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Jeudi 8 avril 2021

Séances sans d'objectifs particuliers sinon d'évoquer et de regretter cette situation sanitaire qui est susceptible de mettre en danger notre groupe.Nous évoquons des cas particuliers de dossiers de subventions de la saison dernière où nous avons décelé des incohérences dans la partie "Bilan". De ne pouvoir rencontrer les clubs en question rend ces situations problématiques. Nous devrions semaine prochaine adresser des courriels documentés afin de régler au mieux ces 2 cas.

Semaine prochaine nous  rencontrerons "en distanciel" les élus de la Ville, ce type de contact n'étant pas vraiment conforme à notre vision du relationnel dans  notre fonctionnement.... Espérons que nous sortirons quelques enseignements

 

Jeudi 1er avril 2021

Séance sans poisson au menu ...

L'occasion d'évoquer la prochaine rencontre avec nos élus le 14 avril en mairie, une rencontre que nous espérons riche en perspectives, celle que le monde associatif sportif doit relever à la sortie de la crise sanitaire. En cette période (avril) nous organisons notre Assemblée Générale ordinaire, et envisageons de renouveler le principe de la saison précédente sachant que notre activité a été réduite sérieusement. Le projet d'organiser un Comité Directeur de sortie de crise nous apparait importante pour réunir l'ensemble des dirigeants et retrouver de nouvelles énergies et motivations.

Par ailleurs un travail de long haleine (est en cours), pour créer des supports techniques de nos différentes applications que nous avons développées dans le cadre du calcul de répartitions des subventions et du questionnaire soumis aux clubs.

Mise à jour (par internet) du guide pratique 2021 avec quelques problèmes techniques !!!

 

Il conviendra de (enfin) mettre en œuvre le projet "compta & gestion" auquel nous sommes très attachés.

Nous référant aux derniers Dossiers de Subventions nous notons que des associations ne maitrisent pas certains aspects de la comptabilité et d'un état BILAN. Nous avons, au cours de cette séance, identifié les anomalies pour les solutionner conjointement avec les Clubs concernés. 

 

Jeudi 25 mars 2021

Séance allégée dans la continuité de la précédente avec la mise à disposition anticipée des fichiers "entraineurs" sur notre site internet.

L'édition  des lettres très attendues par les dirigeants, qui après signature de Monsieur le Maire, porteront à chacun le détail des subventions au titre de l'année 2021.

 

 

Jeudi 18 mars 2021

Finalisation de l'article qui figure en haut de la page d'Accueil, qui permettra à chacune et chacun de percevoir la dynamique (en chiffres) du secteur associatif sportif constituant le cœur même de l'OMS.

Autre chantier qui demande beaucoup d'attention s'agissant de la mise à jour de chaque fichier "Entraineurs" et réalisé avec maitrise. Restera la dernière phase de ce secteur: celle de déposer sur notre site internet ces fichiers, pour que,  lors de la prochaine rentrée chaque dirigeants puisse accéder à ce document pour, éventuellement, signaler toutes les nouveautés dans le cadre du "questionnaire OMS subventions".

Lors du Conseil Municipal du 25 mars 2021 les subventions ou Aides Critériées seront présentées.

 

 Vendredi 12 mars 2021

 

Dans l'ordre des priorités nous nous consacrons aux préparatifs d'édition des lettres (ville) relatives aux subventions détaillées. Ces lettres sont habituelles et servent aussi aux trésoriers des Clubs à répartir correctement les montants aux bons chapitres de comptabilité. Puis les préparations et mise à jour de rubriques sur notre site que nous finaliserons dès la semaine prochaine.

Deuxième partie de séance consacrée à la mise à jour des fiches des entraineurs diplômés; ce travail déjà bien avancé (avant les périodes de confinement et couvre feu) consiste à finaliser cette première phase par des compléments d'informations sur chaque fiche et classement des diplômes pour chaque club.  Semaine prochaine nous devrions être en mesure de "digitaliser" toutes ces informations, les fichiers transférés sur notre site, seront téléchargeables en complément des questionnaires subventions de la saison prochaine.

 

 

Jeudi 4 mars 2021

Séance de travail toujours contrainte par les mesures sanitaires, nous obligeant à travailler avec un effectif réduit et horaires limités.

Si les trésoriers poursuivent les enregistrements et mise à jour des écritures comptables, modification du nouveau plan comptable (*).

Par ailleurs et avec objectif de finaliser cette tache particulière d'un courrier traditionnel à destination du Maire pour relater tous les aspects et résultats de la détermination des subventions.

Tout cela est chronophage et nous pâtissons dans cette mission des conséquences du couvre-feu!

 

Mercredi 3 mars 2021

Rencontre en matinée avec M PASERO pour évoquer un projet d'animation sportive dans le cadre des prochains jeux olympiques 2024 . Projet programmé pour fin juin 2021 .

Cet évènement de type Raid multi discipline est déjà, dans sa constitution bien délimité, et l'OMS est sollicité pour avec les Clubs adhérents pour mobiliser plusieurs dizaines de volontaires pour encadrer cet évènement.

Prochaine rencontre prévu le 5 avril

 

Jeudi 25 février 2021

Malgré ces séances qui se déroulent l'après midi, en raison du couvre feu de 18h; notre mission est particulièrement bouleversée dans chronologie des tâches qui nous incombent car ces contraintes sanitaires ne permettent pas de réunir l'ensemble de nos effectifs depuis plusieurs semaines. Les repères qui permettent une certaine fluidité de nos travaux sont mis à mal et engendre des retards. Malgré tout nous nous efforçons de maintenir une activité au mieux de nos possibilités.

Les trésoriers rattrapent le retard et les conclusions et commentaires de nos travaux sur les subventions sont en cours.

 

Lundi 22 février 2021

C'est la fin des vacances scolaires!

Une réunion de travail avec les dirigeants d'un Club que nous pilotons dans le cadre d'une prochaine rencontre avec les élus de la Ville.

"Constructive et efficiente" résume parfaitement cette session.

 

Jeudi 11 février 2021

C'est devenu une habitude! En raison du couvre feu il nous est impossible de nous rassembler et travailler en soirée. Aussi, pour les membres de notre équipe qui sont disponibles en après midi reste la seule option pour avancer dans nos travaux.

Ce jour nous étions 3 pour nous concentrer sur des taches inachevées. En particulier rédiger le P.V. de notre Assemblée Générale du 10 décembre 2020. Nous devrions pouvoir le proposer en téléchargement sur notre site.

Par ailleurs dans la continuité de cette AG particulière nous avons fait les démarches pour déclarer la nouvelle composition de notre Bureau Directeur après la démission de notre secrétaire Denis GROSJEAN (voir rapport moral).

Semaine prochaine sera blanche et nous retrouverons après les vacances scolaires.

 

 

Vendredi 8 février 2021

Pour notre Bureau le fonctionnement en mode dégradé que nous subissons impacte toute notre activité et son mode de fonctionnement placés sous le signe d'un calendrier ne pouvant être respecté. Avoir l'impression de faire du "bricolage" ...

Une réunion sous ZOOM fut donc organisé pour faire le point, échanger et garder à l'esprit ce qui nous attend lorsque nous retrouverons un peu de normalité.

Des remontées d'informations du Président sur des échanges avec des Clubs sont faites et l'élection de notre nouveau bureau directeur qui fait suite aux votes recueillis pour notre AG virtuelle du 10 décembre 2020 (membres du Conseil des Associations) et membres actifs constituant notre groupe actuel après démission de notre secrétaire Denis GROSJEAN qui occupait les fonctions de secrétaire. Voir la page SPÉCIAL.AG OMS*

 

Composition du Bureau

Président : Michel HEBERT

Vice Président: Daniel VILLARD

Secrétaire : Jacqueline BOHIN

Secrétaire adjoint: Frédéric BOHIN

Trésorier ; Gilbert CASTEJON

Trésorier adjoint : Alain MASCIAVE

 

jeudi après midi 14h nous devrions former un groupe de travail (3) pour avancer sur certains dossiers.

 

Lundi 25 Janvier

Réunion particulière qui finalise notre travail si important pour nos membres que sont les Clubs sportifs s'agissant des Aides financières.

Un lundi soir avec dérogation (en raison du couvre feu de 18h) nous avons rencontré les élus municipaux (X. Osmond, D. Grosjean) et responsable Sports (M. Pasero) pour présentation de notre travail sur la répartition des subventions; dont l'élaboration s'est avérée particulièrement dégradée dans le contexte sanitaire que nous avons connu avec le 2éme confinement car tous les dirigeants se sont trouvés dans les mêmes difficultés.

Après la découverte des chiffres, nous avons pu aborder les thèmes relatifs à cette crise et des déséquilibres provoqués qui déstabilise tout un éco système que représente le monde associatif sportif.

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Ce cap des subventions étant terminé nous allons pouvoir reprendre plus sereinement nos dossiers et projets en attente.

 

 

Lundi 18 Janvier et Jeudi 21 janvier2021

En raison des mesures sanitaires de couvre-feu dès 18h , nous nous trouvons contraints d'organiser en effectif réduit de 14h à 17h30 de séances de travail.

Nous avons la charge de préparer une rencontre sur le thème de la comptabilité et les aspects d'extraction de données s'avèrent longues dans la durée.C'est donc dès ce jeudi la fin de la première phase de cette tache. Ce Jeudi 21 dans la dernière heure nous préparons la prochaine rencontre de présentation de notre travail de plusieurs mois consacré en finalité à la répartition des subventions qui s'est déroulé sur le fil au gré des restrictions sanitaires. Ce que l'on peut retenir de toute cette période c'est une dégradation de notre fonctionnement et arrêts de plusieurs points sensibles et projets.

 

Mardi 12 Janvier 2021

Reprise de nos réunions, mais malheureusement contrainte dans la dirée en raison du couvre-feu de 20H . C'est le moment de faire le point sur les actions et projets que nous espérons mener à bien. Si nos travaux sur les subventions ont été menées à bout pour l'essentiel restent toutes les actions qui doivent finaliser ce chantier. Nous devrons attendre le 18 janvier (rencontre avec les élus) pour valider nos travaux. Par ailleurs notre dernière Assemblée Générale dans un format particulier, il reste là encore à établir son P.V. et une réunion avec l'ensemble des membres actifs pour valider la formation du nouveau Bureau Directeur après le départ de notre Secrétaire.

Préparer les prochains fichiers "entraineurs" très mobilisateur en effectif et en temps. Sans doute nous serons dans l'obligation d'élargir notre plage horaire, dépendante bien sur, des disponibilités de chacun et ce n'est pas partie facile compte tenu de notre effectif réduit qui reste là encore une préoccupation.

 

Mardi 05 Janvier 2021

Un format court et imprévu en raison des absences de plusieurs membres de notre équipe pour des raisons personnelles. Le courrier qui finalise notre travail et la réception des dossiers de subventions servant de reçu à l'adhésion de chaque club a été édité et mis dans les boites courriers de la Maison des Associations.

Vivement semaine prochaine car les chantiers sont nombreux.

 

 

Mardi 15 décembre 2020

Format long pour cette dernière séance de travail avec pour objectif de finaliser la saisie des données utiles pour déterminer la nouvelle répartition des aides de la Ville. Nous savions par expérience que la rubrique des "transports et déplacements" est la plus fastidieuse... mais les calendriers de compétions, en raison des mesures sanitaires ont été réduits. Avec pour conséquence moins de volumes de données.

Avec une satisfaction mesurée (mais néanmoins bien réelle), nous avons pu terminer la soirée avec grande satisfaction d'être parvenu à notre objectif. Le résultat de notre travail sera présenté, en début d'année prochaine, aux élus de notre ville. Et après connaissance des budgets alloués pouvoir définir les subventions pour chacune des 24 associations sportives.

Reprise de nos activités à partir du 5 janvier 2021.

 

 

Mardi 8 décembre 2020

Une(longue) séance qualifiée de rattrapage de 14h30 à 20h30. Ce format nous permet aussi d'affiner certains aspects techniques d'améliorations de nos outils, et de test en grandeur nature. Il est toujours intéressant de constater que chaque année des améliorations sont apportées, souvent au profit de nos membres.

Les "Dossiers Investissement des Dirigeants" qui, s'ils sont moins nombreux (10) que les Questionnaires obligés,  révèlent souvent des manquements qui nous obligent à affronter des "casse-têtes" tant la rigueur des déposants  n'est pas au rendez-vous. Nos toutes récentes améliorations d'outils nous permettent de communiquer plus facilement avec les Clubs "défaillants". Et l'année prochaine nous adopterons le même principe que les Questionnaires via notre site internet. La deuxième partie de notre séance avec un effectif quasi complet, nous on permis de terminer le chantier des diplômes entraineurs, et ENFIN les premières saisies des données essentielles pour déterminer la répartition des aides. Ces saisies se font sur 2 ordinateurs distincts et 2 équipes de 2 personnes aux commandes.

Le plus "gros" et le plus compliqué reste à faire.... dès la semaine prochaine avec le même format.

 

 

Mardi 1er décembre 2020

Faisant suite à une demande appuyée et circonstanciée auprès de la Ville, nous avons pu obtenir un dispositif nous permettant de retrouver un usage (sous conditions de respect des mesures sanitaires) de notre local (siège). Une urgence "rattraper le retard" !

Ce mot d'ordre que chacun d'entre nous a assimilé, dès 14h30 nous nous retrouvions à 4 personnes pour tenir cette gageure. Aussi nous nous sommes engagés dans l'examen des  "Dossiers Investissement des Dirigeants" d'une dizaine de clubs.

Ce travail est tout particulièrement fastidieux car, malheureusement, certains présentent des manquements importants, d'autant moins incompréhensible que tout est clairement énoncé dans ce dossier.

Si les justificatifs sont "obligatoires", c'est qu'en leur absence, nous devrions tout simplement refuser la prise en compte.

Pour notre équipe il conviendra de bien cerner tous ces écueils qui ralentissent notre calendrier dédié aux subventions.

A partir de 18 h 30 toute l'équipe est réunie, et nous nous répartissons une autre tache importante que le traitement de contrôle des fiches entraineurs et les diplômes... à 20H30 fin de la séance.

 

 

 jusqu'au Mercredi 25 novembre 2020

Activité toujours limité, les dernières régularisations nous parviennent. La mise à jour des différents "tutos" pour nos travaux qui doivent prendre en compte les changements et les évolutions des différents dossiers de subventions et en particulier le Dossier Investissements des Dirigeants passé d'une version "word" en version "excel" qui doit nous faciliter l'inspection des dossiers... qui reste à faire.

Ce soir une réunion ZOOM devrait permettre à l'équipe d'échanger sur les dernières évolutions du confinement nous offrant plus de latitude pour effectuer notre mission.

 

 jusqu'au Mardi 17 novembre 2020

une semaine pour au cours de laquelle, quelques anomalies de dossier ont été réglées. Le site mis à jour avec un rappel d'un délai final pour régulariser les dossier fixé au 24 novembre. 

Une demande auprès de la Ville pour faciliter notre travail (en équipe réduite), nous devrions pouvoir travailler dans des conditions moins restrictives...

Pour examiner les Dossiers Investissement des Dirigeants qui seront "plus légers" en considérant toutes les restrictions du premier confinement.

 

Mardi 10 novembre 2020

Après examen de la totalité des dossiers de subventions, nous notons une nette amélioration des dossiers puisqu'un nouveau record* de dossiers dits "OK" sont au nombre de 17 (+10). Aussi les fiches des anomalies + rares nous font gagner un temps précieux et sont disponibles sur notre site (en téléchargement). Un courriel sera adressé.

--- * L'examen des dossiers a été moins rigoureux en raison de nos conditions de travail minimalistes ---

 

Lundi 9 novembre 2020

L'ensemble des dossiers ont été examinés, et traités. Un travail qui a fait l'impasse sur des aspects relatifs à la comptabilité et entraineurs.

C'est une succession de travaux de publications exigeants qui devrait être finalisés le 10 novembre ... ou le 12 au plus tard par un courriel destination des dirigeants

.

Mardi 3 novembre 2020

Un court passage dans notre local (comme la veille) pour commencer à examiner les dossiers de subventions envoyés par les Clubs. Généralement nous faisions un double examen sur les éléments principaux puis sur les fiches entraîneurs&diplômes et sur les pages "comptabilité". Malheureusement nous sommes dans l'impossibilité de réaliser ce travail suite aux restrictions d'accès. D'ores et déjà, comme annoncé sur le flash de la page d'accueil, la soirée du 17 novembre 2020 est ANNULÉE.

Nous aviserons selon les évolutions des règles.

 

Jeudi 29 octobre 2020

Une séance supplémentaire avec une équipe réduite(3) .Après avoir actualisé tous les contacts "président.e et coprésident.e" nous poursuivons la mise à jour de notre base de données adhérents, étape nécessaire  pour être prêts à toute édition en publipostage.

Nous examinons le projet de notre Assemblée Générale qualifiée de virtuelle, mais il ne s'agit pas LA priorité. Les préparatifs d'examen des dossiers (éditions de fiches individuelles) sont imprimées et seront utilisées pour usage dès que ... nous pourrons.

En effet nous ne devrions pas utiliser notre local, selon des recommandations municipales... Mais cela pose un problème majeur pour la poursuite de nos travaux qui exigent un processus bien rôdé, mais chronophage.

Remarque: désinfection au gel hydroalcoolique et port du masque sont respectés.

 

 

Mardi 27 octobre 2020

Encore inondé ! 1/2 heure de perdue à écoper !

Une session réduite (en effectif) prévue, puisque une nouvelle session de travail est programmée pour le jeudi 29. Nous sommes toujours dans le cadre de réception des dossiers où les premiers constats sont faits : vérification si nouveaux présidents, vérification des modification d'adresses mails et/ou téléphone, changement de banque etc...

Puis mise à jour de nos contacts sans oublier de supprimer d'autres mise à jour de la "liste

 Président" . ... Le temps passe vite compte tenu du couvre-feu de 21h .. Dès jeudi nous devrions commencer les premiers "vrais contrôles" et aussi la poursuite de mise à jour de notre base de données des références des clubs adhérents. Avec un nouvel aménagement pour mieux prendre en compte les clubs administrés en coprésidences. (voir mardi 20)

 

Mardi 20 octobre 2020

Avec un effectif réduit, mais motivé pour reprendre, avec les précautions sanitaires nécessaires, nos séances de travail.

Principalement le traitement des dossiers de subventions. Au fil des années nous avons établi un plan de travail hiérarchisé chronologiquement afin d'être le plus efficients.

En effet dès la réception des dossiers, les premiers contrôles et rapprochement avec notre base de données sont réalisés et permettent une mise à jour de tous nos contacts.

Cela peut paraitre anodin .. mais qui est essentiel.

Une actualisation de nos fichiers, nous permettra d'élargir nos échanges électroniques avec tous les coprésident.e.s ce qui n'était pas le cas à ce jour.

Nous constatons que plusieurs clubs n'ont pas fait le nécessaire pour nous transmettre leurs dossiers de subventions. Un rappel est fait.

Une soirée bien remplie avec un début avancé pour permettre à chacun de respecter le "couvre-feu".

 

 

Lundi 19 octobre 2020

Une visite rapide pour constater qu'un seul dossier de subventions parmi les 5 retardataires nous est adressé.

Dès demain un rappel URGENT sera déclenché en rappelant que "Pas de dossier" = "Pas de Subventions" et "Adhésion OMS supprimée".

 

Semaine 42  2020

Pas de permanence mais des visites journalières pour récupérer les dossiers déposés dans notre boite courrier. Mise  jour du site et des travaux relatifs à notre processus de travail.

Un ordinateur tombé en panne >>> visite chez le réparateur

Une situation de blocage hautement préjudiciable aux travaux de détermination des subventions.  Démoralisant !

 

Mardi 6 octobre 2020

Situation inchangée, et local inondé ... un peu moins que la semaine précédente : ça s"évapore !

 

Mardi 29 septembre 2020

Séance ANNULÉE en raison de la fermeture des équipements (ordre préfectoral).

Ouverture de la porte pour constater que notre local est inondé (une fois de plus) .

La suite s'annonce mal en pleine session du traitement global des dossiers de subventions.

Le délai de retour de ces dossiers reste inchangé soit le 14 / 10 / 2020

 

Mardi 22 septembre 2020

Une séance programmée pour notre prochaine AG qui se déroule traditionnellement en Avril et parfois en mars.... Mais voilà la COVID19 est passée par là!

nous sommes confrontés à une réduction de nos effectifs, et aussi au traitement des dossiers de subventions à venir qui est la charge de travail la plus lourde et majeure. Notre AG se passera donc via notre site internet (les explications aux clubs seront données)

Archiver les anciens dossiers fut notre première action qui à toute son importance dans notre processus de travail. Des mails nous alertent d'une problème de saisons sur le questionnaire. Erreur de notre part. Vite il faut adresser des alertes et rectifier une nouvelle fois le fichier. Ce qui nous permettra de modifier le prochain fichier pour être plus attentif.

Une panne d'ordinateur est venu perturber notre rythme de travail. Bref une séance sous tension.

 

 

 

Mardi 15 septembre 2020

Nous sommes en période que l'on pourrait qualifier de "calme" dans l'attente des retours des dossiers de subventions. Mais ce ne fut pas le cas!.

En effet en raison de la crise sanitaire nous ne pouvions organiser notre Assemblée Générale Ordinaire traditionnellement programmée en avril. Le contexte sanitaire reste encore bien limitatif dans la forme, et aussi dans le temps. Notre effectif tourne avec un effectif réduit(*) et le traitement des dossiers de subventions à venir se traduit par une charge de travail très importante. difficile de concilier ces deux sujets.

Notre AG se déclinera avec une version "écrite" sur notre site avec la possibilité d'échanges à postériori. Nous n'avons guère d'autres choix en rapport avec notre potentiel du moment.

Aussi une partie de notre équipe se partage les différents taches (rapport moral, rapporter d'activité, et rapport financier). Soirée exclusivement à celles-ci. Et au type de communication via notre site.

 

(*) - Rappel du 1er septembre :Denis GROSJEAN qui exerçait au sein du bureau de l'OMS le rôle de Secrétaire, fait partie depuis les dernières élections municipales du  nouveau Conseil Municipal. De fait il ne peut plus exercer au sein de notre association en accord avec nos statuts.

 

 

Mardi 8 septembre 2020

Une réunion programmée comme IMPORTANTE, avec pour objectif  final de lancer les "dossiers de subventions" auprès de nos adhérents. Ceci suppose des opérations précises et techniques pour paramétrer le fichier afin de le pouvoir le mettre en téléchargement sur notre site. Site qui lui aussi doit être actualisé avec les nombreuses pages qui comportent des éléments pratiques et significatifs. C'est l'ensemble des différentes étapes pour respecter les délais auprès de la Ville.

Le nouveau dossier DID (Dossier Investissement des Dirigeants) est contrairement aux autres années disponible immédiatement pour offrir plus de souplesse d'organisation aux dirigeants. Il devient désormais un fichier de type tableur (pour Excel ou Calc)

Les différentes mise à jour de nos contacts sont également indispensables dans cette phase préparatoire.

 

 

Mardi 1er septembre 2020

C'est la reprise après une trop longue période où notre activité était particulièrement affectée, comme l'ensemble des associations (sportives et autres). Mais nous sommes toujours et encore sous le régime des mesures sanitaires qui s'imposent au regard des nombreux cluster qui se révèle chaque jour. Il s'agit là d'une lourde charge morale pour l'ensemble de la société.

Mais enfin nous nous retrouvons dans notre local (*) en respectant les mesures sanitaires (gel et masques) pour le démarrage de la nouvelle saison qui s'avère 'hors cadre". C'est donc le moments de faire le point sur les évènements passés et futurs....

>> Notre équipe se réduit encore avec notre secrétaire qui fait partie désormais de l'équipe municipale, en la personne de Denis Grosjean  qui, statutairement n'est plus autorisé à faire partie du collèges des membres actifs. A noter que Denis exercait le rôle de secrétaire de l'OMS.

>> Notre Assemblée Générale ordinaire, généralement programmée en avril et donc impossible à mettre en œuvre. Sachant par ailleurs que nos projets et notre activité ont été particulièrement affectés par la crise sanitaire. Nous devrions proposer une AG sous forme de documents avec une articulation bien particulière. Dès que possible nous informerons les Clubs et les élus de la Ville du processus.

>> Au fil des années notre équipe s'est trouvée réduite et qui sonne comme une alerte à nos "oreilles" avec une diminution de 5 membres en 3 ans.... Il devient donc important de nous renforcer pour la poursuite et l'existence même de l'OMS d'Eybens.

>> La rentrée des Associations programmée pour le 5 septembre sera l'occasion de renouer contact avec l'ensemble des dirigeants sportifs

 

Semaine prochaine nous devrions être ne mesure "lancer" le questionnaire-adhésion à l'OMS .

 

(*) Un début d'activité "manuelle" en découvrant notre local une nouvelle fois inondé suite à 2 jours de pluie intense . Serpillères, balais, pelles et sceaux pour un concert à 8 mains afin de retirer les quelques 50 litres d'eau.

 

Deuxième quinzaine de Mai 2020

Au cours de cette période nous avons, lors d'une rencontre avec les représentants de la Ville, élu et technicien, examiné les différents équipements nécessitant des arbitrages.

Mission accomplie et arbitrages arrêtés .

Le travail consistant a mettre en forme chaque planning, reste toujours une épreuve délicate qui a pu être réalisée assez rapidement pour permettre la mise à disposition, à l'usage des utilisateurs, des fichiers ad hoc. dès le 3 juin

 

 

Jeudi 14 mai 2020

Réunion sous le régime "sanitaire".. 18h30

3 membres du Bureau fournis en masques chirurgicaux, après passage des mains sous gel hydroalcoolique et nettoyage des claviers d'ordinateurs et surtout appréciant les échanges en direct et non par écran interposé s'engage dans les travaux du jour: Les Plannings.

Tache très rébarbative et pourtant essentiel nous devons nous remettre "dans le bain" afin de respecter les processus établis depuis des années, qui ont montrés une logique et efficacité. Et ce n'est que vers 20H qu'enfin nous aboutissons à la fin de notre tâche.

L'aboutissement de cette première phase va nous permettre en relation avec la Ville d'arrêter les arbitrages qui se sont présentés dans 7 équipements.

 

 

Mardi 12 mai 2020

Nouvelle réunion ZOOM d'après confinement ou plutôt confinement allégé. Les commentaires sont en majorité consacrés au nouvelles règles de sécurité sanitaire... Pourrons-nous ? enfin nous réunir (en nombre limité) distanciation physique oblige, pour progresser dans les préparatifs des plannings. La première phase, en cours, consistant à dresser le tableau des arbitrages à étudier. Lui succédera les décisions finales avec la Ville techniciens & élus et enfin l'élaboration des plannings 2020-2021.

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Mardi 4 mai 2020

Réunion dans l'air du temps du "confinement" en mode virtuel. Il s'agissait une longue période de "page blanche" il était temps de renouer contact pour notre équipe. ZOOM une bonne alternative pour nous retrouver derrière un écran et converser sur cette période si particulière que nous vivons, mais aussi de mous projeter dans une transition avec ses impératifs sanitaires. A tout petits pas nous avons avancé sur le travail de planification des équipements et désormais nous devrons accélérer le pas. Ce sera en mode réduit (effectif limité) que nous nous engageront dans cette mission.

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Mardi 7 avril 2020

Conformément aux instructions et recommandations gouvernementales en rapport avec l'épidémie du Covid 19. La réunion de travail est annulée.

Seules les réceptions les dernières réception des demandes ont été reçues après la relance auprès des retardataires par le Service des Sports.

 

Le long et délicat travail de recensement pour établir les points d'arbitrage à étudier ne peut être mis en ouvre, en l'état (confinement). Notre calendrier en est bouleversé avec l'annulation de notre AG Annuelle.

 

Mardi 31 mars 2020

Conformément aux instructions et recommandations gouvernementales en rapport avec l'épidémie du Covid 19. La réunion de travail est annulée.

Seules les réceptions des demandes de créneaux ont été enregistrées

Une relance sera faite pour les retardataires par le Service des Sports

 

 

Mardi 24 mars 2020

Conformément aux instructions et recommandations gouvernementales en rapport avec l'épidémie du Covid 19. La réunion de travail est annulée.

Seules les demandes de créneaux ont été enregistrées.

-- 16 retours parmi tous les utilisateurs ... c'est peu

Une relance est programmée pour la semaine prochaine - > Service des Sports

La date de notre Assemblée Générale sera déterminée en fonction du calendrier sanitaire. 

 

Mardi 17 mars 2020

Conformément aux instructions et recommandations gouvernementales en rapport avec l'épidémie du Covid 19. La réunion de travail est annulée.

Seule la réception des demandes de créneaux ont été enregistrées.

La date de notre Assemblée Générale sera déterminée en fonction du calendrier sanitaire. 

 

Mardi 10 mars 2020

version allégée. toujours en effectif réduit.

Nous faisons le point sur les évolutions proposés à la Ville dans le cadre des demandes d'utilisation des équipements. Le but est d'être encore plus efficace dans le traitement global de l'établissement des plannings.

Si le mode de "téléchargement des demandes" sur notre site, au service des utilisateurs, permet un gain de temps, ce nouveau mode exige de notre part un travail préparatoire important. Nous devrions l'intégrer, à l'avenir, dans notre calendrier d'actions récurrentes.

Les premières réception de courrier ou courriel nous sont parvenues qui nous permettent de nous organiser en douceur.

Nous devrions dès la semaine prochaine, avoir du "grain à moudre". Et des effectifs à la hausse !

 

 

Mardi 3 mars 2020

C'est toujours les vacances ... avec 4 membres présents.

Après notre rencontre avec les élus, nous avons pris connaissance des dernières décisions du Conseil Municipal validant le budget consacré aux Aides critériées soit 164 000 €. Notre satisfaction pour cette progression de 10% qui sera profitable à nos membres que sont les 24 associations sportives.

Mais notre rôle ne s'arrête pas là... Et déjà le chantier consacré à la planification des équipements pointe le bout de son nez. En effet tout un travail préparatoire est nécessaire pour lancer le chantier. Cette mission qui nous incombe, sans présenter de difficultés majeure, est très chronophage. Par ailleurs nous devrions faire une proposition auprès du Service des Sports pour envisager des évolutions des processus jusqu'alors employés. Cela va de pair avec la création d'une interface dédiée sur notre site internet finalisé lors de cette soirée.

Cet aspect a été anticipé et nous verrons le mode d'emploi qui sera activé après notre prochaine rencontre avec le service des sports de la Ville.

 

Mardi 25 février 2020

C'est les vacances ... et le groupe de travail est étriqué: 3 personnes.

Dans le cadre d'une prochaine rencontre(*) avec les élus et techniciens de la Ville, nous nous attelons à un travail rétrospectif sur les 5 années précédentes pour illustrer auprès de nos interlocuteurs, la lettre de synthèse que nous adressons chaque année au Premier Élu.

C'est avec satisfaction et intérêt que notre travail nous amène à cette consultation.

 

Par ailleurs et dans le cadre de notre projet "Gestion & Compta" nous avons reçu, grâce au travail de Pierre CROZET (expert comptable)  les premiers changements du prochain plan comptable. En effet depuis quelques mois, en France, le plan comptable des Associations a été officiellement modifié avec l'apport de nouveau CPC ou changement de libellés beaucoup plus "significatifs".

Les enjeux de communications auprès de nos associations adhérentes sont importantes et la prise en compte dans les prochains dossiers de subventions supposera une période d'adaptation.

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(*) Réunion du 27/02/20 en Mairie

 

 

Mardi 18 février 2020

Programme allégé et néanmoins important.  Si lors des précédentes nous avions travaillé sur la création des nouvelles fiches entraîneurs qui seront proposées aux clubs concernés (dans le cadre des prochains dossiers de subventions) il convenait d'en faire un contrôle pour en vérifier la conformité.... Ceci nous a permis de détecter 3 anomalies bien vite rectifiées. La dernière action à mener fut de mettre sur notre site internet, pour chaque club (page individualisée) le fichier qui sera à télécharger, dans le cadre des prochains dossiers de subventions.

Par ailleurs, ayant obtenu l'accord de la Ville, nous avons mis en ligne le nouveau cadre tarifaire à partir le saison prochaine. A ce titre un mail a été adressé à chaque Président et/ou Club.

 

Mardi 11 février 2020

Équipe au complet. Comme prévu notre mission de cette soirée et de créer les nouveaux fichiers entraineurs qui seront proposés dès la rentrée prochaine dans les cadre des dossiers de subventions. Cette nouveauté nous oblige à saisir l'ensemble des entraîneurs diplômés pour l'ensemble des Clubs. Et de paramétrer chaque fichier pour lui définir son accessibilité. Ce travail est minutieux et les 2 groupes ont réalisé cette tache avec efficacité. Les trésoriers quant à eux se sont attachés à enregistrer les écritures pour clore l'exercice qui sera présenté lors de notre prochaine AG.

Bonne séance.  

 

Mardi 4 février 2020

Effectif réduit pour cette session, un constat qui met en valeur une forme de fragilité quand des absences (maladies, congés) se cumulent. Ce fut un thème de discussion pour entamer cette soirée, et d'évoquer les pistes de renforcement de notre équipe en faisant appel aux "bonnes volontés". Ces pistes sont étroites et contraintes par les règles statuaires qui en font une originalité que nous voulons absolument protéger....>affaire à suivre...

Comme prévu nous finalisons la lettre de synthèse destinée à M le Maire, qui permet de mettre en évidence des points qui nous paraissent significatifs et représentatifs du milieu associatif des sports.

Puis un long travail sur la gestion des nouveaux fichiers  "entraîneurs" qui seront disponibles à la rentrée prochaine dans le cadre des dossiers de subventions. Les aménagements de ce fichier nous seront utiles lors de l'examen des dossiers de subventions. Cette nouveauté nous oblige à partir d'une page blanche ce qui représente une tache importante mais incontournable cette année.

 

 

 

Mardi 28 janvier 2020

Pour les rescapés de la grippe une séance bien chargée avec pour premier objet de définir et propose à la Ville, un nouveau cadre tarifaire qui rentrera en vigueur dès les 1er septembre 2020. Il était important de lancer rapidement ce chantier pour 2 raisons

- Les clubs doivent être avertis au plus tôt pour leurs CA puissent s'y référer pour établir le montant des adhésions 

- Les élections municipales sont proches il est donc important d'obtenir un accord sans attendre le renouvellement de nouveaux élus.

le deuxième point fort de la soirée consiste à établir un rapport de synthèse à destination du Maire, se rapportant aux dossiers de subventions. Nous établissons ainsi des éléments comparatifs avec l'année précédente, mais aussi des aspects comptables, et..des évolutions notables parmi les 24 associations adhérentes. Il nous restera à mettre en forme toute cette synthèse à la prochaine séance.

La mise à jour des nouvelles "fiches entraineurs" avec un nouvel agencement sera l'objet d'une mission qui devrait nous occuper dès la semaine prochaine.

 

 

 

Mardi 21 janvier 2020

Séance très importante pour notre équipe, qui en présence de P. BEJJAJI, P RONGY et M.PASERO était l'occasion de présenter le résultat de nos travaux sur le calcul de répartition des aides. Les outils que nous avons mis en place autorisent des calculs de simulation que nous avons mis en pratique à partir des propositions de la Ville.

Propositions qui différaient quelque peu de nos arbitrages. Nos échanges furent constructif et pour l'OMS il est très important de collaborer avec intelligence avec notre partenaire pour aboutir à des propositions raisonnables.

Cette étape très importante n'est pas la fin de notre cycle  "subventions" car des travaux annexes devront être réalisés pour préparer, déjà, la prochaine saison.

Si nous arrivons à faire face, malgré un effectif qui s'est réduit fortement en 2 ans, c'est que nous respectons un calendrier qui nous permet de faire face  à cette pression.

En résumé une réunion très satisfaisante pour tous les participants!!!

 

 

 

Mardi 14 janvier 2020

Après les divers échanges avec la Ville d'Eybens, l'ordre du jour important était dédié aux "subventions" un mot qui intéresse toujours les dirigeants... Et nous le comprenons, et c'est aussi pour cette raison que traitons ce dossier avec la plus grande rigueur.

En vue de la prochaine réunion ou élu et techniciens viendrons à notre siège pour présenter les propositions de répartition des différentes aides. Parce que cette démarche est annuelle il est toujours important de clarifier et d'expliquer tous les aspects de nos calculs. Plusieurs simulations nous ont été demandées, ce qui impliquerai une révision du budget ... à la hausse. Et comme chaque année la primeur de l'annonce est réservée à nos élus.

L'examen des dossiers questionnaires, outre la détermination des aides, celui ci permet également d'apporter à la connaissance des dirigeants quelques chiffres qui montrent la vitalité du milieu sportif associatif sur notre commune. Ce travail a également été réalisé au cours de cette session de travail.

Vivement la semaine prochaine!

 

 

Mardi 7 janvier 2020

Les reçus des chèques d'adhésion sont éditées et déposées dans les boites courrier de la Maison des Associations.

Autre point sensible : les dossiers "Investissements des Dirigeants" [D.I.D.], le modèle était jusqu'alors un fichier de type word. Afin d'améliorer notre efficacité et aussi de faciliter pour les Clubs qui nous soumettent leurs déclarations, la prochaine version sera sous la forme d'un fichier de type excel. Il sera disponible dès la rentrée prochaine en même temps que le dossier "questionnaire principal" de l'OMS.

Pour les D.I.D. reçus cette année nous avons relevé des points que nous qualifions de "sensibles" pour les cerfa émis dans le cadre des "renonciations au remboursement des frais de transports" , où les éléments fournis par les demandeurs sont insuffisants et font porter aux clubs un risque important en cas de contrôle. Une rencontre sera proposée aux clubs qui utilisent ce dispositif fiscal.