mardi 19 mai 2026

Après quelques incertitudes sur la présence des "secrétaires" ... Les "trésoriers" s'appliquent à mettre à jour les comptes sur l'application "maison" nouvelle version. Quelques petits soucis sur un message d'erreur qui fut réglé.

Par ailleurs nous récupérons un ancien (très)  ordinateur pour en recharger la batterie ... en vue de retrouver des anciens fichiers de type "publisher" dédiés au fameux dossier consacré aux Assemblées Générales... 

Après l'arrivée de notre secrétaire nous mettons à jour le fichier Excel Sondage qui avait été évoqué lors de notre dernière A.G (un précédent sondage n'a jamais été exploité en raison de la période COVID.)  Ce fichier est adressé aux dirigeants et trésoriers par voie électronique.

... Et pour rester dans le thème, nous réhabilitons des anciennes présentations powerpoint destiné à initier les personnes au vocabulaire et techniques comptables.

Finalement c'est au complet que nous clôturons la séance. Avec quelques soucis de nous retrouver "enfermé" dans la grange :-( 

Mardi 12 mai 2026

Équipe au complet, il convient de donner suite à notre dernière A.G en faisant le point sur les absences et de prolonger cet évènement par l'établissement du procès verbal et des différents rapports (moral,activités, et financier) accompagné pour ce dernier du bilan et compte-de-résultat.

Désormais convertis en format PDF chaque dirigeant et les élus et technicien de la Ville sont également destinataires.

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*Nous apprenons la triste nouvelle du décès de  Madame Pierrette VILLARD épouse de Daniel VILLARD qui fut un membre majeur de notre Association (voir l'article qui lui est consacré.

Nous avons assisté aux funérailles émouvantes le matin du mercredi 13 Mai 2026.

Mardi 05 mai 2026

Une séance programmée avec la présence de deux responsables de la "Maison de la Vie Associative et Citoyenne" 

La thématique de cette rencontre étant de découvrir les points de convergences et d'échanges avec notre domaine d'activité et les autres associations eybinoises. Nos discussions se sont naturellement polarisées sur les outils et documents que nous avions créés à destination de nos membres de collège des associations. S'agissant de la normalisation de la comptabilité avec un plan comptable "commenté" et un index très pratique pour les débutants, créé avec le précieux concours de Pierre Crozet.

Le classeur illustré pour revaloriser l'organisation des A.G. était également évoqué qui pour la première partie reste un outil intéressant.

Nous avons fixé nos échanges sur la normalisation du récent Plan Comptable Associatif de 2020. Thème de travaux à venir avec la présentation de nos outils.

En finalité nous prévoyons assez rapidement une rencontre plus technique sur nos outils et documents.

Mardi 28 avril 2026

Une séance "particulière" car elle précède notre Assemblée Générale Ordinaire qui débutera à partir de 19h00.

C'est une "première" que le choix de ce jour (mardi)  qui s'est imposé en fonction de la disponibilité de tous les membres de l'équipe dirigeante. 

Un article sera diffusé sur notre site après avoir adressé le compte-rendu de cette AG

Mardi 21 avril 2026

Consacrée exclusivement à notre prochaine A.G Ordinaire qui se déroulera semaine prochaine. Les derniers rapports sont réajustés afin d'éviter les doublons et permettre également de finaliser les "présentations powerpoint" pour chacun des intéressés. Mise au point sur les horaires avec notre prestataire pour le "buffet final". La liste des derniers achats à réaliser pour les agréments qui accompagnent le buffet.

RDV semaine prochaine !

Mardi 14 avril 2026

C'est en effectif réduit que notre séance de travail va se projeter sur notre AG et la mise au point d'une nouvelle présentation PPT le 28 avril. 

Les nombreux éléments et leurs hiérarchies précises, nous obligent à jongler avec les outils "sensibles" à mettre en œuvre.

C'est en finalité source de stress, mais nous savons que ce travail sera accompli pour les prochaines présentations...

En rapport avec "la comptabilité" qui devra prendre en compte le nouveau plan comptable associatif, il convient de nous mettre à jour et d'actualiser l'outil "maison" que nous utilisons. Cet outil dans sa version V5 qui prend en compte ce nouveau plan comptable sera utilisé pour le nouvel exercice 2026. Ainsi une partie du transfert est déjà réalisé, plus délicats a transférer, les "amortissements", seront transférés la semaine prochaine.

Mardi 7 avril 2026

Tous mobilisés "a fond" sur le dossier NOTRE AG du mardi 28 avril 2026.

Secrétaires et Trésoriers chacun dans son domaine s'engagent dans les taches qui doivent être accomplies.

Au premier rang dans l'urgence l'édition des convocations et pouvoir  à l'ensemble des dirigeants des associations membres de l'OMS, mise sous plis et déposés dans les boites courriers au 8 rue du Château. Accompagné par l'envoi de courriels à tous les dirigeants pour les informer de cette mise à disposition.

Par ailleurs l'édition des invitations pour les personnalités communales et membre et président d'honneur. (voie postale pour ces derniers).

Du côté des finances si les comptes de l'année 2025 ont été finalisés il reste a compléter et tester la "nouvelle présentation Power Point" qui sera diffusée lors de notre A.G. Quelques soucis pour les derniers ajustements de détails.

Dans le même domaine et dans le cadre de la mise à jour du nouveau plan comptable associatif  2020 une nouvelle version 'V5.***.**;**" de Exceloms sera utilisé pour le prochain exercice. 

Mardi 31 mars 2026

Équipe au complet nous abordons cette séance avec comme thème principal notre Assemblée Générale qui se déroulera exceptionnellement un mardi et plus précisément le mardi  28 avril 2026  ce jour inhabituel a été décidé en raison des périodes de vacances et autres fêtes. Aussi toute l'équipe est mobilisée sur les différents points "obligés" qui sont en partie déjà bien connus à partir de documents "référencés" sur ce thème qu'il convient d'actualiser. Par ailleurs nous consacrons un temps pour actualiser notre "règlement intérieur" version 5 qui comportait quelques imperfections. Il sera présenté lors de l'AG et déjà visible sur une nouvelle rubrique notre site Accueil/Statuts et Règlement intérieur.

Les convocations et invitations seront envoyées la semaine prochaine.

Mardi 24 mars 2026

Effectif réduit 3/5. L'évènement du "Grenoble-Vizille" auquel nous sommes associés est en priorité abordé et détaillé car nous devrons être opérationnels le dimanche matin à partir de  6h30.

Par rapport aux autres années nous avons opté pour une solution plus "confortable" pour répondre aux exigences des organisateurs de cette épreuve de Randonnées et Trails. 

A l'approche de notre prochaine Assemblée Générale nous avons révisé le "cadre tarifaire" qui encadre et plafonne les tarifs d'adhésions appliqués nos membres du collège des associations. 

Cette proposition à fait l'objet d'un courrier à notre Maire, pour approbation et validation.

Enfin la "comptabilité" qui devrait voir évoluer depuis la mise à jour du Plan Comptable Associatif datant de 2020. 

Notre site dans l'ESPACE TRÉSORIERS propose donc le nouveau plan comptable qui devra être adopté par toutes les associations membres.

Mardi 17 mars 2026

Dans la perspective comme évoqué la semaine précédente, nous devons "réactiver" le projet "COMPTA" . A cette fin il convient de mettre à jour de notre base de données relative à tous les trésoriers et trésorières qui, souvent dans l'ombre, s'attachent à remplir au mieux leur fonction. Puis mettre à jour  la liste "Trésoriers" de notre messagerie qui n'avait pas été actualisée depuis quelques années.

Les premières informations sont désormais disponibles sur notre site pour l'actualisation du plan comptable associatif dont la nouvelle version date de 2020.

Les trésorier.e.s qui utilisent notre outil "Exceloms" devront aussi apporter les modifications nécessaires. **** nous proposerons en téléchargement une version 5 de cet outil actualisé ***

Ceci impliquera une mise à jours des pages dédiée à la comptabilité du questionnaire de demande de subventions.

Il reste encore beaucoup à faire ....

Mardi 10 mars 2026

Si les dossiers de subventions font partie des travaux réalisés, il a été constaté que nous n'étions pas dans le rythme habituel des saisons précédentes. L'organisation de notre 50ème anniversaire où toute notre équipe s'est mobilisée intensivement, fut chronologiquement, un premier vecteur de ce retard, puis la qualité des dossiers qui pour certains( souvent les mêmes) ont passablement ralenti toute chronologie de nos saisies informatiques.  Il subsiste donc quelques points d'insatisfaction à satisfaire. Le nouveau design de notre site 'plan large" nous a obligé à réviser l'ensemble des rubriques et de redécouvrir un thème de 2019 (sondage dédié à la comptabilité à destination des Président.e.s  ET Trésorier.e.s ) qui n'a jamais été exploité

CRISE COVID Oblige :-( . Aussi nous engageons dans cette démarche auprès de nos membres dans les semaines à venir.

Par ailleurs nous adressons pour chaque association un courrier complémentaire aux subventions versées aux Clubs, qui permet à chaque trésorier.e de "ventiler"  dans les bonnes rubriques de FONCTIONNEMENT (3 aides) et COMPÉTITIONS (3 aides) les montants dédiés.

Notre trésorier s’attache à finaliser les comptes de l'OMS en vue de notre prochaine A.G qui, exceptionnellement se déroulera un MARDI soit le 28 Avril 2026.  

Mardi 3 mars 2026

Équipe au complet, une séance très perturbée en raison de la lenteur de notre réseau informatique très (trop) sollicité. Le dysfonctionnement sur 2 ordinateurs pour pouvoir lire les fichiers PDF ???? , fort heureusement nous avons laissé ADOBE pour utiliser FOXIT et oui ça fonctionne. 

Nous agrémentons notre site d'un espace privé avec mot de passe qui ne sera pas détaillé dans cet article.

Mais là encore la lenteur du réseau joue avec nos nerfs...

Toutefois nous avons émis des courriers "accusé de réception" à destinations des trésoriers, s'agissant de la cotisation d’adhésion de 10 euros...  

Courant février et mars 

Suite à la transformation de notre site internet (en "plan large") de nombreuses pages et rubriques doivent être révisées et adaptées pour une meilleure lecture.

Notre site est aussi un support d'aides pour notre questionnaire où, chaque page par un simple clic permet d'accéder à une aide en ligne. Et sur le même principe notre outil de comptabilité "Exceloms"  qui est utilisé par plusieurs associations.

C'est aussi l'occasion d'actualiser pour insérer des nouveautés et supprimer des articles désuets.

Ce travail est réalisé hors de nos réunions hebdomadaire.

Mardi 24 février 2026

Effectif réduit -2 différent semaine précédente - 

Objet de discussions et d'échanges Ville-OMS-Club sont évoqués pour validation de la subvention. 

Le point après demande des PV des Assemblées Générales de 5 clubs - réponse 1 seul.... Possibilité de faire un rappel -  Notre site internet en mode GRAND FORMAT qui exige d'une révision totale de chaque page (et elles sont nombreuses). Notre trésorier s'attache à la mise à jour des comptes et à la recherche d'une facture (trouvée finalement)

Un peu de ménage parmi les "reliques" amassées pour le 50ème anniversaire de notre association. 

Mardi 17 février 2026

Effectif réduit -2 différent semaine précédente - Après avoir pris connaissance des derniers courriels qui sont venus perturber nos précédents travaux  des subventions. Les élus ont été avisés et avons soumis 2 propositions  ces derniers. 

Les secrétaires s'engagent dans des travaux de numérisations des derniers dossiers de subventions. Fort heureusement les outils "Ville" à notre disposition sont performants. Puis les PDF ainsi généré sont archivés dans nos répertoires informatique.

Destruction des anciennes fiches d'anomalies font partie aussi de ce plan de travail.

Satisfaction finale de la mission accomplie. :-)

Mardi 10 février 2026

Effectif réduit -2 - Au cours des dernières séances nous avons porté notre attention sur un document propre à chaque association: Le compte-rendu de l'assemblée générale. Ce document qui la plupart du temps nous est adressé avec le dossier de demande de subventions. Ce qui génère un suivi encombrant au moment où le travail se concentre les régularisations des dossiers imparfaits ou problématiques.

Une organisation a donc été mise en route, pour faciliter le processus de sauvegarde de ces PV d'AG année par année sur notre réseau informatique. 

A ce titre nous avons adressé un courriel pour anticiper et obtenir ces documents manquants de l'année 2025.

Nous précisons que cette anticipation est favorable aux clubs car le paramétrage personnalisé du dossier de demande de subventions, affichera que nous OMS détenons ce document.

A la suite de ce travail des explications du paramétrage du fichier Questionnaire de demande de subventions ,dispensées aux membres de l'équipe OMS.

La possibilité d'organiser une séance de sensibilisation auprès des clubs pour ces "fameux dossiers de sub! ".

A étudier la pertinence

Mardi 03 février 2026

Équipe au complet 2 thèmes de travail sont proposés:

La poursuite de l'actualisation des fichiers "entraîneurs" (qui représente la page 7 du questionnaire de demande de subventions. Cette actualisation de ces fichiers type Excel prend en compte l'ajout de nouveaux diplômés et la suppression signalée par les clubs. La semaine dernière une première partie a été faite qui exige de faire des contrôles d’accessibilité, et ces contrôles ont révélés des imperfections... corrigées.  Puis pour chaque fichier les déposer dans l'espace dédié de chaque association concernée.

L'autre thème tout aussi important est celui des P.V. des Assemblées Générales de clubs adhérents. Ces PV nous parviennent soit sous forme papier et sous forme de PDF, nous numérisons les premiers. Un suivi s'avère important car s'ils nous parviennent au plus tôt, ils peuvent permettre de personnaliser le questionnaire de demande de subvention.

Nous mettons en place des supports papiers format A3 pour ce suivi.

Mardi 27 Janvier 2026

C'est en effectif réduit (-2) que cette session s'est déroulée. Elle fait suite  (en partie) à une réunion "Ville" voir l'article ci-dessous du 26 janvier. Sur des évolutions importantes non explicables à première vue que nous nous sommes penchés car elles étaient susceptibles de montrer des problèmes de nos outils.... Ce ne fut pas les cas et nous étions en mesure de faire la "certification" de l'ensemble de nos calculs. 

Par ailleurs nous procédons à la numérisation des PV des Assemblées Générales des clubs adhérents. 

Des doublons dans nos enregistrements mériteront que nous fixions des aménagements de ces procédures. Notre local devra être optimisé pour faciliter notre travail secteur par secteur.

Lundi 26 Janvier 2026

15h30 - C'est en Mairie que la traditionnelle rencontre avec nos élus et techniciens référents permet dans le détail de présenter les résultats du calcul des subventions issus des dossiers de demandes de subventions  des associations adhérentes. Nous avons depuis quelques années amélioré nos outils pour présenter les comparatifs de la saison N et la saison N-1 pour l'ensemble des associations. Les variations importantes sont mises en évidences. Plusieurs remarques ou questionnements ont été mentionnées pour lesquelles nous ne pouvions répondre précisément  (nous ne dispositions des documents témoins). La "disparition" de 2 associations et la venue d'une nouvelle faisant l'objet d'une actualisation de nos outils fut prise en compte.

C'est avec une série de questions à notre encontre se termina cette réunion.

Mardi 20 Janvier 2026

Si la semaine précédente nous étions "sous pression" , il reste toutefois plusieurs missions à réaliser sur le thème des subventions et de ses nombreuses composantes. 

Aussi les secrétaires se plongent dans l'univers des entraîneurs diplômés des associations. Il convient de mettre à jour pour chaque club concerné sa feuille (excel) Entraîneurs composante du dossier de demande de subventions pour la saison prochaine. Les manœuvres de mise à jour exigent beaucoup d'attentions et de suivre un process rigoureux.

Par ailleurs l'équipe des finances, après la longue période consacrée aux subventions qui mobilisent l'ensemble de l'équipe, retrouve toutes les obligations de mise à jour de tout ce qui concerne notre comptabilité.

Les premiers préparatifs de notre rapport annuel adressé notre Maire sont abordés.

Mardi 20 Janvier 2026

Si la semaine précédente nous étions "sous pression" , il reste toutefois plusieurs missions à réaliser sur le thème des subventions et de ses nombreuses composantes. 

Aussi les secrétaires se plongent dans l'univers des entraîneurs diplômés des associations. Il convient de mettre à jour pour chaque club concerné sa feuille (excel) Entraîneurs composante du dossier de demande de subventions pour la saison prochaine. Les manœuvres de mise à jour exigent beaucoup d'attentions et de suivre un process rigoureux.

Par ailleurs l'équipe des finances, après la longue période consacrée aux subventions qui mobilisent l'ensemble de l'équipe, retrouve toutes les obligations de mise à jour de tout ce qui concerne notre comptabilité.

Les premiers préparatifs de notre rapport annuel adressé notre Maire sont abordés.

Mardi 13 Janvier 2026

Une séance sous haute pression! 

Avec la proximité des "municipales" l'impératif est de pouvoir délivrer à l'équipe municipal le résultat détaillé des subventions dédiées à nos adhérents. (clubs) .

Nous avions déjà quelques retards sur notre calendrier aussi l'obligation à l'issue de notre travail de répondre aux attentes pressantes.

Nous avons avancé les horaires de travail à partir de 15h30.

2 équipes s'engagent dans le défi et à chaque phase de catégories de subventions contrôle de concordance.

Visite de dirigeants pour un dossier particulièrement imparfait (absences de pages) 

De grosses inquiétudes sur une erreur incompréhensible jusqu'à repérer le problème après plusieurs investigations.

Finalement vers 19h30 nous étions soulagés!

Nous méritions bien la galette des rois....

Mardi 6 Janvier 2026

C'est la reprise après les fêtes de fin d'année. Il: s'agit aussi de la dernière permanence de régularisation des dossiers de subventions imparfaits.

Des régularisations ont été aussi adressées par courriel, en particulier l'envoi des diplômes entraîneurs.

La phase de saisie des données pour le calcul des aides, phase toujours faites par 2 groupes.

Et pour cette séance les "résultats sportifs "individuels" et/ou par" équipes" est suffisamment exigeante  pour déterminer les 4 meilleurs résultats. Nous passons via une feuille de recueil des données pour faciliter la saisie des éléments sur ordinateur. 

Visite d'un club en fin de séance pour nous fournir les pièces en attente de régularisation. 

Mardi 16 Décembre 2025

Une séance importante qui permet aux dirigeants concernés de nous délivrer les réponses aux anomalies constatées sur leurs dossiers de demande de subventions. Nous avons pu ainsi apporter les renseignements techniques de régularisation.

Aux associations qui n'ont pas donné suite, nous adressons un ultimatum pour que le 6 janvier 2026 nous soyons à même de prendre en compte (sans pénalité) leurs dossier.

Mercredi 10 Décembre 2025

Finalisation de l'examen des dossiers investissement des dirigeants.

Une nette amélioration de la qualité des dossiers 

Mercredi 10 Décembre 2025

Avec un effectif au complet nous faisons le point sur les avancées du traitement des anomalies des dossiers ( qui de notre côté a révélé des failles sur notre site internet après la visite de dirigeants lors de notre permanence (fichiers PDF non actualisés) . Les dossiers" investissements des dirigeants" sont en cours d'examen final.

Les nombreuses visites des clubs ont mobilisé notre équipe et sujet a des discussions qui ont révélés des failles sur les aspects financiers des pages consacrées à la comptabilité.

Nous y sommes très attentif car cette part "vitale" des associations n'est pas considérée avec l'attention qu'elle mérite.

Mardi 9 Décembre 2025

Avec un effectif au complet nous faisons le point sur les avancées du traitement des anomalies des dossiers ( qui de notre côté a révélé des failles sur notre site internet après la visite de dirigeants lors de notre permanence (fichiers PDF non actualisés) . Les dossiers" investissements des dirigeants" sont en cours d'examen final.

Les nombreuses visites des clubs ont mobilisé notre équipe et sujet a des discussions qui ont révélés des failles sur les aspects financiers des pages consacrées à la comptabilité.

Nous y sommes très attentif car cette part "vitale" des associations n'est pas considérée avec l'attention qu'elle mérite.

Jeudi 4 Décembre 2025, Vendredi 5 décembre

Un premier courriel adressé à tous les dirigeants qui fait état de la situation "dossiers de subventions" après examen de ces derniers.(renvoi sur notre site) et pour les anomalies téléchargement des fichiers descriptifs en PDF.

2ème courriel le lendemain pour préciser notre disponibilités de permanences le 9/12/25 de 18h à 19h

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Les retards accumulés dans le traitement des dossiers doivent être au maximum "rattrapés".

Aussi les dossiers "Investissements des Dirigeants" qui font partie intégrante des "Aides de Fonctionnement" et qui ne concerne que quelques clubs font l'objet des contrôles. Ce sont des dossiers particulièrement complexes qui ont été aux 3/4 examinés.

 .

Mardi 2 Décembre 2025

Édition 2 (mise à jour)

Les aléas et contraintes du quotidien des membres de notre équipe doivent être pris en compte dans les travaux en cours, aussi en effectif réduit nous avançons à 16H le début cette séance de travail.

Préalablement et en dehors des permanences, la mise à jour de nos outils de calculs et la saisie partielle des données de "Bilans" des clubs, et leur cohérence a été en partie réalisée. C'est donc cette tache qui est finalisée et montre des "incohérences" qui seront signalés aux clubs concernés.

le 2eme contrôle des dossiers de subventions se poursuit, et dans la foulée les anomalies sont recensées sur nos outils d'édition.

Un long est pénible parcours pour notre équipe tant les anomalies sont nombreuses et inadmissibles. Nous ne pourrons admettre la négligence avec laquelle certaines associations ont rendu leur questionnaire de demande de subventions.

Les associations concernées seront alertées des mesures que nous pourrions prendre.

Toutes les fiches d'anomalies sont prêtes mais vu l'heure avancée après 4 heures de travail 

Nous mettrons en ligne les fiches d'anomalie à partir du 4 décembre fin de journée.

Mardi 25 Novembre 2025

15H00 Sur RDV assistance comptabilité sur des opérations comptables particulières, dont on peut désormais retrouver sur l'espace trésorier de notre site - Évocation et explications sur les "immobilisations".

17H00 L'équipe OMS au complet avec pour mission principale l'examen des dossiers de subventions, rappel ces dossiers sont examinés par 2 groupes différents. Nous observons qu'une  associations ne mesure pas la qualité de son dossier avec l'absence de plusieurs pages !!!. .

Avec l'arrivée d'une nouvelle association nous avons la nécessité d'actualiser de nombreux fichiers. 

Une séance appliquée et studieuse mais il subsiste encore des examens à faire.

Par ailleurs, nous essayons de palier aux problèmes de notre réseau informatique (voir article ci-dessous) incompréhensible qui risquent fort de perturber notre travail.

Samedi 22 Novembre 2025

Le retard accumulé dans le traitement des dossiers de subventions et les évènements importants arrivée et sortie de membres adhérents viennent percuter nos routines habituelles et nos outils.

Aussi l'incorporation d'un nouveau membre affecte  l'ensemble de nos nombreux fichiers incontournables. La mise à jour de ces outils doit être réalisée en urgence avant notre réunion du "mardi". 

Malheureusement les fichiers cibles n'étaient plus accessibles.... 

Sans entrer dans le détail la "récupération chronophage" des dossier a pu être réalisée. Ces problèmes cruciaux que notre prestataire habituel connaît et restent inexpliqués et nous obligera à prendre des mesures de sauvegarde autre....

Mardi 18 Novembre 2025

Une séance de debriefing pour tous les événements qui ont eu lieu au cours de la semaine du 11 novembre, animés notre domaine d'activités... non développés dans cet article.

Puis nous nous engageons avec beaucoup de retard que l'examen des dossiers de subventions de la saison. Comme à l'habitude 2 équipes distinctes s'engagent dans cette mission toujours studieuse animée par des questionnements.

Ce travail est essentiel dans l'observation des données affichées.

L’exiguïté de notre espace n'offre pas les conditions optimales pour ces travaux et nous devons faire avec; et la semaine prochaine, il reste encore du "pain sur la planche". 

Mercredi 11 Novembre 2025

Effectif: 1 - Mission préparer le terrain pour la semaine suivante.

Transfert d'un fichier sur un ordinateur et paramétrage. Mise à jour de l'environnement DELL (1 heure)  - Édition et impression des fiches de relevé des anomalies des dossiers de subventions.

De nombreux évènements intervenus au cours de la semaine vont perturber notre travail et notre agenda traditionnel.

Mardi 11 Novembre 2025

Jour férié : Juste une visite pour mettre à jour notre annuaire et modification des contacts.

Lundi 10 Novembre 2025

Réunion avec les représentants de la Ville et représentant d'une association.

Notre présence jugée nécessaire pour apporter notre "expertise" 

Mardi 4 Novembre 2025

Une session avec effectif réduit, visite annoncée de Denis Grosjean (élu ville)  qui vient faire le point sur des dossiers "critiques" pour lesquels nous restons dans l'expectative.

Nous reprenons le cours de suivi des dossiers de subventions et faire les relances appropriées. 

Un correctif est apporté à la prochaine version N+1 du questionnaire subventions qui sera proposée à la rentrée prochaine....

Semaine prochaine 11 novembre notre séance risque fort d'être "blanche" il conviendra de rattraper le retard occasionné par des séances plus longues.

Mardi 28 Octobre 2025

Une session consacrée à la réception des dossiers de subventions où les premiers contrôles sommaires et indispensables sont réalisés.

Nous notons quelques problèmes sur ce thème concernant les règlements d'adhésion par virements. En effet les banques pour des raisons de sécurité imposent le nom conforme du bénéficiaire.  En l'occurrence OFFICE MUNICIPAL DES SPORTS.

Un rappel sera mentionné par mail, mais aussi sur plusieurs pages des aides en ligne.

Plusieurs RDV sont attentes pour répondre aux attente de certaines associations.

Mardi 21 Octobre 2025

Après un week-end de "récupération" nous nous retrouvons en effectif limité (prévu...) . C'est le moment de mettre de l'ordre dans notre bureau après avoir déposé vers une heure du matin les encombrants de notre fête.

C'est aussi le moment où notre trésorier doit "ajuster ses comptes" pour le non consommé. Une rigueur comptable nécessaire. Quelques soucis avec notre système réseau informatique capricieux qui joue avec nos nerfs.

Si ces phénomènes se reproduisent nous devons faire appel à un spécialiste car nous entrons dans la phase des dossiers de subventions.

Pas de chauffage ... il commence à faire "frisquet"!

VENDREDI 17 OCTOBRE   LE GRAND JOUR !

En place depuis 17H 

18 H Premier contact avec le traiteur (La Gueule du Loup)  pour mettre en place le dispositif avec 8 tables rondes et nappes blanches.

19H15 Les premiers invités arrivent

Un coin diaporama et STAND et GRILLES pour un retour sur le passé....

Un coin spectateur pour les discours.

Les animations ont été au top pour le plaisir de tous!

Nous mettrons prochainement un article sur notre site pour mettre en lumière cet événement majeur.

Jeudi 16 Octobre 2025

A 9H RDV Salle des Fêtes pour réception des matériels mis à notre disposition pour le vendredi 17 octobre

A 14H Toute l'équipe de l'OMS est présente pour préparer le dispositif et aménagement qui sera utilisé le lendemain dans le cadre du 50ème anniversaire de notre association.

Quelques problèmes viennent perturber notre mission, mais sans encombre finalement (dernier achat)...

Fin 17H30

Mardi 14 Octobre 2025

La mission est claire ! 

Le Cinquantième Anniversaire de l'OMS c'est donc toute la séance qui a été consacrée à cet évènement qui se rapproche.

Mardi 07 Octobre 2025

Bien sur,  le fond de notre mission est bien connu de l'équipe et chacun retrouve ses repères. En cours de semaine certaines points importants ont été réalisés dans le cadre d'une tombola qui animera la soirée du 17 octobre. et nous poursuivons à finaliser les objectifs en la matière (ce texte est volontairement abscons pour garder le secret)  Nous avons reçu le devis du Traiteur, mais catastrophe : notre imprimante nous alerte d'un problème qui empêche toutes poursuites d'impressions. Il convient rapidement de commander la pièce responsable qui en réalité n'a pu être achetée que le lendemain. Nous restons malgré concentrés, en envisageant la semaine suivante avec détermination. Au cours de cette soirée nous avons visite d'un dirigeant muni de son dossier subventions pour nous le remettre en mains propres.

Ouf

Mardi 30 septembre 2025

Toujours focalisé sur le 50eme anniversaire nous avançons un peu plus dans nos objectifs avec la  livraison de XXX secret XXX. Satisfaction et nous poursuivons dans les adaptations pour prendre en charge les dernières informations et envoi encore des invitations dès lors que nous disposions d'adresses... Nous nous réjouissons que les réponses positives viennent un peu plus renforcer nos espérances. La mise en place d'animations est un sujet très discuté, trop parfois.

Difficile de concilier la pression et le sang froid, mais nous y parvenons finalement.

Mardi 23 septembre 2025

Comme la semaine précédente, préalablement à notre réunion hebdomadaire de 17H, c'est à 14H que nous avons rendez-vous (2 personnes) pour consulter les archives municipales à la recherche de documents plus précis qui nous ont permis d'élucider de nombreux points sur les dates clefs du conseil municipal et sa composition. Un appel de téléphonique à permis enfin de "comprendre" l'essentiel pour être au plus près de la réalité. Nous recueillons également quelques photos de cette période.

17 H Équipe presque au complet   à notre siège.

Il s'agit de faire le point que des évènements qui viennent bouleverser notre calendrier 

Choix des couleurs des "kdo" impossible on se dirige sur une autre couleur - confirmation donnée

Arrivée Nouveau Club > lancer l'invitation -Arrêt d'un Club > lancer l'invitation pour l'implication 

Un œil sur l'article ville qui mérite une restriction (non achevé)  - Édition des lettres d'invitations (2)

Confirmation des lots de tombola reste à finaliser avec commerçant. - Relance vers les clubs qui n'ont pas répondu sur ANNIV50..... 

Mardi 16 septembre 2025

Préalablement à notre réunion hebdomadaire de 17H, c'est à 14H que nous avons rendez-vous (2 personnes) pour consulter les archives municipales à la recherche de documents clefs pour l'historique de notre association, quelques documents furent consultés mais n'offrant pas  de réelles avancées.

17 H Équipe au complet   à notre siège.

C'est l’effervescence qui gagne nos rangs où la recherche de mise en valeur de documents "historiques"  archivés dans 

nos armoires. Mêlé à la gestion courante  à assumer ce fut une séance pleine.... avec dans l'esprit encore beaucoup de travaux à réaliser. 

Mardi 9 septembre 2025

L'équipe s'est retrouvée limitée à une "doublette" les aléas n'ont pas été favorables :-{ 

Fort heureusement nous avions prévu une longue séance en avançant à 15h30 au lieu de 17h00 notre séance de travail programmée pour le "50ème anniversaire de notre association",  et ce "chantier" est bien chargé.

Les conditions de location de la salle des fêtes étant particulièrement lourdes et chronophage.

Par ailleurs notre priorité du moment est bien l'édition des invitations de la liste des dirigeants des associations adhérentes à l'OMS. Parfait! 

Une 2eme liste constituée des officiels ville, et autres services ville , ainsi que les nombreuses personnes qui furent tout au long de ces longues années, membre du C.A de l'OMS auxquelles viennent s'ajouter des volontaires bénévoles qui ont participé activement des thèmes spécialisés : comptabilité ; groupe de travail sur les AG. 

C'est sur cette liste que nous avons rencontré des difficultés du publipostages très volatile. un perte de temps qui à mis à rude épreuve nos nerfs.

La mise sous pli et enfin nous pouvons être satisfaits. il est 19h30  

Mardi 2 septembre 2025

L'équipe est au complet 1/4 d"heure plus tôt afin de faire un bref tour du "chantier" 

Nous accueillons notre traiteur pour définir le cadre du buffet qui sera un point central dans l'organisation du 50ème anniversaire de notre association. Ces échanges ont permis d'aborder de nombreux aspects et nous devrons sélectionner les options proposées par notre traiteur.

Les lettres d'invitations seront distinctes entre les invités particuliers et les invités dirigeants des clubs adhérents.

Nous allons à la chasse aux adresses postales manquantes, par ailleurs nous commençons aussi à mettre en pratique notre plastifieuse pour consolider les nombreux documents historiques qui seront affichés dans la salle des fêtes...

Mardi 26 Août 2025

Fini les vacances .... pas pour tout le monde...  mais il était important d'entrer dans le vif du sujet : "le 50ème Anniversaire de notre association". Prévu pour le vendredi 17 octobre cette échéance vient  se confronter à la période du questionnaire de demande de subventions annuelle.

Cette première séance de reprise est consacrée à cet anniversaire et aux différentes démarches à réaliser.

Une première partie concerne tous les points relatifs à la mise à disposition de matériel et frais de location. Un entretien "prévu" avec Sylvie répond aux nombreux aspects alors évoqués.

La couverture assurantielle est aussi une exigence et nous entamons les démarches avec notre assureur.

Nous consacrons un temps relatif au cadeau qui sera remis à chacun.e de nos invité.e.s. 

La semaine nous aurons un entretien direct avec le "traiteur" pour déterminer la nature et le type du buffet traditionnel....

Mardi 1er juillet 2025

Les "vacances" approchent et nous faisons le point sur les nombreux aspects qui caractériserons notre manifestation du 17 octobre. Nous prenons des décisions relatives à la "tombola gratuite" qui animera cette manifestation. Dès la première séance un RDV est convenu avec notre "traiteur" . 

Nous actualisons les fichiers qui recensent tous les invités ... et il reste encore quelques "vides".

Bon...  nous écourtons cette séance car un rassemblement des usagers de "La Grange" est prévu par l'équipe de Mathilde.

Sympathique fin d'après midi !!!

Mardi 24 juin 2025

En raison d'une animation dans le hall d'accueil, nous avons avancé d'une heure notre séance de travail. Un rapide débriefe sur notre présence la veille, à l'AG d'un club  qui suscite doute sur la valeur de celle-ci.

Puis nous nous impliquons dans ce qui va nous occuper pleinement, s'agissant de notre "cinquantenaire".

Nous devons enrichir la base de données nos  invités qui auront à des niveaux différents été impliqués dans le fonctionnement et animation de notre association.

Recueillir les adresses postales est donc un défit  à relever dans les meilleurs délais.

Par ailleurs nous "fouillons" dans nos archives dites historiques, pour repérer les documents symboliques d'une époque lointaine où l'informatique était inexistante.... et ceci pour finalement exposer toutes ces étapes traversées par notre association.

Nous savons désormais que le temps est précieux pour relever tous les défis qui se présenteront.

Mardi 17 juin 2025

En équipe réduite, nous abordons le "dossier phare" que représente l'évènement majeur du "cinquantième anniversaire" de notre association.

Un constat s'impose: le chantier s'avère complexe car nous devons définir, puis aborder tous les points majeurs à traiter. Certains sont complexes et exigent de prospecter et recueillir au plus tôt, auprès de nos relations,  des données précises relatives à nos invités.

A ce stade Il nous est aussi difficile d'estimer le nombre d'invités qui répondront à nos invitations.

La période juillet-août n'est pas favorable, aussi devrons nous multiplier les séances de travail courant juin.

Avec l'espoir que le curseur de l'avancée des travaux soit correct.

Mardi 10 juin 2025

Si l'activité tend à diminuer c'est que le travail relatif aux subventions et derrière nous. Alors il est temps de nous intéresser à notre cinquantenaire qui sera célébré le vendredi 17 octobre. Nous abordons divers sujets à ce propos superficiellement car à la demande des dirigeants d'un Club, nous les accueillons pour étudier leurs démarches relatives aux dons. Les échanges furent riches d'enseignements pour une mise en application qui devrait satisfaire ces dirigeants. 

Puis nous terminons notre séance sur des points de détails et de fixer des objectifs à court terme avant le mois de juillet.... le temps passe vite, et il reste un chantier devant nous. 

Mardi 03 juin 2025

Les dernières transmissions des PDF  à destination des élus Ville, qui relatent les éléments de notre dernière AG.

Les "trésoriers" font le job pour enregistrer toutes les écritures dans la perspective de l'usage de la dernière version de notre outil Exceloms... en particulier les immobilisations au cœur des solutions.

Mise à jour de notre site page Accueil qui traduit tous les éléments recueillis à partir des dossiers questionnaires de subventions de la saison. 

Ces informations symbolisent  les énergies remarquables, que l'ensemble de nos adhérents (24 associations), développent sur la Ville d'Eybens.

 Vive le Sport!

Mardi 27 mai 2025

Dernière ligne droite relative à notre dernière et récente AG, création des PDF à destination des dirigeants du "Collège des Associations " quelques soucis techniques viennent perturber le processus... mais finalement accompli.

Notre trésorier aguerri apporte réponse à un courriel pour donner tous les éléments pratiques et nécessaires pour les démarches d'aides financières "Régionale et Départementale".

Par ailleurs nous éditons des courriers à destination des Clubs, courriers qui répond à plusieurs demandes, à savoir le détail des subventions.

En effet la ville n'a pas fourni ces éléments pourtant nécessaire aux trésoriers et trésorières, et exigées pour la prochain dossier de demande de subventions.

Pour terminer la séance nous accordons un temps de réflexion au sujet phare 2025 ... Le 50éme anniversaire de l'OMS.

Mardi 20 mai 2025

Encore tout frais dans nos têtes c'est le moment pour notre équipe de faire le point sur tous les aspects de notre Assemblée Générale Ordinaire du 16 mai.

Les points relatifs à la présence des dirigeants,du déroulement, des interventions font l'objet de quelques remarques

ainsi que  le côté "détente" avec le buffet que nous proposions en fin de soirée.

Rapidement les secrétaires se mettent à l’œuvre pour rédiger le compte-rendu de notre AG à destination des dirigeants  de clubs et aux élus de la Ville.

c'est aussi le moment de prendre en compte les aspects d'insatisfaction pour les prendre en compte lors des sessions à  venir.

Alerté par un club nous éditerons prochainement un courrier à destination des clubs adhérents pour détailler les diverses catégories d'aides de la ville, issus de nos calculs de répartition.

Vendredi 16 mai 2025 ****

Déroulement de notre Assemblée Générale ordinaire qui réunissait les représentants des associations adhérentes à l'OMS. Le contenu fera l'objet d'un PV qui sera adressé à ces derniers.

Mardi 13 mai 2025

AG se rapproche, et nous nous adaptons aux impératifs personnels de nos membres, mais confiant car l'essentiel est déjà prêt. Quelques vérifications et mises à jour de nos présentations sont réalisées.

Nous profitons pour tous les aspects matériels concernant principalement le buffet,  de réorganiser nos placards et tiroirs afin faciliter les accès à nos besoins.

Nous adressons des courriels aux dirigeants pour avoir une estimation du nombre de personnes susceptibles de "rester" pour la partie convivialité au buffet qui clôturera notre AG

Mardi 06 mai 2025

AG se rapproche, et nous nous adaptons aux impératifs personnels de nos membres, mais confiant car l'essentiel est déjà prêt. Quelques vérifications et mises à jour de nos présentations sont réalisées.

Nous profitons pour tous les aspects matériels concernant principalement le buffet,  de réorganiser nos placards et tiroirs afin faciliter les accès à nos besoins.

Nous adressons des courriels aux dirigeants pour avoir une estimation du nombre de personnes susceptibles de "rester" pour la partie convivialité au buffet qui clôturera notre AG

Mardi 29 avril 202

Encore avec un effectif réduit nous consacrons un temps à "faire de administratif"  en particulier la correspondance avec la Ville,  notre fédération qui organise son Assemblée Générale à ... Arras. Déjà averti par téléphone nous confirmons note absence. Il est vrai que la structure de notre association n'a pas la même consistance et les mêmes objectifs menés par professionnels... .

Nous finalisons quelques échanges avec le "traiteur" pour des points de détails "gustatifs" à l'approche de Assemblée Générale Ordinaire et de son traditionnel buffet final.

Présentation de l'ébauche du rapport moral qui permet d'inscrire des thèmes oubliés qui méritent d'être évoqués.

Quelques réflexions sur l'organisation du 50ème anniversaire  et notre capacité à contacter les nombreux invités qui ont été impliqués sur cette longue période au fonctionnement de notre association.

Mardi 22 avril 2025

C'est avec un effectif réduit que nous abordons les aspects de notre prochaine Assemblée Générale Ordinaire programmée le 16 mai prochain. Conjointement nous adressons par courriel à tous les dirigeants ce renseignement par le dépôt des "convocations et pouvoirs" dans les boites courriers de la Maison de la Vie Associative .

C'est aussi l'occasion de publier les invitations traditionnels aux élus et autres invités d'honneur.

Différents échanges de courriels urgent sont réalisés... Puis nous consacrons un temps évoquer les affaires "sensibles" qui impactent une association.

Sur une note plus légère l'organisation du 50ème anniversaire de notre association.

Mardi 15 avril 2025

Séance particulière qui permet de faire le point sur les différents courriels reçus et en particulier les réponses favorables à des sollicitations financières (dons) de deux associations.

L'acceptation du devis du traiteur habituel pour la partie finale (buffet) qui offrira à tous les dirigeants un moment de partage important.

Par ailleurs les point rapide est fait pour préciser le prochain questionnaire qui doit s'adapter pour proposer le mode de règlement de l'adhésion 10E à la rentrée prochaine. -Chèque ou Virement.-

Le 50ème anniversaire de notre association est déjà bien ancré dans nos têtes et la date fixée au 17 octobre réservée pour la salle des fêtes. Un travail non dévoilé dans cet article est réalisé par les secrétaires.

Avec la présence d'une "visiteuse" très appréciée nous exprimons notre vœu de l'associer à notre organisation du cinquantenaire pour ses connaissances de terrain ce qui permet aussi d'élargir notre regard sur cet évènement si important.

Mardi 8 avril 2025

Encore une session consacrée à notre prochaine Assemblée Générale. A cette fin, notre site mentionne en page Accueil un pré-avis de cet évènement. 

Les convocations et pouvoirs sont édités pour être délivrés prochainement dans les boites courriers des Clubs.

Nous avons fait l'acquisition d'un destructeur de papier plus performant pour "faire le ménage" et libérer de l'espace dans notre local où tout doit être optimisé pour le rangement.... mis à l'épreuve immédiatement !!!

La finalisation du prochain questionnaire évoqué la semaine précédente reste à finaliser et devra aussi être développée sur l'aide en ligne sur notre site internet.

Le trésorier finalise les arrêtés comptable.

Dimanche 6 avril 2025

Comme chaque année l'OMS est un partenaire de la manifestation sportive "GRENOBLE - VIZILLE" avec les épreuves de  randonnées aux départs :  Gymnase des Ruires à partir de 7H jusqu'à 10H.

Notre participation consiste à participer à l'encadrement (sécurisation) des 4 épreuves sur le territoire de notre commune. Les Clubs de Gym Loisirs d'Eybens et Cyclos Eybens Poisat ont bien répondu à notre appel pour créer et renforcer le groupe des volontaires.

Un grand merci à ces 2 clubs fidèles à ce rendez-vous.

La météo très favorable a été appréciée par tous...

Mardi 1er avril 2025

Une session qui sera en partie "conditionnée" par les courriels reçus et aussi par les préparatifs très anticipés de notre prochaine Assemblée Générale courant Mai. Pour cette partie nous perdons du temps à retrouver nos archives AG .... que nous avions sous les yeux!. C'est donc ce travail préparatoire qui nous apportera la sérénité lors cette rencontre avec les clubs le 16 mai 2025...

Par ailleurs nous actualisons notre site avec le dernier club absent de la "Vitrine des Clubs.

C'est une satisfaction pour notre équipe, car cette vitrine est largement consultée dès la rentrée de septembre.

Nous donnons suite  à une demande de soutien  d'un club pour une action particulière.

Nous préparons d'ores et déjà le prochain questionnaire de subventions en intégrant la possibilité de régler l'adhésion par virement.. jusqu'alors les adhésions se réglaient par chèque.

Au cours de la semaine nous avons fait l'acquisition de matériel qui devrait en partie nous être utile pour l'organisation du 50ème anniversaire de notre association.

Mardi 25 mars 2025

Le prochain évènement interne à notre association sera notre Assemblée Générale il est donc temps d'engager les premiers travaux. A cette fin les secrétaires s'engage dans cette mission qui trouvera principalement les sources dans notre rubrique "Notre Actualité".

Une tache quelque peu rébarbative mais qui proposera en finalité un document représentatif de nos engagements et travaux de la saison écoulée.

Par ailleurs nous sommes impliqués et engagés dans le soutien bénévole pour l'épreuve "Grenoble -  Vizille" dont le départ à partir du gymnase Roger Journet proposera le dimanche 6 avril , 4 épreuves randonnées et trail?

Avec le soutien des bénévoles principalement issus de Gym Loisirs (un grand merci!) nous devons prendre connaissance des points de ralliements et missions... A cette fin nous avons mis sur notre site (rubrique réservée) les informations transmises par l'organisateur.

Nous évoquons avec les trésoriers  les provisions à constituer et le matériel à acheter pour travailler dans les meilleurs conditions avec le but de fêter le 50ème anniversaire de notre association...

Mardi 18 mars 2025

C'est le moment pour faire un travail d'archivage numérique grâce au scanner de la Grange.

Les dossiers subventions font partie du premier lot , puis l'archivage dans notre outil informatique.

Les comptes rendu des AG Club pour ceux qui ne nous les avez pas communiqué préalablement au traitement des dossiers subventions... charge pour nous à éviter les doublons.

Nous consacrons un temps d'échanges sur l'évènement majeur qui représentera notre association pour en fêter le 50ème anniversaire. Nous avons décidé de ne pas l'associer à notre prochaine A.G. une façon de ne pas "spolier" l'une et l'autre manifestation.

Nous avons d'ores et déjà listé un belle liste d'invités.

Mardi 11 mars 2025

Une séance dans le prolongement des points particuliers abordés la semaine précédente, en constatant que notre simulation d'une enveloppe budgétaire particulière .... n'a pas été retenue et donc nous restons sur nos premiers résultats.

La reprise des fichiers entraineurs qui n'ont pas été traité dans les règles ....  savoir que seuls les diplômés fédéraux et d’État sont pris en compte. Puis dans un deuxième temps téléversé sur notre site ... l'usage des fichiers sont désormais disponibles pour le questionnaires subventions en septembre 2025.

L'envoi de courriers à chaque dirigeant des clubs adhérents confirment leur adhésion au Collège des Associations de l'O.M.S. d'Eybens.

Les ennuis persistent sur la disparition de fichiers Excel très important sur notre NAS, que nous avons pu réhabiliter  et sauvegarder dans les dossiers cibles.

Mardi 04 mars 2025

"Coup de chaleur" pour les secrétaires! : avec disparition des fichiers entraîneurs de notre centralisateur (NAS) de fichiers. Nous avions déjà constaté ce problème  en octobre dernier...

Après des manipulations ces fichiers sont retrouvés ... soulagement.

Mise  jour des fichiers entraîneurs peut commencer et oblige a respecter une suite d'actions particulières qui demandera beaucoup d'attention... même si le résultat final demandera  être révisé hum....

Autre chantier avec les "trésoriers" qui mettent au point les opérations comptables en vue de notre prochaine AG. Elle sera sensible aux provisions confortées avec d'éventuels investissements matériels. Par ailleurs paiement de notre cotisation annuelle à notre fédération FNOMS.

Autre travail réalisé  la demande de la Ville pour simuler une baisse générale de l'enveloppe budgétaires des subventions. A ce titre par "solidarité avec nos membres" nous décidons de réduire de 500€ notre aide non critériée.

Une fin de journée bien chargée pour notre équipe!

Mardi 25 février 2025

S'il fallait qualifier cette séance le terme "studieuse" résume le travail et la coordination de chacun.e

Le but était de finaliser et adresser à Monsieur le Maire la synthèse finale sur l'exploitation des dossiers de demandes de subventions des associations.

Plusieurs documents  annexes font partie de cette synthèses où tous les aspects administratifs, financiers et sportifs sont détaillés.

Nous commençons à étudier sur la mise à jour de notre "règlement intérieur" afin de mettre en conformité ce dernier en intégrant des règles "oubliées" pourtant visibles sur notre site.

Voir: Présentations des Aides-Cadre Général

Ces règles portent sur les dossiers de subventions et la présence à notre A.G.

En cours de séance nous avons la visite de Denis Grosjean (élu ville) l'occasion d'échanger nos différents points de vue,

Bonne séance et semaine prochaine mise à jour des fichiers entraîneurs et autres ....

Mardi 18 février 2025

La séance des "retrouvailles" avec nos vacanciers de retour....

Mais une séance qui va s'avérera particulière avec des obligations pour certains... qui nous quitterons en cours de séance.

Suite à notre rencontre, la veille, avec le élus de la ville il convenait donc de traduire à notre équipe présente tous les échanges évoqués lors de cette réunion.

Nous avons remis des documents qui permettent de faire aussi des constats sur les évolutions des aides pour chaque associations... Aussi circonspect sur une évolution très importante pour l'un des Clubs que nous explorons dans le détail pour déceler un montant anormal. Certes il ne s'agissait que de comparatifs et en aucun cas une erreur dans le calcul de aides mais un report erroné dans un état.

Nous évoquons les "dossiers investissements des dirigeants" qui se sont avérés incomplets et l'absence de justificatifs obligatoires ne nous permettent pas de valider ces dossiers.

Nous pensons que des rencontres avec les équipes dirigeantes de ces clubs permettrons de spécifier tous ces aspects.

Nous remettons le travail final consistant  adresser a  Monsieur le Maire une synthèse détaillée de nos travaux.

Mardi 11 février 2025

Toujours en effectif limité, nous abordons cette séance avec la satisfaction d'avoir abouti  la phase finale de détermination de la répartition des aides "subventions" .

Nous présenterons ce résultat lors d'une prochaine rencontre avec les Élus de la Ville lundi prochain.

Dans ce cadre nous devons finaliser, les états comparatifs avec la saison précédente.

A cette fin nos outils permettent d'établir plusieurs états répondant à ce besoin.

Par ailleurs notre trésorier s'attache à finaliser la fin de l'exercice comptable, avec un ensemble de contrôle de nos immobilisations. Il est important de contrôler l'existence dans le détail.

C'est aussi l'occasion de faire le point sur nos besoins d'équipements qui faciliteraient nos organisation dans un local "limité en surface".

Dès la semaine prochaine nous retrouverons avec plaisir l'équipe au complet!

Mardi 04 février 2025

La phase finale prévue comme un passage sans problème s'est avérée lors de nos derniers contrôles perturbante...

Après maintes rectifications et vérifications nous nous sommes aperçus pour le fichier "témoin" avait un doublon ...que d'incompréhension et enfin découvert la source de nos frayeurs.

Un belle perte de temps mais soulagement en définitive.

Lors de cette session nous avons procédé à l'enregistrement des données extraites des "Dossiers Investissement des Dirigeants" de 6 Clubs. Et ainsi nous sommes OK pour communiquer à nos élus les résultats de nos travaux.

 --En cours de semaine nous avons finaliser un fichier de type Calc qui vient se joindre à un fichier Excel destinés au donateurs (renoncement de frais de transports) . ---

Mardi 28 janvier 2025

Toujours en phase finale sur le dossier Investissement des Dirigeants, nous nous attachons à définir les aspects concernant les CERFA émis par quelques Clubs pour le "Renoncement de remboursement des frais de déplacements" avec pour contrepartie l'émission de Cerfa pour les donateurs.

Il s'agit de bien de faire coordonner les dates d’émission des Cerfa avec les déplacements de l'année civile des déplacements. Aussi nous avons fait un arbitrage pour ne prendre en compte que les éléments répondant à cette exigence.

Nous proposerons sur notre site un fichier de type Calc qui viendra compléter la version Excel .

Au cours de notre séance visite d'une membre de la JBE qui nous apporte les justificatifs manquant dans leur dossier. Ce fut l'occasion d'échanger de nombreux aspects relatifs à 'activité des bénévoles et autres...

Semaine prochaine nous pourrons finaliser les dossiers SUBVENTIONS      OUF!

Mardi 21 janvier 2025

Comme prévu notre équipe n'est pas au complet pour une séance consacré aux Dossiers Investissement des Dirigeants, qui doivent répondre OBLIGATOIREMENT certains justificatifs qui nous permettent de valider ou non les déclarations des clubs. Nous ne pouvons qu'être déçu par l'absence de rigueur et d'exigence des dossiers reçus.

On peut citer : Édition de CERFA pour du "parrainage " : ??? les conséquences pourraient )être fâcheuses en cas de contrôle fiscal....

 Une visite à consulter.

Par ailleurs nous constatons que les renoncements  aux frais de déplacements ne sont pas établis dans les bonnes règles et que les barèmes indiqués sont parfois obsolètes.

Aussi cette séance ne pouvait qu'être source de déceptions et de perte de temps.

Cette situation nous obligera à rappeler fermement les exigences en matière fiscale et nous ferons évoluer les rubriques consacrées sur notre site internet.

La séance terminée nous rejoignons le hall d'accueil pour rejoindre l'équipe de "la Grange" et des nombreux invités...

Mardi 14 janvier 2025

Nous avions réalisé une bonne partie des traitements de données (enregistrements) issus du fameux questionnaire.

Lors de cette séance nous commençons le contrôle des dossiers particuliers : "Dossier Investissement des Dirigeants" qui sont particuliers à étudier et à contrôler.

6 dossiers ont été réceptionnés - Les contrôles ont montré que les exigences en matière de justificatifs sont soit absents soit erronés ou encore absence de justificatifs. Aussi nous avons envoyé les premiers avertissements aux clubs concernés.

Par ailleurs une autre équipe s'est formée pour mettre en conformité les "fichiers entraineurs" avec les diplômes reçus.

Beaucoup d'errements lorsque les dirigeants n'utilisent pas le dernier fichier actualisé mais celui de la saison précédente. Un imbroglio néfaste en est le résultat en nous obligeant à corriger les données déjà enregistrées.

Nous porterons notre attention sur ce point lors des premiers contrôles des dossiers, en observant la daté de mise à jour. Perte de temps pour nous qui va retarder l'édition des fichiers entraineurs pour la saison prochaine.

Semaine prochaine nous serons en effectif réduit.

Mardi 07 janvier 2025

Après la période des fêtes de fin d'année, il est temps de nous retrouver à la poursuite de nos travaux.

Depuis le 20 décembre 24 nous avons reçu quelques mails qui viennent régulariser partiellement des dossiers de subventions... déjà exploités. Il est donc urgent d'apporter les rectifications des données enregistrées.

La suite nous la connaissons ... la poursuite des données "Transports et Déplacements Compétitions"  pas évident pour les 2 binômes de retrouver les bons réflexes et l'attention de chaque instant...

Cette organisation (double saisie) a montré une nouvelle fois son intérêt avec des résultats différents.  L'enquête rondement menée à permis finalement de certifier les bons chiffres. SATISFACTION!

Cette expérience que nous avons encore des pistes pour améliorer ces lacunes.

Nous faisons un point final et préparons le programme pour la semaine prochaine où nous serons au complet.

A savoir : mise à jour des fichiers "entraineurs" et examen  et contrôle des dossiers "investissement des dirigeants".