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VENDREDI 17 OCTOBRE   LE GRAND JOUR !

En place depuis 17H 

18 H Premier contact avec le traiteur (La Gueule du Loup)  pour mettre en place le dispositif avec 8 tables rondes et nappes blanches.

19H15 Les premiers invités arrivent

Un coin diaporama et STAND et GRILLES pour un retour sur le passé....

Un coin spectateur pour les discours.

Les animations ont été au top pour le plaisir de tous!

Nous mettrons prochainement un article sur notre site pour mettre en lumière cet événement majeur.

Jeudi 16 Octobre 2025

A 9H RDV Salle des Fêtes pour réception des matériels mis à notre disposition pour le vendredi 17 octobre

A 14H Toute l'équipe de l'OMS est présente pour préparer le dispositif et aménagement qui sera utilisé le lendemain dans le cadre du 50ème anniversaire de notre association.

Quelques problèmes viennent perturber notre mission, mais sans encombre finalement (dernier achat)...

Fin 17H30

Mardi 14 Octobre 2025

La mission est claire ! 

Le Cinquantième Anniversaire de l'OMS c'est donc toute la séance qui a été consacrée à cet évènement qui se rapproche.

Mardi 07 Octobre 2025

Bien sur,  le fond de notre mission est bien connu de l'équipe et chacun retrouve ses repères. En cours de semaine certaines points importants ont été réalisés dans le cadre d'une tombola qui animera la soirée du 17 octobre. et nous poursuivons à finaliser les objectifs en la matière (ce texte est volontairement abscons pour garder le secret)  Nous avons reçu le devis du Traiteur, mais catastrophe : notre imprimante nous alerte d'un problème qui empêche toutes poursuites d'impressions. Il convient rapidement de commander la pièce responsable qui en réalité n'a pu être achetée que le lendemain. Nous restons malgré concentrés, en envisageant la semaine suivante avec détermination. Au cours de cette soirée nous avons visite d'un dirigeant muni de son dossier subventions pour nous le remettre en mains propres.

Ouf

Mardi 30 septembre 2025

Toujours focalisé sur le 50eme anniversaire nous avançons un peu plus dans nos objectifs avec la  livraison de XXX secret XXX. Satisfaction et nous poursuivons dans les adaptations pour prendre en charge les dernières informations et envoi encore des invitations dès lors que nous disposions d'adresses... Nous nous réjouissons que les réponses positives viennent un peu plus renforcer nos espérances. La mise en place d'animations est un sujet très discuté, trop parfois.

Difficile de concilier la pression et le sang froid, mais nous y parvenons finalement.

Mardi 23 septembre 2025

Comme la semaine précédente, préalablement à notre réunion hebdomadaire de 17H, c'est à 14H que nous avons rendez-vous (2 personnes) pour consulter les archives municipales à la recherche de documents plus précis qui nous ont permis d'élucider de nombreux points sur les dates clefs du conseil municipal et sa composition. Un appel de téléphonique à permis enfin de "comprendre" l'essentiel pour être au plus près de la réalité. Nous recueillons également quelques photos de cette période.

17 H Équipe presque au complet   à notre siège.

Il s'agit de faire le point que des évènements qui viennent bouleverser notre calendrier 

Choix des couleurs des "kdo" impossible on se dirige sur une autre couleur - confirmation donnée

Arrivée Nouveau Club > lancer l'invitation -Arrêt d'un Club > lancer l'invitation pour l'implication 

Un œil sur l'article ville qui mérite une restriction (non achevé)  - Édition des lettres d'invitations (2)

Confirmation des lots de tombola reste à finaliser avec commerçant. - Relance vers les clubs qui n'ont pas répondu sur ANNIV50..... 

Mardi 16 septembre 2025

Préalablement à notre réunion hebdomadaire de 17H, c'est à 14H que nous avons rendez-vous (2 personnes) pour consulter les archives municipales à la recherche de documents clefs pour l'historique de notre association, quelques documents furent consultés mais n'offrant pas  de réelles avancées.

17 H Équipe au complet   à notre siège.

C'est l’effervescence qui gagne nos rangs où la recherche de mise en valeur de documents "historiques"  archivés dans 

nos armoires. Mêlé à la gestion courante  à assumer ce fut une séance pleine.... avec dans l'esprit encore beaucoup de travaux à réaliser. 

Mardi 9 septembre 2025

L'équipe s'est retrouvée limitée à une "doublette" les aléas n'ont pas été favorables :-{ 

Fort heureusement nous avions prévu une longue séance en avançant à 15h30 au lieu de 17h00 notre séance de travail programmée pour le "50ème anniversaire de notre association",  et ce "chantier" est bien chargé.

Les conditions de location de la salle des fêtes étant particulièrement lourdes et chronophage.

Par ailleurs notre priorité du moment est bien l'édition des invitations de la liste des dirigeants des associations adhérentes à l'OMS. Parfait! 

Une 2eme liste constituée des officiels ville, et autres services ville , ainsi que les nombreuses personnes qui furent tout au long de ces longues années, membre du C.A de l'OMS auxquelles viennent s'ajouter des volontaires bénévoles qui ont participé activement des thèmes spécialisés : comptabilité ; groupe de travail sur les AG. 

C'est sur cette liste que nous avons rencontré des difficultés du publipostages très volatile. un perte de temps qui à mis à rude épreuve nos nerfs.

La mise sous pli et enfin nous pouvons être satisfaits. il est 19h30  

Mardi 2 septembre 2025

L'équipe est au complet 1/4 d"heure plus tôt afin de faire un bref tour du "chantier" 

Nous accueillons notre traiteur pour définir le cadre du buffet qui sera un point central dans l'organisation du 50ème anniversaire de notre association. Ces échanges ont permis d'aborder de nombreux aspects et nous devrons sélectionner les options proposées par notre traiteur.

Les lettres d'invitations seront distinctes entre les invités particuliers et les invités dirigeants des clubs adhérents.

Nous allons à la chasse aux adresses postales manquantes, par ailleurs nous commençons aussi à mettre en pratique notre plastifieuse pour consolider les nombreux documents historiques qui seront affichés dans la salle des fêtes...

Mardi 26 Août 2025

Fini les vacances .... pas pour tout le monde...  mais il était important d'entrer dans le vif du sujet : "le 50ème Anniversaire de notre association". Prévu pour le vendredi 17 octobre cette échéance vient  se confronter à la période du questionnaire de demande de subventions annuelle.

Cette première séance de reprise est consacrée à cet anniversaire et aux différentes démarches à réaliser.

Une première partie concerne tous les points relatifs à la mise à disposition de matériel et frais de location. Un entretien "prévu" avec Sylvie répond aux nombreux aspects alors évoqués.

La couverture assurantielle est aussi une exigence et nous entamons les démarches avec notre assureur.

Nous consacrons un temps relatif au cadeau qui sera remis à chacun.e de nos invité.e.s. 

La semaine nous aurons un entretien direct avec le "traiteur" pour déterminer la nature et le type du buffet traditionnel....

Mardi 1er juillet 2025

Les "vacances" approchent et nous faisons le point sur les nombreux aspects qui caractériserons notre manifestation du 17 octobre. Nous prenons des décisions relatives à la "tombola gratuite" qui animera cette manifestation. Dès la première séance un RDV est convenu avec notre "traiteur" . 

Nous actualisons les fichiers qui recensent tous les invités ... et il reste encore quelques "vides".

Bon...  nous écourtons cette séance car un rassemblement des usagers de "La Grange" est prévu par l'équipe de Mathilde.

Sympathique fin d'après midi !!!

Mardi 24 juin 2025

En raison d'une animation dans le hall d'accueil, nous avons avancé d'une heure notre séance de travail. Un rapide débriefe sur notre présence la veille, à l'AG d'un club  qui suscite doute sur la valeur de celle-ci.

Puis nous nous impliquons dans ce qui va nous occuper pleinement, s'agissant de notre "cinquantenaire".

Nous devons enrichir la base de données nos  invités qui auront à des niveaux différents été impliqués dans le fonctionnement et animation de notre association.

Recueillir les adresses postales est donc un défit  à relever dans les meilleurs délais.

Par ailleurs nous "fouillons" dans nos archives dites historiques, pour repérer les documents symboliques d'une époque lointaine où l'informatique était inexistante.... et ceci pour finalement exposer toutes ces étapes traversées par notre association.

Nous savons désormais que le temps est précieux pour relever tous les défis qui se présenteront.

Mardi 17 juin 2025

En équipe réduite, nous abordons le "dossier phare" que représente l'évènement majeur du "cinquantième anniversaire" de notre association.

Un constat s'impose: le chantier s'avère complexe car nous devons définir, puis aborder tous les points majeurs à traiter. Certains sont complexes et exigent de prospecter et recueillir au plus tôt, auprès de nos relations,  des données précises relatives à nos invités.

A ce stade Il nous est aussi difficile d'estimer le nombre d'invités qui répondront à nos invitations.

La période juillet-août n'est pas favorable, aussi devrons nous multiplier les séances de travail courant juin.

Avec l'espoir que le curseur de l'avancée des travaux soit correct.

Mardi 10 juin 2025

Si l'activité tend à diminuer c'est que le travail relatif aux subventions et derrière nous. Alors il est temps de nous intéresser à notre cinquantenaire qui sera célébré le vendredi 17 octobre. Nous abordons divers sujets à ce propos superficiellement car à la demande des dirigeants d'un Club, nous les accueillons pour étudier leurs démarches relatives aux dons. Les échanges furent riches d'enseignements pour une mise en application qui devrait satisfaire ces dirigeants. 

Puis nous terminons notre séance sur des points de détails et de fixer des objectifs à court terme avant le mois de juillet.... le temps passe vite, et il reste un chantier devant nous. 

Mardi 03 juin 2025

Les dernières transmissions des PDF  à destination des élus Ville, qui relatent les éléments de notre dernière AG.

Les "trésoriers" font le job pour enregistrer toutes les écritures dans la perspective de l'usage de la dernière version de notre outil Exceloms... en particulier les immobilisations au cœur des solutions.

Mise à jour de notre site page Accueil qui traduit tous les éléments recueillis à partir des dossiers questionnaires de subventions de la saison. 

Ces informations symbolisent  les énergies remarquables, que l'ensemble de nos adhérents (24 associations), développent sur la Ville d'Eybens.

 Vive le Sport!

Mardi 27 mai 2025

Dernière ligne droite relative à notre dernière et récente AG, création des PDF à destination des dirigeants du "Collège des Associations " quelques soucis techniques viennent perturber le processus... mais finalement accompli.

Notre trésorier aguerri apporte réponse à un courriel pour donner tous les éléments pratiques et nécessaires pour les démarches d'aides financières "Régionale et Départementale".

Par ailleurs nous éditons des courriers à destination des Clubs, courriers qui répond à plusieurs demandes, à savoir le détail des subventions.

En effet la ville n'a pas fourni ces éléments pourtant nécessaire aux trésoriers et trésorières, et exigées pour la prochain dossier de demande de subventions.

Pour terminer la séance nous accordons un temps de réflexion au sujet phare 2025 ... Le 50éme anniversaire de l'OMS.

Mardi 20 mai 2025

Encore tout frais dans nos têtes c'est le moment pour notre équipe de faire le point sur tous les aspects de notre Assemblée Générale Ordinaire du 16 mai.

Les points relatifs à la présence des dirigeants,du déroulement, des interventions font l'objet de quelques remarques

ainsi que  le côté "détente" avec le buffet que nous proposions en fin de soirée.

Rapidement les secrétaires se mettent à l’œuvre pour rédiger le compte-rendu de notre AG à destination des dirigeants  de clubs et aux élus de la Ville.

c'est aussi le moment de prendre en compte les aspects d'insatisfaction pour les prendre en compte lors des sessions à  venir.

Alerté par un club nous éditerons prochainement un courrier à destination des clubs adhérents pour détailler les diverses catégories d'aides de la ville, issus de nos calculs de répartition.

Vendredi 16 mai 2025 ****

Déroulement de notre Assemblée Générale ordinaire qui réunissait les représentants des associations adhérentes à l'OMS. Le contenu fera l'objet d'un PV qui sera adressé à ces derniers.

Mardi 13 mai 2025

AG se rapproche, et nous nous adaptons aux impératifs personnels de nos membres, mais confiant car l'essentiel est déjà prêt. Quelques vérifications et mises à jour de nos présentations sont réalisées.

Nous profitons pour tous les aspects matériels concernant principalement le buffet,  de réorganiser nos placards et tiroirs afin faciliter les accès à nos besoins.

Nous adressons des courriels aux dirigeants pour avoir une estimation du nombre de personnes susceptibles de "rester" pour la partie convivialité au buffet qui clôturera notre AG

Mardi 06 mai 2025

AG se rapproche, et nous nous adaptons aux impératifs personnels de nos membres, mais confiant car l'essentiel est déjà prêt. Quelques vérifications et mises à jour de nos présentations sont réalisées.

Nous profitons pour tous les aspects matériels concernant principalement le buffet,  de réorganiser nos placards et tiroirs afin faciliter les accès à nos besoins.

Nous adressons des courriels aux dirigeants pour avoir une estimation du nombre de personnes susceptibles de "rester" pour la partie convivialité au buffet qui clôturera notre AG

Mardi 29 avril 202

Encore avec un effectif réduit nous consacrons un temps à "faire de administratif"  en particulier la correspondance avec la Ville,  notre fédération qui organise son Assemblée Générale à ... Arras. Déjà averti par téléphone nous confirmons note absence. Il est vrai que la structure de notre association n'a pas la même consistance et les mêmes objectifs menés par professionnels... .

Nous finalisons quelques échanges avec le "traiteur" pour des points de détails "gustatifs" à l'approche de Assemblée Générale Ordinaire et de son traditionnel buffet final.

Présentation de l'ébauche du rapport moral qui permet d'inscrire des thèmes oubliés qui méritent d'être évoqués.

Quelques réflexions sur l'organisation du 50ème anniversaire  et notre capacité à contacter les nombreux invités qui ont été impliqués sur cette longue période au fonctionnement de notre association.

Mardi 22 avril 2025

C'est avec un effectif réduit que nous abordons les aspects de notre prochaine Assemblée Générale Ordinaire programmée le 16 mai prochain. Conjointement nous adressons par courriel à tous les dirigeants ce renseignement par le dépôt des "convocations et pouvoirs" dans les boites courriers de la Maison de la Vie Associative .

C'est aussi l'occasion de publier les invitations traditionnels aux élus et autres invités d'honneur.

Différents échanges de courriels urgent sont réalisés... Puis nous consacrons un temps évoquer les affaires "sensibles" qui impactent une association.

Sur une note plus légère l'organisation du 50ème anniversaire de notre association.

Mardi 15 avril 2025

Séance particulière qui permet de faire le point sur les différents courriels reçus et en particulier les réponses favorables à des sollicitations financières (dons) de deux associations.

L'acceptation du devis du traiteur habituel pour la partie finale (buffet) qui offrira à tous les dirigeants un moment de partage important.

Par ailleurs les point rapide est fait pour préciser le prochain questionnaire qui doit s'adapter pour proposer le mode de règlement de l'adhésion 10E à la rentrée prochaine. -Chèque ou Virement.-

Le 50ème anniversaire de notre association est déjà bien ancré dans nos têtes et la date fixée au 17 octobre réservée pour la salle des fêtes. Un travail non dévoilé dans cet article est réalisé par les secrétaires.

Avec la présence d'une "visiteuse" très appréciée nous exprimons notre vœu de l'associer à notre organisation du cinquantenaire pour ses connaissances de terrain ce qui permet aussi d'élargir notre regard sur cet évènement si important.

Mardi 8 avril 2025

Encore une session consacrée à notre prochaine Assemblée Générale. A cette fin, notre site mentionne en page Accueil un pré-avis de cet évènement. 

Les convocations et pouvoirs sont édités pour être délivrés prochainement dans les boites courriers des Clubs.

Nous avons fait l'acquisition d'un destructeur de papier plus performant pour "faire le ménage" et libérer de l'espace dans notre local où tout doit être optimisé pour le rangement.... mis à l'épreuve immédiatement !!!

La finalisation du prochain questionnaire évoqué la semaine précédente reste à finaliser et devra aussi être développée sur l'aide en ligne sur notre site internet.

Le trésorier finalise les arrêtés comptable.

Dimanche 6 avril 2025

Comme chaque année l'OMS est un partenaire de la manifestation sportive "GRENOBLE - VIZILLE" avec les épreuves de  randonnées aux départs :  Gymnase des Ruires à partir de 7H jusqu'à 10H.

Notre participation consiste à participer à l'encadrement (sécurisation) des 4 épreuves sur le territoire de notre commune. Les Clubs de Gym Loisirs d'Eybens et Cyclos Eybens Poisat ont bien répondu à notre appel pour créer et renforcer le groupe des volontaires.

Un grand merci à ces 2 clubs fidèles à ce rendez-vous.

La météo très favorable a été appréciée par tous...

Mardi 1er avril 2025

Une session qui sera en partie "conditionnée" par les courriels reçus et aussi par les préparatifs très anticipés de notre prochaine Assemblée Générale courant Mai. Pour cette partie nous perdons du temps à retrouver nos archives AG .... que nous avions sous les yeux!. C'est donc ce travail préparatoire qui nous apportera la sérénité lors cette rencontre avec les clubs le 16 mai 2025...

Par ailleurs nous actualisons notre site avec le dernier club absent de la "Vitrine des Clubs.

C'est une satisfaction pour notre équipe, car cette vitrine est largement consultée dès la rentrée de septembre.

Nous donnons suite  à une demande de soutien  d'un club pour une action particulière.

Nous préparons d'ores et déjà le prochain questionnaire de subventions en intégrant la possibilité de régler l'adhésion par virement.. jusqu'alors les adhésions se réglaient par chèque.

Au cours de la semaine nous avons fait l'acquisition de matériel qui devrait en partie nous être utile pour l'organisation du 50ème anniversaire de notre association.

Mardi 25 mars 2025

Le prochain évènement interne à notre association sera notre Assemblée Générale il est donc temps d'engager les premiers travaux. A cette fin les secrétaires s'engage dans cette mission qui trouvera principalement les sources dans notre rubrique "Notre Actualité".

Une tache quelque peu rébarbative mais qui proposera en finalité un document représentatif de nos engagements et travaux de la saison écoulée.

Par ailleurs nous sommes impliqués et engagés dans le soutien bénévole pour l'épreuve "Grenoble -  Vizille" dont le départ à partir du gymnase Roger Journet proposera le dimanche 6 avril , 4 épreuves randonnées et trail?

Avec le soutien des bénévoles principalement issus de Gym Loisirs (un grand merci!) nous devons prendre connaissance des points de ralliements et missions... A cette fin nous avons mis sur notre site (rubrique réservée) les informations transmises par l'organisateur.

Nous évoquons avec les trésoriers  les provisions à constituer et le matériel à acheter pour travailler dans les meilleurs conditions avec le but de fêter le 50ème anniversaire de notre association...

Mardi 18 mars 2025

C'est le moment pour faire un travail d'archivage numérique grâce au scanner de la Grange.

Les dossiers subventions font partie du premier lot , puis l'archivage dans notre outil informatique.

Les comptes rendu des AG Club pour ceux qui ne nous les avez pas communiqué préalablement au traitement des dossiers subventions... charge pour nous à éviter les doublons.

Nous consacrons un temps d'échanges sur l'évènement majeur qui représentera notre association pour en fêter le 50ème anniversaire. Nous avons décidé de ne pas l'associer à notre prochaine A.G. une façon de ne pas "spolier" l'une et l'autre manifestation.

Nous avons d'ores et déjà listé un belle liste d'invités.

Mardi 11 mars 2025

Une séance dans le prolongement des points particuliers abordés la semaine précédente, en constatant que notre simulation d'une enveloppe budgétaire particulière .... n'a pas été retenue et donc nous restons sur nos premiers résultats.

La reprise des fichiers entraineurs qui n'ont pas été traité dans les règles ....  savoir que seuls les diplômés fédéraux et d’État sont pris en compte. Puis dans un deuxième temps téléversé sur notre site ... l'usage des fichiers sont désormais disponibles pour le questionnaires subventions en septembre 2025.

L'envoi de courriers à chaque dirigeant des clubs adhérents confirment leur adhésion au Collège des Associations de l'O.M.S. d'Eybens.

Les ennuis persistent sur la disparition de fichiers Excel très important sur notre NAS, que nous avons pu réhabiliter  et sauvegarder dans les dossiers cibles.

Mardi 04 mars 2025

"Coup de chaleur" pour les secrétaires! : avec disparition des fichiers entraineurs de notre centralisateur (NAS) de fichiers. Nous avions déjà constaté ce problème  en octobre dernier...

Après des manipulations ces fichiers sont retrouvés ... soulagement.

Mise  jour des fichiers entraineurs peut commencer et oblige a respecter une suite d'actions particulières qui demandera beaucoup d'attention... même si le résultat final demandera  être révisé hum....

Autre chantier avec les "trésoriers" qui mettent au point les opérations comptables en vue de notre prochaine AG. Elle sera sensible aux provisions confortées avec d'éventuels investissements matériels. Par ailleurs paiement de notre cotisation annuelle à notre fédération FNOMS.

Autre travail réalisé  la demande de la Ville pour simuler une baisse générale de l'enveloppe budgétaires des subventions. A ce titre par "solidarité avec nos membres" nous décidons de réduire de 500€ notre aide non critériée.

Une fin de journée bien chargée pour notre équipe!

Mardi 25 février 2025

S'il fallait qualifier cette séance le terme "studieuse" résume le travail et la coordination de chacun.e

Le but était de finaliser et adresser à Monsieur le Maire la synthèse finale sur l'exploitation des dossiers de demandes de subventions des associations.

Plusieurs documents  annexes font partie de cette synthèses où tous les aspects administratifs, financiers et sportifs sont détaillés.

Nous commençons à étudier sur la mise à jour de notre "règlement intérieur" afin de mettre en conformité ce dernier en intégrant des règles "oubliées" pourtant visibles sur notre site.

Voir: Présentations des Aides-Cadre Général

Ces règles portent sur les dossiers de subventions et la présence à notre A.G.

En cours de séance nous avons la visite de Denis Grosjean (élu ville) l'occasion d'échanger nos différents points de vue,

Bonne séance et semaine prochaine mise à jour des fichiers entraineurs et autres ....

Mardi 18 février 2025

La séance des "retrouvailles" avec nos vacanciers de retour....

Mais une séance qui va s'avérera particulière avec des obligations pour certains... qui nous quitterons en cours de séance.

Suite à notre rencontre, la veille, avec le élus de la ville il convenait donc de traduire à notre équipe présente tous les échanges évoqués lors de cette réunion.

Nous avons remis des documents qui permettent de faire aussi des constats sur les évolutions des aides pour chaque associations... Aussi circonspect sur une évolution très importante pour l'un des Clubs que nous explorons dans le détail pour déceler un montant anormal. Certes il ne s'agissait que de comparatifs et en aucun cas une erreur dans le calcul de aides mais un report erroné dans un état.

Nous évoquons les "dossiers investissements des dirigeants" qui se sont avérés incomplets et l'absence de justificatifs obligatoires ne nous permettent pas de valider ces dossiers.

Nous pensons que des rencontres avec les équipes dirigeantes de ces clubs permettrons de spécifier tous ces aspects.

Nous remettons le travail final consistant  adresser a  Monsieur le Maire une synthèse détaillée de nos travaux.

Mardi 11 février 2025

Toujours en effectif limité, nous abordons cette séance avec la satisfaction d'avoir abouti  la phase finale de détermination de la répartition des aides "subventions" .

Nous présenterons ce résultat lors d'une prochaine rencontre avec les Élus de la Ville lundi prochain.

Dans ce cadre nous devons finaliser, les états comparatifs avec la saison précédente.

A cette fin nos outils permettent d'établir plusieurs états répondant à ce besoin.

Par ailleurs notre trésorier s'attache à finaliser la fin de l'exercice comptable, avec un ensemble de contrôle de nos immobilisations. Il est important de contrôler l'existence dans le détail.

C'est aussi l'occasion de faire le point sur nos besoins d'équipements qui faciliteraient nos organisation dans un local "limité en surface".

Dès la semaine prochaine nous retrouverons avec plaisir l'équipe au complet!

Mardi 04 février 2025

La phase finale prévue comme un passage sans problème s'est avérée lors de nos derniers contrôles perturbante...

Après maintes rectifications et vérifications nous nous sommes aperçus pour le fichier "témoin" avait un doublon ...que d'incompréhension et enfin découvert la source de nos frayeurs.

Un belle perte de temps mais soulagement en définitive.

Lors de cette session nous avons procédé à l'enregistrement des données extraites des "Dossiers Investissement des Dirigeants" de 6 Clubs. Et ainsi nous sommes OK pour communiquer à nos élus les résultats de nos travaux.

 --En cours de semaine nous avons finaliser un fichier de type Calc qui vient se joindre à un fichier Excel destinés au donateurs (renoncement de frais de transports) . ---

Mardi 28 janvier 2025

Toujours en phase finale sur le dossier Investissement des Dirigeants, nous nous attachons à définir les aspects concernant les CERFA émis par quelques Clubs pour le "Renoncement de remboursement des frais de déplacements" avec pour contrepartie l'émission de Cerfa pour les donateurs.

Il s'agit de bien de faire coordonner les dates d’émission des Cerfa avec les déplacements de l'année civile des déplacements. Aussi nous avons fait un arbitrage pour ne prendre en compte que les éléments répondant à cette exigence.

Nous proposerons sur notre site un fichier de type Calc qui viendra compléter la version Excel .

Au cours de notre séance visite d'une membre de la JBE qui nous apporte les justificatifs manquant dans leur dossier. Ce fut l'occasion d'échanger de nombreux aspects relatifs à 'activité des bénévoles et autres...

Semaine prochaine nous pourrons finaliser les dossiers SUBVENTIONS      OUF!

Mardi 21 janvier 2025

Comme prévu notre équipe n'est pas au complet pour une séance consacré aux Dossiers Investissement des Dirigeants, qui doivent répondre OBLIGATOIREMENT certains justificatifs qui nous permettent de valider ou non les déclarations des clubs. Nous ne pouvons qu'être déçu par l'absence de rigueur et d'exigence des dossiers reçus.

On peut citer : Édition de CERFA pour du "parrainage " : ??? les conséquences pourraient )être fâcheuses en cas de contrôle fiscal....

 Une visite à consulter.

Par ailleurs nous constatons que les renoncements  aux frais de déplacements ne sont pas établis dans les bonnes règles et que les barèmes indiqués sont parfois obsolètes.

Aussi cette séance ne pouvait qu'être source de déceptions et de perte de temps.

Cette situation nous obligera à rappeler fermement les exigences en matière fiscale et nous ferons évoluer les rubriques consacrées sur notre site internet.

La séance terminée nous rejoignons le hall d'accueil pour rejoindre l'équipe de "la Grange" et des nombreux invités...

Mardi 14 janvier 2025

Nous avions réalisé une bonne partie des traitements de données (enregistrements) issus du fameux questionnaire.

Lors de cette séance nous commençons le contrôle des dossiers particuliers : "Dossier Investissement des Dirigeants" qui sont particuliers à étudier et à contrôler.

6 dossiers ont été réceptionnés - Les contrôles ont montré que les exigences en matière de justificatifs sont soit absents soit erronés ou encore absence de justificatifs. Aussi nous avons envoyé les premiers avertissements aux clubs concernés.

Par ailleurs une autre équipe s'est formée pour mettre en conformité les "fichiers entraineurs" avec les diplômes reçus.

Beaucoup d'errements lorsque les dirigeants n'utilisent pas le dernier fichier actualisé mais celui de la saison précédente. Un imbroglio néfaste en est le résultat en nous obligeant à corriger les données déjà enregistrées.

Nous porterons notre attention sur ce point lors des premiers contrôles des dossiers, en observant la daté de mise à jour. Perte de temps pour nous qui va retarder l'édition des fichiers entraineurs pour la saison prochaine.

Semaine prochaine nous serons en effectif réduit.

Mardi 07 janvier 2025

Après la période des fêtes de fin d'année, il est temps de nous retrouver à la poursuite de nos travaux.

Depuis le 20 décembre 24 nous avons reçu quelques mails qui viennent régulariser partiellement des dossiers de subventions... déjà exploités. Il est donc urgent d'apporter les rectifications des données enregistrées.

La suite nous la connaissons ... la poursuite des données "Transports et Déplacements Compétitions"  pas évident pour les 2 binômes de retrouver les bons réflexes et l'attention de chaque instant...

Cette organisation (double saisie) a montré une nouvelle fois son intérêt avec des résultats différents.  L'enquête rondement menée à permis finalement de certifier les bons chiffres. SATISFACTION!

Cette expérience que nous avons encore des pistes pour améliorer ces lacunes.

Nous faisons un point final et préparons le programme pour la semaine prochaine où nous serons au complet.

A savoir : mise à jour des fichiers "entraineurs" et examen  et contrôle des dossiers "investissement des dirigeants".