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Mardi 17 octobre2017

Nous recevons déjà les premiers dossiers de subventions de quelques Club, toutefois notre mode opératoire ad'hoc sera activé dès la semaine prochaine.

Ce temps de relâche et un moment pour faire un focus sur la notion d'agrément sport qui a évolué et qui est un marqueur pour nos adhérents. Nous devrons éclaircir ce point particulier afin d'informer nos adhérents que sont les Clubs.

Dans le cadre d'un travail d'étude que nous devrons entamer (après la détermination des subventions), suite notre recensement et collecte des données financières de chaque Club. Le but final est de connaître la "pertinence" des aides calculées en regard de l'activité des Clubs. Ce travail fastidieux se doit d'être rigoureux pour être présenté aux élus et aux clubs.

 

Mardi 10 octobre2017

Avec des effectifs en progression, nous abordons cette soirée "spéciale" s'agissant d'une permanence à destination des Clubs pour un pré examen de leurs dossiers de subventions.

C'est un moment privilégié que nous apprécions car il nous permet des contacts avec les dirigeants. Nous avons pu mettre à l'épreuve notre organisation basée sur les "référents clubs" et ainsi favoriser une qualité dans les relations.

Une séance donc très satisfaisante.

Nos visiteurs: Gym Loisirs d'Eybens - La Gaule Eybinoise - Club d'Escalade - Pétanque Club d'Eybens - Basketball Eybens-Poisat

Mardi 3 octobre2017

Un retour de vacances qui vient enrichir nos effectifs. Pour cette séance un débriefing sur la session du CVA de la semaine précédente.

Puis après avoir pris connaissance des quelques taches administratives restant à traiter,  nous abordons, ensemble, une "révision" du questionnaire de demande de subventions afin d'être en mesure de répondre aux dirigeants qui se présenteront à notre permanence mardi prochain.

Cette permanence est consacrée au pré examen des dossiers de subventions

Cet examen du questionnaire nous a permis de déceler un bug mineur qui sera corrigé dès le lendemain.

 

Mardi 26 septembre 2017

 Un léger mieux (retour de vacances) pour nos effectifs. La bonne humeur est au rendez-vous pour aborder toutes les taches minutieuses et variées pour actualiser nos fichiers, préparer tous les supports et réviser le site internet.

Archiver les dossiers etc etc

Et puis proposer aux clubs concernés de télécharger le dossier "Investissement des Dirigeants" qui permet d'accéder à l'aide financière du même nom.

Beaucoup de changements ont eu lieu fin de saison dernière ce qui nous oblige à être attentif à beaucoup de nos documents de base.

Mission remplie !

 

 

Mardi 19 septembre 2017

 Toujours en effectif amoindri, nous avions pour but de finaliser l'envoi des dossiers de subventions. Terminer la mise à jour des fichiers entraineurs et les mettre à disposition des clubs en téléchargement sur notre site. Enfin mettre à jour toutes les informations pratiques sur notre site pour le calendrier du mois prochain.

Semaine prochaine, nous mettrons en ligne le dossier "investissement des dirigeants" qui vient en complément du dossier principal. En outre nous devrons mettre en place tous les documents utiles pour appliquer nos procédures de traitement des dossiers.

Des mises à jour du site seront également à l'ordre du jour (vitrine des clubs)

 

Mardi 12 septembre 2017

 Comme prévu, notre effectif est plutôt réduit pour aborder cette séance de travail qui est essentiel dans les préparatifs du questionnaire des demandes de subventions. Mise à jour des paramètres de questionnaire pour actualiser tous les changements survenus au cours de la saison dernière.

Beaucoup plus long a réaliser : l'actualisation des fichiers entraîneurs qui sera mis à disposition des Clubs, quelques atermoiements pour découvrir que nous n'avions pas réalisé ces modifications en fin de saison dernière.... Malheureusement cela nous oblige à repousser d'une semaine la mise à disposition des fichiers en téléchargement sur notre site, car nous n'avons pu actualiser tous les fichiers entraîneurs.

Semaine prochaine nous avons pour mission de finaliser et communiquer aux clubs la mise en route des dossiers de subventions.

 

 

 

Mardi 5 septembre 2017

 C'est la reprise !

Nous sommes "presque" au complet pour cette séance de rentrée. C'est un moment privilégié pour évoquer nos occupations estivales, et aussi d'entrevoir la saison à venir.

Et les nouvelles annoncent des périodes très laborieuses car nous enregistrons le départ de 2 personnes, pour des raisons personnelles et des absences à venir, temporaires mais bien réelles pour les 2 mois à venir.

Cela remet en cause notre organisation interne et celle des référents qu'il conviendra de réaménager ou d'adapter.

En effet la période des dossiers de subventions arrive à grands pas et nous devrons faire preuve d'efficacité.

La prochaine séance s'annonce donc "laborieuse".

 

 

Mardi 4 juillet 2017

 Dernière réunion de la saison, commentaires sur les derniers événements. L'équipe est déjà sur le départ pour aborder quelques semaines de repos. Puis nous nous retrouvons autour d'un pot agrémenté de plaisirs gustatifs.

 

Mardi 27 juin 2017

 Un point est fait, avec Gilbert CASTEJON chargé de mission auprès de Pôle Sud38 Handball EE, sur la création du nouveau club de handball (HBC2E) et des conditions de démarrage pour la saison à venir. Une relance à faire pour obtenir les coordonnées des nouveaux dirigeants afin pouvoir communiquer efficacement au plus tôt.

Nous faisons également le point sur l'enquête relatif aux effectifs des clubs afin d'établir un diagnostic aussi précis que possible sur l'origine (communale) des adhérents. Malheureusement il manque encore trop de réponses pour établir un constat significatif.

Semaine prochaine RELANCE pour les retardataires!

 

Mardi 20 juin 2017

 Nous consacrons un temps de debriefing de la rencontre du 16 juin 2017. Les réactions des membres du Bureau sont unanimes pour déplorer cette situation qui met à mal notre statut de représentant des Clubs avec le risque d'un fort discrédit.

Nous adressons aux responsables du club de lutte un compte-rendu de notre rencontre du 16 juin au cours de laquelle nos objections et remarques sont restées vaines.

Nous faisons aussi le point sur le prochain démarrage du nouveau club de Handball, et les options de traitement. Ces derniers points doivent, naturellement, être validés par la Ville.

 

 

Vendredi 16 juin 2017

 Rencontre avec la Ville (R. URRU, L. PRANDT,L. ARNAUD, P RONGY) - OMS:(JM BOUISSE - M HEBERT).

En se référant à l'article précédent, cette rencontre a principalement concerné les plannings de l'équipement C - Nous avons fermement regretté que les dispositifs que nous avions élaboré ensemble n'aient jamais été activés. Ce qui discrédite l'OMS vis à vis des clubs adhérents, et en même temps démotive notre équipe. Si nous avons entendu des arguments de réponses, ces derniers ne nous satisfont pas et surtout  la méthode employée qui laisse planer un doute sur notre partenariat.

En finalité nous avons appris qu'il s'agit d'une décision qualifiée de "politique". Nous avons rappelé que notre association loi 1901 ... ne fait pas de politique. En conséquence notre association ne peut cautionner les décisions prises par la ville.

Après ce long échange, nous évoquons le contexte du nouveau club de Handball (HBC2E) qui succèdera la saison prochaine à Pôle Sud38 HBall

Et de prôner l'articulation la plus efficace pour que le démarrage de la nouvelle saison se déroule financièrement dans les meilleures conditions. L'OMS va apporter son expertise en proposant des simulations et aussi le process qui pourrait être mis en place.

 

 

Mardi 13 juin 2017

 Après réception des plannings pour la prochaine saison, nous avons été interpellé par le Club de Lutte, et avons fixé ce jour une rencontre avec ses dirigeants.

Les discussions abordent les conditions d'arbitrages qui ont déterminé une forte restriction des plages horaires. Nous expliquons les conditions de l'élaboration des plannings qui ne se sont absolument pas passé comme nous pouvions l'espérer (voir article du lundi 22 mai 2017). De toute évidence il s'agit d'une décision "politique". Cette décision demandera à être éclaircie lors de notre prochaine session de travail avec la Ville.

Nous déclarons que nous n'avons pas validé ces plannings et pour cette raison n'a pas été mis en téléchargement sur notre site.

La deuxième partie de la soirée est consacrée au contexte du nouveau Club de Handball et des conditions de détermination du calcul des aides pour la saison prochaine. La rencontre avec la Ville permettra sans doute d'éluder quelques interrogations.

Enfin nous adressons un rappel à destination des Clubs qui n'ont pas donné suite à notre enquête et nous ne pouvons que déplorer ce manque évident de collaboration avec notre instance.

 

Mardi 6 juin 2017

14 H 00 - Rencontre avec Mme DREUILLET (Ville d'Eybens) en charge du dossier chéquier "Culture-Loisirs". Nous faisons le point sur l'état d'avancement du nouveau dispositif qui sera mis en place à la rentrée.

Les Clubs "volontaires" recevront très prochainement la convention à signer et retourner au Conseil d'Administration du CCAS. Nous avons décidé d'organiser une rencontre avec les dirigeants en mairie le 22 juin  18 H Salle Fuhais.

A cette occasion nous apporterons aux clubs des renseignements pratiques car la gestion de ce dispositif exige le respect de certaines règles.

Lors de mes échanges avec Mme Dreuillet, un ajustement doit être opéré par nos soins car le processus du calcul de la participation de l'adhérent n'a pas été interprété correctement. (M. Hébert)

 

18H30 Début de notre réunion hebdomadaire

Un débriefing sur la rencontre en direction des membres du bureau. Des précisions qui vont exiger des modification de la page chéquier CCAS sur notre site.

Nous rapportons également la dernière réunion avec la Ville, avec les derniers ajustements sur les plannings que nous ne mettrons pas en téléchargement sur notre site... les plannings seront adressés par la Ville.

La ville souhaite étudier de nouveaux critères pour la détermination des subventions. Critères que la ville devra prendre sans doute à sa charge, car nous ne pouvons mener de front des taches complexes.

Un mail est adressé aux Clubs volontaires Chéquier CCAS pour les informer la réunion du 22 juin ... (voir premier paragraphe)

 

Mardi 30 mai 2017

Une réunion très chargée, avec pour objectif prioritaire, la fin de la saisie des planifications des équipements,  une tache plutôt délicate,  première partie étant réalisée la semaine précédente.

Par ailleurs une mise à jour du site internet, et  l'envoi du questionnaire (relatif à la résidence de leurs adhérents) à l'ensemble des associations.

Ce questionnaire devra impérativement être renseigné par chacun des Clubs adhérents.

Ce questionnaire fait suite à l'exposé du Président lors son rapport moral, sur le thème: répartition des effectifs par commune.

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Une prochaine rencontre est prévue avec la Ville le 2 juin  pour finaliser les plannings

Une rencontre également prévue le 6 juin avec une responsable du CCAS pour mettre en place, dans le cadre du nouveau dispositif du chéquier "culture-loisirs", le cadre pratique à destination des Clubs "volontaires".

 

Lundi 29 mai 2017

C'est à notre Siège que la coordination des OMS de la Métropole se sont réunis avec la participation des OMS de Grenoble, Fontaine, Pont de Claix et Eybens.

Cette rencontre permettait à chacun d'exprimer son point vue sur la proposition d'un courrier à destination des Clubs.

Ce courrier "invitation" pour  assister et participer  à une conférence débat le 19 juin, après une présentation du vice-président de la Métropole Claus HABFAST, de la "Compétence Sports de la Métropole"

Les délais trop courts pour une organisation à la hauteur de l'événement, nous avons opté pour le report de cette manifestation, probablement sous une autre forme.

Cette rencontre est prévue dans la première quinzaine d'octobre 2017 .... un samedi matin.

Affaire à suivre.

 

 

Mardi 23 mai 2017

La moitié des effectifs sont absents (c'était prévu en raison des vacances...)

Après avoir débattu sur le processus d'affectation des créneaux, nous commençons notre travail très méticuleux de l'élaboration des plannings avec une double saisie sous des formes différentes ce qui nous permettra en temps réels de connaître le quota de chaque utilisateur. Ce travail exige beaucoup d'attention mais nous devrions finaliser l'ensemble des tableaux la semaine prochaine.

 

Lundi 22 mai 2017

Une rencontre avec la Ville pour prendre en compte les derniers arbitrages réalisés par la Ville pour lesquelles nous pouvons regretter que le dispositif de contrôle pour lequel nous nous étions investi, n'est pas été activé...

Deux semaines devraient nous permettre de "rendre la copie" .

 

Mardi 16 mai 2017

Une séance consacrée dans un premier temps de l'annonce de validation par le CA du CCAS auquel notre Président a assisté. Nous affichons, à nouveau, sur notre site la page spéciale qui avait été masquée une dizaine de jours. Les Clubs "partenaires" sont énumérés et seront informés des informations plus concrètes....

 

Puis nous finalisons tous le processus de l'après AG avec l'envoi du PV de celle-ci.

Ils ont été déposés dans le boite courrier de la Maison des Associations.

Le prochain chantier sera basé sur la planification des équipements toujours en cours avec les services de la Ville.

 

Mardi 9 mai 2017

Débriefing sur la réunion du 5 mai (plannings), ainsi que la dernière réunion du CVA au cours de laquelle nous avons présenté les dossiers "Projets" et leur fonctionnement. Les Clubs sportifs présents étaient en pays connu. L'objectif du CVA étant d'étendre ce type de dossier à toutes les associations...

G. Castejon (chargé de mission auprès de Pôle Sud 38 Handball) nous informe que devant les difficultés qui s'accumulent, les dirigeants du Club veulent privilégier la "liquidation judiciaire"... affaire à suivre.

Plusieurs travaux sont menés par l'équipe: poursuite de l'élaboration du PV de notre AG et en particulier résumer l'intervention de l'élu, préparation du questionnaire sur les effectifs qui devrait être envoyer à chaque club dès la semaine prochaine.

Les référents du groupe D se chargent de relancer les clubs qui ne sont toujours pas présents sur la "vitrine des Clubs" de notre site. Ce dernier point montre que notre nouvelle organisation permet de travailler sur plusieurs "chantiers" distincts.

 

Vendredi 5 mai 2017

Réunion de travail avec la Ville pour étudier et recenser les points sensibles (arbitrage) pour des créneaux où les demandes des clubs sont similaires. Si des points sont assez rapidement résolus, d'autres seront suivi de contact téléphonique avec les clubs concernés et si nécessaire de rencontres.  

Mardi 2 mai 2017

Si la semaine dernière, nous n'étions peu nombreux... Pour la reprise nous étions au grand complet! La dynamique était relancée.

Le premier temps est consacré à l'élection du Bureau Directeur, dont la composition a été reconduite à l'identique de l'année dernière. (voir ICI)

Après cette réélection le président exprime le souhait d'être assisté de façon plus probante dans la multitudes et diversités des tâches et missions que nous avons à remplir. Souhait très rapidement mis en pratique dans les travaux qui font suite à notre AG et des projets évoqués à cette occasion.

Le PV de notre AG et toutes ses composantes a mobilisé plusieurs personnes (rapport d'activité et moral à mettre en forme) etc.

Les dossiers de planifications des équipements agencés pour permettre un travail encore plus efficace.

Préparation d'une enquête sur la composition des effectifs de l'ensemble des clubs afin que nos travaux et études à venir sur ce sujet soient probants.
Il s'agira d'un fichier type Excel qui sera à compléter.

Par ailleurs nous faisons aussi le point sur le dispositif  "Chéquier Activités du CCAS" après les quelques réponses reçues, nous notons que certains clubs ne daignent pas répondre, et qui traduit un désintérêt de notre association et du rôle qu'elle joue).

Remerciement à tous ceux qui se sont manifestés.

Semaine prochaine nous devrions finaliser le PV de notre AG, envoyer l'enquête à chaque clubs sur la composition de leurs effectifs. Et pour ce dossier nous exigerons des réponses.

 

Vendredi 28 avril 2017

Réunion en mairie en présence de M URRU, Mmes PRANDT et ARNAUD

Thème de cette rencontre qui fait suite aux travaux de recensement de la planification des équipement et des situations nécessitant des arbitrages.

 Prendre connaissance des situations 'litigieuses' et d'envisager des solutions est une première étape. Dans ce parcours nous n'avons pu que traiter la moitié des équipements.

Vendredi suivant nous devrions en terminer de cette étape.

 

Mardi 25 avril 2017

En comité très réduit, (4) nous avons principalement consacré notre temps au nouveau dispositif relatif au "Chèque Culture-Activités" du CCAS d'Eybens. Une nouveauté qui a été présenté lors de notre dernière AG du 14/4. A cette occasion 13 clubs se sont portés volontaires pour participer à cette extension vers les activités sportives.

La page spéciale consacrée à ce sujet a été ouverte. Cette dernière est susceptible d'évoluer pour faciliter toutes les démarches des Clubs.

Nous espérons que dès la semaine prochaine nous serons au complet car nous avons encore beaucoup de "pain sur la planche"!!!

Lundi 24 avril 2017

Une reprise de la "Coordination des OMS de la Métropole" s'est déroulée à notre siège. Les OMS de Grenoble - Fontaine - Vizille - Eybens participaient à cette rencontre qui permettait de faire point via Pierre Arnaud (membre du Conseil de développement métro) qui nous relate les dernières délibérations de La Métropole. Un document qui dénombre 5 objectifs de travail et réflexion. Une prochaine rencontre prévu le moi prochain afin de finaliser un colloque prévu le 14 juin où les Clubs sportifs métropolitains seront conviés et pourront s'exprimer : UNE PREMIÈRE!  

Mardi 18 avril 2017

En effectif limité, nous faisons le point sur le déroulement de notre dernière AG, et des projets à venir. 

Vendredi  14 avril 2017

Notre Assemblée Générale... bientôt un article complet en première page !

 

Mardi 11 avril 2017

On passe aux ultimes préparatifs ... de notre AG

Vivement le 14 !

 

Mardi 4 avril 2017

Une séance réservée aux préparatifs, à l'organisation de notre prochaine AG

Derniers ajustements des documents et rapports qui seront utilisés pour le 14 avril.

 

 

Mardi 28 mars 2017

Encore quelques demandes de dernière minutes pour la planification des équipements et mis à jour nos travaux.

Cette séance sera principalement réservée aux préparatifs de notre AG qui se déroulera le 14 avril.

Préparation et envoi des convocations et invitations, élaboration du rapport d'activité par le Secrétaire avec l'assistance de volontaires. Les Trésoriers quant à eux, finalisent tous les éléments constituant le rapport financier qui sera présenté en AG.

Enfin, terminer la longue tache d'enregistrement des données comptables des clubs, avec pour objectif des analyses dont l'utilité sera évoquée en AG.

Une soirée bien remplie où chacun a su apporter sa contribution avec efficacité.

 

Mardi 21 mars 2017

Une séance de travail principalement dédiée au traitement des demandes des utilisateurs (Clubs-Ville-Extérieurs) des équipements sportifs. Nous en profitons pour mettre en place un dispositif qui facilitera le travail, et en particulier pour les éventuels et probables arbitrages. La première phase est très laborieuse et nécessite énergie et concentration, mais à l'issue de cette séance nous avons rempli la première étape.

Dès lors les deux prochaines séances seront dédiées aux préparatifs de notre Assemblée Générale.

 

Mardi 14 mars 2017

Délivrance de la lettre de mission à Gilbert Castejon (voir l'article précédent)

Pour notre mission de la planification des équipements de la ville, nous faisons les point sur toutes les demandes. Un point de satisfaction pour le nombre de réponses reçues

Nous sommes donc en mesure à procéder à ce fastidieux travail de recensement et de la prise en compte, pour chaque équipement, des désidérata .

Ce travail demande beaucoup d'organisation pour bien cerner tous les problèmes menant à des arbitrages qui seront fait dans un second temps.

Il s'agit d'une mission qui prendra plusieurs séances de travail avec la participation de l'élu aux sports et chef des sports

 

 

Mardi 07 mars 2017

Un premier point est fait sur la réception des demandes de plages horaires pour les équipements sportifs saison 2017-2018. Nous notons que le nombre de réponses reste modeste. Pour nos adhérents un rappel (après les vacances scolaires) s'impose.

Pour notre membre actif, G. Castejon, les membres du bureau décide de le charger de mission auprès de Pôle Sud38 Handball dans le cadre du redressement judiciaire affectant ce club. Une première ébauche de lettre de mission est réalisée une partie de notre équipe. Les trésoriers enregistre les dernières écritures pour la préparation du bilan financier por notre prochaine AG.

Les autres membres s’affairent pour enregistrer les données comptables des clubs adhérents, avec l'objectif précédemment évoqué lors nos 2 dernières séances de travail.

 

 

Mardi 28 février 2017

C'est toujours  les vacances !!!

Toujours en effectif réduit et néanmoins motivés nous évoquons l'avancé des discussions que nous avons avec les représentants de la Ville.

Puis nous revenons (voir article ci-dessous) sur le dossier d'études et d'exploitation des données financières fournies par nos associations adhérentes avec le "questionnaire OMS - subventions" .

Le but est de pouvoir analyser tous les aspects de financiers avec des objectifs pertinents... qui restent à préciser.

Les premières ébauches lors de notre réunion du 21 février, nous poursuivons  développement d'un outil informatique et traçons d'ores et déjà son cadre général.

Bon travail ... efficace, grâce à la participation de tous.

 

 

Mardi 21 février 2017

C'est les vacances !!! Pas pour tout le monde ...

En effectif réduit 6 / 11 , nous abordons d'ores et déjà les conditions de travail qui nous attendent pour le traitement de la planification des équipements. Quelques ajustement informatiques s'imposent pour aborder le traitement dans les meilleures conditions.

La deuxième partie de séance est consacrée au lancement d'une étude financière de l'ensemble de nos adhérents.

Il s'agit là d'un travail qui nous permettra d'avoir une vision globale de l'activité financière des clubs. Des ratios à définir, devraient, par exemple, nous permettre de constater les cohérences entre les clubs qui ont des activités de même nature mais aussi d'autres aspects restant à explorer.

 

Mardi  14 février 2017

Une séance "allégée" qui nous permet d'échanger plus longuement sur plusieurs sujets en particulier notre dernier Comité Directeur et de ses conséquences pour tous les acteurs concernés : Usagers - Ville - OMS.

Nous échangeons sur la perception que peuvent avoir notre environnement que sont les clubs et leurs adhérents, et  les membres du Conseil Municipal et élus. L'importance de notre rôle faisant l'objet d'un cadre délimité par une Convention de partenariat.

La gestion des outils que l'OMS a mis en place depuis plusieurs années, est également évoquée dans un environnement technique qui doit être pris en compte dans sa complexité.

 

Vendredi 10 février 2017

Comité Directeur : Présentation par le Groupe de Travail VILLE-OMS du résultat de plusieurs réunions sur la thématique: "Usages et Planification des équipements Sportif"

Ce Comité Directeur fera prochainement l'objet d'un item sur notre site internet.

 

Mardi 7 février 2017

Un temps important est consacré au débriefing des référents OMS ayant assisté à l'AG Extraordinaire de PôleSud 38 Handball Echirolles-Eybens.

Nous engageons les préparatifs pour le prochain Comité Directeur du 10 février.

Par ailleurs nous éditons les lettres de validation de l'engagement des Clubs ayant complété le dossier subventions et s'étant acquitté du règlement d'adhésion (10€).

Pour finir la séance nous prenons connaissance du diaporama qui sera présenté aux clubs, lors de notre prochain Comité Directeur.

 

Vendredi 3 février 2017

Réunion du Groupe de Travail OMS-VILLE sur la planification des équipements.

Une séance dédiée à la préparation du prochain Comité Directeur de notre association.

 

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Nos référents OMS ont assisté à l'AG Extraordinaire de Pôle Sud 38 HandBall Echirolles Eybens.

 

 

Mardi 31 janvier 2017

Pour débuter notre séance, un débriefing de la présentation  auprès du BM (voir article ci-dessous). Nous relatons que le cadre tarifaire a été largement évoqué lors de notre rencontre avec les élus.En particulier la possibilité pour les associations d'appliquer des tarifs d'adhésion distincts (eybinois - extérieurs).

Un éclairage plus fin, de l'ensemble des tarifications et l'impact du coût des licences sont des éléments que nous devons examiner avec plus d’acuité.

Ce travail, nous a permis de relever des "anomalies" dans les dossiers Clubs qui feront l'objet de questions auprès des intéressés.

Par ailleurs, nous avons adressé à Mme Le Maire une nouvelle proposition de cadre tarifaire pour la saison prochaine.

 

 

Lundi 30 janvier 2017

A l'invitation des élus de la Ville d'Eybens, dans le cadre d'un Bureau Municipal, nous avons présenté notre mode de calcul des aides (subventions).

Le travail que nous réalisons chaque saison pour ces aides "critériées" représente certainement la charge la plus importante pour notre association (4 mois de travail)

L'enjeu de cette présentation était de rester dans un cadre général, et d'éviter d'aborder des aspects les plus complexes.

Nous espérons avoir suscité de l'intérêt auprès des élus et leur permettre d'apporter leurs propres réflexions (à venir...).

 

Mardi24 janvier 2017

Le calcul des aides pour la saison 2016-2017 arrive à son terme, après avoir obtenu les lignes budgétaires. Elles ne seront communiquées (sur notre site) qu'après validation du Bureau Municipal.

Comme chaque année nous dressons un tableau synthétique à Mme Le Maire, que nous enrichissons au fil des saison.

Par ailleurs nous faisons l'état de cotisations de toutes les associations, dans le cadre d'une prochaine révision du cadre tarifaire. Ces données seront également portées à la connaissance du CCAS pour une session spéciale.

L'édition des convocations du prochain Comité Directeur du 10 février est  réalisée pour un envoi par courrier dès le lendemain.

 

 

Mardi 17 janvier 2017

Suite à l'événement que constitue les difficultés financières de l'association  Pôle Sud38  HandBall, nous prenons connaissance des éléments de presse et des positionnement des villes d'Echirolles et d'Eybens. Il s'agit pour nous aussi de l'intérêt d'alerter la ville comme nous le pratiquons depuis plusieurs années, lorsque les bilans des Clubs nous paraissent alarmant.

Nous évoquons d'ores et déjà l'organisation interne (nouvelle) pour la saison prochaine du contrôle des dossiers de subventions qui seront examinés par les "référents OMS".

Puis nous préparons les éléments d'une fiche de synthèse des dossiers de subventions et des aides critériées qui seront validées lors d'un prochain Bureau Municipal (début février 2017).

Nous établirons alors un article pour aviser les clubs de l'évolution (à la baisse) des lignes budgétaires définies par la ville

 

Mardi 10 janvier 2017

Grosse pression !

En effet nous devons finaliser la saisie des données pour la détermination des aides (double saisie). Et tout particulièrement les données pour l'aide aux déplacements. Nous le savons que c'est la partie la plus délicate et la plus exigeante en matière de concentration.

Les résultats doivent communiqués à la Ville le vendredi 13 à notre Siège.

 

Pendant ce temps, une autres équipe faisait une relecture de l'article en préparation sur notre site internet, relatif à notre dernièr Comité Directeur du 1er décembre 2016.

Un courrier électronique, le soir même était adressé aux Présidents des Clubs pour information.

Nous terminons bien tard cette soirée, avec la satisfaction d'avoir rempli notre mission!

 

Vendredi 6 janvier 2017

Réunion avec la Ville (MM URRU et RONGY)

Cette réunion avait pour but de prendre connaissance des représentants de Clubs qui seront désignés pour, en avant première, prendre connaissance des pistes de travail que nous avons développées dans le Groupe de Travail sur la planification des équipements.

Ces personnes ont été désignées avec des suppléants en cas d'indisponibilités.

La deuxième partie de notre rencontre a pour objet nos calculs de répartitions des aides critériées (toujours en cours).

Nous prenons connaissance (sans surprise) de la baisse - 5% des aides.

Notre prochaines rencontre prévue à notre siège le vendredi 13 janvier à 10 H pour présenter  et communiquer à la Ville le nouveau tableau de répartitions des aides.

 

 

Mardi 3 janvier 2017

Et oui on débute l'année avec notre équipe quasi complète et motivée pour "affronter" la fin de saison qui s'annonce particulièrement dense.

Nous évoquons les dernières actualités et en particulier une information importante relative à l'association Pôle Sud 38 Handball Échirolles-Eybens. Il n'est pas de notre rôle de communiquer sur le sujet, mais nous suivons de près ce dossier....

 

Nous débutons donc l'année en mettant en pratique notre nouvelle organisation transverse, basée sur les 4 groupes de référents.

L'article sera bientôt disponible sur notre site.

Puis nous poursuivons, selon une méthode travail qui s'améliore au fil du temps, notre travail de saisie des données extraites des dossiers questionnaires complétés par les clubs.

Nous finalisons, enfin, ce long travail de dépouillement et d'analyse des dossiers "Investissement des Dirigeants" qui, s'ils ne sont pas nombreux, restent très ardus à réaliser.

Une soirée très chargée où la motivation de chacun, a pu s'exprimer.

 

 

Mardi 20 décembre 2016

La dernière de l'année !

Si nous ne sommes pas au complet, nous savons tous que nous avons "du pain sur la planche" en cette fin d'année. La régularisation des dossiers de subventions ayant des conséquences directes sur notre calendrier. Un bref debriefing de la réunion du Groupe de travail (GT) OMS/VILLE sur la planification des équipements [voir article du 16/12/16].

Deux groupes de travail s'attaquent aux deux chantiers :

Finaliser le suivi et contrôle des dossier "Investissement des Dirigeants"

Commencer les premières saisies de données sur notre outil de prédilection. Ce travail sera conduit à l"identique par une autre équipe à la rentrée 2017, afin de vérifier la bonne concordance des résultats. Les parties les plus délicates restant à faire.

Ce sera pour le 10 janvier ... et là il faudra être en forme pour rattraper le retard.

 

Vendredi 16 décembre 2016

Réunion du Groupe de Travail OMS/VILLE sur la planification des équipements.

Un premier constat pour conclure que la phase d'étude que nous avons menée arrive à son terme et que désormais nous devons passer à la phase de diffusion en direction des utilisateurs (les clubs).

Nous convenons de présenter notre travail à un premier groupe d'utilisateurs qui seront sélectionnés :  2 Présidents de clubs aux effectifs conséquents + 1 entraîneur

+ 1 adhérent ces deux derniers seront tirés au sort  parmi ceux que les clubs nous auront fait connaître.

Cette première étape se déroulera le 20 janvier 2017, qui nous permettra sans doute d'affiner notre travail pour préparer la deuxième étape.

C'est un Comité Directeur en direction de tous les Clubs qui constituera la deuxième étape.

D'ores et déjà, nous pouvons déclarer que les demandes de planification seront avancées d'un mois. C'est donc courant mars 2017 que les premiers courriers seront adressés à TOUS les utilisateurs. Ainsi nous auront beaucoup plus de latitude pour mener à bien les arbitrages éventuels.

Prochaine réunion du GT OMS/VILLE  vendredi 6 janvier 2017 ... au siège de l'OMS.

 

Mardi 13 décembre 2016

"Les Dossiers SUB".. est le thème du jour !

Nous faisons un dernier point sur les questionnaires et des quelques dossiers en suspens.

Puis nous poursuivons l'examen des dossiers "Investissement des Dirigeants". En fonction du volume de données pour chacun des dossiers soumis cette tache peut rapidement s'avérer éprouvant, tant les vérifications  et les arbitrages ne sont pas aisés.

Nous notons d'une manière générale que le "Mécénat" est confondu avec le "Parrainage" et les exigences en matière de justificatifs ne sont pas les mêmes.

 Le Parrainage implique la signature d'un contrat signé par les 2 parties.

Si nous avons ces exigences, c'est que nous avons sur notre site toutes les informations pratiques et utiles pour que chaque Club opéré de la meilleure des façons, et que nous sommes toujours à leur disposition.

 

Après avoir relevé tous les manquements, des courriels ont été adressés aux clubs concernés.

Si l'année dernière le suivi des dossiers était réalisé par la Ville, cette année nous avons pris (par nécessité) cette tache.

Cela se traduit par un retard dans nos travaux de saisie des données.... Semaine prochaine nous essaieront de combler une bonne partie du retard.

 

Mardi 6 décembre 2016

 En effectif réduit, nous avons abordé notre séance de travail, avec, pour objectif de recevoir les Clubs dont les dossiers de subventions présentaient encore des irrégularités. Nos contrôles, s'ils sont rigoureux, imposent aux dirigeants d'être attentifs et exigeants dans  la qualité des dossiers rendus.

Par ailleurs nous avons abordé l'examen des dossiers" Investissement des Dirigeants", qui représentent une lourde tache, car cette année, en raison d’indisponibilités du service Ville, nous porterons l'ensemble de cette charge. Tout cela retarde passablement la saisie des données pour connaître la répartition des points acquis par chaque association.

 

Jeudi  1er décembre 2016

 C'est à partir de 19 H 00 que les Clubs adhérents ont été convoqués pour assister à notre Comité Directeur. Les sujets développés sont la "Réorganisation interne de l'OMS" et "Informations sur les lissages des aides critériées".

Le contenu de ce CD est repris sur la page Comité Directeur du 01/12/2016

(actuellement en construction) avec reprise des diapos et accompagnées de commentaires.

La mise à l'honneur de deux anciens Présidents B. CAGNE et J. VIAL s'est déroulée dans la bonne humeur autour du pot de clôture.( un article est en préparation) pour la page accueil.

Mardi  29 novembre 2016

 Une date importante puisque cette soirée est consacrée à la régularisation des anomalies constatées sur les dossiers subventions des Clubs.

Ainsi nous avons pu régler des situations, qui pour la plupart, ne présentaient pas de défauts majeurs.

Toutefois des Clubs n"ont pas daigné se manifester ou dans l'impossibilité de se déplacer ce jour là. Mais nous resteront (comme chaque année) intransigeant pour la remise d'un dossier en bonne et due forme.  En cas de retard nous appliquerons les malus prévu dans le cadre général.

Nous estimons que ce dossier est fait pour obtenir une aide de la Ville et qu'il mérite donc un traitement attentif.

En deuxième partie de soirée, nous avons fait les derniers réglages pour notre prochain Comité Directeur prévu le 1er décembre à 19 H 00 à la Maison des Associations

 

Vendredi  25 novembre 2016

Nouvelle réunion de travail avec la Ville (voir les sessions précédentes) un travail pour mettre au point certains détails d'analyse. Les outils proposés par l'OMS offrent des possibilités intéressantes qui dépassent le cadre initial des plannings.

Une autre réunion est prévue en décembre

 

Mardi  22 novembre 2016

Réunion principalement destinée à préparer notre prochain Comité directeur du 1er décembre. Une rencontre que nous souhaitons riche d'enseignement pour les Clubs, mais aussi l'occasion d'honorer 2 anciens Présidents ...à voir plus tard sur notre site.

La multiplication des AG et réunions avec la ville sature notre calendrier... comme chaque saison.

Au cours de cette soirée plusieurs Clubs nous ont rendu visite pour régulariser leurs dossiers du subventions.

Vendredi 25/11 réunion avec la Ville et le 29/11 nous tiendrons une permanence afin que les Clubs régularisent les anomalies détectées.

 

 

Mardi  15 novembre 2016

Une session consacrée à la poursuite de l'analyse des dossiers (comptabilité) et mettre en œuvre tout le dispositif opérationnel avec l'édition des fiches d'anomalies, la mise en ligne de ces fiches pour téléchargement sur notre site.

Envoi de courriers aux Dirigeants et par voie électronique pour aviser les Clubs de la situation de leu dossier de subventions.

Une charge de travail importante menée à bien !!!

 

 

Mardi  08 novembre 2016

Le rapport de notre dernière rencontre avec la ville (voir pavé ci-dessous du 4/11) est communiqué à l'ensemble du groupe , en début de soirée.

Puis nous poursuivons l'examen des dossiers Clubs. Nos contrôles spécifiques que sont, la liste des entraîneurs et la comptabilité, sont réalisés avec l'attention et la rigueur que ces parties exigent.

L'ensemble des dossiers est soumis à un deuxième diagnostic qui permettra de déceler encore quelques anomalies.

La semaine prochaine nous devrions être en mesure de faire connaître aux Clubs la conformité ou non, de leurs dossiers.

La rigueur de nos contrôles, appelle, d'une certaine façon, la même exigence de la part des Clubs pour compléter ce dossier. Malheureusement il semble bien que cette notion n'est pas vraiment comprise...

 

 

Vendredi  04 novembre 2016

Réunion de travail avec la Ville: Présents R. URRU, P. RONGY et JL CHAMOLEY (ville) et C. PRAS, M HÉBERT (OMS).

Cette réunion de place dans un cycle d'élaboration d'un outil ou méthode d'analyse de l'utilisation des créneaux pour les Clubs adhérents de l'OMS qui sont, en terme de volume, les plus importants. (environ 480h/semaine).

L'OMS qui a émis une douzaine d'indicateurs références a mis au point un outil permettant des analyses des fines susceptibles de fournir un gain de temps et une objectivité lors des arbitrages.

C'est sur cet outil que nous avons, lors de cette réunion,  fait des propositions pour être encore plus performant en terme lisibilité.

Puis nous avons hiérarchisé tous les indicateurs d'arbitrage. La prochaine réunion prévue dans 15 j permettra de tester notre méthodologie.

 

Mardi 25 octobre 2016

Tous sur le pont !

En effet le 15 octobre correspond à la date limite de retour des dossiers subventions. Si deux clubs étaient manquants*, nous avions une amélioration par rapport à l'année dernière. Grâce à un effectif quasiment au complet nous avons rapidement engagé le processus d'examen des dossiers qui doit de dérouler en plusieurs phases. Ce travail méticuleux s'appuie sur des documents bien utiles pour un travail rigoureux.

Nous savons que la suite s'avère tout aussi dense, et que le week-end de la Toussaint vient perturber notre calendrier.

Une réunion "spéciale" a été programmée pour le Jeudi 1er décembre à destination de TOUS les Clubs avec un ordre du jour qui reste à affiner.

 

(*) En date du 26 octobre nous détenions l'ensemble des dossiers !

 

Mardi 11 octobre 2016

Une soirée programmée depuis plusieurs semaines sur notre site.

Son objet:  proposer aux clubs, un pré-examen des dossiers de subventions, qui devront nous être retournés dès la semaine prochaine.

Une dizaine d'associations nous ont sollicité pour diverses difficultés ou questionnements. Ce fut l'occasion aussi de rectifier le fichier support de ce dossier, afin de corriger quelques imperfections.

Nous avons constaté que plusieurs clubs avait beaucoup de questionnements sur la comptabilité. ... Ceci devra nous interpeller afin d'enrichir notre site internet pour répondre à ces difficultés.

 

Mardi 11 octobre 2016

Une soirée réservée pour les Club qui rencontre des problèmes techniques avec le questionnaire.... personne. Bonne nouvelle!

Toutefois nous sommes interrogés par courriel, et apportons les réponses et solutions.

Malgré toutes nos précautions reste encore quelques bévues (cellules non déverrouillées).

Nous envisageons de provoquer une réunion, si possible avant la fin de l'année pour informer les Clubs de notre nouvelle organisation, mais aussi de l'échéance prochaine du lissage des subventions.

Nous mettons à jour le dossier "Investissement des Dirigeants" qui permet, pour les clubs concernés, de prétendre à une aide "critériée" spécifique.

Un mail est adressé à tous les Clubs pour les informer de la mise à disposition du dossier sur notre site .

 

 

Mardi 4 octobre 2016

Un debriefing de la réunion du 30 septembre est discuté avec les membres du bureau de l'OMS. Si des doutes sont exprimés, le Président rappelle que nous avons provoqué ces réunions et que nous devons jouer notre rôle pour mener à bien ce chantier.

Puis nous travaillons sur les préparatifs (documents) pour accueillir d'ores et déjà les dossiers de subventions.

Un mail est adressé aux clubs pour les informer d'une assistance pour le traitement du dossier questionnaire de subventions , dès la semaine prochaine et un pré-examen des dossiers la semaine suivante.

Nous espérons que ces mesures permettrons d'avoir des dossiers correctement complétés.

 

 

Vendredi 30 septembre 2016

Réunion de travail avec la Ville MM URRU, RONGY & CHAMOLEY l'OMS représentée par MME PRAS et M HEBERT

Cette rencontre est axée sur l'élaboration d'un mode de travail plus fin lors de la planification des équipements. Lors de la dernière rencontre nous, OMS, avions présenté plusieurs pistes de travail, dont une concernant la prise en compte de la valorisation de certains créneaux sur des équipements définis.

Grâce à l'outil informatique, nous avons pu démontrer qu'une synthèse de toutes les heures utilisées était un outil performant pour faire un état des lieux précis.

Notre groupe devra définir lors de la prochaine rencontre une nouvelle "matrice" de valorisation des heures.

 

 

Mardi 27 septembre 2016

Cette réunion s'annonçait dense et importante pour nos adhérents puisqu'il s'agissait des dossiers questionnaire subventions.

Mettre à jour les fichiers entraîneurs, opération délicate qui demande beaucoup d'attention aux opérateurs mais c'est bien en forgeant que l'on devient forgeron...

Par ailleurs la mise à jour du NOUVEAU questionnaire qui comporte cette année une aide supplémentaire "EN LIGNE" de nature (nous l'espérons) a obtenir des dossiers conformes.

En effet il devient inadmissible que le nombre de dossiers conformes est de 2 à 3 dossiers sur 25!!!.

Nous ferons des rappels pour alerter sur cette situation qui pénalise fortement l'avancement de notre travail.

La mise à jour du site a été faite dans la foulée.

Une remarque a été précisée pour les clubs ayant téléchargés les fichiers entraîneurs dès le 27 /9.

 

Prochaine réunion de travail avec la ville le 30/9 à 14h30

 

 

Mardi 20 septembre 2016

Réunion hebdomadaire dans la foulée.

Un compte rendu de la "réunion 2" voir ci-dessous aux membres du bureau.

C'est le retour de vacanciers qui nécessitent un temps d'information plus long.

Et tout particulièrement le nouveau mode d'organisation que nous mettons en action pour cette saison.

Cette organisation par équipes de référents exigera pour la plupart d'entre nous à se familiariser avec les nombreux aspects techniques, mais aussi à tisser des liens de proximités avec les dirigeants des Clubs.

Nous prévoyons une soirée d'information auprès de nos membres adhérents que sont les Clubs.

 

 

Mardi 20 septembre 2016 - Réunion 2 à 15h30

Comme prévu, nous engageons la première réunion, qui fait suite à celle du mois d'août.

Réunion en présence de MM URRU, RONGY et CHAMOLEY et 3 membres de l'OMS.

Cette rencontre représente un moment privilégié que nous avions sollicité, un temps qui doit être à la hauteur de notre implication dans notre partenariat avec la Ville.

P. RONGY nous présente des données sur l'évolution des effectifs depuis plusieurs années où l'on constate une dégradation du pourcentage d'eybinois.

Un deuxième tableau qui établi, pour chaque club et par semaine, le nombre de minutes d'utilisation d'équipement par adhérent.

Après avoir commenté toutes ces informations et les traductions que nous pouvons en tirer, nous présentons aux représentants de la ville, nos propres indicateurs.

Ces derniers ne sont pas des éléments chiffrés, mais représentent des aspects et particularités qui nous paraissent pertinents pour les éventuels arbitrages.

Nous établissons un calendrier des prochaines rencontres et les étapes majeures qui traduiront le travail de notre groupe.

Fin de la réunion 18h00

 

Mardi 13 septembre 2016

En effectif réduit, après traitement des affaires courantes nous "révisons" les premiers indicateurs (objets pertinents pour l'analyse d'attribution des créneaux) que nous avions définis la semaine précédente.

Après classification, nous établissons une liste commentée qui sera présentée lors de notre prochaine réunion avec les représentants de la Ville.

 

Mardi 6 septembre 2016

Hormis les événements du mois d'août, c'est notre première rencontre pour la saison 2016-2017.

Déjà suggéré par le Président, en cours de saison précédente, ce dernier propose donc une nouvelle organisation de travail transverse basée sur les 4 groupes déjà existants que sont les référents et clubs associés.

Si, jusqu'alors les référents OMS avait pour unique mission d'assister aux AG des Clubs, ils devront désormais assumer toutes les opérations relatifs à ces clubs.

 

(exemple: mise à jour des coordonnées sur les nombreux fichiers informatiques, sur le site etc...)

Cette organisation est susceptible d'évoluer indifféremment pour chacun des groupes si nécessaire.

Toutefois les missions majeures (dossiers subventions, plannings) exigerons toujours la participation de tous les membres de l 'OMS.

 

En prévision de notre prochaine rencontre avec la Ville : 20/9/16 à 15h30)

La deuxième partie de la réunion est consacrée a définir une première liste d' indicateurs  qui nous paraissent pertinents pour constituer une base de travail avec notre partenaire.

 

 

Aout 2016

Réunion 1

Rencontre entre les représentants de la Ville (élu et techniciens) et les membres actifs de l'OMS, qui fait suite à notre courrier de juillet 2016.

Un moment important pour nous exprimer sur la nécessité de travailler "autrement" avec la Ville.

Et tout particulièrement sur des sujets sensibles tels que la planification des équipements et des règles qui pourraient être établies.

Nous répondons favorablement à la demande de la Ville pour créer un groupe de travail VILLE-OMS sur cette thématique, avec l'intégration de clubs référents si besoin.

Nous prévoyons une rencontre avec le Club de Lutte dans les plus brefs délais

 

Réunion 2

Rencontre VILLE-OMS-Club de LUTTE au cours de laquelle chacun partie a pu donner son point de vue, dans le but de trouver une solution à l'impasse dans laquelle se trouvait le Club de Lutte.

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En finalité le Club de Lutte voit sa demande de créneau acceptée, avec la perspective annoncée, d'une réévaluation des plannings pour la saison prochaine 2017-2018

 

 

 

Juillet 2016

La dernière version de planification des équipements a suscité des réactions de clubs. En prenant connaissance des risques de déstabilisations des clubs utilisateurs, l'OMS a fait part à la Ville de son mécontentement sur la méthode employée et surtout le "moment" pour apporter une forme d'équité entre les utilisateurs.

En cette période de vacances nous devrions connaître la suite donnée dans la deuxième quinzaine d'Aout.

 

Mercredi 22 juin 2016

Réunion de la Coordination des OMS de La Métro qui se déroule dans nos locaux.

Présents : GRENOBLE , GIERES, FONTAINE, PONT DE CLAIX, ECHIROLLES et EYBENS.

C'est avec plaisir que nous accueillons O.S.E (Échirolles) qui vient ainsi conforter notre groupe.

Notre Président fait part à ses homologues de la réunion du Conseil de Développement de la Métro auquel il a assisté en suppléant Pierre Arnaud.

L'ordre du jour est bouleversé car le représentant de l'OMS de Fontaine nous délivre des documents du COPIL (commission de la métropole pour la compétente SPORT et CULTURE).

Nous débattons très longuement sur les différents scenarii définis par le COPIL. Nous arrivons à une forme de consensus sur les 3 scénarios qui répondent le plus à nos attente.

Nous devrons dès la rentrée prochaine (septembre) faire une synthèse de tous nos arguments pour convaincre les élus des groupes politiques qui auront à ce prononcer sur les propositions du COPIL.

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Suite sur les plannings:

A ce jour nous sommes toujours dans l'attente d'une validation de la Ville.....

 

 

Mardi 21 juin 2016

En début de séance nous accueillons L. PRANDT qui nous rend compte des arbitrages sur les créneaux d'utilisation des équipements sportifs fait par les services ville.

Il reste encore un cas qui ne sera finalisé qu'après rencontre avec les Clubs concernés.

Le travail minutieux est engagé pour l'ensemble des équipements avec quelques corrections. Il s'agit là d'un travail exigeant qui sera finalisé dès le demain matin avec communication à la ville pour accord de diffusion sur notre site ( téléchargement).

 

Mardi 14 juin 2016

Réunion placée sous le signe de la planification des équipements  et plus spécialement étudier les arbitrages. Cette séance a été programmée avec L. PRAND  et JL CHAMOLEY (Ville)

Une séance qui nous laisse sur notre faim avec de nombreux équipements qui doivent être avalisé par R. URRU (non présent). Une perte de temps préjudiciable pour l'édition de ces plannings. Cette situation n'est pas satisfaisante, et nous envisageons sérieusement de programmer plus tôt, pour la saison prochaine, le processus de cette mission.

En effets les Clubs ont besoin de connaître, avant les vacances d'été, les créneaux qui leur seront alloués.

Nous étions par ailleurs, limité dans le temps avec l'AG de Gym Loisirs prévue à 20H30 ce soir là.

Nous espérons vivement être en mesure de finaliser notre travail (en fonction des arbitrages définitifs prononcés par la Ville)

 

 

Vendredi 10 juin 2016

Réunion Commission Sports Ville - OMS

Présents Ville: R. URRU, P.RONGY et L PRANDT

Présents OMS : G. BAGUR, M. HÉBERT

Ville et OMS ont été "interpellés" par des membres du Club de pétanque suite à la démission du Président A. BOUVIER.

L'annonce d'une AG extraordinaire déclenchée par une partie des membres de cette association, nous oblige à circonscrire tous les aspects juridiques et pratiques ainsi que les conséquences d'une dissolution. Particulièrement chronophage ce travail de requête d'informations devra être poursuivie au cours de la semaine prochaine.

L. PRANDT évoque le travail en cours sur les règlements d'utilisations de toutes les structures de notre Ville.

Un point sensible auquel nous devrons être très attentif. Nous devons préserver le potentiel des pratiques sportives de nos clubs adhérents.

Vigilance donc!

 

 

Mardi 7 juin 2016

Soirée spéciale consacrée à accueillir, à partir de 19 h 30, les Clubs volontaires pour tester le dispositif d'aide en ligne, relatif au prochain questionnaire de subventions. En début de séance nous abordons les sujets brûlants et particulièrement le Club de Pétanque avec la démission du Président. Une AG extraordinaire initiée par 1/4 des membres est initiée. (affaire à suivre). Un point final sur le nombre de dossiers "Projets" dernier délai 31/5.

6 projets nous sont parvenus.

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19h30 - Les clubs "testeurs" se présentent sur 5 clubs seuls 2 sont présents - 2 excusés et 1 absent.

Un temps d'échange avec une présentation sur écran, pour expliquer nos attentes. Description du mode opératoire mis en place sur notre site. L'OMS attend beaucoup des commentaires sur ce nouveau dispositif pour être au plus proche des questionnements des Clubs.

 

En parallèle, le reste des membres de l'OMS commencent à enregistrer la planification des équipements, et particulièrement ceux qui ne font pas appel à des arbitrages.

 

 

Jeudi 2 juin 2016

Coordination des OMS de la Métro:

Pour suppléer Pierre ARNAUD indisponible, notre Président s'est rendu à la deuxième réunion du Conseil de Développement de la Métro.[C2D]

Invité le  "Collège des représentants des établissements et services publics" auquel notre coordination des OMS appartient.

Objet :

Le schéma d'organisation de l'ancien Conseil nous est présenté de façon très détaillée et explicite  pour en comprendre tous les mécanismes  au sein de La Métro.

Le but étant d'apporter nos commentaires et propositions pour faire évoluer cette organisation qui passe de 88 à 120 membre parmi les 8 collèges constitués.

Notre collège a pu ainsi exprimer ses points de vue et souhaits avec grand intérêt.

La compilation des avis des autres collèges permettra de déterminer la nouvelle organisation du "Conseil de Développement de la Métro".

C2D

 

Mardi 31 mai 2016

Toutes les demandes de "plannings" nous sont parvenues, enfin! Fort heureusement nous avions la semaine précédente bien avancé notre travail de recensement et de localisation des arbitrages à faire.

Tous ces travaux préparatoires sont repris pour être mis en forme sur notre application informatique qui favorise une meilleure lecture des points à arbitrer qui seront débattus et traités avec la Ville.

D'autres travaux annexes sont également réalisés.

Nous devrons très rapidement finaliser cette mission (plannings) avec l'absence annoncés de plusieurs membres du bureau.

 

 

Mardi 24 mai 2016

Nous avons reçu la quasi totalité des demandes de créneaux. Mettre en ordre toutes ces demandes qui ne respectent pas le minimum (manque le nom) et vérifier que nous pouvons passer à l'étape suivante qui consistera à repérer et inscrire toutes les demandes qui exigent des arbitrages. Travail qui exige une attention de chaque instant que les 3 groupes de travail ont su respecter. Semaine prochaine nous devrons reporter tous les arbitrages sur ordinateur pour pouvoir les analyser (avec la Ville). Par ailleurs nous pourrons débuter les demandes qui ne présentent aucune difficultés.

Nous avons consacré une autre partie de la soirée à la présentation d'une nouvelle page sur notre site. Cette page est réservée aux 5 clubs volontaires pour tester la nouvelle version du dossier subventions qui sera proposée à la rentrée.

Malheureusement nous n'avons pas eu le temps d'enrichir la vitrine des Clubs (site), la priorité étant les plannings.

 

 

Mardi 17 mai 2016

Le délai du 13 mai dépassé - Cette séance est tout d'abord le moment de faire le point sur le retour des demandes d'utilisations des équipements pour nous permettre d'établir les plannings de la saison prochaine.

Un constat qui est incompréhensible :. 10 utilisateurs n'ont pas daigné répondre!

Les rappels seront fait très rapidement par l'OMS pour les Clubs et par la Ville pour les autres utilisateurs.

Puis nous finalisons l'établissement des PV de notre A.G.  à destination des Clubs. Ces documents sont donc disponibles dans les boites courriers à la Maison des Associations.

Le Président propose à tous les membres de l'OMS une organisation de travail "transverse" qui sera basé les 4 groupes de clubs et leurs référents. Ce dispositif permettra à chacun d'avoir une certaine autonomie de travail, et d'avoir aussi un plus large champ d'actions. (Affaire à suivre).

Enfin nous terminons par la présentation du prochain et NOUVEAU questionnaire et de l'aide en ligne proposée sur ce dernier.

Ce document devra être communiqué très rapidement aux 5 clubs qui se sont portés volontaires pour tester et auditer ce nouveau dispositif..

 

Mardi 10 mai 2016

Pour répondre à une demande de consultation des membres du Club de Gym Loisirs, nous consacrons le début de séance par un entretien avec 4 de ses membres.

L'ensemble des membres de l'OMS étant présents nous répondons aux questionnements sur l'organisation de la prochaine A.G. de Gym Loisirs dans un contexte de démission (annoncée) du Président Bernard Cagne. De nombreux échanges ont permis à chacun d'exprimer son point de vue.

Puis dans la deuxième partie de soirée après relecture, nous poursuivons l'édition du PV de l'A.G ainsi que l'article en préparation sur notre site.

Semaine prochaine nous devrons finaliser tous ces travaux pour "repartir" sur une prochaine mission que sont la planification d'utilisation des équipements.

Mardi 3 mai 2016

Nous consacrons cette séance à la poursuite de notre travail en rapport avec notre A.G.

Avec quelques problèmes d'adaptation suite à la discontinuité des présences sur des travaux déjà engagés.

Travail laborieux qui nous mobilise toute la soirée....

 

Mardi 26 avril 2016

C'est la fin des vacances et nous sommes (presque) au complet. Ça démarre fort car nous devons répondre aux travaux qui succèdent à notre AG. Le PV de de notre AG qui sera adressé aux Clubs et représentants de la Ville est un élément auquel nous accordons beaucoup d'attention, car il fera aussi parti des documents qui viendrons enrichir l'historique de notre Association. La retranscription des échanges constitue certainement la charge de travail la plus fastidieuse... Restera donc la mise en forme la semaine prochaine, sans oublier la rédaction de l'article sur notre site.

Le Président en fin de séance évoque succinctement l'audition de la "Coordination des OMS" auprès de la Métro qui a été particulièrement probante avec l'appui de Pierre ARNAUD.

 

 

Mardi 19 avril 2016

C'est en petit comité que nous nous réunissons (certains profitent des vacances de Pâques)

Le temps de faire le point sur les dernières nouvelles relatives aux subventions et le lancement de la procédure de planification des équipement pour la prochaine saison (envoi de courrier par la ville).

Puis nous accueillons Jean VIAL qui à notre invitation, nous fais connaître dans le détail les motivations de sa décision de démissionner du poste de Président du BBCEP (Club de Basket) après 25 ans d'engagement.

Une occasion d'échanger, et d'en tirer des enseignements et d'assurer une vigilance préventive. Comme exprimé lors de notre dernière AG (rapport moral) il apparaît nécessaire que l'OMS joue un rôle plus engagé auprès de la Ville et ses représentants.

A la rentrée nous prévoyons une amicale cérémonie pour apporter la reconnaissance du monde sportif aux Présidents qui ont œuvré sur de "très nombreuses années" au sein de leurs Clubs, et Jean VIAL en est le symbole.

 

Rappel Jeudi matin la "Coordination des OMS des villes de la Métro" présentera auprès de la COPIL ( Commission des élus de la Métro) son point de vue et analyse sur les thèmes définis  de la Compétence Sports.

 

Mercredi 13 avril 2016

Rencontre de la "Coordination des OMS des Villes de la Métro" à Pont de Claix. Étaient présents Grenoble, Pont de Claix, Fontaine, St Martin d'Hères, Eybens.

L'ordre du jour : Préparer notre audition avec les responsables de la Métro (COPIL) qui se déroulera la semaine prochaine.

Pierre Arnaud porte à notre connaissance le plan qui sera proposé aux élus du COPIL le 21 avril 2016. De nombreux commentaires et précisions de chacun viennent compléter et renforcer nos arguments.

3 représentants des OMS participerons à cet audit : Grenoble, St Martin d'Hères et Eybens.

Nous programmons une prochaine rencontre à St Martin d'Hères le 11 mai 2016.

 

 

Mardi 12 avril 2016

Session ordinaire, mais effectif réduit (vacances obligent). Un rapide débriefing de notre AG du 8 avril pour constater que dans l'ensemble tout s'est correctement passé et le buffet a été apprécié....

Puis nous passons aux choses sérieuses pour répondre à des besoins urgents relatifs aux plannings. Un outil de calcul étant à notre disposition pour déterminer avec précision toutes les informations utiles à l'envoi de courriers.

C'est à partir de nos informations que la ville se chargera auprès des utilisateurs d'équipements de connaître leurs besoins pour la saison prochaine. Délai de réponse le 13 mai.

Préparation de courriers de la ville destinés aux clubs pour les informer des prochaines subventions.

Demain, à Pont de Claix,  aura lieu une rencontre de la "Coordination des OMS des villes de la Métropole".

 

 

Mercredi 6 avril 2016

C'est à la Maison des Associations que nous avons accueillie la "Coordination des OMS des villes de Grenoble Alpes Métropole". pour la troisième rencontre.

Julien LOY de Grenoble-Alpes Métropole a répondu à notre appel pour nous présenter les travaux engagés par le COPIL (Instance d'élus) pour élaborer un plan de transfert de compétences parmi lesquelles nous retrouvons le SPORT.

M. Julien LOY aborde tous les aspects de ces travaux et les différentes instances (techniciens) qui travaillent déjà sur le sujet, et bien sur le COPIL (12 élus) qui ont déjà défini un plan stratégique pour 4 objectifs:

Les Grands équipement

Schéma directeur de cohérence

Événementielle

Développement de la pratique

Il ressort aussi de cette rencontre que notre groupe sera auditionné (dans un délai de 15 jours) comme force de propositions.

Notre Coordination se retrouvera en les locaux de l'OMS de Pont de Claix pour une 4éme rencontre le mercredi 13 avril.

 

Dimanche 3 avril 2016

Même s'il ne s'agit pas d'une activité organisée par l'OMS, notre association a fait appel à des volontaires (des clubs adhérents) pour apporter notre contribution à l'organisateur de l'épreuve de course à pied Grenoble-Vizille qui a traversé notre ville dimanche matin.

Près de 3000 coureurs et 1300 randonneurs ont pu satisfaire leurs passions grâce aux volontaires qui dès 7h30 était sur le pont pour assumer des missions de remise de dossards (rando) , d'être signaleur pour les randonneurs et coureurs et assurer un ravitaillement toujours très animés.

Merci aux 22 volontaires !!!


Mardi 29 mars 2016

Une séance chargée pour réaliser finaliser des travaux débutés la semaine précédente après avoir consacré un temps au débriefing de notre rencontre du vendredi 25.

La proximité de notre AG mobilise aussi tous les rapporteurs qui devront s'exprimer le 8 avril.

Vendredi 25 mars 2016

Réunion Commission Sports en Mairie avec R. URRU P. RONGY et L PRANDT

Nous sommes informés de plusieurs événements à très court terme qui se sont déjà déroulés en rapport avec les actions menées par le GMC38 Eybens Formation.

La dissolution (rendue obligatoire) des Syndicats  gérant des équipements de notre ville qui sont en cours et qui sont des opérations délicates à mener.

Les Dossiers projets seront, à notre demande, présentés et commentés lors de notre AG.

Une fête du sport organisé par la Ville .. en juillet pour rassembler toutes les associations eybinoises.

Puis sont évoqués, pour les aides critériées, les leviers que notre outil de calcul autorise. Nous OMS avons beaucoup de latitude pour traiter des cas particuliers.

 

 

Mardi 22 mars 2016

Au grand complet nous prenons connaissance des dernières nouvelles, avec des prises de décision immédiate. Nous répartissons plusieurs taches avec des impératifs de temps.

Le point sur notre participation à l'épreuve de course à pied Grenoble-Vizille et randonnée Eybens-Vizille. l'OMS étant partenaire pour apporter sa contributions à des postes de signaleurs, ravitaillement, etc. (une page spéciale dédiée sur notre site)

Préparation d'une synthèse des dossiers de subventions et des points remarquables.

Préparation d'un recensement chiffré pour les travaux de planification des équipements

Visu de la version du rapport d'activité pour notre proche AG

Beaucoup d'effervescence avec ce travail de collaboration.

 

Mardi 15 mars 2016

Toute l'équipe de l'OMS est présente, un point positif très appréciable tant les nouvelles s'accélèrent du côté de la ville et l'organisation de notre prochaine AG et tous les points détails. Même si nous sommes rodés à ces exercices, nous pensons qu'il y a toujours une marge d'améliorations ou de nouveautés.

En préambule, le Président à fait part aux membres actifs, de la teneur de Rapport Moral qui a pour objectif de mettre l'OMS au centre du jeu du mouvement sportif .

 

Mardi 8 mars 2016

La séance commence par le rapport de la Réunion de la "Coordination des OMS .." qui s'est déroulée le mercredi 2/3 à Fontaine. Ainsi est confirmé notre engagement pour s'engager auprès des élus de la Métro pour faire entendre nos points de vue.

La soirée est ensuite consacrée aux travaux préparatoires de notre prochaine Assemblée Générale Ordinaire (le 8 Avril) tous les travaux sont partagés en 3 équipes.

 

Mercredi 2 mars 2016

C'est dans les locaux de l'OMS de Fontaine que s'est déroulé la 2ème réunion du Collectif nommé: Coordination des OMS des communes de la Métropole auquel nous avons adhéré. Ces sont les OMS de Grenoble, Fontaine, Pont de Claix, St Martin d'Hères et Eybens qui étaient représentés.

Nous avons la confirmation que notre inscription au Conseil de développement de Grenoble-Alpes Métropole a été fait, mais que le nombre de candidatures est très (trop) important. Il nous a été proposé de participer à ce conseil en intégrant un groupe de travail du secteur public... ce que nous ne sommes pas. Nous attendons des précisions de la Métro sur ce point.

La réunion s'est poursuivie sur l'annonce d'une récente (9 février 2016) et première réunion du Groupe de travail Sport au sein de la Métro.[Intérêt Métropolitain]. L'OMS de Fontaine a obtenu les supports de travail de ce groupe. Ce fut pour notre groupe une surprise et la démonstration de la pertinence de notre mouvement. Une autre réunion étant prévu avec les directeurs des sports le 3 mars.

Nous avons donc décidé de prendre contact avec l'un des représentants de la métro pour lui faire part de notre volonté d'être consulté.

Avec ces événements notre collectif voit la mission qu'il s'est fixé s’accélérer et nous devons pas laisser passer les occasions de nous faire entendre.

La prochaine réunion devrait s'adosser sur une rencontre avec un élu de la Métro.

 

Mardi 1er mars 2016

C'est le retour des vacances, et notre effectif retrouvant une normalité espérée.

Un compte rendu de la réunion de la veille, auquel le Président a participé, est fait auprès des membres de l'OMS.

Puis 3 groupes de travail s'engagent sur des "chantiers" distincts. Les trésoriers mettent au point la présentation des comptes qui sera faite lors de notre prochaine assemblée générale.

un deuxième groupe finalise un article (voir en page d'accueil) qui a été préparé à partir des dossiers de demandes de subventions qui sont des sources de renseignements que nous avons voulu présenter au public. Enfin pour les "informaticiens" ont  réorganisé nos fichiers afin de rationaliser au mieux l'usage de nos outils que sont les ordinateurs.

 

 

Lundi 29 février 2016

L'OMS qui est membre du Comité de gestion du boulodrome a participé à la réunion de cette organisation. Le fonctionnement de ce comité est très (trop) discrétionnaire et les membres officiels le constituant n'étant que très rarement consultés. Il s'agissait donc de rétablir, avec cette rencontre, un fonctionnement normal.

Le comité est constitué de 12 personnes: 3 représentants de la Ville, 1 représentant de l'OMS et 8 représentants de la Joyeuse boule d'Eybens.

Une lecture de la Convention de 1999 a été faite, et à fait l'objet de nombreux commentaires. Sans doute que ce document méritera une actualisation et en particulier sur les aspects financiers et les capacités de ressources mises à mal par une organisation qui au fil du temps a été confronté à des incohérences de traitement entre utilisateurs.

Les problèmes de chauffage de cet équipement sont une réelles source de préoccupations pour les règles de pratiques fédérales qui imposent un minimum de température lors des compétitions.

L'OMS portera un œil attentif à la suite qui sera donné par la Ville à cette urgence.

 

 

 

Mardi 23 février 2016

C'est en petit comité que nous retrouvons. Et nous sommes contraints de ne pas poursuivre des travaux que nous avions engagé.

Ce fut l'occasion de prendre connaissance de documents qui nous ont été communiqué par l'OMS de Fontaine via l'OMS de Grenoble, et qui font suite aux échanges que nous avions eu lors d'un rassemblement (voir article ci-dessous du 1er février 2016).

Source d'informations très intéressantes pour notre propre mode de fonctionnement, ces documents seront en outre, objet de débats lors de notre prochaine rencontre du mercredi 2 mars à Fontaine, pour que l'entité "Coordination des OMS des communes de la Métropole" soit source de propositions constructives auprès du Conseil de développement de Grenoble-Alpes Métropole, auprès duquel nous avons posé candidature.

Puis nous finissons la séance par le règlement de quelques problèmes techniques comptables.

 

 

 

Mardi 16 février 2016

En effectif réduit (c'est les vacances scolaires !) que débute la réunion avec un peu de retard.

Il est fait un compte rendu de la récente réunion avec les représentants de la ville [voir ci-dessous]. Une occasion de justifier et rappeler les aménagements que nous avons fait sur notre outil de calcul des aides critériées. Nous évoquons aussi les problèmes et événements entre certains dirigeants de club et les élus. Le président pense que nous OMS, devrions être systématiquement consulté pour avis lors de situation anormale.

Des problèmes techniques sur notre ordinateur retarde le travail de rédaction d'un article sur notre site internet. La semaine prochaine nous devrions enfin le finaliser.

 

 

Vendredi 12 février 2016

C'est à 14 H30 que nous débutons cette réunion en notre siège, en présence de Mme PRANDT et MM URRU et RONGY(Ville de d'Eybens)  et  MM BAGUR, CASTEJON, MASCIAVE.(O.M.S).

Cette réunion fait suite aux premiers éléments que nous avions recueillis lors de la précédente rencontre du 22 janvier, relatifs aux nouvelles lignes budgétaires pour le "sport" revues à la baisse .

Avant d'aborder ce thème principal nous prenons connaissance d'informations concernant le Club de Basket et de son Président démissionnaire, de la situation d'incertitude du club de Pétanque et des décisions d'organisation du CA de Gym Loisirs.

Nous proposons une modification "cosmétique" du futur dossier Projet Clubs qui sera mis en téléchargement prochainement sur notre site [ modification validée].

Puis nous entrons dans le vif du sujet en présentant tous éléments constituants notre proposition de répartitions des aides "critériées".

Nous expliquons notre démarche qui avait pour enjeu d’annihiler les ajustements de l'année dernière (emploi d'un coefficient régulateur) , qui n'était pas la bonne démarche à adopter.

Remarque : cela ne changeait en rien les aides des clubs.

A toutes les demandes des représentants de la ville nous présentons tous les points y répondant. des discussions s'engagent sur la justification de subventions attribuées à des clubs (sans compétions) dont les besoins sont moindre.  nous rappelons que cet aspect est déjà pris en compte depuis 4 ans. Nous n'écartons pas l'idée d'un réajustement lorsque la période de lissage-amortissement  se terminera (dans 2 ans).

 

 

Mardi 9 février 2016

  • C'est à la suite à notre séance de la semaine précédente consacrée au aides financières destinées aux Clubs, il est apparu que les aspects techniques de notre outil de détermination des Aides aux Résultats n'était pas en cohérence avec nos réflexions. C'est donc sur cet aspect que le Président propose l'alternative la plus cohérente et à le mérite d'être plus simple dans sa mise en œuvre.
  •  Nous avons enfin reçu de la ville le "nouveau" fichier Projet Club  qui a fait l'objet d'une révision profonde lors de notre rencontre avec la commission sport de la Ville.
  • Nous proposerons à la Ville, une modification cosmétique de ce dossier lors de notre proche rencontre du vendredi 12 février.
  • Préparation d'un article "grand public" qui devrait paraître sur notre site.
  • Modifications des contacts et  de la rubrique "Vitrine des Clubs" relative au G.E.C qui intègre un nouveau Club Fusion le GMC 38 - Eybens Formation
  • L'équipe des trésoriers aborde la phase finale de la clôture de comptes de l'association.

 

Mardi 2 février 2016

Compte rendu du Président de la réunion à laquelle il a participé la veille. (voir article ci-dessous).

Puis nous élaborons une autre approche (technique) pour prendre en considération la baisse des aides financières de la Ville, annoncée lors d'une précédente rencontre.

Cette reprise avait surtout pour objet une "remise à plat" des lignes budgétaires de l'année dernière, qui n'avaient pas été faites lors de la diminution de 5 K€ des aides critériées.

(Nous avions alors usé d'un coefficient de régularisation pour le calcul).

Cette "remise à plat" offre une meilleure lisibilité de toutes ces aides en faveur des Clubs et de l'OMS, et d' annihiler la méthode employée l'année dernière.

Il s'agissait donc d'adopter LA méthode la plus logique et la plus claire.C'est chose faite!

Désormais nous sommes prêts pour présenter nos résultats et propositions à la Ville.

 

 

Lundi 1er février 2016

A l'initiative de l'OMS de Grenoble nous répondons à l'invitation de son Président R. Barbery pour un rassemblement des OMS de la Métro.

Ce rassemblement fait suite aux contacts établis avec M. FERRARI, Président de la Métro lors de l'Assemblée Générale de notre fédération (FNOMS) qui s'est déroulée au Pont de Claix.

Cette première rencontre qui s'est faite dans la précipitation, a rassemblé 4 OMS : Grenoble, Fontaine, Pont de Claix et Eybens.

Pierre Arnaud (Vice Président de l'OMS de Grenoble), avec qui nous avions collaboré il y a quelques années, présente le cadre général de la démarche que nous souhaitons engager auprès de la Métro. Avec une volonté  d'entrer dans les instances consultatives de la Métro, qui se renouvelleront prochainement.

Cette réunion fut l'occasion de nombreux échanges et d'expressions affirmées qui ont permis à chacun d'apporter un premier point de vue et surtout de souscrire à l'action engagée.

Un programme de réunions mensuelles, qui se dérouleront successivement dans chacun des OMS est d'ores et déjà établi. Affaire à suivre

 

Mardi 26 janvier 2016

Subventions, subventions et encore subvention,s tel était le thème de travail de la soirée

Nous avions pour mission d'élaborer différents scénarios répondant aux versions budgétaires proposées par la Ville.

Débats constructifs et parfois animés, nous ont amenés préparer des modèles répondant aux baisses budgétaires "Sport" annoncées par la Ville, lors de notre dernière réunion du 22/1/16.

Ces travaux de simulations furent aussi l'occasion de traiter le problème avec les méthodes que nous avions préconisées lors d'un Comité Directeur du 25 février 2014.

Nous devrons aussi améliorer la lisibilité des nos états pour favoriser nos réflexions dans nous égarer dans les aspects techniques (en cours).

Ces améliorations feront l'objet de notre prochaine réunion.


 

Vendredi 22 janvier 2016

C'est à 14 H30 que nous débutons cette réunion en mairie, en présence de Mme PRANDT et MM URRU et RONGY (M GONCALVES en début de séance) -

MM BAGUR, CASTEJON, MASCIAVE, VILLARD et HEBERT représentaient notre association.

Nous prenons connaissance des événements du Conseil de la Vie Associative et décidons pour un problème non révélé* dans cet article et circonscrit à un seul club (*les intéressés non présents).

Nous sommes informés d'un article paru sur le site du Club de Basket et de la suite (droit de réponse) qui sera donné par la ville.

Puis nous abordons les prochains "Dossiers Projets clubs" qui ont pris beaucoup de retard sur des points particuliers abordés depuis plusieurs mois...

Nous apportons en direct nos commentaires, nous devrions donc être en mesure de proposer aux Clubs ces dossiers courant février avec retour des dossiers avant le 31 mai 2016.(A considérer comme officieux SVP ).

Les particularités sont nombreuses et les dirigeants devront bien en considération celles-ci.

2016 devrait être une période de rodage pour ce type de dossiers, et leurs remarques seront la bienvenue.

C'est un peu tardivement que nous abordons le dossier des subventions dont l'OMS à la charge avec le calcul des aides financières dites "critériées".

Nous prenons connaissance des 3 scenarii proposés par la ville qui accompagnent l'annonce d'une réduction des aides financières dédiées au sport.

3 versions différentes où la baisse de ce budget s'applique plus ou moins fortement sur les Aides critériées.

Nous envisageons la moins pénalisante ... à suivre.

Une simulation nous est demandée. Nous opérons sur un coefficient régulateur pour voir l'impact. Toutefois rien n'est arrêté et devrons-nous aussi faire des projections sur des baisses ciblées parmi les 6 aides distinctes qui composent notre dossier.

Ce dossier est trop important pour ne pas aller jusqu'au bout de l'étude.

Nous décidons de nous revoir, en nos locaux le vendredi 12 février.

Le Comité Directeur de l'OMS devra préparer ce dossier pour obtenir très rapidement l'aval de la Ville.


 

Mardi 19 janvier 2016

Avec le froid, les premiers virus ou autres bébêtes malfaisantes arrivent  ... et notre équipe n'est pas épargnée!

 

Ce sont les rescapés qui participeront à cette séance de travail, pour commenter les derniers états "subventions".

Ces états constitueront le support de réflexion lors de la prochaine rencontre avec les représentants de la ville.

A cette occasion nous prendront connaissance des lignes budgétaires, dont nous croyons savoir qu'elles seront une nouvelle fois, revues à la baisse.

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Le Président présente à l'ensemble de l'équipe, les nombreux paramètres et coefficients qui constituent des régulateurs pour la détermination des aides.

Il est très important de connaître tous ces fondements mis en place depuis plusieurs années.

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Nous établissons également une échelle de pénalités pour les dossiers qui retardent et complique notre mission (dossier hors délais, de mauvaise qualité etc.),  ainsi que les absences récurrentes à nos A.G.

Il est rappelé que ces coefficients sont évoqués sur notre site "Cadre Général" des Aides dites "critériées".

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Nous sommes donc prêt pour la réunion du vendredi 22 janvier en mairie.


 

Mardi 12 janvier 2016

Une séance studieuse pour évoquer la prochaine rencontre, reportée du 15 au 22 janvier, au cours de laquelle nous prendrons connaissance des lignes budgétaires allouées au secteur "sport" et en particulier les aides critériées sur lesquelles nous avons depuis le mois septembre consacré l'essentiel de notre activité.

Le président commente les différents états informatiques extraits de notre application pour le calcul des différentes aides.

Il explique les différents leviers sur lesquelles nous pourrons intervenir pour ajuster nos calculs au budget Ville.

Il rappelle aussi le principe complexe du lissage que l'OMS a mis en place depuis 2 ans. Les différentes simulations que nous pouvons faire montre que nous aurons, dans l'avenir, à faire une étude plus poussée pour "réévaluer" nos critères en fonction des réalités de terrain rencontrées par les Clubs "compétitions".

Un constat sur la page "Vitrine des Clubs" de notre site, qui de toute évidence ne suscite pas de réflexe de la part des dirigeants... et c'est regrettable!

 

Fin de séance par l'envoi d'un courrier à chaque Club pour confirmer leur adhésion à l'OMS

 


 

Mardi 5 janvier 2016

C'est la rentrée !!! Et toute l'équipe des membres actifs de l'OMS est présente. 

Après avoir fait le point sur les événements passés et prochains, nous réalisons la dernière phase de saisie des données sur notre application pour déterminer les répartitions des aides financières.

Après quelques déboires avec un fichier sur un de nos ordinateurs, nous finalisons le processus en arbitrant sur la portée des malus pour les clubs n'ayant pas respecté les délais et/ou consignes. tous ces éléments perturbateurs sont préjudiciables à nos impératifs calendaires auprès de la Ville.

Lors de ces nombreuses cessions de travail (dossiers subventions) nous avons affiné notre méthode de travail, nous avons amélioré notre application pour la rendre plus abordable.

Il conviendra par la même occasion de mettre à jour tous les "modes d'emploi" mis au service de l'équipe. Nous terminons avec quelques bulles et de bonnes galettes ....

--- un RDV est prévu avec l'élu aux sports et le service des sports le 15 janvier prochain ---