Mardi 07 février 2023

Et nous voilà avec un but particulier celui de comparaison des 2 fichiers (voir séance du 31/01/23) . Nous savons que parmi les différentes aides de fonctionnement et compétitions certaines sont sujettes à des différences.

Cette impression ne pouvant que s'aggraver connaissant les conditions pratiques dans les lesquelles nous avons travaillé. Avec des dossiers en attente de réponses des Clubs...

Pour les aides

Fonctionnement :

Adhérents > les 2 versions sont semblables

Encadrement> petite différence déjà connue et corrigée.

Investissement des Dirigeants > Nous avions les mêmes résultats prévisibles sachant que nous avons exceptionnellement reconduite les mêmes aides que la saison précédente. Notre déménagement et la charge de travail exigée ne nous permettait pas de traiter le dossier "investissement des dirigeants" dans les délais, celui-ci étant particulièrement chronophage et exigeant en matière de traitement.

Compétitions :

Transports > Très attendues les différences entre les 2 fichiers ce contrôle nous permettait de découvrir des doublons  et des différences dans saisie et ou la lecture des données extraites des dossiers subventions.

"Attendues" car les conditions d'enregistrements successives avec des équipes différences dans des conditions d'espace de travail dégradées.  Le temps consacré à ces vérification fut notable!

Officiels-Arbitrages > Quelques différences assez facilement repérables, mais d'autres plutôt insidieuses qui compte tenu de la complexité de notre outil de travail nous obligent, après notre incompréhension, à retrouver des cellules de calcul vidées de leurs formules .... Ouf

Résultats > Beaucoup plus simple à contrôler les deux fichiers ont été rapidement alignés.

Ce fut donc une séance studieuse qui démontre que notre mode de fonctionnement permet de nous assurer un travail de qualité au service de la Ville.

<<<< Semaine prochaine La MAVC sera fermée   >>>

Prochaine réunion prévue le 21 février.

Mardi 31 janvier 2023

En effectif réduit 3/5 nous abordons les dernières saisies et enregistrements des données pour aboutir au calcul de répartitions des aides financières.

Ce travail qui demande beaucoup d'attention est sujet à erreurs et oublis. Depuis toujours nous faisons une double saisie sur des postes différents avec comparaison des résultats. Ce

Restera à la confrontation des 2 fichiers enregistrés qui nous l'espérons seront identiques !

Nous serons alors en ordre de marche pour présenter notre travail à nos élus dans une quinzaine de jours.

Lundi 30 janvier 2023

Une  première rencontre en Mairie pour présenter nos premières phases de travail sur les subventions sachant qu'elles ne sont que provisoires n'ayant pas fait l'objet, à ce stade d'avancement de nos travaux, de vérifications.

D'autres sujet sont abordés qui seront plus développés lors d'une prochaine rencontre.

Présents: Xavier Osmond; Denis Grosjean; Mickael Pasero; Michel Hébert

Mardi 24 janvier 2023

Nouvel horaire 17H jusqu'à nouvel ordre. La séance qui s'annonce est la suite logique de la "presque" fin de l'étude des dossiers qui présentaient des anomalies "presque" car les problèmes des bilans comptables rendus par les clubs restaient imparfaits.de nombreux échanges de courriels s’avèrent nécessaires mais très chronophages les trésoriers de l'OMS sont sur le chantier.

L'autre partie de notre mission correspond bien à l'étape suivante : procéder à l'enregistrement des données, issus des dossiers, pour déterminer, par catégories les aides financières.

• Fonctionnement-adhérents : à partir de la grille des effectifs - enregistrement des données sur ordinateur. FAIT

• Fonctionnement-encadrement: à partir de la fiche entraineurs et plans de formation -enregistrement des données sur ordinateur. FAIT
• Compétitions -Transports:  à partir des feuilles dédiées - enregistrement partiel .

Ce dernier point est le plus compliqué à enregistrer qui nécessite la participation de 2 personnes tant l'attention (et la fatigue) est sollicitée.

Comme prévu l’exiguïté de nos locaux ne favorisent pas ces travaux où les dossiers naviguent entre-nous.

Séance bien remplie.

Mardi 17 janvier 2023

Avec un  horaire modifié (17H) nous abordons une séance de travail pour recenser toutes les informations recueillies lors de notre permanence du 10 janvier. La perte de repères dans notre nouveau local ne facilite pas ce travail de fourmi.

Nous constatons que le nombre d'anomalies constatées sur la partie comptabilité (BILAN) des dossiers de subventions est particulièrement élevé. Ces anomalies engendre un suivi rigoureux de notre part qui ne peut se faire qu'avec les trésoriers des Clubs... très chronophages.

La mise à jour de notre Site 'Suivi Phase 1 " est toutefois actualisée ainsi que "Vitrine des Clubs" pour corriger les coordonnées des dirigeants.

Mises à jour des différents annuaires finalisent notre séance.

Mardi 10 janvier 2023

Les retrouvailles pour notre équipe, après une pause pour profiter des fêtes de fin d'année...

Pour rattraper le retard nous avons avancé notre horaire à 17H afin de traiter les "affaires courantes" et surtout de pouvoir plus sereinement tenir une permanence à 19H  pour accueillir les dirigeants des clubs dont le dossier questionnaire comportait des erreurs ou anomalies.

Regrettable de constater que, malgré le délai de retour plus lointain,  le nombre de dossiers imparfaits soit en augmentation.

Pour notre équipe cette permanence s'est déroulée dans notre nouvel environnement qui n'a pas favorisé les échanges parfois utiles entre nous.

Notre local particulièrement exiguë n'autorisant pas de facilités de circulation.

Finalement nous avons réussi à satisfaire l'essentiel, tout en constatant que plusieurs Clubs ne ne soient pas manifestés. Une relance sera faite dès la semaine prochaine.

Tous ces retards sont très pénalisant pour tenir nos objectifs à l'égard des élus de notre ville.