Suivi hebdomadaire du dossier de subventions traité par l'OMS

Rappel : Le délai de retour du dossier : 20 octobre 2017

Le Mardi 28/11  à partir de 19H00 à notre siège -Maison des Associations- sera tenue une permanence pour vous permettre de régulariser les anomalies constatées sur les dossiers incorrects ou incomplets. Nous vous conseillons de vous munir d'une clef USB avec votre fichier afin de corriger et d'éditer sur place les anomalies.


CODES COULEURS

ROUGE RETARD, NON REÇU
Pb sérieux
ORANGE Traitement En cours de régularisation
VERT Dossier conforme

O.K.

 


Ref Nom du Club
Réception

Courrier

anomalies

État   du

dossier

03 Joyeuse Boule d'Eybens

OUI

 

 

   
04 Gym Loisirs d'Eybens OUI    
05 Basket-ball Eybens Poisat OUI    
07 Club des Cyclos Eybens Poisat OUI    
09 La Gaule Eybinoise OUI    
10 Judo Club d'Eybens OUI    
11 Club Lutte d'Eybens  OUI    
14 Trampoline Club du Dauphiné      
15 Smash Club d'Eybens OUI    
16 A la découverte du Cirque  OUI    
17 Eybens Tai-Jitsu Club 38 OUI    
19 Gym Volontaire d'Eybens OUI    
20 La Diagonale d'Eybens OUI    
21 Athlétic Club d'Eybens      
23 Eybens Escalade OUI    
24 Les Archers du Château d'Eybens OUI    
27 Olympique Club d'Eybens  OUI    
28 Lai Muoi d'Eybens OUI    
30 Taekwondo 38 Eybens  OUI    
31 Eybens Sport Adapté Grenoble Alpes Métropole  OUI    
32 Amicale Laïque Échirolles Eybens Tennis Table  OUI    
34 Spirit Fighting 38 Eybens  OUI    
35 GMC 38 Eybens Formation  OUI    
36 Pétanque Club Eybens  OUI    
37 Handball Club Échirolles Eybens  OUI    

VOTRE DOSSIER COMPORTE DES ANOMALIES ?

Télécharger votre fiche relevé (PDF)    * Téléchargement 20xx-20xx /Listes Entraîneurs et Anomalies. (Mot de passe exigé)


Commentaires sur l'étude des dossiers 2017-2018 OMS


Premiers commentaires :
La réception des dossiers montre que 1 Club n'avais pas respecté le délai. (mais corrigé dès le lendemain!!!)
La première phase des contrôles a été engagée, et nous amène à constater que le cadre tarifaire n'a pas été respecté pour certains clubs et qui imposera une régularisation avec justificatifs.
Le questionnaire qui fait l'objet d'une refonte a montré quelques imperfections qui nous ont été signalées bien tardivement, et nous a pas permis d'apporter les correctifs dans les délais. Toutes ces anomalies seront régularisées pour la prochaine saison. Avec nos excuses
Commentaires supplémentaires :
En date du 14 novembre nous avons terminé l'examen des dossiers et nous avons relevé des problèmes récurrents, qui démontrent que l'onglet contrôle n'est pas consulté (par exemple absence des dates sur les documents comptables).

Des problèmes de mise en page ou une page se décline sur 2 feuilles, ce qui pose problème car tous les documents sont scannés par la ville.  Et d'autres oublis mineurs.

 

Pourtant nous avons annoncé être à la disposition des Clubs pour répondre à leurs difficultés....

Rappel : Il s'agit de dossiers pour percevoir des aides de la Ville et un minimum d'exigence est nécessaire. Dommage!



Suivi des dossiers "Investissement des Dirigeants" et commentaires

Rappel: En préalable à ce dossier, veuillez consulter les 3 conditions obligatoires* pour compléter de dossier et prétendre aux aides qui lui sont attachées.

(*) Rappel des conditions obligatoires:

1. L’organigramme de votre association montrant le nombre, la qualité et la fonction des bénévoles au sein du club

2. Le Plan de formation des dirigeants (dont le nombre de formations envisagées et/ou suivies)

3. Le présent questionnaire dûment signé avec les justificatifs demandés.


Codes Commentaires

ATT : En cours d'examen

HC : Hors Cadre (voir indicateurs)

PAR: Une partie des déclarations a été retenue.

JUS: Justificatifs manquants

ATR : En attente de justificatifs

MVP : Mécénat vers Parrainage*

PVM : Parrainage vers Mécénat*

 

 * Affectation déclarée non conforme, affectation à la rubrique appropriée.



Date limite de retour fixée au 14/11/17

Ref Nom du Club

Réception

Dossier

Codes
Commentaires

État du

dossier

03 Joyeuse Boule d'Eybens      
04 Gym Loisirs d'Eybens      
05 Basket Ball Eybens Poisat      
07 Club des Cyclos Eybens Poisat      
09 La Gaule Eybinoise      
10 Judo Club d'Eybens      
11 Club Lutte d'Eybens      
14 Trampoline Club du Dauphiné      
15 Smash Club d'Eybens      
16 A la découverte du Cirque      
17 Eybens Tai-Jitsu Club 38      
19 Gym Volontaire d'Eybens      
20 La Diagonale d'Eybens      
21 Athlétic Club d'Eybens      
23 Eybens Escalade      
24 Les Archers du Château d'Eybens      
27 Olympique Club d'Eybens      
28 Lai Muoi d'Eybens      
30 Taekwondo 38 Eybens      
31 Eybens Sport Adapté      
32 Amicale Laïque Échirolles Eybens Tennis Table      
34 Spirit Fighting 38 Eybens      
35 GMC 38 Eybens Formation      
36 Pétanque Club Eybens      
37 Handball Club Echirolles-Eybens      

Commentaires

14/11/2017 Délai des dossiers qui n'a pas été respecté par tous ... ce tableau en date du 23/11 sera actualisé le 28

06/12 tableau mis à jour pour les retardataires et pour la première fois nous avons atteints le nombre de 10 déclarants

Début de l'examen des dossiers. Constats: si certains sont parfaits d'autres ne répondent pas aux exigences ce qui retarde le traitement final. Il est dommage de constater chaque année, que, malgré les consignes (page 2), nous retrouvons toujours le  non respect des procédures pour le partenariat (contrat signé par les 2 parties)  ou les renonciations de remboursement (absence de déclaration du bénéficiaire)

Nous envisageons de mettre en ligne l'ensemble des exigences.

En date du 12 décembre nous avons terminé l'examen des dossiers et nous pouvons regretter que tous les indicateurs relatifs aux restrictions indiquées sur la page 2 du dossier ne soient pas respectés.

Il s'avère que plusieurs clubs nous adressent des dossiers qui n'entrent pas dans le cadre requis. Exemple pour les Manifestations Exceptionnelles où l'organisation de tournois sportifs n'est pas prise en compte, cela engendre de la part des clubs un travail inutile.

 

Devant ces constats nous devrions revoir le format de ce dossier et ajouter une rubrique de conseils sur notre site à l'image de ce qui se fait pour dossier subventions OMS.

** Aucune relance ne sera faite cette année en raison d'impératifs de délais à respecter avec les services de la ville et élus ***