Dernière mise à jour : 26/01/2023

Suivi Chèques


Comme pour l'onglet JOURNAUX! :

Il est INTERDIT d'insérer des lignes ou d'en supprimer.

Avertissement : Les illustrations de cette page peuvent , ne pas refléter les illustrations des écritures de l'onglet JOURNAUX!. Cette divergence est volontaire pour montrer des situations particulières.

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Cet onglet constitue dans cette application Excel, ("Exceloms") un élément important avec une certaine complexité pour en comprendre l'usage.

Il correspond à un usage préconisé d'enregistrement des écritures dans JOURNAUX!, en prenant comme source, les relevés mensuels du ou des comptes bancaires de l'association. Voir ICI

 

Ceci n'empêche aucunement d'enregistrer d'autres écritures, telles que des écritures de régularisations. L'idée principale de cet aménagement et de normaliser le rapprochement bancaire particulièrement utile au moment de la clôture de l'exercice.

1 - Objectifs

L'objectif de cet onglet est de faciliter les écritures de rapprochement automatique en cours d'exercice, et d' éditer des supports (pièces comptables) pour enregistrer les écritures de régularisation de fin d'exercice concernant uniquement les chèques.

 

Ainsi vous disposez d'un document récapitulant tous les chèques émis et non débités sur le compte banque.

Type d'organisation recommandé

Si vous émettez régulièrement des chèques, le suivi (encaissement) peut s'avérer fastidieux ... mais avec cet onglet cette tache est facilitée et son organisation présente de nombreux avantages.

Mode d'emploi :

Vous disposez d'un carnet de chèques ... attribuez lui un numéro 1, puis 2 pour le suivant , puis 3 ...etc

Important : A chaque nouveau chéquier inscrivez tous les numéros successifs dans la deuxième colonne.

Comment utiliser ce tableau ?

A chaque fois que vous émettez des chèques vous devez compléter le tableau avec la date d'émission dans la colonne 3,  puis le montant en colonne 4,  et Bénéficiaire et indication nature de la transaction en colonne 5

figure 1
figure 1

Remarques sur l'illustration ci-dessus dans la version le plus récente d'Exceloms la largeur des colonnes a été modifiée pour élargir au maximum celle des Bénéficiaires avec une police de caractère de moindre taille.

Pourquoi inscrire TOUS les numéros de chèques?

Cela vous évite de revenir sur le sujet et de profiter de l'incrémentation automatique des numéros en utilisant les facilités d'Excel.

Cela permet de retrouver Tous ces numéros de chèques dans JOURNAUX voir colonne (I) et ainsi éviter de mentionner un numéro erroné.  (le système de validation interdit toute donnée ne faisant pas partie de la liste).

Rappel : Les numéros restant non rapprochés sont naturellement conservés lors du changement d'exercice sur le nouveau fichier.

 

Pourquoi (sur l'illustration) le 1er chèque a un fond bleu ?

Ce format d'affichage concerne un chèque qui a été émis dans l'exercice précédent... et qui par conséquence a fait aussi l'objet d' écriture de régularisation.

Plusieurs couleurs sont susceptibles d'apparaitre et en cliquant sur cette colonne une description détaillée des couleurs apparait dans une fenêtre.

A noter que vous pouvez aussi enregistrer des chèques postérieurs à la fin d'exercice et même les considérer exceptionnellement comme des écritures de régularisation.... voir + loin ce cas particulier

 

2 - Les boutons utiles

figure 2
figure 2

Dans partie supérieure de la zone d'enregistrement des chèques émis, plusieurs boutons permettent d'automatiser certaines taches.

1En cliquant sur le bouton "Impression Chéquiers" vous lancez un prévisuel de la page imprimée qui vous laisse le choix d'imprimer ou non.
L'édition comportera tous les numéros de chéquiers et numéros de chèques mentionnés. Cela peut être utile pour éditer une liste pour y inscrire manuellement les chèques émis, utile pour une tierce personne qui est agrémentée pour émettre des chèques.

2 - En cliquant sur le bouton "Imprimer Zone Chèques émis"vous lancez un prévisuel de la page imprimée qui vous laisse le choix d'imprimer ou non.
L'édition comportera toute la liste des chèques émis.

Dans certaines circonstances (rares) le bouton peut être rendu inopérant. Voir le bouton 4-

3 - Certainement le bouton le plus intéressant qui va vous permettre de réorganiser la liste des chéquiers et chèques.

Il s'agit d'un tri des numéros de chéquiers, suivi d'un tri des numéros de chèques inscrits. A utiliser quand la situation impose de "remettre de l'ordre".

A ce titre il est TRÈS IMPORTANT de mentionner les numéros de chéquiers, dans la nouvelle version V4.2022.11.03 la colonne des chéquiers passe au ROUGE pour vous signaler cet oubli.

4 _ Comme exprimé dans le point 2  si le bouton" Imprimer zone Chèques émis" est désactivé > dans ce cas cliquer sur le bouton "Actualiser page pour chèques émis" qui va réactiver le bouton 2

3 - Les automatismes de rapprochement

Dans les colonnes contiguës de la zone d'enregistrement des chèques émis ,colonnes H à M, la zone de rapprochement automatique est à observer et en comprendre les particularités pour prendre les  décisions ad-hoc.

figure 3
figure 3

Dans cette illustration sur la même ligne des chèques émis, dans la zone (cadrée bleu pointillé) figure des informations qui seront plus détaillées et commentées.

Ce que l'on peut remarquer que les lignes encadrées vert et rouge en regard des chèques émis nous pouvons constater 1) que pour la ligne verte le montant  du chèque émis et différent de celui enregistré dans JOURNAUX avec un code d'erreur 3

2) que pour la ligne rouge le montant est identique mais un code d'erreur 1 est signalé.

3a -Les codes d'erreurs

figure 4
figure 4

Dans la partie du supérieure de la page :

On retrouve la description des codes d'anomalies qui ont la particularité d'être  CUMULABLES :

Ainsi le code d'erreur 3 est égal code erreur 1 ET code erreur 2

 soit : Chèque non pointé ET chèque d'un montant différent.

* montant différent: le montant d'émission (onglet suivichq!)   n'est pas le même que sur le relevé bancaire (Journaux!)

3b - Les corrections d'erreurs

Dans le tableau précédent le code d'erreur 1  signifie que dans l'onglet JOURNAUX l'écriture n'a pas été notée comme "pointée".

figure 5a
figure 5a

On peut repérer en colonne H un chiffre (ici 29) très pratique.

Par un  double-clic sur la valeur 29 vous serez renvoyé précisément sur la ligne 29 de JOURNAUX permettant ainsi de facilement pointer la cellule avec une annotation libre ... toutefois il est conseillé d'annoter le numéro du relevé bancaire ou le mois de ce relevé (voir illustration ci-dessous).

Après le double clic dans la colonne H vous êtes automatiquement dirigé dans l'onglet JOURNAUX à la ligne 29 (dans l'exemple).

On peut voir que le pointage n'a pas été noté lors de l’enregistrement du chèque.encadré vert

figure 5b
figure 5b

après pointage inscrit

figure 5c
figure 5c

Résultat dans SuiviChqs

figure 5c
figure 5c

O.K.signifie que le chèque est "rapproché" avec le compte bancaire.

Dans SuiviChqs les chèques notés "rapproché et pointé" doivent être traités IMPÉRATIVEMENT" avant la fin de l'exercice

Dans le cas contraire un avertissement vous interdit de créer un nouvel exercice (dans la dernière version 2022 du fichier Excel).

figure 6
figure 6

PURGER les chèques OK

 Comment procéder ?

Simplement en cliquant sur l’icône voir illustration ci-contre.

puis approuver les 2 messages qui vont se succéder.

 

les Chèques dit "OK" sont effacés de la liste et la liste des chèques est réorganisée par n° de chéquiers puis par n° de chèques.

 

L'opération de "PURGE" peut-être réalisée en cours d'exercice (conseillé si la liste est longue). L'intérêt de cette opération purge réduira la liste des numéros présentés dans la colonne dédiée de JOURNAUX.

 

 

Chèques émis postérieurement à la date de fin d'exercice.

 

Alors que vous n'avez pas réalisé définitivement la clôture de vos comptes, vous pouvez être amené à émettre des chèques postérieurement à la fin de l'exercice.

VOUS POUVEZ LE FAIRE !

Rassurez-vous ils ne vont pas disparaitre lors du prochain exercice à la condition que vous réalisiez le nouvel exercice  VIA  l'onglet Etat Report qui réalisera automatiquement toutes les manœuvres nécessaires dans les règles.

 

Voir ci -dessous les illustrations commentées selon la nature de l'opération

 

 

Constat: Ce chèque émis le 3/1/2023 date sur un fond orangé (automatique) pour bien être distingué.

Sur la partie droite (voir cercle rouge) la cellule se distingue par sa couleur blanche....

 

Situation 1 : Ce chèque émis correspond à une opération concernant l'exercice suivant.

Dans cas vous laissez cette situation en l'état. Et vous retrouverez dans le prochain exercice ce chèque su fond blanc.

 

Situation 2 : Ce chèque émis correspond à une opération concernant en cours

 

Observez ci-dessous  les 2 illustrations élargies

 

Lorsque que l'on précise dans la cellule (cerclée rouge) la mention R on découvre que désormais ce chèque ouvre les mêmes choix (*) que les chèques émis en cours d'exercice pour laquelle on indiquera les CPC de régularisations.

 

(*) Voir les chapitres suivants


4 - Fin d'exercice ... les grandes manœuvres

La "Fin d'exercice" est pour les trésorières et trésoriers un moment particulier qui exige une bonne maitrise et connaissance des écritures dites de "RÉGULARISATION".

Pour être plus au courant des techniques à employer vous pouvez consulter les "Annexes" qui ont été éditées et mises à votre disposition ICI (attention ce lien n'est pas disponible >>> reste à faire).

Cet onglet "SuiviChqs" va vous permettre de vous initier à ces techniques comptables, pour tout ce qui est en relation avec des paiements "par chèques", et c'est UNIQUEMENT ce point qui sera développé dans cet article.

 

Questions : Vous avec émis des chèques qui n'ont pas été débités sur votre compte bancaire et qui relèvent de l'exercice en cours et des CHARGES.

Le principe est d' enregistrer ces Charges dans l'exercice en cours, et de l'affecter à un compte de BILAN autre que Banque 512.

 

4a - Identifier les chèques concernés

En se référant à l’illustration (figure 1) voir haut de la page. On peut repérer les chèques qui entrent dans le cadre de ce traitement identifiés par la mention REGUL .  voir ci-dessus figure 3.

Sur la droite de cette zone il conviendra d'indiquer en regard de chaque chèques REGUL le CPC de CHARGES  et le CPC de BILAN  ou de Profit Exceptionnel (chèque +  an) .

 Voir illustration suivante

figure 7
figure 7

4b - Comptabilisation

Après avoir fait le nécessaire pour TOUS les chèques concernés ( la plage des cellules n'est pas grisée) sur la partie droite le calcul  et récapitulatif est fait automatiquement et prêt à être imprimé pour procéder à l'enregistrement des écritures de régularisations. Voir illustration suivante.

---- Conseil : Il peut être intéressant de créer un code analytique et de l'appliquer à toutes les écritures de régularisations de fin d'exercice.----

figure 8
figure 8

Remarque: les chèques détaillés (cadre rouge pointillé) sont pour les chèques avec un CPC de Crédit de Profit Exceptionnel 778000 , l'ensemble de la ligne est colorée.

Sur l'illustration seul le CPC est coloré, toutefois dans la version V4.2022.**** c'est bien toute la ligne qui est colorée


Exercice N+1

Préconisations

Reste A développer ....