Suivez notre actualité - travaux en cours, réunions, rencontres, ...


Mardi 18 juin 2024

En effectif réduit (3) -Nous commentons les modifications  venir pour un Club, lors de sa dernière AG. Notre présence a permis de proposer une rencontre à la rentrée prochaine avec les membres du CA.

Puis en interne nous commençons un long travail de réorganisation de nos fichiers hiérarchisés pour la plupart depuis de nombreuses années. Plusieurs phases seront nécessaires en premier lieu en éliminant ceux qui sont inutiles et ou obsolètes. 

Ce travail devrait rationaliser plus encore notre organisation où les détails devront respecter une certaine logique connue de toute l'équipe.

 

 

Mardi 11 juin 2024

Comme prévu notre séance de travail interne a été de courte durée car nous participions dès 18h  à la réunion initiée par la Ville pour évoquer et participer aux enjeux des aides dites "sur projets" à destination des associations eybinoises.

Ce fut l'occasion pour notre association d'évoquer succinctement les aides sous critères existantes.

Les échanges entre associations lors de dette soirée ont été riches de commentaires et de suggestions, mais aussi de questions.

Nous devrions avoir un compte rendu des organisateurs pour mieux apprécier encore les procédures qui seront mis en place.

 

 

Mardi 04 juin 2024

En faisant référence au 27 et 28 mai, effectif +2-1. Ce qui suppose que nous commençons par faire un débriefing auprès des membres absents ces jours. Il est important que toute notre équipe soit sur la même ligne chacun.e de nous pouvant aussi apporter des nuances.

Puis nous revenons sur nos objectifs divers se répartissant avec le trésorier pour enregistrer les opérations comptables qui se sont cumulées après le travail de numérisation qui va de pair l'organisation et enregistrement des fichiers ainsi créés.

Par ailleurs nous continuons le travail ingrat de "fouiller dans nos archives papiers résiduelles" afin d'en mesurer l'importance et finalement en éliminer une partie notable ...pour destination poubelle.

Nous avons la visite de Mathilde Villain  qui nous informe que la semaine suivante nous serons invités à participer à une réunion sur nouveau! : les critères d'aides sur projets de nos adhérents (Clubs) réunion qui débutera à 18H. Par ailleurs elle nous apprend que notre demande de faciliter le travail de numérisation à destination de nos boite mail sera désormais automatique.

Merci d'avoir ainsi répondu à notre requête.

 

 

Jeudi 30 mai 2024

En matinée nous apportons aides et conseils à un trésorier qui utilise l'outil proposé par l'OMS.

Une séance qui permet de rappeler les fondements et principes  de cet outil , ainsi que l'aide en ligne proposée.

Par la même occasion la clôture des comptes financiers pour le club, pour être prêt pour démarrer un nouvel exercice comptable.

Durée environ 2h

 

Mardi 28 mai 2024

En effectif restreint (3) nous abordons la séance par un rapide "débrif" de la réunion Ville de la veille (voir c-dessous)

Puis nous poursuivons toujours et encore de travail de numérisation de nos archives qui arrivent à terme...

Quelques "méfaits constatés" sur l'absence de saisons dans nos archives,  constats qui sont la conséquence de notre déménagement dans la précipitation et le volume des documents à traiter.

Une attention est portée à l'appel d'un trésorier ... affaire à suivre

Lundi 27 mai 2024

Réunion Ville à laquelle sont invités les associations membres de l'OMS - Thème principal la multiplicité de demandes d'usages d’équipements (gymnase) sachant que la saturation est aux heures de "soirée". Les échanges des participants ont permis d'établir des cadres stricts pour l'entrée de nouveaux usagers et pour certains potentiellement  adhérents à l'OMS.

Un synthèse de la Ville, sera transmise aux participants.

 

Mardi  21 mai 2024

C'est un peu la "routine", mais derrière ce terme la numérisation des documents (questionnaires subventions et AG Clubs) continue et mobilise toute notre équipe.

L'organisation de nos fichiers ainsi constituée doit être pratique et facile d'accès, nous sommes au point sur le sujet.

Nous savons que ce sera au bénéfice d'une gain de place et d'une gestion de nos armoires déjà saturées.

 

Lundi nous aurons une réunion en mairie où seuls 2 d'entre-nous pourrons être présents.

 

Mardi  14 mai 2024

Les courriels récents sont parfois sujets à attention particulière... Ce fut le cas pour débuter notre séance de travail. Nous disposions d'un contrat d'usage et maintenance de notre imprimante laser (importante en taille et poids! ) ce contrat est arrivé à son terme depuis le début de l'année. Pas d'alerte encore notre imprimante possède une capacité d'impression encore importante. Un dossier qui fera l'objet d'études plus poussées.....

Nous continuons toujours ce travail de numérisation des dossiers de subventions passés "il en reste encore :-( "

Ce travail d'archivage concerne également les PV des Assemblées Générales de nos membres. Toute une organisation pratique doit être mis en place pour être efficiente.

Par ailleurs nous préparons pour notre site, le prochain article dédié à notre dernière AG du 19 avril.

Qui sera disponible dès le 15 mai en page Accueil.

 

 

Mardi  7 mai 2024

Après lecture des courriels et informations diverses, nous prenons date pour le 27 mai en mairie pour répondre à l'invitation des élus et technicien de la ville... le contenu restant à découvrir.

Nous profitons pour "faire le tri" dans nos documents officiels qui serviront sans doute à cette prochaine rencontre.

Dans la lignée de notre dernière AG et après avoir constitué tous les fichiers PDF (PV; Rapports;Liste) pour les adresser aux représentants (Président.e.s) des associations adhérentes.

Nous sélectionnons les photos de notre  qui illustrerons notre site internet lors d'un prochain article en page d'Accueil.

 

 

Mardi 30 avril 2024

Le programme de cette session est déjà affiché au tableau et chacun sait le secteur qui lui dédié.

En premier lieu rédaction du procès-verbal de notre AG qui naturellement est en charge par le "secrétariat". Des discussions s'engagent sur les points de détail qui doivent être évoqués ou non... Ce PV sera accompagné des différents rapports présentés lors de l'AG (rapport moral du président, rapport d'activités de la secrétaire et rapport financier par le trésorier).

Par ailleurs à la demande de la Ville, nous nous lançons dans une tache qui nous devient familière, la numérisation des derniers dossiers subventions numérisations coordonnée avec l'archivage dans nos répertoires spécifiques. Puis finalement envoi par courriel au service sport de la Ville.

Au cours de cette cession nous examinons les photos qui ont été prises lors de notre AG ces photos devraient illustrer l'article sur notre site internet de notre dernière AG.

 

 

Mardi 23 avril 2024

Dès 14h30 : assistance technique sur l'outil "comptabilité" de l'OMS à la demande d'un club.

Ce type de rencontre est justifié pour les personnes qui s'initient et découvrent les techniques comptables les plus courantes pour aborder ensuite des points plus complexes. Longue session pour éluder différents aspects et noter les solutions. Ceci devrait aussi permettre d'améliorer sur notre site les pages d'aides en ligne.

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17h00 : Toute l'équipe est réunie pour, tout naturellement, faire un "débrif" sur notre dernière AG du vendredi 19/4.

Nous passons en revue du déroulé AG au buffet tous les points et notons tous les améliorations à envisager.

Ce recensement est en quelque sorte le "brouillon" pour établir le PV de cette AG qui fut apaisée.

Nous notons des absences répétées depuis plusieurs années ... susceptibles selon notre règlement intérieur d'affecter les subventions. voir cette page

Il sera utile de faire le point sur ce sujet voir notre règlement intérieur....

Finalement pour préparer la semaine prochaine nous "préparons" les dossiers subventions : extraction du questionnaire pour les numériser.

 

 

Vendredi 19 avril 2024

Tenue de notre AG 2024 à la Grange du Château , Maison de la Vie Associative et Citoyenne.

 

 

Mardi 16 avril 2024

Consacrée à notre AG qui se rapproche, les derniers ajustements des différents rapports moral, activité et financier sont validés reste l'organisation générale.

Nous abordons d'autres sujets qui restent à l'état de constats.

Une mise à jour d'adresse est réalisé pour notre base de données.

 

Mardi 9 avril 2024

Une séance avancée d'une heure, en raison de l'occupation du hall de la Grange du Château, c'est donc à 16H00 que nous nous retrouvons.

Après notre engagement à l'épreuve Grenoble  Vizille (Dimanche 7 avril) pour "encadrer et sécuriser" les parcours nous faisons un rapide debriefing sur cette activité très matinale pour être en place dès 6H30 sur les parcours des 2 randonnées. Certains commentaires seront rapportés à l'organisateur.

 

Rapidement nous poursuivons toutes les taches non finalisées qui concrétiserons le déroulé de notre AG du 19 avril ainsi que l'incontournable Buffet après réception du devis.

C'est le moment d'être attentif à tout ce qui pourrait perturber le déroulement de cette AG

Ça s'agite dans le Hall il est temps de quitter les lieux ....

 

Mardi 2 avril 2024

Deux sujets "prioritaires" à traiter au cours de cette séance.

1/Poursuivre les démarches  pour préparer sereinement notre prochaine AG du 19 avril.

Si les premières convocations ont été envoyées la semaine précédente, nous éditons et adressons par voie postale les "invitations" à nos élus ainsi qu'aux invités.

Le Rapport d'Activité fait l'objet de quelques "retouches".

Le traditionnel buffet qui clôture notre AG nécessite de prendre contact avec notre prestataire habituel. Un coup de fil efficace ...

Et les préparatifs des présentations sur écran (pour notre AG) sont déjà partiellement actualisés

2/Notre engagement pour l'épreuve sportive d'ampleur (plus de 3000 participants ) "Grenoble-Vizille" . En réalité exceptionnellement 2 groupes de RANDO et 2 groupes de TRAIL animeront cette manifestation... matinale.

L'équipe de l'OMS sera la plus matinale pour les épreuves RANDO il est donc question d'être tous en phase avec les impératifs horaires.

 

Par ailleurs pour répondre à une demande particulière des services de la Ville, nous réalisons le travail de numérisation de 3 dossiers de subventions et envoi par courriel.

Et les préparatifs des présentations sur écran (pour notre AG) sont déjà partiellement actualisés

 

 

Mardi 26 mars 2024

Dans le prolongement de la dernière séance sur le thème "NOTRE A.G." le calendrier s'accélère aussi nous activons l'envoi des convocations à l'ensemble des dirigeants des clubs adhérents.

Tout ce travail est facilité par notre dispositif et les courriers adressés par voie postale à chacun.

La feuille d'émargement est d'ores et déjà prête.

Par ailleurs le travail de secrétariat pour établir le rapport d'activité est très avancé et pourra être susceptible de quelques correctifs..

Par ailleurs nous évoquons aussi notre engagement dans le cadre de l'épreuve "Grenoble-Vizille" qui mobilisera plusieurs bénévoles qui ont bien voulu s'engager pour encadrer les 4 départs de "Randonnées - Trails" qui animeront notre ville.

Semaine prochaine il conviendra d'envoyer les lettres d'invitations à notre AG

 

Mardi 19 mars 2024

Une date qui va déterminer le plan de travail pour une partie de notre équipe: 19 AVRIL 2024 qui officialise notre prochaine Assemblée Générale Ordinaire.

C'est donc le top départ pour enclencher tout le process d'organisation administrative et festive. Le plan de travail est facilité par des "documents type référence" auxquels nous sommes désormais familiers.

D'autres taches doivent aussi parallèlement remplies - relation bancaire - et finalisation des dossiers de subventions pour décliner nos appréciations auprès des Élus de notre ville.

Nous lancerons en cours de semaine l'actualisation de notre site internet et information des dirigeants par courriel.

Soirée très studieuse et intéressante.

 

Mardi 12 mars 2024

Comme prévu notre groupe de travail est limité.

Une séance qui s'organise à partir de plusieurs informations qui nous parviennent via notre site, notre messagerie,  notre banque.

 Il convient donc de répondre au mieux à ces impératifs. Nous poursuivons l'examen d'une mise à jour du PLAN COMPTABILITÉ 2020 car les effets porteront sur plusieurs domaines qui nous conviendra d'organiser et de gérer au mieux. En effet cette mise à jour devra être portée à la connaissance des associations via notre site, mais sans doute par des rencontres avec les trésoriers qui utilisent EXCELOMS.

Nous aurons aussi à planifier notre Assemblée Générale pour l'année écoulée.

Dans le cadre de GRENOBLE-VIZILLE qui se déroulera le dimanche 7 avril 2023, nous examinons la situation de la première heure ... affaire à suivre.

 

Mardi 05 mars 2024

Après une semaine "blanche" nous reprenons nos marques ... avec une "mauvaise surprise" ... celle de ne pouvoir ouvrir nos volets bloqués par un échafaudage, il est vrai qu'actuellement "la grange" est en travaux.

Cet événement ne nous empêche pas de poursuivre nos travaux dans la prolongation des dossiers de subventions, à savoir qu'après la mise à jour des "fiches entraineurs" précédemment réalisée.... Il convenait d'anticiper la saison prochaine en disposant chaque fichier "entraineurs diplômés" sur notre site ,dans l'espace de téléchargement réservé à chaque club.

Parallèlement nous rouvrons le dossier comptabilité et la mise à jour du plan comptable qui n'a pu se faire en raison de la période COVID. Il est temps d'engager le processus de communication auprès de chaque trésorier et trésorière, de mettre en ligne sur notre site  tous les documents pratiques qui avait été créés en 2000.

Une mission qui demandera un plan de travail pour que la communication auprès des dirigeants de clubs soit claire et surtout utile.

Semaine prochaine nous devrions être en effectif réduit.

 

 

Mardi 20 février 2024

Comme la semaine précédente notre activité du jour se déroule en 2 phases distinctes:

 

>A partir de 14 H 30 poursuivons l'exploration des comptes pour être en conformité avec les comptes de la Banque. Les outils de notre application permettent de localiser toutes les erreurs mois par mois. Un travail qui s'avère efficace pour un résultat parfait. Nous continuerons à apporter assistance et réponses sur la thématique sensible "la comptabilité" et son outil OMS.

 

>La deuxième phase avec notre équipe au complet sera consacré aux tâches qui finalisent tous les travaux préalables, dédiés à la détermination et répartition des aides (subventions) de la Ville.

  1. A destination des dirigeants: nous éditons, sur notre site internet, un article en page Accueil , qui résume le "poids du mouvement sportif associatif" sur notre Ville. De nombreux chiffres ainsi exposés montrent que les ressources et l'engagement des responsables bénévoles ne sont pas vains.

  2. Comme chaque année nous adressons à Monsieur le Maire une synthèse détaillée des écarts significatifs (plus et moins) des effectifs de plusieurs Clubs. A ce courrier sont joint tous les états très détaillés (statistiques et autres) résultante de nos travaux.

Semaine prochaine sera blanche (vacances) ... :-)

 

 

Mardi 13 février 2024

A partir de 14 H 30 à la demande d'une association nous consacrons un débriefing sur le thème "comptabilité" plus précisément l'outil développé par l'OMS (sous Excel).

Longue séance pour apporter les corrections qui s'imposent lorsque l'expérience n'est pas encore de mise. C'est bien à partir des erreurs que l'on apprend... :-) serait la conclusion de cette séance jusqu'à 17H environ.

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Cette deuxième partie qui succède à une réunion où notre groupe a répondu à l'invitation de la Ville d'Eybens en Mairie le lundi 12 Février 2024.(voir rubrique précédente )

L'objet central étant la présentation de nos travaux "essentiels" qui constituent le cœur de notre activité: le calcul de la répartitions des subventions à destination des 24 associations membres de l'OMS.

Remarque : c'est enfin "la sortie" de la période COVID où les subventions ont été reconduites par 2 fois sans tenir compte des éléments critériés recueillis auprès de nos adhérents.

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Plusieurs travaux sont engagés :

- La comptabilité où le trésorier et son Adjoint finalise l'exercice comptable annuel clos au 31/12/2023

Il est important bien observer les changements sur nos "immobilisations de matériel" qui sont survenus lors et après notre emménagement à la Grange du Château. La rigueur est donc un des aspects les plus importants en la matière.

Autre point laborieux auquel se sont attachées notre secrétaire et son adjoint pour mettre à jour les "fiches entraîneurs diplômés" ces fiches feront partie du prochain questionnaire pour la saison prochaine. Une mission où l'observation et l'attention sont réellement sollicités. En effet la gestion des diplômes nouveaux et supprimés sont importants. Les fichiers correspondant à ces fiches (page N°7 du questionnaire) seront mis sur notre site dès la semaine prochaine.

Enfin une mise à jour et formatage des contacts mails correspondant aux Associations indépendamment des Président.e.s et Co-Président.e.s!   .... pour n'oublier personne dans nos échanges avec les Clubs.

 

Lundi12 février 2024

Nous travaux consacrés au calcul de la répartitions des aides de la Ville (subventions) sont l'objet de cette réunion avec les Élus de la Ville et responsables techniques.

C'est donc en Mairie que nous fournissons tous nos états détaillés et comparatifs associés de tous les composants de ces aides.

Les commentaires se sont focalisés surtout sur des  variations notables, ainsi que le respect des délais qui cette année à fortement impacté notre calendrier.

 

 

Mardi 6 février 2024

Après 1 mois d'absence nos deux compères sont de retour et un temps d'échanges permet à l'équipe de retrouver ses "bons" réflexes.

Au cœur de cette séance la préparation des fichiers nombreux qui seront présentés dès lundi prochain aux Élus de la Ville. Malheureusement un fichier récalcitrant nous retarde dans nos mises à jour.

Déjà évoqué précédemment, les deux saisons précédentes avec "reconduction des subventions" nous empêche  d'automatiser la page de comparaison de la saison en cours et la précédente. Il convient donc de saisir la "foultitude" de chiffres.

D'autres travaux annexes réalisés par notre trésorier et adjoint viendront compléter cette séance.

Nous devrons préparer tous les documents qui seront présentés lundi.... une petite séance sera nécessaire pour être OK.

 

Mardi 30 janvier 2024

Toujours avec une équipe réduite, cette séance est consacrée à la prochaine rencontre que nous aurons avec les élus de la Ville pour la présentation de nos travaux, à savoir le calcul des aides - subventions - et leurs répartitions.

Cette présentation se fera sur la même base budgétaire que l'année précédente.

La reconductions des aides pendant 2 années successives nous obligent à inscrire manuellement des données comparatives, ne pouvant pas utiliser les capacités automatiques de notre outil de travail.

La lecture de nos tableaux comparatifs montrent quelques écarts notables que nous devront que nous devrons commenter lors de notre présentation aux élus.

 

Par la même occasion nous préparons un prochain article pour notre site internet qui apportera une vision globale de la vie associative sportive de nos associations.

Au cours de cette séance nous éditons les courriers à destination des dirigeants : Accusés de réception de d'encaissement des chèques de cotisations .... et dans la froidure les déposons dans boites courriers des Clubs.

 

 

 

Mardi 23 janvier 2024

Nouvelle avec un horaire décalé à 13H30 en raison des problèmes inhérents à la chute d'un Arbre sur la "Grange du Château" et une contrainte de 2 heures d'activités...

Le but final analyse des D.I.D (Dossiers d'Investissements des Dirigeants) dossiers non obligatoires, contrairement au questionnaire principal. Les  dossiers étaient, dans l'ensemble correctement complétés et nous avons exceptionnellement l'impasse sur des anomalies mineures, car il devenait urgent de finaliser le calcul des aides attribuées.

Ce travail fut réalisé avec efficacité et nous ne pouvions qu'être satisfait d'être prêt à rendre notre copie lors d'une prochaine rencontre avec les élus de notre ville.

 

Mardi 16 janvier 2024

Séance avec un horaire décalé qui ne change pas nos objectifs de la séance : traiter les D.I.D (Dossiers Investissement des Dirigeants) qui viennent compléter les "Aides de Fonctionnement".

Une mise à jour de notre site pour mettre à jour le "suivi des dossiers" que nous avons réceptionnés.

Puis retrouver les outils qui nous permettrons de traiter le suivi de ces dossiers qui exigent beaucoup d'attention... Mais depuis 2 ans où nous n'avions pas traité ces dossiers (en raison de la reconduction des subventions d'avant COVID le contexte a été "bouleversé" concernant la sous rubrique "Renoncement de remboursement de frais de déplacements en compétitions. En effet les barèmes ont profondément changé pour les déplacements 2022 où nous passons d'un tarif kilométrique UNIQUE à un barème différencié selon la puissance CV du véhicule utilisé + la catégorie Essence ou Électrique....

Mauvaise surprise pour l'avancée de nos travaux car la refonte de l'outil a exigé de profondes modifications et de vérifications de notre application - outil de travail incontournable-.

Nous en avons amélioré par la même occasion la maintenance.

Séance en demi teinte car nous devrons dès la semaine prochaine finaliser, si possible, cette mission.

 

Mardi 9 janvier 2024

Précédant  notre séance hebdomadaire de travail, une trésorière (nouvelle) utilisant l'outil Exceloms etsouhaitant clôturer les comptes à fait appel à notre assistance pour faire les manipulations dans les règles de l'art. Des ennuis avec son ordi portable nous empêchant de réaliser cette manœuvre, nous poursuivons sur notre ordinateur de bureau.

Les échanges furent très instructifs et éventuellement nécessiterons une nouvelle rencontre.

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17H00 Après plusieurs semaines nous nous retrouvons (partiellement) pour poursuivre nos travaux sur les dossiers de subventions. La visite prévue de M. Denis Grosjean (élu municipal) nous permet de faire le point sur l'avancée des dossiers de subventions- Le nombre de dossiers imparfaits ont particulièrement handicapé le processus d’enregistrements des données pour déterminer les aides financières.

Un retard évident lorsque, à ce jour, nous n'avons pas "ouvert" les "Dossiers Investissement des Dirigeants" très exigeants pour en extraire les données et calculer les 4 rubriques pour définir le montant des subventions Investissements des Dirigeants.

En fin de séance un courriel d'alerte est adressé à une équipe dirigeante pour normaliser leur dossier.

 

Semaine prochaine exceptionnellement nous nous retrouverons dès 15 heures

 

Mardi 19 décembre 2023

Le défi de cette session était de finaliser la saisie des données "transport et déplacements" extraites des dossiers de subventions. Nous savions qu'il s'agissait de la partie la plus laborieuse exigeant une attention et précision de chaque instant. La collaboration de 2 personnes est nécessaire pour reporter les données sur nos outils de calcul les données et 2 groupes sont ainsi constitués pour confronter en finalité les résultats obtenus (double contrôle).

Cette méthode de travail s'avère INDISPENSABLE pour valider les chiffres obtenus.

Nous avons pu réaliser cette opération en un temps record (en comparaison avec les saison précédentes) et notre satisfaction fut à la hauteur de l'enjeu en cette fin d'année.

Restera l'étude fine des "dossiers investissement des dirigeants" pour le début 2024.

Nous ne pouvons que regretter le retard que nous avons accumulé en raison du nombre dossiers imparfaits.

Il sera important à l'avenir d'être plus exigeant vis à vis des dirigeants

 

 

 

Mardi 12 décembre 2023

Ultime séance de travail pour ENFIN finaliser et être en capacité d'exploiter les données des "questionnaires subventions" . Les derniers retardataires se sont fort heureusement tous manifestés en nous rencontrant cette soirée.

Les échanges en direct sont toujours de qualité et permet à chaque partie d'évoluer plus efficacement.

Nous devrons "insister à l'avenir " sur cette nature de relation de confiance qui en finalité sera profitable à tous.

Ce fut donc une soirée bien pleine où nous avons pu poursuivre la saisie des données pour" l 'encadrement" et "les Officielles" toujours sous le principe de "double saisie" favorisant un contrôle de qualité .

L'approche des fêtes de fin d'année sera une forme d'handicap car nous ne pourrons travailler qu'en effectif réduit.

 

Le retard engendré par le nombre de dossiers imparfaits aura été un handicap majeur dans le calendrier de notre mission, celle de déterminer la répartition des aides.

 

Début 2024 nous devrons nous pencher sur les dossiers "Investissement des Dirigeants"  pour en extraire les données utiles à calculer les aides spécifiques à ces dossiers.

 

 

Mardi 5 décembre 2023

Une séance qui s'annonce mobilisatrice pour notre équipe car nous devons mener 2 fronts pour avancer dans notre programme de détermination des subventions , et la pression des fêtes de fin d'année étant aussi un élément perturbateur pour nous mais aussi pour nos membres que sont les clubs.

Le retard pour cause de dossiers défaillants rendus par certains clubs perturbe réellement notre organisation.

 

Satisfaction après la visite de 3 associations qui ont permis d'apporter un point positif à notre soirée.

Mais le point le plus inquiétant reste le nombre de dossiers encore imparfaits  et  la "non manifestation" des dirigeants concernés.

Cette défaillance est elle symptomatique de l'usure des bénévoles ?

 

Nous avons malgré tout commencé à enregistrer certaines données "basiques" exploitables mais très vite nous ne pourrons plus progresser dans notre travail.

Espérons que le dernier rappel adressé aux dirigeants concernés sera entendu.

 

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Mardi 28 novembre 2023

Nous sommes dans la continuité de la séance précédente car les quelques régularisations de dossiers subventions reçus par courrier ne permettent pas d'envisager sereinement la poursuite de notre programme de travail.

En effet le nombre de dossiers en attente de régularisations est particulièrement conséquent.

 

Un point positif avec la visite d'un dirigeant pour mettre en ordre son dossier. Ce temps d'échange permet en direct d'expliquer les points d'incompréhensions de notre questionnaire. Mais le résultat est satisfaisant pour les deux parties. Ce fut aussi l'occasion d'expliquer que le dossier "Investissement des Dirigeants' permettait d'obtenir des aides supplémentaires.

 

Nous avons pu noter que des problèmes de notre messagerie de "liste des présidents" était incomplète. Une refonte de cette liste permettra d'éviter des manquements. Ce point doit nous mobiliser pour systématiser le contrôle de nos diverses bases de données

Nous avons après rectifications adressé un courriel d'alerte aux dirigeants dont les dossiers sont toujours en attente de régularisation et la séance prochaine sera l'occasion dernière pour rencontrer les dirigeants et d'engager la suite de nos travaux "sereinement".

 

Mardi 21 novembre 2023

Soirée spéciale s'agissant de la tenue d'une permanence pour permettre aux dirigeants concernés de solutionner les anomalies constatées sur le "Questionnaire Demande de Subventions". Les rencontres avec les dirigeants sont constructives et permettent de démystifier ce fameux questionnaire qui existe depuis de nombreuses années.

Sur 24 associations seules 7 étaient OK . Plusieurs (peu nombreuses)  ont pu ainsi bénéficier lors de cette soirée de la mise en conformité de leur dossier.- 12 dossiers sont OK -

Le manque de réaction reste  problématique pour les 12 autres -  et le soir même nous envoyons un courriel de rappel et informant aussi du prolongement de délai significatif au 12 décembre 2023 pour le "dossier investissement des dirigeants" .

 

 

 

Mardi 14 novembre 2023

Le programme (chargé)  de la soirée est affiché au tableau!

C'est donc pour notre équipe le moment de montrer son efficacité pour répondre aux enjeux du respect du calendrier des permanences dans le cadre des dossiers de subventions.

Il a donc fallu mettre en œuvre une coordination des différentes étapes concernant les relevés d'anomalies constatées lors de nos (double)  contrôles pour, en finalité, les mettre à disposition des clubs  par téléchargement sur notre site internet.

Grosse satisfaction pour notre équipe.

En "bruit de fond" nous regrettons, pour certains dossiers, un manque évident de rigueur malgré toutes les recommandations et avertissements. Il en résulte une perte de temps pour chacune des parties.

 

Semaine prochaine nous serons en effectif réduit pour absorber les régularisations des dossiers lors de notre permanence dès 18H.

 

Mardi 7 novembre 2023

Sans surprise nous poursuivons notre double vérifications des dossiers de subventions dont certains sont incomplets.

Nous regrettons de constater que de nombreuses anomalies subsistent et même sont récurrentes pour certaines associations. Ne respecte pas les premières consignes :" pas de recto-verso!

Malgré le dispositif que nous avons mis en place (aide en ligne - séance de pré-examen des dossiers) les négligences restent toujours d'actualité...

Aussi, à destination des nous éditerons tous les fiches d'anomalies en finalité qui devront être réglées dans les meilleurs délais ou lors de la permanence du 21 novembre à partir de 19h

 

Lundi 6 novembre 2023

Assistance et formation pour une association qui utilise notre outil "exceloms" .

Tous les utilisateurs peuvent faire appel à notre équipe pour répondre à toutes les difficultés ou doutes à son usage.

 

Lors de cette rencontre et de nos discussions nous avons ajouté une rubrique pour les relations avec la préfecture : déclarations modif statuts ou dirigeants ...

Vos démarches & formulaire

 

 

Mardi 31 octobre 2023

La mission de la soirée est bien dans nos têtes, à savoir poursuivre l'examen des dossiers de subventions. Les premières pistes montrent que certains clubs n'ont pas retenu les "leçons" de l'année précédente en reconduisant mes mêmes erreurs. Nous sommes aussi  surpris de découvrir des dossiers "suspects" qui mériteront des explications des auteurs.

A 17h30 appel téléphonique de notre correspondant Orange pour nous guider sur notre environnement "Pro" et faire quelques manipulations utiles sur notre espace.

 

 

Mardi 24 octobre 2023

Équipe au complet, et réception des derniers dossiers parvenu depuis notre session du 17 octobre.

Nous poursuivons pour ces dossiers le processus d'enregistrement et repérage des nouveaux dirigeants pour, en finalité, mettre à jour notre base de données.  Puis nous commençons avec 2 "doublettes" nous commençons la vérification des dossiers qui demande de porter une grande attention et de repérer toutes les anomalies soit détectées par le questionnaire lui-même, et les quelques manquements de pièces jointes ou absence de données.

Nous savons que cette phase d'examen est importante car elle permet de qualifier ces documents pour une saisie des données parfaite!

Il nous restera dans un deuxième temps l'examen des pages "comptabilité" auxquelles nous accordons une attention particulière pour la cohérence des bilans N-1 et N.

Semaine prochaine... malgré la fermeture de "la grange" nous nous retrouverons pour un entretien téléphonique pour notre fournisseur internet et téléphone.

 

Mardi 17 octobre 2023

Cette séance est importante car il s'agit de faire le point sur le nombre dossiers subventions réceptionnés.

Certains se sont manifestés par courriel pour nous demander un "petit délai" devant les difficultés rencontrées. Ce nombre est restreint sans trop entraver toute les opérations que nous mettons en place dès ouverture des enveloppes.

Il s'agit surtout de vérifier si de nouveaux dirigeants sont déclarés et de vérifier aussi les coordonnées des anciens toujours en activité.

Les dirigeants peuvent d'ores et déjà suivre l'avancée du suivi de leurs dossiers c'est  ici : suivi des dossier Phase 1

Entretien téléphonique avec "Orange" pour faire le point sur notre contrat ... un rendez-vous est fixé le mardi 31 octobre où nous devrions tous être présents ... en effet semaine prochaine nous équipe sera moindre.

Nous poursuivons le travail de décorticage des anciens dossiers des subventions car les agrafes sont un frein à la numérisation de ceux-ci.

Nous pourrons partiellement commencer les premiers contrôles dès la semaine prochaine.

 

Mardi 10 octobre 2023

Le 10 octobre date programmée à destination des dirigeants pour nous permettre d'effectuer un premier contrôle du dossier de subvention qui devra être rendu la semaine suivante.

Nous avons pu rencontrer 2 clubs et pour le premier récupérer le dossier complet.

Cette permanence ne fut pas l'essentiel de nos travaux car la numérisation des dossiers se poursuit où chacun de nous donne sa part.

Un moment de détente pour fêter un évènement sympathique.... pour clôturer cette soirée.

 

Vendredi 6 octobre 2023

Assistance aux trésoriers qui utilise l'outil OMS

En matinée tout d'abord pour finaliser et éditer l'exercice comptable pour un Club

L'après midi longue séance  pour un autre club où de nombreuses imperfections ont nécessité de multiples interventions de régularisation.

 

 

Mardi 3 octobre 2023

Avant la semaine prochaine où nous accueillerons les clubs intéressés par un pré-examen des dossiers de subventions. (voir plus loin)

Nous poursuivons ce long travail de numérisation des dossiers anciens de demandes de subventions qui mobilise toute l'équipe car cette mission comporte plusieurs étapes différentes il s'agit donc de bien coordonner toutes ces taches.

En cours de séance nous avons la visite d'un Président qui nous remet son dossier de subventions car il présentait une situation particulière sur l'aspect comptabilité. Cette visite à permis de compléter les manquements mineurs car les pages doivent être complétées sur ordinateur (pas manuellement).

Mise à jour du fichier Dossier Investissement des Dirigeants, pour inclure un Club.

Semaine prochaine s'annonce chargée !

 

 

Mardi 26 septembre 2023

Les jours précédents, en réponse au service du CCAS d'Eybens, nous avons étudié et mis en œuvre un nouveau fichier Excel pour permettre aux associations  d'établir les nouvelles facturations  en intégrant la carte Tatoo qui remplace l'ancien Pack loisirs du département. Voir Chéquier CCAS.

 

Équipe au complet - Nous enregistrons déjà le premier retour (attendu) d'un questionnaire subventions. C'est un signal pour mettre en pratique notre chaine primaire de réception, et de bien localiser tous les outils dans notre nouvel environnement. Les courriels exigeants réponses (par mail et téléphone) aux clubs concernés. Et par ailleurs nous nous mobilisons pour poursuivre la numérisation  des anciens dossiers. Il s'agit là d'une succession de taches distinctes où chacun s'est approprié sa part. Il convient donc de bien cerner toutes les bonnes pratiques pour gagner en efficacité.

 

 

Mardi 19 septembre 2023

En pré séance à notre réunion hebdomadaire, accueil d'un trésorier de club qui pour finaliser son exercice comptable a besoin de conseils pour finaliser cette opération et de respecter et considérer le "rituel" des écritures dites de régularisation. Nous profitons de ce moment pour mettre à disposition de la dernière version du programme de compta.----

 

Début de la séance avec une équipe au complet ! Toujours sympa de retrouver les énergies qui composent notre groupe. Un rapide et nécessaire de debrif sur tous les évènements et nouveautés qui ont animé le début de saison en particulier "la rentrée des associations.

Avant le réception des dossiers subventions, il nous reste à poursuivre cette lourde tache de poursuivre l' aménagement de notre local... tout en poursuivant la numérisation d'archives. Gros chantier qui nécessitera encore beaucoup d'efforts ...

 

Mardi 12 septembre 2023

Une réunion minimaliste en effectif (2) -

Nous faisons connaissance avec la nouvelle personne de la Ville présentée lors la dernière rentrée des Associations du 9 septembre, rencontre brève car imprévue, mais qui laisse entrevoir des échanges plus instructifs.

Les travaux de numérisation que nous pouvions entreprendre sont vains car tout le système informatique de la ville est dysfonctionnel depuis 2 jours !

Heureusement notre réseau interne est fonctionnel et nous autorise à des opérations sur notre site internet , en particulier la mise à disposition du "Dossier Investissement des Dirigeants " à destination des clubs concernés.

Les préparatifs aussi destinés à mettre en place tout notre dispositif pour l'arrivée des prochains questionnaires dans 1 mois.

Semaine prochaine avec +1 ?

 

Mardi 5 septembre 2023

Le lendemain de notre dernière séance, nous alertions nos adhérents de la mise en ligne du "Questionnaire Subventions" traditionnel qui nous permettra de déterminer les différentes lignes de subventions proposées à la Ville.

Une mission très importante pour notre groupe.

Les circonstances de cette soirée ne nous ont pas permis d'être au complet. Néanmoins nous avons encore beaucoup de travail de numérisation à réaliser sur les anciens dossiers de subventions. Le matériel performant mis à notre disposition dans la Maison de la Vie Associative et Citoyenne facilité grandement ces opérations.

Nous nous préparons aussi pour la prochaine "Rentrée des Associations" qui aura lieu le samedi 9 septembre à la Salle des Fêtes.

 

Mardi 29 août 2023

La nouvelle saison débute : Toute l'équipe est bien présente et le plaisir de nous retrouver, motivant pour entamer la saison 2023-2024 qui sera ponctuée par la "Rentrée des Associations" le 9 septembre.

Fin juillet le dernier transport de notre meuble "fort" réalisé par les services de la Ville (merci à eux) va nous permettre d'améliorer les capacités de rangements dans notre local étriqué.

Beaucoup d'effervescence à trier, ranger, et aménager notre local tout en poursuivant le travail de numérisation d'archives sans oublier la mission urgente d'actualisation de notre site internet pour mettre à disposition des dirigeants de clubs le nouveau questionnaire de "demande de subventions".

Beaucoup d'énergie dispensée par notre équipe.

 

 

Mercredi 12  juillet 2023

Rencontre avec M Thierry Querrin nouveau Directeur des Services Informations qui souhaitait une entrevue avec l'OMS.

Après présentations mutuelles nous nous rendons sur notre site à la M.A.V.C pour relever le contexte de notre outil informatique et notre réseau Wifi indépendant de celui la Ville.

Des aménagements seront faits pour sécuriser l'armoire centralisatrice du réseau Ville.

Notre accord est formulé pour les prochains aménagements réalisés par la Ville.

 

Mardi 4 juillet 2023

Après quelques rapides travaux pour clôturer la saison, C'est le moment de nous retrouver à apprécier l'ombre des arbres qui entourent la Maison de la vie associative et citoyenne et poursuivre la journée dans la bonne humeur.

Il faut bien cela, pour apprécier ce que nous avons réalisé au cours de cette saison. A chacun.e de nous de rompre le rythme de nos réunions pour nous retrouver début septembre avec la "rentrée des associations".

Nous pensons aussi à tous les dirigeants qui ont su répondre aux attentes de leurs adhérents... bénévolement!

 

Mardi 27 juin 2023

Après une semaine chargée en "AG" auxquelles l'OMS était présente, successivement chacun.e de nous relatait le déroulement de ces événements importants pour la vie d'un Club. Certes une charge de travail mais essentielle pour l'existence d'une association. ( obligation).

Les commentaires furent nombreux ...

En moindre effectif nous terminions la soirée dans le travail de numérisation des archives qui n'est pas très "réjouissante" mais pourtant nécessaire.

A chaque avancée de ce chantier, c'est du volume gagné dans l'occupation de notre local. C'est un point de satisfaction qui sera favorable à notre organisation ... dès la rentrée de septembre.

 

Mardi 20 juin 2023

Effectif au complet - La séance fait référence à une récente rencontre avec M PASERO et des échanges se rapportant à  l'étude et mise en application d'un cadre (à définir) pour les aides financières pour des projets spécifiques à destination des Clubs.

Ce projet doit se développer avec le concours des Clubs et leurs dirigeants. Aussi nous devrions proposer à ces derniers un Comité Directeur courant octobre 2023.

Pour la suite nous nous afférons pour mettre de l'ordre dans nos dossiers, laisser en l'état lors de notre déménagement.

Et par ailleurs nous poursuivons la numérisation des dossiers de subventions les plus anciens. Lourde tâche avec quelques déboires techniques...

Séance bien remplie en résumé.

Mardi 13 juin 2023

En effectif réduit, la séance débute sur les problèmes de matériel informatique dont le renouvellement pour une unité de notre parc... Le matériel espéré n'est plus disponible nous attendons une nouvelle proposition par notre prestataire.

Nous avions commencé "timidement" la numérisation de nos archives des dossiers de subventions... et ils sont nombreux!. Nous nous répartissons la chaine des différentes étapes de travail pour remplir cette tâche.

Et très vite nous étions dans le rythme, et ainsi plusieurs saisons sont désormais sur notre unité centrale.

Ainsi au fil des séances nous devrions gagner de la place pour organiser notre local si minimaliste...

Semaine prochaine nous devrions être au complet.- Avec un nouvel ordinateur ? ?

 

Courant semaine

2 séances consacrées à un soutien technique pour un trésorier de Club.

Ces  longues séances permettent en outre de repérer toutes les difficultés rencontrées par l'usager.

 

Mardi 6 juin 2023

Équipe au complet - Une dynamique s'installe après avoir rappelé aux absents  le dossiers "brulant" pour lequel nos nous sommes investis. Nous espérons que nos conseils soient porteurs finalement de résultats satisfaisants.

 

Cette période est le moment propice pour "faire le point" sur notre organisation matérielle avec un ordinateur défaillant pour lequel  le choix d'un renouvellement a été fait.

Par ailleurs l'opération "ménage" permet de reprendre l'état brut de documents entassés lors de notre déménagement (opération mise de côté pour les travaux subventions et notre AG). En la matière le chantier est colossal! 

Par ailleurs le travail de numérisation des archives est également chronophage.

Ces chantiers ont donc été amorcés au cours de cette séance .... dans la bonne humeur pour fêter un anniversaire dont nous tairons l'intéressé....

 

Lundi 5 juin 2023

Mise à jour de notre site - Espace Trésoriers

L'aide en ligne relatif à "SuiviChqs" de l'application OMS avec des illustrations et commentaires pratiques.

 

Mardi 30 mai 2023

En effectif réduit (3) - Cette séance relativement allégée s'est avérée très intéressante sur l'intérêt que nous portons aux associations et les relations qui depuis notre dernière AG se sont enrichis. Un point de satisfaction puisque cette tendance était évoquée comme piste lors de la lecture du rapport moral.

Autre source de satisfaction la "communication" avec la Ville montre que nos verbalisations lors de l'AG ont été entendues. Ainsi nous avons eu connaissance des aides sur projets de certains de nos clubs adhérents. Charge à nous de ne pas les "oublier" et d'en faire un recensement précis. Ce point a donc fait l'objet de nos travaux du jour. D'autres aspects de suivi pour un Club (voir lundi 22/5).

Il s'agit ,dans ce temps d’accalmie relative, de poursuivre la digitalisation de nos archives (anciens dossiers de subventions) ces archives représentent l'histoire de l'OMS et de ses membres.

Quelques difficultés techniques nous ont perturbé, mais ... la solution a été trouvée Ouf.

Le nouvel exercice comptable a été ouvert, et les "très vieilles archives" de la compta mis à la destruction.

Un gain de place devenu indispensable.

Suite à la communication du Club "La Diagonale" notre site internet a été actualisé pour mettre en évidence une actualité dans la Vitrine des Clubs.

 

Mardi 23 mai 2023

En effectif réduit (3) nous abordons cette séance avec la prise en compte de sujets importants que nous n'avions pu traiter en raison d'évènements imprévus et sensibles auxquels nous avons été confrontés ces derniers jours.

Tout aussi épineux et nous obligeants à faire des recherches sur le net et autres sources pour pouvoir répondre, enfin, aux clubs qui nous avaient sollicité.

Nous avons, enfin, envoyé le PV et autres documents par courriel à tous les dirigeants des 24 associations membres.

Un point de satisfaction pour notre équipe que cette séance studieuse.

 

*Lundi 22 mai 2023

Notre association invitée à 16h par la Ville à participer à une rencontre avec un Club, avec qui nous nous étions entretenus (voir notre session du 21 mars).

La crise ayant pris des proportions notables et la ville étant sollicitée par une personne, il était de notre compétence et rôle d'être consulté.

Réunion dirigée par l'élu municipal Xavier OSMOND, pour fixer un cadre de discussions où chacun.e des parties a pu s'exprimer.

Dans cet article nous ne développerons pas le contenu de cette rencontre pour confidentialité et neutralité.

Sachant que le sort de cette association ne peut-être décidé qu'au sein de la représentation de tous ses membres.

 

Mardi 16 mai 2023

le cours de la séance de travail précédente qui a été mobilisé par événements non programmés, nous avons au cours de cette soirée la nécessité expresse de réaliser les travaux logiques imposés par la suite de notre AG.

La rédaction du PV de notre AG a été la principale activité qui a occupé notre équipe.

Notre dernière AG a été particulièrement animée par l'assistance (ce qui est un point de satisfaction) , la gageure de ce PV c'est de traduire aussi fidèlement possible les échanges qui se sont manifestés.

Par ailleurs nous avons adressé des courriels aux dirigeants concernés.

Cette soirée a été une nouvelle fois perturbée par un ordinateur qui de fonctionne pas (fonctionnement aléatoire) .

L'envoi de ce PV par courriel sera réalisé en cours de la semaine.

Les semaines suivantes notre équipe sera amoindrie car les "période des jours fériés" sont naturellement privilégiés pour satisfaire des raisons familiales.

 

Mardi 9 mai 2023

Au cœur de notre séance NOTRE A.G. du 5/5 - Quelques rangements pour nous permettre d'accueillir Denis GROSJEAN  élu de la ville qui est une suite "logique" en rapport à l'expression du rapport moral (président) et d'activités(secrétaire) lors de notre AG. Nous renouvelons notre souhait de la nécessité de d'amplifier les communications entre l'OMS et les élus de la ville.

Un appel téléphonique d'un Président de Club qui nous expose des difficultés et sérieux problèmes au sein de son association, nous en avions déjà connaissance, qui s'amplifient.

De longs échanges téléphonique en direct  avec le CA de l'OMS en présence de DenisGROSJEAN ont captivé le reste de la séance. Remettant nos travaux relatif à notre AG (PV) à semaine prochaine.

 

Vendredi 5 mai 2023

Notre Assemblée Générale Ordinaire.

En place dès 17H30 pour prendre "possession" du lieu "Grange du Château", c'est une première pour notre association, et apprécions tous les moyens disponibles pour équiper le hall de tables qui serviront au buffet qui clôturera la soirée.

L'espace cuisine équipé et très pratique pour recevoir notre "Traiteur - fournisseur".

La grande salle de conférence, néanmoins bruyante est particulièrement appréciable avec son immense écran vidéo.

Quelques clubs absents ... certains excusés

En présence de Denis GROSJEAN Élu de la ville lecture des différents rapports  plusieurs échanges avec l'aasitance  ont permis d'éclaircir quelques aspects.

Le buffet qui a clos la soirée a permis aux dirigeants de pouvoir dialoguer - échanger et découvrir par la même occasion le quotidien d'autres bénévoles.

Une belle soirée positive!

 

Mardi 2 mai 2023

Une évidence cette séance sera dédiée  notre prochaine AG du 5 mai, même si nous sommes rodés à ce type d'évènement cela engendre une certaine fébrilité (d'oublier quelques choses) , nous aurons l'avantage surtout d'avoir à proximité tous les moyens techniques et d'équipement.

Un dernier contact avec nos prestataire pour le buffet qui clôturera cette AG.

Nous serons sur place dès 17H30 pour gagner en sérénité pour le déploiement des tables dans le Hall et l'installation de la salle de conférence.

Prêts à accueillir nos membres et invités

 

Mardi 25 avril 2023

Toute l'équipe est au complet et nous connaissons l'objet principal de la soirée ... Notre prochaine AG qui se déroulera le  5 mai. Une première dans les nouveaux locaux et donc de bien s'adapter à ce nouvel environnement qui nous offre plus de souplesse et de dispositifs (cuisine et salle des conférences).

Les différents rapports qui seront présentés lors de l'AG passent par la lecture afin de limiter les redondances mais nous ne pourrons pas éviter le sujet qui a impacté notre association: le déménagement dans nos nouveaux locaux.

Le traditionnel buffet nécessite aussi de prévoir des achats et des équipements pour satisfaire dans les meilleurs conditions l'accueil de cette partie festive.

  • Test de notre ordinateur pour la salle des conférences ... à revoir
  • Photocopies des rapports financiers pour nos membres

Et voilà un grand pas, que nous préciserons mardi prochain pour que toute l'équipe soit synchronisée !

 

Mardi 18  avril 2023

Période de vacances à ses effets sur notre  effectif limité (2).

Nous examinons la proposition de notre traiteur qui répond à nos souhaits. C'est OK et nous poursuivons la dernière et ultime mise à jour de la présentation des finances de notre association pour la notre prochaine AG.

Nous faisons le tour de notre environnement pour organiser au mieux ce nouvel environnement que représente la nouvelle maison des associations.

Nous évaluons aussi les outils favorisant la sauvegarde (scan) des questionnaires archivés sous forme papier afin de récupérer un espace très utile pour notre organisation générale.

 

 

Mardi 11  avril 2023

Avec une soirée au programme très chargé en matière d'objectifs et autres sujets non programmés, il convenait donc d'être efficaces et réactifs.

Au premier plan, lancer notre "routine" des préparatifs et informations pour notre prochaine Assemblée Générale Ordinaire qui se déroulera le 5 mai prochain.

"Routine" car nous avons depuis plusieurs années établi un tableau de marche pour gagner en efficacité. Seul un temps précieux a été perdu à la recherche de documents papier dans le désordre engendré par notre déménagement dans notre nouveau local....

Prise de contact téléphonique et courriel avec notre fournisseur pour le buffet qui clôturera  notre AG, une mise à jour de notre site internet pour, en page Accueil, afficher un préavis de notre AG. Qui fait suite à une courriel adressé à chaque club et dirigeant.

Tout cela allant de pair ,avec une convocation papier et pouvoir, à chaque Président.e  et Co-Président.e déposée dans les boites courriers de la Grange du Château.

D'autres invitations sont également rédigées et pour certaines par voie postale.

Enfin nous terminons cette séance très chargée par un courriel réponse à un Club dont l'objet reste confidentiel et enfin nous faisons une courrier à Monsieur Le Maire pour une réévaluation du cadre tarifaire pour prendre en compte le niveau d'inflation actuel.

Nous espérons obtenir une réponse rapide afin de pouvoir informer l'ensemble des dirigeants d'un éventuel nouveau cadre tarifaire pour la saison prochaine.

OUF!

Si la prochaine semaine la MVAC sera fermée - nous devrions toutefois faire une séance réduite mais nécessaire compte tenu d'un calendrier très serré.

 

Mardi 04  avril 2023

Nous retrouvons toute l'équipe au complet ... et c'est appréciable. Toutefois les impératifs de chacun lors de cette soirée font qu'après 1h de présence notre effectif se réduisait à 2 présences.

Pendant la première heure plusieurs taches furent menées à bien,  en particulier la vérification finale des fichiers entraineurs et d'ores et déjà les rendre disponibles sur notre site internet pour les questionnaires subventions de la prochaine saison.

Nous avons pris note que notre prochaine Assemblée Générale est programmée pour le vendredi 5 mai 2023.

 

Mardi 28 mars 2023

Séance particulièrement dédiée à la mise à jour des fichiers "entraineurs" des clubs concernés.

Elle fait suite à une première prise en compte (vérifications*) lors de la réception des dossiers de subventions. Lors de cette phase et en raison du contexte mouvementé de notre déménagement et des archives volumineuses nous avons recontrôler toutes les archives "diplômes".

Cette phase à permis de déceler pour quelques Clubs l'absence de copie des diplômes anciens. (Courriel adressés aux rares clubs concernés).

La mise à jour des fichiers "entraineurs" demande une certaine expertise, aidé en cela par les tutos, c'est un véritable travail d'équipe pour répondre aux exigences de cette tache.

Et c'est avec la satisfaction d'avoir terminé cette mise à jour très importante que nous terminons la séance.

(restera pour la semaine prochaine) de mettre sur notre site les fichiers à destination des Clubs pour la saison prochaine lors de l'envoi des questionnaires.

 

Mardi 21 mars 2023

Entre ces deux sessions de travail, il était programmé une réunion avec les représentants de la Ville et fournir des tableaux de calcul des aides avec une augmentation du budget dédié aux "transports et déplacements" de 5000 €.

Nous avons incidemment été averti de la rencontre prévue le 20 mars...

A ce titre et autres décisions unilatérales nous avons exprimé notre sentiment.

Dans le cours de la semaine précédente nous avons répondu à l'appel d'un Président de club, appel auquel nous avons répondu favorablement en fixant une rencontre ce jour à 18H30. Sachant que depuis plusieurs semaines nos sessions débutent à 17H00. Pendant ce laps de temps nous réglons quelques aspects administratifs avec notre banque et notre fédération et l'envoie de RIB pour les 2 associations ayant signalé leur changement de domiciliation bancaire.

 

**A partir de 18H30 nous recevons les 4 représentants d'un club pour évoquer leurs problèmes (non inscrits dans cet article pour des raisons de confidentialité). Et nous terminons ces échanges avec quelques pistes à suivre...**

 

 

Mardi 14 mars 2023

 Un plan de travail déjà déterminé et affiché au tableau pour 3 équipiers motivés.

Régulariser notre situation auprès de notre fédération des OMS Rhône-Alpes  pour régler notre cotisation (rappel) et de profiter de l'occasion pour notre nouvelle adresse.

Tous nos fournisseurs sont également avisés de notre situation.

Par ailleurs sur la trame de précédentes versions de la saison dernière, nous ajustons le libellé de notre synthèse adressé à notre Maire. C'est pour notre équipe un passage obligé, qui se doit d'être concis mais détaillé sur les variations importantes constatées par rapport à l'année précédente.

Nous nous appliquons aussi de commenter des situations jugées délicates.

Divers courriers et demande des élus reçus par courriels nous obligent a "fouiller" dans des dossiers anciens.

Une soirée dense avant une prochaine rencontre avec les élus lundi prochain.

 

Mardi 7 mars 2023

 Sur notre tableau de marche pour les semaines à venir, nous avons quelques priorités à savoir produire à destination du maire et des élus notre rapport et synthèse de notre étude des dossiers de subventions émanant des Clubs membres. Cette année nous retrouvons, après la période "covid" , des données qui correspondent sensiblement aux saisons dites "normales".

Aussi nos tableaux comparatifs sont biaisés pour être significatifs et ne pas considérer la période COVID.

Ceci nous oblige à récupérer les dossiers anciens... tout un travail de manipulation peu confortable en raison de l’exiguïté de nos plans de travail.

Malgré tout nous avons pu terminer cette exploration et en tirer tous les éléments pour rédiger cette synthèse. Synthèse que finaliserons dès la semaine prochaine....

Le traitement des fichiers "entraineurs" reste à faire, également prioritaire toutes les informations de notre changement d'adresse  à nos contacts et fournisseurs.

 

Mardi 28 février 2023

 Au lendemain d'une réunion avec nos élus de la Ville, c'est en comité réduit (3) que nous retrouvons pour évoquer les sujets évoqués le 27/2.

Pour répondre sur des aspects "pointilleux" abordés la veille, et après recherche des points spécifiques nous élaborons une présentation détaillée et explicative pour destinataire  la Ville.

Alors que les trésoriers enrichissait notre comptabilité, une reprise des listes entraineurs s’avérait nécessaire en droite ligne de nos objectifs de travaux et que des courriels doivent être adressés aux clubs concernés (diplômes non détenus).

Cependant il est apparu de donner priorité à nos synthèses annuelles à destination du Maire et élus . Éléments chiffrés et commentaires détaillés représentent un travail minutieux que devrons finaliser au cours de la prochaine séance.

 

 

Lundi 27 février 2023

 Réunion importante pour notre association s'agissant de présenter aux élus de la Ville la première ébauche de nos travaux de répartitions des aides financières à destination des 24 clubs adhérents à l'OMS.

Le contexte de notre activité ayant été fortement perturbé et pénalisé par notre déménagement et le rétablissement de notre réseau informatique faut il le rappeler.

Les premiers éléments chiffrés montrent des évolutions notables pour certains clubs qui nous obligent à entrer dans le détail. Sachant par ailleurs que la reconduction des aides l'année dernière ne correspondait pas aux effectifs déclinants lors de l'épisode COVID.

Aux questionnements de la Ville qui nous obligeaient à entrer dans des détails techniques  auxquels il était impossible matériellement  de répondre. Nous reportons ces points de détails la prochaine réunion.

Nous avons évoqué les problèmes majeurs rencontrés par un club dont le dossier-questionnaire n'a pas été rendu dans son entièreté. Les éléments essentiels n'ayant pas été délivrés.

Cette situation ne peut être admise et impactera, en fonction des décisions des représentants de la ville, le montant des aides et leur versement.

Une prochaine réunion sera prévue pour finaliser nos travaux.

 

Notre équipe, dès demain va s'employer à affiner nos travaux et  comptes-rendus à destination de la Ville.

 

Mardi 21 février 2023

Après une pause "obligée" nous nous retrouvons avec entrain pour répondre à nos travaux restés en attente.

2 chantiers = 2 équipes

  1. Traitement des fiches "entraineurs" issus des questionnaires de subventions. Cette mission demande beaucoup de rigueur car elle nous permettra en finalité de créer les prochains fichiers "entraineurs" actualisés pour la saison prochaine. Ceci ne concernant que les entraineurs diplômés (État et fédéral)
    Supprimer les lignes d'entraineurs signalé S (comme supprimé)
    Et ajouter manuellement les nouveaux entraineurs (avec vérification des diplômes)
    Classement des diplômes nouveaux , et rangement des suppressions dans les anciens.
    Lors de la vérification nous constatons que notre déménagement a été source de problèmes car plusieurs diplômes ont disparu. [nous devrions faire appel aux clubs concernés pour retrouver la normalité]
    - En fin de soirée nous préférons reporter les mises à jour des fichiers pour la semaine prochaine.
  2. Comptabilité OMS : nos 2 trésoriers s'attachent à rattraper le retard d'enregistrement des écritures avec les vérifications qui s'imposent et consultations des justificatifs. Il est important de ne pas trop prendre de retard car nos comptes devront être finalisés pour notre prochaine AG (date restant à définir)
    La mise à jour des nos "immobilisations" s'avère nécessaire et conforme à la mise au rebut de nombreux unités et matériel informatique.

Studieuse séance !

 

Semaine prochaine réunion avec la Vile le lundi 27 à partir de 15h  pour présenter nos rapports techniques de répartitions des aides financières.

 

 

 

 


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