Archives 2015

Mardi 22 décembre 2015

En comité restreint .. vacances obligent, nous avions pour mission d'enregistrer sur notre application informatique toutes les données relatives aux transports.

C'est certainement l'opération la plus délicate qui demande une attention de tous les instants. Certes notre organisation en double saisie par 2 équipes distinctes est mobilisatrice, mais elle est la garante d'un résultat indubitable.

Nous finalisons enfin la saisie des critères "arbitrages".

Le travail réalisé et les aménagements que nous avons mis en pratique, sur ces dernières semaines montrent que nous avons toujours des points d'amélioration.

Nous aurons à les intégrer "officiellement" dans les différents documents organisationnels que nous avons mis en pratique cette saison.

Semaine prochaine ... repos!

RDV en 2016 dès le 5 Janvier 2016

 

 

Vendredi 11 décembre 2015

C'est à l'Assemblée Générale des OMS de l'Isère, qui s'est déroulée au siège de l'OMS de Fontaine que notre Président s'est rendu.

Sous la Présidence de Mme Claude Balmand, notre assemblée est accueilli par un élu de la Ville de Fontaine. En préambule à cette AG Christian Robillard (Président de l'OMS du Pont de Claix) propose un long exposé sur les valeurs du sport de l'origine de l'olympisme à nos jours. Cet exposé fustige nos autorités du manque de considération et de soutien à la hauteur des valeurs humanistes que le sport transporte.

Cet exposé est un résumé de l'ouvrage réalisé par le Président de l'OMS de Pont de Claix à l'occasion du 50ème anniversaire de cette association.

l'AG se poursuit par les rapports: moral, d'activité et financier qui montre que les OMS sont des organisations fragilisées par les changements d'équipe municipales et que l'importance qui est accordée à nos organisations n'est pas réellement prise en compte. Le danger est grand car c'est le regard des décisionnaires publics sur le sport qui se délite. Il faut donc que chacun des responsables OMS  rappelle, auprès des autorités, le travail de coordination, d'organisation et autres aspects réalisé.

Cette AG fut aussi l'occasion pour chacun d'échanger sur les pratiques de chacun . l'hétérogénéité  des organisations, montrent que nos dirigeants ont un forte capacité de s'adapter aux conditions rencontrées dans leurs villes respectives.

 

Mardi 08 décembre 2015

En comité restreint nous débutons la réunion avec un peu de retard, le président étant en réunion CCAS par ailleurs. Le point est fait sur les derniers dossiers subventions non conformes dans les délais. Ce retard n'est pas admissible, il se traduira par un malus sur les subventions accordées tel que prévu dans le "Cadre Général" des aides critériées. La question est posée : Comment une association qui veut prétendre à une subvention, néglige à ce point la constitution du dossier ? Les excuses ne sont pas recevables dans la mesure où notre site et le questionnaire même comporte des éléments facilitateurs, et ... de plus nous sommes toujours à la disposition des Clubs lors de nos permanences du mardi soir.

M URRU qui était en réunion à la Maison des Association vient nous rendre visite, nous lui faisons part de notre décision de "malusser" ces dossiers, décision approuvée. La prévision d'une baisse des subventions est également évoquée.

 

Nous envisageons de programmer un Comité Directeur courant janvier 2016 pour aborder divers sujets et en particulier l'aide aux projets qui tarde à se mettre en place.

La semaine prochaine nous nous engagerons dans ce lourd et délicat de travail de saisie des informations, nécessaire au calcul des aides

 

Mardi 24 novembre 2015

Une séance attendue par notre groupe de travail,  pour permettre aux clubs d'apporter les éléments de régularisation de leurs dossiers. Tour le monde sur le pont pour fournir renseignements utiles et précisions.

Outre l'aspect technique de ce type de réunion, ce fut aussi un moment privilégié pour discuter avec des dirigeants que nous n'avons pas toujours l'occasion de rencontrer.

Cette réunion démontre aussi que la volonté de nous contacter en cas de difficultés lors de la constitution des dossiers n'est malheureusement pas un réflexe. Elle montre aussi que tous les moyens que nous mettons en œuvre sur notre site pour apporter un maximum de renseignements pratiques, ceux-ci ne sont pas consultés.

Sans doute devrons nous trouver le moyen de mieux sensibiliser nos adhérents.

Semaine prochaine nous devrions avoir tous les éléments rectificatifs pour finaliser cette première étape. A noter que certains clubs ne se sont pas présentés à notre permanence..

Nous aviserons des mesures à prendre dès la semaine prochaine!

Mardi 17 novembre 2015

Suite aux courriers et mails reçus depuis mardi dernier nous faisons le point sur les dossiers subventions concernés et donnons réponses à nos interlocuteurs.

Le mardi OMS le Président a remis les dossiers "Investissements des Dirigeants" à Laure Prandt (Chef du Service des Sports de la Ville) , ces dossiers ayant fait l'objet d'un examen de notre part au cours de la séance du 10/11.

Cet examen a révélé que nous n'avions pas affiché clairement, pour les déclarations de Renoncement à remboursement de frais engagés par les bénévoles, les objets retenus.

Après débat nous validons ce qui avait été décidé tacitement lors des travaux du CSPS que seuls les frais relatifs aux déplacements pour compétitions seront retenus pour le calcul de l'aide. Cela ne présume en aucun cas que les Clubs acceptent d'établir des Cerfa sur des déclarations d'autres natures. Une mise à jour de notre site a été faite en conséquence.

Un autre chantier ouvert pour la recherche de Fédérations Sportives "MultiSports" afin de fournir des éléments pour les Associations qui ne sont pas affilié à une Fédération et donc ne peuvent pas prétendre à l'agrément sports. Ce chantier devra aussi éluder les aspects obligatoires.

Une mise à jour du Planning des équipements a été faite et mise en ligne sur notre site.

La semaine prochaine sera TRÈS chargée puisque nous tiendrons la permanence de "régularisation des dossiers"  à destination des Clubs.

Mardi 3 novembre 2015

Visite impromptue  et sympathique du Président de l'OMS de Pont de Claix pour nous remettre en main propre l'ouvrage que nous avons commandé à l'occasion du 50eme anniversaire de son association. Un moment d'échange toujours très appréciable.

Nous recevons quelques dossiers "complémentaires" pour les clubs en capacité de recevoir l'aide "Investissement des dirigeants".

Puis nous nous mettons en marche  pour continuer ce lourd travail de vérification des dossiers OMS débuté fin octobre. Un suivi  et contrôle des diplômes des entraîneurs est réalisé avec une exigence d'attention importante.

Semaine prochaine nous aborderons les pages consacrées à la comptabilité pour finaliser nos contrôles.

Nous devrions être en capacité de délivrer aux clubs le relevé des anomalies constatées pour chacun.

Et réaliser un examen des dossiers "Investissement des Dirigeants" pour le transmettre au plus rapidement possible à la Ville (Service des Sports) avec nos instructions relatives aux anomalies constatées.

Lourde session!

 

 

Mardi 27 octobre 2015

Un début de séance pour faire le point sur les différents points sur lesquels nous sommes interpellés concernant Clubs, OMS et Ville.

Puis nous continuons l'examen des dossiers de subventions. Cet examen n'est que partiel, en effet la semaine prochaine nous étudierons plus spécialement les pages dédiées aux entraîneurs et celles relatives à la comptabilité.

A cette issue nous devrions pouvoir déterminer une date de permanence pour permettre aux clubs de remédier aux irrégularités que nous avons décelées.

 

 

Mardi 20 octobre 2015

Tous les dossiers Clubs sont arrivés. Nous voilà dans le vif du sujet : l'examen des dossiers.

Un moment attendu pour mettre en pratique notre  minutieux processus de contrôle. Premiers dossiers et  premières surprises (pas les meilleures)  qui montrent quelques  dossiers de qualité médiocre qui traduisent d'un  manque de rigueur que nous ne manquerons pas de signaler aux intéressés.

Devrons nous, pour les récidivistes, à appliquer des pénalités ?

En effet cela représente une perte de temps pour toutes les parties concernées.


 

Mardi 13 octobre 2015

Ce mardi une date importante, puisqu'il s'agissait du délai  de retour des dossiers de subventions. Si dans l'ensemble ce délai fut respecté par les clubs, il demeure quelques récalcitrants qui attendent les derniers instants pour constituer leurs dossiers. Incompréhension !

Lors de cette séance de travail, nous avons pris note de problèmes rencontrés par le Club de Basket. Nous avons décidé de nous impliquer dans cette affaire et en faire part aux protagonistes.

La fin de la séance est consacré à mesurer notre capacité pour gagner en efficacité dans l'analyse des dossiers. Ce fut pour certains d'entre nous un temps pour découvrir nos procédures très exigeantes.

Semaine prochaine nous entrerons dans le vif du sujet !

 

Mardi 6 octobre 2015

Une séance programmée qui a permis d'accueillir plusieurs dirigeants afin examiner leur dossier, répondre aux questions et découvrir des problèmes affectant quelques clubs relatifs au fichier Excel des entraîneurs. (Plage verrouillée inaccessible).

Nous avons donc vérifié tous les fichiers et corrigé sur notre site ceux qui présentaient le problème. Un courriel adressé aux clubs concernés.

Deux trésoriers ont pu avoir en direct la dernière version du fichier excel sur la comptabilité.

Nous avons pu aussi tester la réorganisation de notre plan de travail qui demandera, à chaque membre, une implication renforcée.

Semaine prochaine nous espérons avoir tous les dossiers car le délai de retour arrivera à son terme.

 

Mardi 29 septembre 2015

Un début de séance tardif, car le président s'est rendu à une réunion à F Faivre avec les représentants de la Ville (techniciens, élus) et le Club de Basket Président accompagné des membres du bureau, ou le principal sujet était la localisation de la buvette d'après-match. A suivre...

Le reste de la séance a été principalement de nous "conditionner" pour la semaine prochaine qui est consacré au pré-examen des dossiers subventions que les clubs voudront bien nous soumettre. L'an dernier 9 clubs se sont présentés avec une qualité nettement améliorée!.

Un message de rappel a été adressé aux clubs et présidents.

Ce fut aussi l'occasion de prendre connaissance de l'avancée des notices et modes d'emploi qui sans cesse évoluent en fonction des remarques de chacun. Ce chantier permettra à son aboutissement, à une meilleure implication des membres actifs de l'OMS

 

Mardi 22 septembre 2015

Comme nous l'avions programmé, cette soirée a été dédiée à la "mise en route" de la mise à disposition de nos adhérents du Dossier "Investissement des Dirigeants" qui entre dans le cadre du calcul des Aides critériées. C'est donc aussi un ensemble de tâches que nous avons à réaliser en respectant une stricte coordination entre-elles. Ce fut le moment idéal pour tester concrètement la première mouture du descriptif de ce processus que nous avions édité. Le but est atteint.

Concernant ce dossier nous le prendrons en charge par des premiers contrôles avec des exigences qui, depuis 2 ans, n'étaient pas respectées (justificatifs incomplets).

 

Mardi 15 septembre 2015

La séance débute par le rapport de l'entrevue du vendredi 11 avec M. URRU et Mme PRANDT aux membres du bureau. Différents thèmes concernant les clubs suivants l'OCE (Location), le GEC (Fusion) et l'ESA (Régul. Subvention) sont expliqués.

Puis nous nous engageons sur des travaux divers pour répondre aux différents courriers et courriels et mise à jour et complet du barème pour le calcul des aides aux déplacements. Nous faisons un point sur l'avancée du GROS dossier relatif au traitement complet des dossiers de subventions, il devrait favoriser notre efficacité de travail par une meilleure compréhension des taches complexes.

La semaine prochaine devrait être aussi une journée de tests pour notre équipe.

 

Vendredi 11 septembre 2015

Rencontre avec R. URRU et L. PRANDT pour faire le point après la longue période des vacances.

Les problèmes rencontrés par l'OCE avec la "disparition" du terrain de Bel Air et les solutions trouvées et conséquences financières. Un dossier qui devra être exposé au Club.

Un problème décelé au cours de cet été, pour la détermination des aides critériées aux conséquences mineures, un seul Club est impacté, eu égard à l'écart du montant de l'aide financière. Ce club sera avisé par courrier par l'OMS et la Ville régularisera le montant de l'aide.

Nous rappelons que nous n'avons toujours pas de réponse de la Ville sur l'éventualité  d'une convention Ville/Club dans le cadre des dossier PROJETS CLUBS. Malheureusement nous n'avançons pas sur cette affaire qui désormais s'annonce urgente. Le délai de retour des dossiers a toutefois été défini au 31/12/2015 et devrait donc nous permettre de mettre en ligne courant novembre les documents type.

Mardi 08 septembre 2015

Une séance qui s'annonçait intense et elle le fut.

Elle débute par un temps consacré à la "Rentrée des Associations" utile pour notre association pour faire le point avec quelques associations absentes de notre rubrique La Vitrine des Clubs.

La deuxième partie fut consacrée principalement à la mise en route des dossiers de demandes de subventions à destination des Clubs. Ce fut LE moment idéal pour tester un document élaboré par nos soins qui détaille le processus de travail du Dossier Subventions et ses multiples annexes[DOC PROCESS].

Beaucoup d'attention et d'engagement de toute l'équipe avec la satisfaction d'avoir fait "du bon boulot". Un temps aussi pour apporter quelques retouches sur notre DOC PROCESS.

Ce n'est pas fini puisque la semaine prochaine nous finaliserons le deuxième document à destination des Clubs qui vient en complément du dossier principal et destiné à traiter l'Investissement des Dirigeants que nous avons décider de mieux nous l'approprier afin que chaque Club respecte les exigences définies.

Une prochaine rencontre est prévue le 11 septembre avec M. URRU pour avancer sur les dossiers Projets Clubs qui tardent à aboutir!.

 

Mardi 01 septembre 2015

C'est la reprise ... et nous sommes (presque au complet).

débuter une nouvelle saison avec "La Rentrée des Associations" qui se déroulera le 5 septembre dans le Parc de la Mairie ou salle des fêtes une occasion intéressante pour rencontrer les dirigeants de nos clubs adhérents.

La rentrée c'est LE moment pour faire l'état des lieux, et mettre en pratique quelques plans d'organisation afin de gagner en efficacité et créer des groupes de personnes pour assumer les nécessités plus ou moins urgentes qui remplissent notre activité ou encore développer des thématiques particulière. Notre site en sera bien souvent l'aboutissement.

Par ailleurs nous continuerons a expérimenter des outils de formation pour mieux faire face aux complexités des dossiers de subventions.

C'est parti !

 

Vendredi  3 juillet 2015

Rencontre mensuelle avec la Ville représentée par M. URRU avec les présences de P. RONGY, L. PRANDT, JL CHAMOLEY et l'OMS représenté par G. BAGUR , G. CASTEJON, JM BOUISSE, C. PRAS et M. HEBERT

De nombreux sujets sont abordés : La disparition du SIRSE et ses conséquences qui devraient être connues avant le fin de l'année.

L'accession de l'équipe féminine de POLE SUD 38 Handball et les impératifs techniques qui s'imposent en matière d'équipements (éclairage et nombre de spectateurs) pour répondre aux exigences fédérales.

Proposition de la Ville d'une rencontre avec  un représentant de l'ANDES pour connaître toutes les dispositifs qui s'offrent au monde sportif pour permettre un accueil pour un public défavorisé.

Enfin nous terminons sur les prochains dossiers "Projets Clubs" qui devront après quelques retouches être proposé aux Clubs dés la rentrée.

 

Mardi  30 juin 2015

La dernière réunion de la saison sportive. On en profite pour faire un peu de rangement , et un constat sur l'évolution de notre mode d'emploi pour l'exploitation des dossiers de subventions prochains.

 

Mardi  23 juin 2015

Le président relate la rencontre avec le président du GEC et des perspectives que le Club souhaite mettre en place la saison prochaine.

Les dossiers de subventions des 3 années précédentes sont "rangés" selon un protocole qui nous permet un suivi efficace pour la prochaine mouture.

Nous découvrons notre nouvel outil (PC) avec quelques soucis pour les connexions internet.

Nous évoquons également le travail de réorganisation de notre site pour, nous l'espérons, rendre l'accès aux informations plus aisées.

 

Mardi  16 juin 2015

En comité restreint .. ça sent les vacances... nous préparons déjà la rentrée prochaine.

Nous finalisons les fichiers "entraîneurs" qui font partie du dossier subvention.

Nous devrons avancer encore sur la notice mode d'emploi pour ce lourd dossier qui, pour chacun des membres nécessite un document support dont nous avons tracé les grandes lignes.

Il en est de même pour la réorganisation de notre réseau informatique dans le but de faciliter l'accès à nos membres du bureau dans les meilleures conditions.

 

Mardi 9 juin 2015

Faisant suite au traitement final de la planification des équipements et de la transmission de la ville pour validation. (réception nous mettrons en ligne le fichier à disposition des utilisateurs). Nous convenons que ce travail nécessite une grande rigueur mais surtout une homogénéité dans l'approche et le traitement des demandes. Un mode d'emploi est proposé pour la saison suivante.

Avec l'intégration de nouveaux membres actifs nous révisons le tableau des référents OMS au cœur de 4 groupes de Clubs. Après finalisation nous devrions aussi le mettre sur notre site.

En juin nous devons penser déjà à la rentrée prochaine avec la journée "rentrées des associations" début septembre à laquelle nous participerons.

En vue des prochains dossiers de demande de subventions nous faisons une mise à jour des fichiers "entraîneurs" qui feront partie de ces dossiers (page 7). Enfin nous engageons la commande d'un ordinateur en remplacement d'un "ancien" défaillant.

Une soirée bien remplie!

 

Mardi 2 juin 2015

Compte rendu de l'AG de la FNOMS (notre fédération) qui s'est déroulée le 30 mai toute la journée au Pont de Claix.

AG Ordinaire et Extraordinaire pour une refonte des statuts et règlement intérieur. Ces modifications sont étroitement liées aux changements territoriaux en cours [régions et métro]/ Ce fut l'occasion, pour nous, de rencontrer M FERRARI Maire de Pont de Claix et Président de la Métro Grenobloise. Les OMS de l'Isère souhaite prolonger les débats, M. FERRARI a exprimé  son assentiment... Affaire à suivre.

Les plannings sont en cours de finalisation, ce long travail devrait être bouclé à la fin de la semaine. Ils seront soumis pour approbation puis diffusé en téléchargement sur notre site.

 

Samedi 30 mai 2015

Le Président de l'OMS a assisté à l'Assemblée Générale Ordinaire et Extraordinaire de notre Fédération Nationale. Ces AG suivies d'une table ronde (sur la refonte territoriale de la France) .

Les débats furent très animés autour de ces bouleversements annoncés.

 

 

Mardi 26 mai 2015

Rapport et commentaires de la réunion du vendredi précédent en Mairie: lettre de cadrage dernière mouture à intégrer dans le futur dossier "projets clubs".

Soumission de 2 projets (ADCE et OCE) commentaires sur le montage de ces dossiers et du positionnement décisionnaire.

Examen des arbitrages des plannings qui seront examinés en mairie le vendredi 29 pour finalisation.

Site internet mise à jour avec une large rubrique consacrée à notre AG bien particulière.

 

 

Mardi 19 mai 2015

Actualisation des états d'arbitrage pour les divers équipements (salles et gymnases) .

Édition et impression du C.R de notre dernière A.G. ceux destinés au clubs mis sous enveloppe et déposés dans les boites courrier de la Maison des Associations.

Les trésoriers mettent à jour les différentes sollicitations des Clubs (trophées).

 

Mardi 12 mai 2015

Une réunion qui débute sur la présentation les différentes pistes et objectifs que nous devrons aborder en cette fin de saison et la saison prochaine.

Puis nous nous répartissons les taches pour faire avancer le dossier CR de notre AG qui est plus "fourni et détaillé" que les versions précédentes.

les premiers plannings d'équipements sont réalisées mais il reste encore des dossiers en suspens.

Par ailleurs un article est en préparation sur notre site.

La semaine prochaine nous devrions être en mesure de finaliser tous ces "chantiers".


 

Mardi 5 mai 2015

La date limite de retour des demandes de créneaux d'utilisation d'équipements pour la saison prochaine est arrivée à son terme. C'est pour nous le moment de nous engager dans le travail de recensement des demandes et inévitablement de constater des chevauchements.

Nous nous répartissons les taches avec l'appui de Laure PRANDT qui nous a rejoint en début de soirée. Ce premier "débroussaillage" est certainement l'aspect le pénible. La semaine prochaine nous devrions déjà y voir un peu plus clair avant de cibler tous les arbitrages restant à faire... mais nous devons procéder par étapes afin de ne pas nous perdre dans gestion des plannings.

Le PV de notre AG à fait l'objet d'un examen, mais il restera à le finaliser dès la semaine prochaine.

 

Mardi 28 avril 2015

Réception des dernières demandes de créneaux. Tous les clubs adhérents à l'OMS ont répondu SEOO. Un debriefing de la réunion de la veille est dispensé aux membres du bureau de l'OMS.

L'élection du Bureau Directeur a été réalisée avec l'intégration de Jacqueline BOHIN nouveau membre actif de l'OMS lors de notre dernière AG. L'organigramme sera communiqué en accompagnement du PV de notre AG.( voir ici )

Ce PV est en cours de préparation.

 

Lundi 27 avril 2015

A l'initiative de la Ville et de ses représentants : Mme F. MÉGEVAND, M. R. URRU  a- Techniciens Ville : M P. RONGY et L. PRANDT une rencontre s'est déroulée pour examiner tous les points "sensibles" en relation avec le Club de Basket représenté par son Président J. VIAL accompagné pour la circonstance de 8 membres ayant des responsabilités au sein de l'association.

M ROCHAT Président du SICE était présent dans le cadre de la gestion du gymnase F Faivre.

L'OMS étant représenté par G. CASTEJON et M. HÉBERT

Plusieurs points on été abordés, propres au fonctionnement du BBCEP faisant suite à des problèmes rencontrés ces derniers mois. Un point important concernant le changement du sol de grande salle et une maintenance des gradins prévus sur une période restant à fixer avec les entreprises, l'idéal étant début Juillet pour ne pas entraver le fonctionnement "normal" de début de saison. Le traçage de la petite salle devrait être changé et être homologué.

L'évocation de définir un règlement intérieur pour chaque équipement qui viendrait compléter la convention d'occupation domaniale signé par les utilisateurs.

 

Mardi 21 avril 2015

Réunion en petit comité, avec le retour de vacanciers, mais l'absence d'autres ... notre bureau n'est donc pas dimensionné pour satisfaire les décisions de constitution des membres du bureau.

c'est l'occasion de "récupérer" les nombreuses photos qui illustrerons le prochain article qui sera consacré à notre dernière AG.

Un travail qui devra être participatif pour que chacun puisse apporter sa "touche".

La préparation du procès verbal de notre AG sera le prochain objectif à réaliser.

Vivement la semaine prochaine avec une équipe que l'on espère au complet!

 

Mardi 14 avril 2015

Réception et commentaires sur copie courrier reçu du Président (ex) de l'OCE.

Debriefing de notre AG :

 

Avec des constats qui nous interpellent sur l'absence récurrente de plusieurs associations. - Prise en compte ou pas de ces défections pourrait être un point de notre règlement intérieur (reste à débattre).

Paroles aux Clubs (non proposé): 

Susceptibles d'alourdir l'organisation de l'AG

Autres solutions : Proposer un comité directeur spécifique en Janvier avec un temps limité (environ  1h 30)

Le Rapport moral conséquent en raison du développement des 40 ans d'existence de notre association.

Un point de grande satisfaction avec la nomination de Président d'Honneur accordée à Jean-Pierre Scarpelli.

Le "geste" de reconnaissance de la Ville présenté par notre Maitre Mme Francie Mégevand avec un présent que l'équipe de l'OMS appréciera sans aucun doute ....

 

Le Buffet a été apprécié semble t il !!!

 

Autre point évoqué, notre  présence aux AG de notre Fédération qui se dérouleront le 30 Mai 2015 à Pont de Claix.

 

 

Vendredi 10 Avril 2015

Déroulement de notre AG qui fera l'objet d'un article illustré sur notre site.

 

Mardi 7 avril 2015

Dernières consignes éditions des états - examen des rapports et illustrations etc

 

Mardi 31 mars 2015

Réunion consacrée à faire le point sur l'organisation de notre prochaine AG avec toutes ses spécificités.

Avec en début de séance le débriefing de la réunion du vendredi 27 (voir ci-dessous).

 

Vendredi 27 mars 2015

Réunion en Mairie avec Mr URRU, Paul RONGY et Laure PRANDT.+ 4 représentants de l'OMS

Avant l'ordre du jour (dossiers projets) nous sommes informés des problèmes inhérents aux terrains de pétanque et des expertises réalisées pour la faisabilité d'un aménagement du terrain de bel air. Le coût élevé ne permettant pas d'envisager les réalisations à cours terme (non budgétisé). La lettre de cadrage tant attendue, nous est communiquée; elle définit les différents axes que la ville et ses élus souhaite voir se développer dans les dossiers "projets Clubs" . Cette lettre devra faire l'objet d'une révision pour en faciliter la lecture et mettre en évidence les points fondamentaux. Les dossiers projets devraient être mis en place dès la saison prochaine. Nous évoquons aussi les dossiers dits de "Haut-Niveaux". M HEBERT rappelle que cette notion de Haut-Niveau doit tenir compte des spécificités des différents sports, et qu'il faudra plutôt considérer le terme "Pratiques de Niveaux Supérieurs".

Prochain RDV en mai 2015

 

Mardi 24 mars 2015

Nous poursuivons le travail de préparation de notre AG avec de nouvelles idées pour fêter notre 40eme anniversaire sans alourdir le temps des discours... nous optons par une exposition de documents anciens traduisant les méthodes de travail à l'époque du FRANC. Donc gros travail de recherche qu'il restera à finaliser semaine prochaine.

Mardi 17 mars 2015

Sur la même lignée, mais en comité plus restreint, nous consacrons l'essentiel de la soirée à faire le point sur les aspects particuliers de notre prochaine Assemblée Générale sous le signe des 40 ans d'existence de notre association.

Nous garderons un peu de confidentialité sur ce sujet pour en conserver ... la surprise.

Mardi 10 mars 2015

Sur la même lignée, mais en comité plus restreint, nous consacrons l'essentiel de la soirée à faire le point sur les aspects particuliers de notre prochaine Assemblée Générale sous le signe des 40 ans d'existence de notre association.

Nous garderons un peu de confidentialité sur ce sujet pour en conserver ... la surprise.

Mardi 3 mars 2015

Plusieurs sujet abordés lors de cette session:

Compte rendu à l'ensemble des membres actifs de la dernière réunion avec l'équipe municipale du 27 février.

Nous consacrons l'essentiel de la soirée à faire le point sur les aspects particuliers de notre prochaine Assemblée Générale sous le signe des 40 ans d'existence de notre association.

Nous garderons un peu de confidentialité sur ce sujet pour en conserver ... la surprise.

Vendredi 27 février 2015

précédent article effacé par erreur - reprise


Rencontre avec les responsables de Ville, élus et techniciens (R. URRU, G. BUGLI, P. RONGY, L. PRANDT) l'OMS étant représenté par 5 personnes.

M. URRU évoque des dossiers en cours qui font suite à des courriers ou situations particulières avec les clubs : Pôle Sud Handball, Basket-ball Eybens Poisat. Les options et opérations concernant le stade Bel Air qui devraient prochainement mises en situation.

Puis nous abordons le thème principal de cette rencontre relatif aux dossiers "Projets" qui représentent une autre catégorie d'aides, dissociée des aides "Critériées" dont l'OMS à la charge.

Notre association propose un nouveau document (révision d'une précédente version) qui met en évidence les aides indirectes ou contributions de la Ville. Cet aspect fait l'objet d'explications détaillées. Quelques retouches restent à faire

La "lettre de cadrage" de la ville qui sera l'expression de la nouvelle équipe municipale reste à faire connaître par cette dernière pour faire partie du document "Projet".


M. URRU exprime le souhait que les financements de projets dépassant 400 € fasse l'objet de la signature d'une convention entre la Ville et l'Association.

Mardi 24 février 2015

L'approche de notre prochaine AG qui se déroulera le 10 avril nécessite d'ores et déjà de décisions importantes. En effet nous fêterons (en autre) le 40eme anniversaire de notre association et à cette occasion plusieurs décisions doivent être prises dans les meilleurs délais.

C'est donc une grande partie de cette soirée à laquelle nous avons fait les arbitrages.

La deuxième partie est dans la continuité de des permanences précédentes pour aboutir à un document interne très documenté sur le processus du traitement des dossiers de subventions.

Il s'agit là d'un long travail qui nécessitera encore de nombreuses heures de travail.

Une prochaine rencontre est prévue ce vendredi pour communication d'une lettre de cadrage de la ville relative aux "dossiers projets" .

Mardi 17 février 2015

Une soirée bien remplie dans continuité des précédentes sessions et préparer les prochaines étapes.

Nous consacrons un temps à l'organisation de notre prochaine AG qui sera singulière car nous fêterons le 40eme anniversaire de notre association. Amis lecteurs, nous gardons une part de mystère autour de cet évènement ...

Nous nous répartissons plusieurs chantiers :

mise à jour du document support consacré au traitement des dossiers de subventions (descriptif détaillé).

Mise à jour d'un fichier 'planning calculé" qui permettra de se préparer avec méthode pour le prochain chantier des planifications des équipements.

Les trésoriers finalisent les comptes de notre associations par des mises à jour que nous qualifierons de "techniques".

Mardi 10 février 2015

C'est en comité restreint que notre réunion hebdomadaire se déroule, nous obligeant à reporter le "chantier" du support pour le traitement des dossiers de subventions.


Un long débat s'instaure pour relater les échanges auxquels certains d'entre-nous ont participé,  lors de la dernière réunion avec les représentants de la ville.

Nous pouvons en tirer une conclusion que notre point de vue est écouté pour des aspects de faisabilité de certains points techniques (relatif aux aides financières).

Nous avions rappelé que le traitement des dossiers clubs était très lourd et que tout changement pouvait être lourd de conséquences.

Nous évoquons aussi la mission que la ville nous a confié : obtenir les adresses (non nominatives) de tous les membres des associations adhérentes. L'OMS se chargera alors de filtrer toutes ces données pour connaitre les répartitions géographiques de ces adhérents (extérieurs et eybinois [par quartier].

Nous examinons les possibilité d'acquérir du nouveau matériel informatique car une partie de notre matériel devient obsolète ( 10 ans d'age).


Nous adressons courrier à Mme le Maire pour une demande officielle d'un nouveau cadre tarifaire qui sera communiqué aux clubs lors de notre AG


Lundi 9 février 2015 spécial

Réunion de travail à notre siège en présence du staff organisateur du semi marathon Grenoble Vizille qui aura lieu début avril.

Comme l'an dernier l'OMS s’appuiera sur son équipe, mais aussi sur les bénévoles des clubs adhérents pour apporter notre contribution à cette grande manifestation qui traverse notre ville.

Nouveauté : Cette année le rassemblement pour le départ de la rando pédestre se fera sur le site du parc de la mairie.

 

Nous prendrons contact prochainement avec les Clubs qui voudrons bien nous donner un coup de main !

 

Vendredi 6 février 2015 spécial

Rencontre en mairie (évoquée dans notre précédent article) avec M. URRU (élu), P. RONGY et L. PRANDT

et 4 membres de l'OMS.

Cette rencontre avait pour but principal de donner suite à l'envoi de notre tableau de calcul des aides critériées.

Nous évoquons les problèmes engendrés (stage Basket) par l'utilisation du gymnase F Faivre - Type B qui est réquisitionné (Préfecture) pour accueillir les personnes sans abri en ces périodes hivernales.

Le terrain de basket sur le Type C devrait faire l'objet d'une normalisation de son tracé lors d'une prochaine réfection du sol.

M. URRU nous informe que le total du budget sport est ramené de 228 K€ à 220 K€, avec une baisse des aides critériées dont le total passe de 170 K€ à 165 K€.

Nous avions déjà "intégré" cette baisse sans toucher les budget initiaux mais en modifiant le coefficient d'ajustement.

Les sommes affectées aux dossiers projets et autres subiront une baisse de 3K€

Nous constatons que le péri scolaire subit une forte hausse passant de 12 € à 19 K€. Nous en faisons la remarque et de l'impact que cela représente sur le solde restant. tout en constatant de fortes disparités dans les tarifs. Un consensus s'établit autour la nécessité de "recadrer" ces aides et éventuellement de les "sortir" du budget sport.

 

La ville nous charge de recueillir des informations de localisation du public (adhérents aux clubs) extérieurs à Eybens, mais aussi les Eybinois (rues).

Cette demande devra faire l'objet d'une prochaine demande auprès des dirigeants.

 

Enfin nous présentons le cadre tarifaire et sa vocation en demandant une hausse des montants de l'ordre de 2% environ. Nous officialiserons cette demande par un prochain courrier.

Prochaine rencontre prévu dans 2 semaines.

 

Mardi 3 février 2015

Dans la froidure de l'hiver il fait bon de se retrouver et de mettre à profit notre énergie pour notre association.

Nous commentons un courrier émanant de Mme le Maire que nous souhaitions rencontrer pour faire le point sur nombres de points et aspects de notre partenariat qui se veut pro actif. Cette dernière ne pouvant se libérer (en réunion à la Métro) nous recevons confirmation de la rencontre du vendredi 6 février à 14h30 avec M. URRU Raoul.

Cette réunion devrait permettre de finaliser les aides financières "critériées" dont notre association a la charge, mais aussi toutes les autres aides dont nous ne sommes pas prescripteurs. A cette occasion, si le temps le permet nous évoquerons d'autres points tels que le cadre tarifaire et aides sur projets.


Autre point abordé notre A.G. Ordinaire qui se déroule en mars ou avril, en fonction des dates disponibles, cette année 2015 devrait être de nature différente car il s'agit du 40ème anniversaire de notre association, mais chut ...


Dans la deuxième partie de soirée, et comme prévu la semaine précédente, nous avons pour objectif de créer un document support papier pour définir avec précision toutes les opérations nécessaires au processus des "dossiers de subventions OMS" qui commencent dès septembre pour se terminer en janvier.

C'est l'occasion pour notre équipe de comprendre et d'organiser la chronologie des nombreux points à mettre en œuvre. Une belle occasion de revoir notre stratégie de travail pour gagner en efficacité.

Ce chantier bien avancé, doit nous permettre de mettre à jour notre procédure, d'adapter quelques documents. Reste encore a aborder un point très technique et complexe que représente le module de saisie des données pour calculer toutes les aides critériées.

 

Mardi 27 janvier 2015

Les dernières informations et courriers reçus font l'objet de commentaires des membres présents.

Nous apprécions qu'enfin les clubs nous rendent témoins de courriers et documents transmis à la ville et autres instances. En effet cela nous permet d'avoir un point de vue plus éclairé de certaines situations et d'être, si nécessaire, un interlocuteur régulateur.


Nous sommes dans l'attente d'une rencontre avec les élus et en particulier avec Mme Le Maire car notre association n'a pas jusqu'alors fait l'objet d'échanges sur la nature de notre partenariat et de nos échanges. Avec aussi la possibilité de faire entendre nos propositions.


Nous terminons sur un point déjà évoqué la semaine précédente, par le président, sur l'ensemble des travaux relevant du dossier de subventions qui représente la plus lourde tache pour notre association.

Sa complexité nécessite que chacun des membres actifs de l'OMS prennent la mesure de tous les arcanes.

En effet seul le président est l'élément régulateur de ce travail, ce qui représente une "fragilité" sensible à laquelle nous devons remédier.

En conséquence, dès la semaine prochaine nous nous engagerons sur la création d'un document-support, document nécessitant la collaboration de chacun des membres.

 

 

Mardi 20 janvier 2015

Nous débutons notre réunion par un debriefing  de la réunion inter associations organisée par la ville le 15 janvier. Pour représenter l'OMS nous étions 3 sans consigne préalable. Le rôle de notre Association et son organisation n'offre pas nécessairement beaucoup de possibilités d'ouvertures et de mutualisations;  les spécificités du milieu sportif en sont le premier obstacle.

Nous attendons le compte-rendu de cette rencontre pour avoir un point de vue plus éclairé.

Le reste de la soirée a  à compiler des éléments notables que nous communiquons, chaque année à notre Maire, accompagnés d'un tableau synthétique.

Ce travail de synthèse démontre que nous avons encore des marges d'évolution dans l'efficacité du traitement de ces dossiers.

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Nous attendons les conclusions et décisions de la ville relatives aux simulations que nous avons réalisés sur les aides financières critériées, dont nous avons la charge.

 

 

Mardi 13 janvier 2015

L'évènement proche annoncé par la Ville pour la Formation d'un Conseil des Associations, programmé pour le 15 janvier à 20 H à la salle des fêtes est source d'un débat entre les membres. Quel peut-être notre position et notre implication dans cette future organisation?

En effet, notre association est déjà fédératrice de l'ensemble des 25 association sportives.

Nous ne souhaitons pas nous trouver, de fait, et par hiérarchie dans cette organisation comme décisionnaire.

Autre sujet déjà évoqué par Président : celui de la connaissance la plus complète possible des outils que nous utilisons, en particulier ceux utilisés pour le traitement des dossiers de subventions et des aides critériées. Cela nécessitera une implication de l'ensemble des membres.

Puis nous évoquons les possibilités de rendre plus "efficace" notre travail, ce qui nécessite une révision de notre méthode, éviter les redondances en est la finalité.

 

 

Mercredi 7 janvier 2015

Une réunion dans les murs de notre siège avec Laure Prandt et Paul Rongy, en présence de 4 membres de l'OMS. Cette réunion avait pour but de présenter la finalisation des aides critériées dont l'OMS a la charge.

C'est l'aboutissement d'un long travail de la gestion, des dossiers questionnaires et de leur traitement.

A l'occasion de cette rencontre nous répondons aux demandes de simulations sur les lignes budgétaires des aides critériées.

Après avoir étudié toutes les possibilités nous retenons la solution la plus aisée: celle qui impacte l'ensemble des aides avec la modification du coefficient régulateur/réajusteur.

Nous faisons part de notre inquiétude sur le manque de communication et d'avancée des aides sur projets où la ville devra clairement la faire connaître à l'ensemble des associations, et par ailleurs nous souhaitons une tendance à un travail de collaboration dans un esprit de partage.


 

Mardi 6 janvier 2015

Une réunion avancée en raison de la cérémonie des "vœux du Maire" nous avons programmé une réunion pour finaliser les aides critériées qui devaient faire l'objet de corrections mineures mais importantes quand même sur les principes.



 

Mardi 10 novembre 2015

Comme annoncé la semaine dernière, la séance fut très active car l'enjeu était de finaliser l'analyse des dossiers OMS ET l'examen des dossiers Investissement des dirigeants.

Dossiers OMS:

2 équipes se chargent de contrôler les 5 pages dédiées à la comptabilité pour les 25 dossiers reçus; un lourd travail ou l'attention est de mise, pour constater des oublis mineurs mais aussi des anomalies plus sérieuses. Comme chaque année le nombre d'anomalies est important.

Tout cela se traduit par l'édition de relevés d'anomalies, adressés par courrier aux Présidents et la mise en ligne sur notre site internet. Chronophage !!!

Dossiers Investissement des Dirigeants:

Moins de dossiers, un dizaine seulement examinés par 2 équipes. Quelques dossiers très lourds où nous avons été contraints d'arbitrer avec beaucoup de rigueur. Là aussi un travail fastidieux a été réalisé pour "éclaircir" les demandes et être en capacité de communiquer ces dossiers à la Ville pour une prise en charge du suivi des régularisations.

Notre équipe a donc été soumise (comme chaque année) à cette pression d'exigence et d'efficacité.

La balle est dans le camp des clubs qui devront régulariser leurs dossiers, et ils sont (trop) nombreux.