Suivi hebdomadaire du dossier de subventions traité par l'OMS

Rappel : Le délai de retour du dossier : 20 octobre 2017

Le Mardi 28/11  à partir de 19H00 à notre siège -Maison des Associations- sera tenue une permanence pour vous permettre de régulariser les anomalies constatées sur les dossiers incorrects ou incomplets. Nous vous conseillons de vous munir d'une clef USB avec votre fichier afin de corriger et d'éditer sur place les anomalies.


CODES COULEURS

ROUGE RETARD, NON REÇU
Pb sérieux
ORANGE Traitement En cours de régularisation
VERT Dossier conforme

O.K.

 


Ref Nom du Club
Réception

Courrier

anomalies

État   du

dossier

03 Joyeuse Boule d'Eybens OUI  21/11/2017  OK
04 Gym Loisirs d'Eybens OUI NON  OK
05 Basket-ball Eybens Poisat OUI 

21/11/2017

OK
07 Club des Cyclos Eybens Poisat OUI  21/11/2017 OK
09 La Gaule Eybinoise OUI   NON  OK
10 Judo Club d'Eybens OUI   NON  OK
11 Club Lutte d'Eybens OUI  21/11/2017 OK
14 Trampoline Club du Dauphiné OUI   21/11/2017 OK
15 Smash Club d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
16 A la découverte du Cirque OUI   21/11/2017  OK
17 Eybens Tai-Jitsu Club 38 OUI   21/11/2017  OK
19 Gym Volontaire d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
20 La Diagonale d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
21 Athlétic Club d'Eybens  OUI  21/11/2017 OK
23 Eybens Escalade OUI   NON  OK
24 Les Archers du Château d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
27 Olympique Club d'Eybens OUI   21/11/2017  OK
28 Lai Muoi d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
30 Taekwondo 38 Eybens OUI  21/11/2017 OK
31 Eybens Sport Adapté Grenoble Alpes Métropole OUI   21/11/2017 OK
32 Amicale Laïque Échirolles Eybens Tennis Table OUI   21/11/2017  OK
34 Spirit Fighting 38 Eybens OUI   21/11/2017 non réglé
35 GMC 38 Eybens Formation OUI   21/11/2017 OK
36 Pétanque Club Eybens OUI   21/11/2017  OK
37 Handball Club Échirolles Eybens OUI  21/11/2017 OK

VOTRE DOSSIER COMPORTE DES ANOMALIES ?

Télécharger votre fiche relevé (PDF)    * Téléchargement 20xx-20xx /Listes Entraîneurs et Anomalies. (Mot de passe exigé)


Commentaires sur l'étude des dossiers OMS


Premiers commentaires :
La réception des dossiers montre que 1 Club n'avais pas respecté le délai. (mais corrigé dès le lendemain!!!)
La première phase des contrôles a été engagée, et nous amène à constater que le cadre tarifaire n'a pas été respecté pour certains clubs et qui imposera une régularisation avec justificatifs.
Le questionnaire qui fait l'objet d'une refonte a montré quelques imperfections qui nous ont été signalées bien tardivement, et nous a pas permis d'apporter les correctifs dans les délais. Toutes ces anomalies seront régularisées pour la prochaine saison. Avec nos excuses
Commentaires supplémentaires :
En date du 14 novembre nous avons terminé l'examen des dossiers et nous avons relevé des problèmes récurrents, qui démontrent que l'onglet contrôle n'est pas consulté (par exemple absence des dates sur les documents comptables).

Des problèmes de mise en page ou une page se décline sur 2 feuilles, ce qui pose problème car tous les documents sont scannés par la ville.  Et d'autres oublis mineurs.

 

Pourtant nous avons annoncé être à la disposition des Clubs pour répondre à leurs difficultés....

Rappel : Il s'agit de dossiers pour percevoir des aides de la Ville et un minimum d'exigence est nécessaire. Dommage!


Suivi des dossiers "Investissement des Dirigeants" et commentaires

Rappel: En préalable à ce dossier, veuillez consulter les 3 conditions obligatoires* pour compléter de dossier et prétendre aux aides qui lui sont attachées.

(*) Rappel des conditions obligatoires:

1. L’organigramme de votre association montrant le nombre, la qualité et la fonction des bénévoles au sein du club

2. Le Plan de formation des dirigeants (dont le nombre de formations envisagées et/ou suivies)

3. Le présent questionnaire dûment signé avec les justificatifs demandés.


Codes Commentaires

 

HC : Hors Cadre (voir indicateurs)

PAR: Une partie des déclarations a été retenue.

JUS: Justificatifs manquants

ATT : En cours d'examen

ATR : En attente de justificatifs

 



Date limite de retour fixée au 14/11/17

Ref Nom du Club
Dossier Codes
Commentaires

État du

dossier

03 Joyeuse Boule d'Eybens 14/11/2017  PAR  OK
04 Gym Loisirs d'Eybens      
05 Basket Ball Eybens Poisat 21/11/2017    OK
07 Club des Cyclos Eybens Poisat      
09 La Gaule Eybinoise      
10 Judo Club d'Eybens

21/11/2017

 HC  
11 Club Lutte d'Eybens      
14 Trampoline Club du Dauphiné      
15 Smash Club d'Eybens      
16 A la découverte du Cirque 14/11/2017   OK
17 Eybens Tai-Jitsu Club 38 14/11/2017    OK
19 Gym Volontaire d'Eybens      
20 La Diagonale d'Eybens      
21 Athlétic Club d'Eybens      
23 Eybens Escalade      
24 Les Archers du Château d'Eybens      
27 Olympique Club d'Eybens 14/11/2017 PAR  OK
28 Lai Muoi d'Eybens      
30 Taekwondo 38 Eybens      
31 Eybens Sport Adapté 14/11/2017    OK
32 Amicale Laïque Échirolles Eybens Tennis Table 21/11/2017    
34 Muai Thai Eybens Sports de contact      
35 GMC 38 Eybens Formation 14/11/2017  JUS  
36 Pétanque Club Eybens      
37 Handball Club Echirolles-Eybens 14/11/2017    OK

Commentaires

14/11/2017 Délai des dossiers qui n'a pas été respecté par tous ... ce tableau en date du 23/11 sera actualisé le 28

06/12 tableau mis à jour pour les retardataires et pour la première fois nous avons atteints le nombre de 10 déclarants

Début de l'examen des dossiers. Constats si certains sont parfaits d'autres ne répondent pas aux exigences ce qui retarde le traitement final. Il dommage de constater toutes années que malgré les consignes page 2 nous retrouvons toujours dans les problèmes de non respect des procédures pour le partenariat (contrat signé par les 2 parties)  ou les renonciations de remboursement (absence de déclaration du bénéficiaire)

Nous envisageons de mettre en ligne l'ensemble des exigences.

En date du 12 décembre nous avons terminé l'examen des dossiers et nous pouvons regretter que tous les indicateurs relatifs aux restrictions indiquées sur la page 2 du dossier ne soient pas respectés.

Il s'avère que plusieurs clubs nous adresse des dossiers qui n'entre pas dans les définitions précises. Exemple pour les Manifestations Exceptionnelles ou l'organisation de tournois sportifs n'est pas prise en compte, celà engendre de la part des clubs un travail inutile.

 

Devant ces constats nous devrions revoir le format de ce dossier et ajouter une rubrique de conseils sur notre site à l'image de ce qui se fait pour dossier subvention OMS.

** Aucune relance ne sera faite cette année en raison d'impératifs de délais à respecter avec les services de la ville et élus ***