Rappel : Le délai de retour du dossier : 20 octobre 2017
Le Mardi 28/11 à partir de 19H00 à notre siège -Maison des Associations- sera tenue une permanence pour vous permettre de
régulariser les anomalies constatées sur les dossiers incorrects ou incomplets. Nous vous conseillons de vous munir d'une clef USB avec votre fichier afin de corriger et d'éditer sur
place les anomalies.
VOTRE DOSSIER COMPORTE DES ANOMALIES ?
Télécharger votre fiche relevé (PDF) * Téléchargement 20xx-20xx /Listes
Entraîneurs et Anomalies. (Mot de passe exigé)
Premiers commentaires :
La réception des dossiers montre que 1 Club n'avais pas respecté le délai. (mais corrigé dès le lendemain!!!)
La première phase des contrôles a été engagée, et nous amène à constater que le cadre tarifaire n'a pas été respecté pour certains clubs et qui imposera une régularisation avec
justificatifs.
Le questionnaire qui fait l'objet d'une refonte a montré quelques imperfections qui nous ont été signalées bien tardivement, et nous a pas permis d'apporter les correctifs dans les délais.
Toutes ces anomalies seront régularisées pour la prochaine saison. Avec nos excuses
Commentaires supplémentaires :
En date du 14 novembre nous avons terminé l'examen des dossiers et nous avons relevé des problèmes récurrents, qui démontrent que l'onglet contrôle n'est pas consulté (par exemple absence des
dates sur les documents comptables).
Des problèmes de mise en page ou une page se décline sur 2 feuilles, ce qui pose problème car tous les documents sont scannés par la ville. Et d'autres oublis mineurs.
Pourtant nous avons annoncé être à la disposition des Clubs pour répondre à leurs difficultés....
Rappel : Il s'agit de dossiers pour percevoir des aides de la Ville et un minimum d'exigence est nécessaire. Dommage!
Rappel: En préalable à ce dossier, veuillez consulter les 3 conditions obligatoires* pour compléter de dossier et prétendre aux aides qui lui sont attachées.
(*) Rappel des conditions obligatoires:
1. L’organigramme de votre association montrant le nombre, la qualité et la fonction des bénévoles au sein du club
2. Le Plan de formation des dirigeants (dont le nombre de formations envisagées et/ou suivies)
3. Le présent questionnaire dûment signé avec les justificatifs demandés.
Date limite de retour fixée au 14/11/17
14/11/2017 Délai des dossiers qui n'a pas été respecté par tous ... ce tableau en date du 23/11 sera actualisé le 28
06/12 tableau mis à jour pour les retardataires et pour la première fois nous avons atteints le nombre de 10 déclarants
Début de l'examen des dossiers. Constats: si certains sont parfaits d'autres ne répondent pas aux exigences ce qui retarde le traitement final. Il est dommage de constater chaque année, que,
malgré les consignes (page 2), nous retrouvons toujours le non respect des procédures pour le partenariat (contrat signé par les 2 parties) ou les
renonciations de remboursement (absence de déclaration du bénéficiaire)
Nous envisageons de mettre en ligne l'ensemble des exigences.
En date du 12 décembre nous avons terminé l'examen des dossiers et nous pouvons regretter que tous les indicateurs relatifs aux restrictions indiquées sur la page 2 du dossier ne soient pas
respectés.
Il s'avère que plusieurs clubs nous adressent des dossiers qui n'entrent pas dans le cadre requis. Exemple pour les Manifestations Exceptionnelles où l'organisation de tournois sportifs n'est pas
prise en compte, cela engendre de la part des clubs un travail inutile.
Devant ces constats nous devrions revoir le format de ce dossier et ajouter une rubrique de conseils sur notre site à l'image de ce qui se fait pour dossier subventions OMS.
** Aucune relance ne sera faite cette année en raison d'impératifs de délais à respecter avec les services de la ville et élus ***
