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Mardi 27 octobre 2020

Encore inondé ! 1/2 heure de perdue à écoper !

Une session réduite (en effectif) prévue, puisque une nouvelle session de travail est programmée pour le jeudi 29. Nous sommes toujours dans le cadre de réception des dossiers où les premiers constats sont faits : vérification si nouveaux présidents, vérification des modification d'adresses mails et/ou téléphone, changement de banque etc...

Puis mise à jour de nos contacts sans oublier de supprimer d'autres mise à jour de la "liste

 Président" . ... Le temps passe vite compte tenu du couvre-feu de 21h .. Dès jeudi nous devrions commencer les premiers "vrais contrôles" et aussi la poursuite de mise à jour de notre base de données des références des clubs adhérents. Avec un nouvel aménagement pour mieux prendre en compte les clubs administrés en coprésidences. (voir mardi 20)

 

Mardi 20 octobre 2020

Avec un effectif réduit, mais motivé pour reprendre, avec les précautions sanitaires nécessaires, nos séances de travail.

Principalement le traitement des dossiers de subventions. Au fil des années nous avons établi un plan de travail hiérarchisé chronologiquement afin d'être le plus efficients.

En effet dès la réception des dossiers, les premiers contrôles et rapprochement avec notre base de données sont réalisés et permettent une mise à jour de tous nos contacts.

Cela peut paraitre anodin .. mais qui est essentiel.

Une actualisation de nos fichiers, nous permettra d'élargir nos échanges électroniques avec tous les coprésident.e.s ce qui n'était pas le cas à ce jour.

Nous constatons que plusieurs clubs n'ont pas fait le nécessaire pour nous transmettre leurs dossiers de subventions. Un rappel est fait.

Une soirée bien remplie avec un début avancé pour permettre à chacun de respecter le "couvre-feu".

 

 

Lundi 19 octobre 2020

Une visite rapide pour constater qu'un seul dossier de subventions parmi les 5 retardataires nous est adressé.

Dès demain un rappel URGENT sera déclenché en rappelant que "Pas de dossier" = "Pas de Subventions" et "Adhésion OMS supprimée".

 

Semaine 42  2020

Pas de permanence mais des visites journalières pour récupérer les dossiers déposés dans notre boite courrier. Mise  jour du site et des travaux relatifs à notre processus de travail.

Un ordinateur tombé en panne >>> visite chez le réparateur

Une situation de blocage hautement préjudiciable aux travaux de détermination des subventions.  Démoralisant !

 

Mardi 6 octobre 2020

Situation inchangée, et local inondé ... un peu moins que la semaine précédente : ça s"évapore !

 

Mardi 29 septembre 2020

Séance ANNULÉE en raison de la fermeture des équipements (ordre préfectoral).

Ouverture de la porte pour constater que notre local est inondé (une fois de plus) .

La suite s'annonce mal en pleine session du traitement global des dossiers de subventions.

Le délai de retour de ces dossiers reste inchangé soit le 14 / 10 / 2020

 

Mardi 22 septembre 2020

Une séance programmée pour notre prochaine AG qui se déroule traditionnellement en Avril et parfois en mars.... Mais voilà la COVID19 est passée par là!

nous sommes confrontés à une réduction de nos effectifs, et aussi au traitement des dossiers de subventions à venir qui est la charge de travail la plus lourde et majeure. Notre AG se passera donc via notre site internet (les explications aux clubs seront données)

Archiver les anciens dossiers fut notre première action qui à toute son importance dans notre processus de travail. Des mails nous alertent d'une problème de saisons sur le questionnaire. Erreur de notre part. Vite il faut adresser des alertes et rectifier une nouvelle fois le fichier. Ce qui nous permettra de modifier le prochain fichier pour être plus attentif.

Une panne d'ordinateur est venu perturber notre rythme de travail. Bref une séance sous tension.

 

 

 

Mardi 15 septembre 2020

Nous sommes en période que l'on pourrait qualifier de "calme" dans l'attente des retours des dossiers de subventions. Mais ce ne fut pas le cas!.

En effet en raison de la crise sanitaire nous ne pouvions organiser notre Assemblée Générale Ordinaire traditionnellement programmée en avril. Le contexte sanitaire reste encore bien limitatif dans la forme, et aussi dans le temps. Notre effectif tourne avec un effectif réduit(*) et le traitement des dossiers de subventions à venir se traduit par une charge de travail très importante. difficile de concilier ces deux sujets.

Notre AG se déclinera avec une version "écrite" sur notre site avec la possibilité d'échanges à postériori. Nous n'avons guère d'autres choix en rapport avec notre potentiel du moment.

Aussi une partie de notre équipe se partage les différents taches (rapport moral, rapporter d'activité, et rapport financier). Soirée exclusivement à celles-ci. Et au type de communication via notre site.

 

(*) - Rappel du 1er septembre :Denis GROSJEAN qui exerçait au sein du bureau de l'OMS le rôle de Secrétaire, fait partie depuis les dernières élections municipales du  nouveau Conseil Municipal. De fait il ne peut plus exercer au sein de notre association en accord avec nos statuts.

 

 

Mardi 8 septembre 2020

Une réunion programmée comme IMPORTANTE, avec pour objectif  final de lancer les "dossiers de subventions" auprès de nos adhérents. Ceci suppose des opérations précises et techniques pour paramétrer le fichier afin de le pouvoir le mettre en téléchargement sur notre site. Site qui lui aussi doit être actualisé avec les nombreuses pages qui comportent des éléments pratiques et significatifs. C'est l'ensemble des différentes étapes pour respecter les délais auprès de la Ville.

Le nouveau dossier DID (Dossier Investissement des Dirigeants) est contrairement aux autres années disponible immédiatement pour offrir plus de souplesse d'organisation aux dirigeants. Il devient désormais un fichier de type tableur (pour Excel ou Calc)

Les différentes mise à jour de nos contacts sont également indispensables dans cette phase préparatoire.

 

 

Mardi 1er septembre 2020

C'est la reprise après une trop longue période où notre activité était particulièrement affectée, comme l'ensemble des associations (sportives et autres). Mais nous sommes toujours et encore sous le régime des mesures sanitaires qui s'imposent au regard des nombreux cluster qui se révèle chaque jour. Il s'agit là d'une lourde charge morale pour l'ensemble de la société.

Mais enfin nous nous retrouvons dans notre local (*) en respectant les mesures sanitaires (gel et masques) pour le démarrage de la nouvelle saison qui s'avère 'hors cadre". C'est donc le moments de faire le point sur les évènements passés et futurs....

>> Notre équipe se réduit encore avec notre secrétaire qui fait partie désormais de l'équipe municipale, en la personne de Denis Grosjean  qui, statutairement n'est plus autorisé à faire partie du collèges des membres actifs. A noter que Denis exercait le rôle de secrétaire de l'OMS.

>> Notre Assemblée Générale ordinaire, généralement programmée en avril et donc impossible à mettre en œuvre. Sachant par ailleurs que nos projets et notre activité ont été particulièrement affectés par la crise sanitaire. Nous devrions proposer une AG sous forme de documents avec une articulation bien particulière. Dès que possible nous informerons les Clubs et les élus de la Ville du processus.

>> Au fil des années notre équipe s'est trouvée réduite et qui sonne comme une alerte à nos "oreilles" avec une diminution de 5 membres en 3 ans.... Il devient donc important de nous renforcer pour la poursuite et l'existence même de l'OMS d'Eybens.

>> La rentrée des Associations programmée pour le 5 septembre sera l'occasion de renouer contact avec l'ensemble des dirigeants sportifs

 

Semaine prochaine nous devrions être ne mesure "lancer" le questionnaire-adhésion à l'OMS .

 

(*) Un début d'activité "manuelle" en découvrant notre local une nouvelle fois inondé suite à 2 jours de pluie intense . Serpillères, balais, pelles et sceaux pour un concert à 8 mains afin de retirer les quelques 50 litres d'eau.

 

Deuxième quinzaine de Mai 2020

Au cours de cette période nous avons, lors d'une rencontre avec les représentants de la Ville, élu et technicien, examiné les différents équipements nécessitant des arbitrages.

Mission accomplie et arbitrages arrêtés .

Le travail consistant a mettre en forme chaque planning, reste toujours une épreuve délicate qui a pu être réalisée assez rapidement pour permettre la mise à disposition, à l'usage des utilisateurs, des fichiers ad hoc. dès le 3 juin

 

 

Jeudi 14 mai 2020

Réunion sous le régime "sanitaire".. 18h30

3 membres du Bureau fournis en masques chirurgicaux, après passage des mains sous gel hydroalcoolique et nettoyage des claviers d'ordinateurs et surtout appréciant les échanges en direct et non par écran interposé s'engage dans les travaux du jour: Les Plannings.

Tache très rébarbative et pourtant essentiel nous devons nous remettre "dans le bain" afin de respecter les processus établis depuis des années, qui ont montrés une logique et efficacité. Et ce n'est que vers 20H qu'enfin nous aboutissons à la fin de notre tâche.

L'aboutissement de cette première phase va nous permettre en relation avec la Ville d'arrêter les arbitrages qui se sont présentés dans 7 équipements.

 

 

Mardi 12 mai 2020

Nouvelle réunion ZOOM d'après confinement ou plutôt confinement allégé. Les commentaires sont en majorité consacrés au nouvelles règles de sécurité sanitaire... Pourrons-nous ? enfin nous réunir (en nombre limité) distanciation physique oblige, pour progresser dans les préparatifs des plannings. La première phase, en cours, consistant à dresser le tableau des arbitrages à étudier. Lui succédera les décisions finales avec la Ville techniciens & élus et enfin l'élaboration des plannings 2020-2021.

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Mardi 4 mai 2020

Réunion dans l'air du temps du "confinement" en mode virtuel. Il s'agissait une longue période de "page blanche" il était temps de renouer contact pour notre équipe. ZOOM une bonne alternative pour nous retrouver derrière un écran et converser sur cette période si particulière que nous vivons, mais aussi de mous projeter dans une transition avec ses impératifs sanitaires. A tout petits pas nous avons avancé sur le travail de planification des équipements et désormais nous devrons accélérer le pas. Ce sera en mode réduit (effectif limité) que nous nous engageront dans cette mission.

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Mardi 7 avril 2020

Conformément aux instructions et recommandations gouvernementales en rapport avec l'épidémie du Covid 19. La réunion de travail est annulée.

Seules les réceptions les dernières réception des demandes ont été reçues après la relance auprès des retardataires par le Service des Sports.

 

Le long et délicat travail de recensement pour établir les points d'arbitrage à étudier ne peut être mis en ouvre, en l'état (confinement). Notre calendrier en est bouleversé avec l'annulation de notre AG Annuelle.

 

Mardi 31 mars 2020

Conformément aux instructions et recommandations gouvernementales en rapport avec l'épidémie du Covid 19. La réunion de travail est annulée.

Seules les réceptions des demandes de créneaux ont été enregistrées

Une relance sera faite pour les retardataires par le Service des Sports

 

 

Mardi 24 mars 2020

Conformément aux instructions et recommandations gouvernementales en rapport avec l'épidémie du Covid 19. La réunion de travail est annulée.

Seules les demandes de créneaux ont été enregistrées.

-- 16 retours parmi tous les utilisateurs ... c'est peu

Une relance est programmée pour la semaine prochaine - > Service des Sports

La date de notre Assemblée Générale sera déterminée en fonction du calendrier sanitaire. 

 

Mardi 17 mars 2020

Conformément aux instructions et recommandations gouvernementales en rapport avec l'épidémie du Covid 19. La réunion de travail est annulée.

Seule la réception des demandes de créneaux ont été enregistrées.

La date de notre Assemblée Générale sera déterminée en fonction du calendrier sanitaire. 

 

Mardi 10 mars 2020

version allégée. toujours en effectif réduit.

Nous faisons le point sur les évolutions proposés à la Ville dans le cadre des demandes d'utilisation des équipements. Le but est d'être encore plus efficace dans le traitement global de l'établissement des plannings.

Si le mode de "téléchargement des demandes" sur notre site, au service des utilisateurs, permet un gain de temps, ce nouveau mode exige de notre part un travail préparatoire important. Nous devrions l'intégrer, à l'avenir, dans notre calendrier d'actions récurrentes.

Les premières réception de courrier ou courriel nous sont parvenues qui nous permettent de nous organiser en douceur.

Nous devrions dès la semaine prochaine, avoir du "grain à moudre". Et des effectifs à la hausse !

 

 

Mardi 3 mars 2020

C'est toujours les vacances ... avec 4 membres présents.

Après notre rencontre avec les élus, nous avons pris connaissance des dernières décisions du Conseil Municipal validant le budget consacré aux Aides critériées soit 164 000 €. Notre satisfaction pour cette progression de 10% qui sera profitable à nos membres que sont les 24 associations sportives.

Mais notre rôle ne s'arrête pas là... Et déjà le chantier consacré à la planification des équipements pointe le bout de son nez. En effet tout un travail préparatoire est nécessaire pour lancer le chantier. Cette mission qui nous incombe, sans présenter de difficultés majeure, est très chronophage. Par ailleurs nous devrions faire une proposition auprès du Service des Sports pour envisager des évolutions des processus jusqu'alors employés. Cela va de pair avec la création d'une interface dédiée sur notre site internet finalisé lors de cette soirée.

Cet aspect a été anticipé et nous verrons le mode d'emploi qui sera activé après notre prochaine rencontre avec le service des sports de la Ville.

 

Mardi 25 février 2020

C'est les vacances ... et le groupe de travail est étriqué: 3 personnes.

Dans le cadre d'une prochaine rencontre(*) avec les élus et techniciens de la Ville, nous nous attelons à un travail rétrospectif sur les 5 années précédentes pour illustrer auprès de nos interlocuteurs, la lettre de synthèse que nous adressons chaque année au Premier Élu.

C'est avec satisfaction et intérêt que notre travail nous amène à cette consultation.

 

Par ailleurs et dans le cadre de notre projet "Gestion & Compta" nous avons reçu, grâce au travail de Pierre CROZET (expert comptable)  les premiers changements du prochain plan comptable. En effet depuis quelques mois, en France, le plan comptable des Associations a été officiellement modifié avec l'apport de nouveau CPC ou changement de libellés beaucoup plus "significatifs".

Les enjeux de communications auprès de nos associations adhérentes sont importantes et la prise en compte dans les prochains dossiers de subventions supposera une période d'adaptation.

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(*) Réunion du 27/02/20 en Mairie

 

 

Mardi 18 février 2020

Programme allégé et néanmoins important.  Si lors des précédentes nous avions travaillé sur la création des nouvelles fiches entraîneurs qui seront proposées aux clubs concernés (dans le cadre des prochains dossiers de subventions) il convenait d'en faire un contrôle pour en vérifier la conformité.... Ceci nous a permis de détecter 3 anomalies bien vite rectifiées. La dernière action à mener fut de mettre sur notre site internet, pour chaque club (page individualisée) le fichier qui sera à télécharger, dans le cadre des prochains dossiers de subventions.

Par ailleurs, ayant obtenu l'accord de la Ville, nous avons mis en ligne le nouveau cadre tarifaire à partir le saison prochaine. A ce titre un mail a été adressé à chaque Président et/ou Club.

 

Mardi 11 février 2020

Équipe au complet. Comme prévu notre mission de cette soirée et de créer les nouveaux fichiers entraineurs qui seront proposés dès la rentrée prochaine dans les cadre des dossiers de subventions. Cette nouveauté nous oblige à saisir l'ensemble des entraîneurs diplômés pour l'ensemble des Clubs. Et de paramétrer chaque fichier pour lui définir son accessibilité. Ce travail est minutieux et les 2 groupes ont réalisé cette tache avec efficacité. Les trésoriers quant à eux se sont attachés à enregistrer les écritures pour clore l'exercice qui sera présenté lors de notre prochaine AG.

Bonne séance.  

 

Mardi 4 février 2020

Effectif réduit pour cette session, un constat qui met en valeur une forme de fragilité quand des absences (maladies, congés) se cumulent. Ce fut un thème de discussion pour entamer cette soirée, et d'évoquer les pistes de renforcement de notre équipe en faisant appel aux "bonnes volontés". Ces pistes sont étroites et contraintes par les règles statuaires qui en font une originalité que nous voulons absolument protéger....>affaire à suivre...

Comme prévu nous finalisons la lettre de synthèse destinée à M le Maire, qui permet de mettre en évidence des points qui nous paraissent significatifs et représentatifs du milieu associatif des sports.

Puis un long travail sur la gestion des nouveaux fichiers  "entraîneurs" qui seront disponibles à la rentrée prochaine dans le cadre des dossiers de subventions. Les aménagements de ce fichier nous seront utiles lors de l'examen des dossiers de subventions. Cette nouveauté nous oblige à partir d'une page blanche ce qui représente une tache importante mais incontournable cette année.

 

 

 

Mardi 28 janvier 2020

Pour les rescapés de la grippe une séance bien chargée avec pour premier objet de définir et propose à la Ville, un nouveau cadre tarifaire qui rentrera en vigueur dès les 1er septembre 2020. Il était important de lancer rapidement ce chantier pour 2 raisons

- Les clubs doivent être avertis au plus tôt pour leurs CA puissent s'y référer pour établir le montant des adhésions 

- Les élections municipales sont proches il est donc important d'obtenir un accord sans attendre le renouvellement de nouveaux élus.

le deuxième point fort de la soirée consiste à établir un rapport de synthèse à destination du Maire, se rapportant aux dossiers de subventions. Nous établissons ainsi des éléments comparatifs avec l'année précédente, mais aussi des aspects comptables, et..des évolutions notables parmi les 24 associations adhérentes. Il nous restera à mettre en forme toute cette synthèse à la prochaine séance.

La mise à jour des nouvelles "fiches entraineurs" avec un nouvel agencement sera l'objet d'une mission qui devrait nous occuper dès la semaine prochaine.

 

 

 

Mardi 21 janvier 2020

Séance très importante pour notre équipe, qui en présence de P. BEJJAJI, P RONGY et M.PASERO était l'occasion de présenter le résultat de nos travaux sur le calcul de répartition des aides. Les outils que nous avons mis en place autorisent des calculs de simulation que nous avons mis en pratique à partir des propositions de la Ville.

Propositions qui différaient quelque peu de nos arbitrages. Nos échanges furent constructif et pour l'OMS il est très important de collaborer avec intelligence avec notre partenaire pour aboutir à des propositions raisonnables.

Cette étape très importante n'est pas la fin de notre cycle  "subventions" car des travaux annexes devront être réalisés pour préparer, déjà, la prochaine saison.

Si nous arrivons à faire face, malgré un effectif qui s'est réduit fortement en 2 ans, c'est que nous respectons un calendrier qui nous permet de faire face  à cette pression.

En résumé une réunion très satisfaisante pour tous les participants!!!

 

 

 

Mardi 14 janvier 2020

Après les divers échanges avec la Ville d'Eybens, l'ordre du jour important était dédié aux "subventions" un mot qui intéresse toujours les dirigeants... Et nous le comprenons, et c'est aussi pour cette raison que traitons ce dossier avec la plus grande rigueur.

En vue de la prochaine réunion ou élu et techniciens viendrons à notre siège pour présenter les propositions de répartition des différentes aides. Parce que cette démarche est annuelle il est toujours important de clarifier et d'expliquer tous les aspects de nos calculs. Plusieurs simulations nous ont été demandées, ce qui impliquerai une révision du budget ... à la hausse. Et comme chaque année la primeur de l'annonce est réservée à nos élus.

L'examen des dossiers questionnaires, outre la détermination des aides, celui ci permet également d'apporter à la connaissance des dirigeants quelques chiffres qui montrent la vitalité du milieu sportif associatif sur notre commune. Ce travail a également été réalisé au cours de cette session de travail.

Vivement la semaine prochaine!

 

 

Mardi 7 janvier 2020

Les reçus des chèques d'adhésion sont éditées et déposées dans les boites courrier de la Maison des Associations.

Autre point sensible : les dossiers "Investissements des Dirigeants" [D.I.D.], le modèle était jusqu'alors un fichier de type word. Afin d'améliorer notre efficacité et aussi de faciliter pour les Clubs qui nous soumettent leurs déclarations, la prochaine version sera sous la forme d'un fichier de type excel. Il sera disponible dès la rentrée prochaine en même temps que le dossier "questionnaire principal" de l'OMS.

Pour les D.I.D. reçus cette année nous avons relevé des points que nous qualifions de "sensibles" pour les cerfa émis dans le cadre des "renonciations au remboursement des frais de transports" , où les éléments fournis par les demandeurs sont insuffisants et font porter aux clubs un risque important en cas de contrôle. Une rencontre sera proposée aux clubs qui utilisent ce dispositif fiscal.