Suivi hebdomadaire du dossier de subventions traité par l'OMS

Rappel : Le délai de retour du dossier : 20 octobre 2017

Le Mardi 28/11  à partir de 19H00 à notre siège -Maison des Associations- sera tenue une permanence pour vous permettre de régulariser les anomalies constatées sur les dossiers incorrects ou incomplets. Nous vous conseillons de vous munir d'une clef USB avec votre fichier afin de corriger et d'éditer sur place les anomalies.

CODES COULEURS

ROUGE RETARD, NON REÇU
 		Pb sérieux
ORANGE Traitement En cours de régularisation
VERT Dossier conforme

O.K.

 


Ref Nom du Club
 		Réception

Courrier

anomalies

État   du

dossier

03 Joyeuse Boule d'Eybens OUI  21/11/2017  OK
04 Gym Loisirs d'Eybens OUI NON  OK
05 Basket-ball Eybens Poisat OUI 

21/11/2017

OK
07 Club des Cyclos Eybens Poisat OUI  21/11/2017 OK
09 La Gaule Eybinoise OUI   NON  OK
10 Judo Club d'Eybens OUI   NON  OK
11 Club Lutte d'Eybens OUI  21/11/2017 OK
14 Trampoline Club du Dauphiné OUI   21/11/2017 OK
15 Smash Club d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
16 A la découverte du Cirque OUI   21/11/2017  OK
17 Eybens Tai-Jitsu Club 38 OUI   21/11/2017  OK
19 Gym Volontaire d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
20 La Diagonale d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
21 Athlétic Club d'Eybens  OUI  21/11/2017 OK
23 Eybens Escalade OUI   NON  OK
24 Les Archers du Château d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
27 Olympique Club d'Eybens OUI   21/11/2017  OK
28 Lai Muoi d'Eybens OUI   21/11/2017 OK
30 Taekwondo 38 Eybens OUI  21/11/2017 OK
31 Eybens Sport Adapté Grenoble Alpes Métropole OUI   21/11/2017 OK
32 Amicale Laïque Échirolles Eybens Tennis Table OUI   21/11/2017  OK
34 Spirit Fighting 38 Eybens OUI   21/11/2017

Traité

35 GMC 38 Eybens Formation OUI   21/11/2017 OK
36 Pétanque Club Eybens OUI   21/11/2017  OK
37 Handball Club Échirolles Eybens OUI  21/11/2017 OK

VOTRE DOSSIER COMPORTE DES ANOMALIES ?

Télécharger votre fiche relevé (PDF)    * Téléchargement 20xx-20xx /Listes Entraîneurs et Anomalies. (Mot de passe exigé)

Commentaires sur l'étude des dossiers OMS

Premiers commentaires :
La réception des dossiers montre que 1 Club n'avais pas respecté le délai. (mais corrigé dès le lendemain!!!)
La première phase des contrôles a été engagée, et nous amène à constater que le cadre tarifaire n'a pas été respecté pour certains clubs et qui imposera une régularisation avec justificatifs.
Le questionnaire qui fait l'objet d'une refonte a montré quelques imperfections qui nous ont été signalées bien tardivement, et nous a pas permis d'apporter les correctifs dans les délais. Toutes ces anomalies seront régularisées pour la prochaine saison. Avec nos excuses
Commentaires supplémentaires :
En date du 14 novembre nous avons terminé l'examen des dossiers et nous avons relevé des problèmes récurrents, qui démontrent que l'onglet contrôle n'est pas consulté (par exemple absence des dates sur les documents comptables).

Des problèmes de mise en page ou une page se décline sur 2 feuilles, ce qui pose problème car tous les documents sont scannés par la ville.  Et d'autres oublis mineurs.

 

Pourtant nous avons annoncé être à la disposition des Clubs pour répondre à leurs difficultés....

Rappel : Il s'agit de dossiers pour percevoir des aides de la Ville et un minimum d'exigence est nécessaire. Dommage!

Suivi des dossiers "Investissement des Dirigeants" et commentaires

Rappel: En préalable à ce dossier, veuillez consulter les 3 conditions obligatoires* pour compléter de dossier et prétendre aux aides qui lui sont attachées.

(*) Rappel des conditions obligatoires:

1. L’organigramme de votre association montrant le nombre, la qualité et la fonction des bénévoles au sein du club

2. Le Plan de formation des dirigeants (dont le nombre de formations envisagées et/ou suivies)

3. Le présent questionnaire dûment signé avec les justificatifs demandés.

Codes Commentaires

ATT : En cours d'examen

HC : Hors Cadre (voir indicateurs)

PAR: Une partie des déclarations a été retenue.

JUS: Justificatifs manquants

ATR : En attente de justificatifs

MVP : Mécénat vers Parrainage*

PVM : Parrainage vers Mécénat*

 

 * Affectation déclarée non conforme, affectation à la rubrique appropriée.


Date limite de retour fixée au 14/11/17

Ref Nom du Club

Réception

Dossier

Codes
Commentaires

État du

dossier

03 Joyeuse Boule d'Eybens 14/11/2017  PAR  OK
04 Gym Loisirs d'Eybens      
05 Basket Ball Eybens Poisat 21/11/2017    OK
07 Club des Cyclos Eybens Poisat      
09 La Gaule Eybinoise      
10 Judo Club d'Eybens

21/11/2017

 HC  NOK
11 Club Lutte d'Eybens      
14 Trampoline Club du Dauphiné      
15 Smash Club d'Eybens      
16 A la découverte du Cirque 14/11/2017   OK
17 Eybens Tai-Jitsu Club 38 14/11/2017    OK
19 Gym Volontaire d'Eybens      
20 La Diagonale d'Eybens      
21 Athlétic Club d'Eybens      
23 Eybens Escalade      
24 Les Archers du Château d'Eybens      
27 Olympique Club d'Eybens 14/11/2017 PAR  OK
28 Lai Muoi d'Eybens      
30 Taekwondo 38 Eybens      
31 Eybens Sport Adapté 14/11/2017    OK
32 Amicale Laïque Échirolles Eybens Tennis Table 21/11/2017  PVM  OK
34 Spirit Fighting 38 Eybens      
35 GMC 38 Eybens Formation 14/11/2017  JUS PAR  OK
36 Pétanque Club Eybens      
37 Handball Club Echirolles-Eybens 14/11/2017    OK

Commentaires

14/11/2017 Délai des dossiers qui n'a pas été respecté par tous ... ce tableau en date du 23/11 sera actualisé le 28

06/12 tableau mis à jour pour les retardataires et pour la première fois nous avons atteints le nombre de 10 déclarants

Début de l'examen des dossiers. Constats: si certains sont parfaits d'autres ne répondent pas aux exigences ce qui retarde le traitement final. Il est dommage de constater chaque année, que, malgré les consignes (page 2), nous retrouvons toujours le  non respect des procédures pour le partenariat (contrat signé par les 2 parties)  ou les renonciations de remboursement (absence de déclaration du bénéficiaire)

Nous envisageons de mettre en ligne l'ensemble des exigences.

En date du 12 décembre nous avons terminé l'examen des dossiers et nous pouvons regretter que tous les indicateurs relatifs aux restrictions indiquées sur la page 2 du dossier ne soient pas respectés.

Il s'avère que plusieurs clubs nous adressent des dossiers qui n'entrent pas dans le cadre requis. Exemple pour les Manifestations Exceptionnelles où l'organisation de tournois sportifs n'est pas prise en compte, cela engendre de la part des clubs un travail inutile.

 

Devant ces constats nous devrions revoir le format de ce dossier et ajouter une rubrique de conseils sur notre site à l'image de ce qui se fait pour dossier subventions OMS.

** Aucune relance ne sera faite cette année en raison d'impératifs de délais à respecter avec les services de la ville et élus ***

 

 

Site mis à jour le

 13 juin 2018

 

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Les dernières actualisations importantes

 

 

11/06/2018

Toutes les pages et articles concernant le dossier "Projets Club" ont été supprimées de notre site. Ce type de dossier n'est géré que par la Ville.

 

09/12/2017

Révision et actualisation de la Présentation des Aides. Haut-Niveau et Dossiers Projets ont été respectivement abandonné et modifié il s'agissait donc de mettre les renseignements en accord avec les réalités ...

 

28/09/2017

Création d'une sous-rubrique de Accueil/Organisation/Les référents OMS qui permet un accès plus aisé pour les dirigeants soucieux de consulter ce dispositif

 

24/05/2017

En téléchargement un article des DG Impôts précisant les modalités de non lucrativité des associations... un texte à prendre en  considération ici  Infos Associations/Nos collectes d'infos

 

26/04/2017

Ouverture d'une page spéciale dans infos association/Chéquier CCAS
Les clubs qui se sont portés volontaires pourront ainsi comprendre le processus qui sera appliqué. Cette page sera au fur et à mesure, améliorée

Mardi 25 octobre 2016

Tous sur le pont !

En effet le 15 octobre correspond à la date limite de retour des dossiers subventions. Si deux clubs étaient manquants*, nous avions une amélioration par rapport à l'année dernière. Grâce à un effectif quasiment au complet nous avons rapidement engagé le processus d'examen des dossiers qui doit de dérouler en plusieurs phases. Ce travail méticuleux s'appuie sur des documents bien utiles pour un travail rigoureux.

Nous savons que la suite s'avère tout aussi dense, et que le week-end de la Toussaint vient perturber notre calendrier.

Une réunion "spéciale" a été programmée pour le Jeudi 1er décembre à destination de TOUS les Clubs avec un ordre du jour qui reste à affiner.

 

(*) En date du 26 octobre nous détenions l'ensemble des dossiers !

 

 

18/04/2017

Mise à jour du Cadre Tarifaire présenté lors de AG du 14 avril 17, disponible en téléchgt à la page Infos aux Associations / *Téléchargements Courants

 

25/3/2017

Ajout d'une page *SPECIAL INFO

qui est accessible avec un mot de passe. Réservée pour des opérations ponctuelles SIGNALEURS course Grenoble Vizille.

Cette page pourra disparaître du menu (non visible) si aucun événement n'est mentionné.

 

20/4/2016

Notre Actualité - Création d'archives (sous menu) pour une meilleure lisibilité et organisation de ce thème.
en cours de traitement

 

17/03/2016

Ajout d'une page *SPÉCIAL INFO

qui est accessible avec un mot de passe. Réservée pour des opérations ponctuelles SIGNALEURS course Grenoble Vizille.

Cette page pourra disparaître du menu (non visible) si aucun événement n'est mentionné.

 

17/06/2015

Modification du design de notre site qui est le premier signe de modifications et de réorganisation pour une meilleure approche

 

22/01/2015

une nouveauté pour les trésoriers qui utilisent l'application sous Excel à destination des trésoriers
Attention EN CONSTRUCTION

 

29/11/2014

une nouveauté pour les trésoriers et tout dirigeants intéressés.
C'est sous la forme d'une série de 3 blogs que nous commençons c'est ici

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