Un diaporama pour DÉCOUVRIR le questionnaire OMS

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Un diaporama pour découvrir toutes les facettes du questionnaire OMS
Présentation Questionnaire Forum Site V9
Présentation Microsoft Power Point 3.8 MB

Problèmes d'édition  des pages sur Excel ?

Quelques Clubs rencontrent chaque année des problèmes d'impression des pages du questionnaire: la demande d'impression d'une page se traduit par l'impression de deux feuilles

(par exemple les 2 dernières lignes de la page Excel sont imprimés sur une deuxième feuille)

Comment remédier à cela ? >>>> 2 solutions

solution 1

OU selon le cas, étirer le cadre bleu avec le pointeur de la souris pour englober toutes les données

solution 2

Faire le choix : Aperçu AVANT impression

"Page suivante" est activée ce qui signifie que l'impression exigera 2 pages.

Nous voulons que l'impression se fasse sur UNE page

Voir ci-après

Cliquer sur Mise en page et sélectionner Ajuster puis OK et Imprimer



Ci-dessous un argumentaire pour vous convaincre d'anticiper la réception du questionnaire en collectant les informations utiles. La plupart des pages sont ici développées.


Se préparer .... à quoi ?

"C'est dans le cadre de travaux du CSPS pour une nouvelle Politique Sportive de la Ville que les différentes aides financières ont été créées. L'OMS s'est vu dans la nécessité de proposer un nouveau dossier questionnaire."

 

Depuis 2011, ce nouveau questionnaire est proposé aux Clubs sous forme d'un fichier informatique de type "Excel" qui a la particularité d'être pré-paramétré par l'OMS et par les Clubs (onglet Départ).

Ce fichier devra nécessairement être imprimé*, accompagné des justificatifs exigés et d'un chèque de cotisation à l'OMS.

En 2013 ce fichier a été modifié pour tenir compte du nouvel aménagement pour la liste des entraîneurs

 

 

*Ne pas imprimer en recto-verso

 

L'objet même de cet article, est de vous inviter à vous préparer pour  compléter le prochain questionnaire en recueillant, les informations spécifiques en rapport avec vos déplacements et résultats de l'année qui vient de s'écouler.
  Également les nouveaux diplômes de nos entraîneurs.

Argumentaire : En septembre, alors que vous débutez votre saison, les documents faisant appel à des données de la saison précédente ne sont peut être pas toujours disponibles facilement (archives) pour renseigner votre dossier de subventions.

 

Aussi nous vous invitons à les collecter sans attendre sur des feuilles supports qui sont en téléchargement dans cet article, et en particulier celles afférentes aux résultats sportifs et déplacements.

 

Nous commentons chaque page du questionnaire pour en exposer les points "sensibles".

 

Le questionnaire OMS (son fonctionnement: à lire avec attention)

Ce questionnaire est un fichier de type Excel, il peut être aussi utilisé avec Calc (Open-Office) plusieurs onglets ont des fonctions particulières.

IMPORTANT

 

Le paramétrage OMS

est appliqué distinctement pour chaque Association, qui permet de renseigner automatiquement certaines rubriques du questionnaire:

  • Le code SIRET de chaque Association
  • La possession ou non du compte-rendu de l'assemblée générale
  • La saison de référence pour la déclaration des effectifs
  • Les différents niveaux  de pratique de compétitions à considérer dans votre discipline; (régional, inter-régional, national).

 

Le paramétrage du Club

se réalise en renseignant l'onglet DÉPART ,  vos choix personnaliserons  votre questionnaire en générant des informations ou messages particuliers programmés par l'OMS.

 

Soyez attentif à la lecture de chaque page.

NOUVEAU en 2016 - Le questionnaire comporte sur chacune de ses pages un point d'interrogation "?"  . Un clic sur celui-ci permettra d'accéder à des renseignements qui pourraient vous être utiles... Ces renseignements sont détaillés ci-dessous.

Le fichier Excel et ses onglets

Onglet - Recommandations

Quelques indications du contexte général en rappelant que ce questionnaire est personnalisé par l'OMS, mais aussi et surtout, par votre intervention sur l'onglet suivant : DÉPART.


Onglet - DÉPART - (paramétrage des utilisateurs)

Sur cet onglet très important vous devez répondre OBLIGATOIREMENT à toutes les questions sous forme de choix dans des menus déroulants:

  1. Nom de votre Club
  2. Affiliation ou non à une Fédération
  3. Agrément Sports ou non
  4. Entraîneurs oui ou non
  5. Officiels oui ou non
  6. Compétitions
    • Sans
    • Équipes
    • Individuels
    • Équipe & Individuels

Cet onglet devra être complété en priorité. Si plusieurs personnes interviennent sur le questionnaire elles devront toutes travailler sur la même base de paramétrage.

Et c'est sur la base de vos choix, que la sélection des pages qui constituerons votre dossier sera réalisée.


Onglet - GUIDE

Comme son nom l'indique cet onglet à la fonction de vous guider:

  • avec des informations relatives à chaque page à imprimer
  • avec l'accès à l'onglet Aide pour chacune des rubriques
  • avec des facilités d'accès aux différentes pages, comme un sommaire perfectionné.

 

En cliquant sur les noms des onglets (signalés ici par des flèches rouges) vous accédez directement à la page.

En cliquant sur les pavés jaunes [en savoir + ] (signalés ici par des flèches violettes) vous accédez directement à la rubrique d'aide relatif à cet onglet. (n'hésitez pas à la consulter)

 

Sachez que sur chaque page (ou onglet) un symbole <<  positionné en haut et à gauche vous permet de retourner à ce sommaire.

Sachez que pour chaque rubrique d'aide un symbole << situé en début de rubrique vous permet un retour sur le sommaire

 

Cet onglet est donc un navigateur efficace pour atteindre rapidement les différentes pages constituant votre dossier.


Onglet - Titre - page 1

Bonne nouvelle vous n'avez rien à faire. Cet onglet est la première page à imprimer elle reprend vos particularités et mentionne tous les numéros des pages constituant votre dossier.

Nous vous conseillons de vérifier leurs présences  avant envoi.

 

 

 


Onglet - Présentation - page 2

SIRET : Dans le cas de changement de code siret

Saison 2016-2017 : l'indiquer manuellement sous le nom de votre association en le surlignant

Saison 2017 -2018 et suivantes : l'indiquer dans la case de droite en subsistant le texte par le nouveau numéro.

 

Si vous ne disposez pas d'adresse électronique pour votre association, indiquez : "Voir Président ou tout autre personne de votre Bureau".

 

N'oubliez pas d'indiquer tout changement de compte bancaire (celui qui perçoit les aides financières) en joignant un RIB.

Pour le reste les informations sont suffisamment évidentes pour ne pas être développées.

 

Dans le 1er chapitre vous devrez indiquer la ou les disciplines pratiquées en compétition par votre club.

 


Onglet - Administration 1 - page 3

Sur cette page vous indiquez les principaux membres de votre bureau et leurs coordonnées.

 

Un astérisque vous indique les membres pour lesquels nous souhaitons obtenir des informations complètes Adresse-Téléphone-adresse électronique.

 Merci de vérifier les adresses électroniques !

Pour les autres: Nom et adresse suffisent.

 

 


Onglet - Administration 2 - page 4

Sur cette page la suite de votre conseil d'administration.

 

Un emplacement prévu pour indiquer la date de votre dernière assemblée générale , si l'OMS détient son compte-rendu, un message vous en avise, si non vous devrez joindre ce compte-rendu à votre questionnaire.

Un conseil pratique: Adressez nous le PV de votre AG dès son édition, vous allégerez ainsi votre tache.

Le justificatif de votre assureur doit être relatif à la garantie RESPONSABILITÉ CIVILE.

Ne pas confondre avec l'assurance associé à un équipement....

 

 

 


Onglet - Répartitions - page 5

Cette page est coutumière et ne présente pas de difficultés particulières, nous vous en adressons ci-après un exemplaire en format PDF pour constater les quelques nouveautés.

! Le montant des cotisations peut être sujet à l'application du cadre tarifaire 2.

 

Paramétrage OMS:

La saison de référence est indiquée automatiquement (personnalisation) - seuls les clubs Tai-Jitsu et Escalade indiqueront leurs effectifs de la saison en cours, pour les autres il s'agit de la saison précédente.

Rappel: ces éléments ont été recueillis auprès de chaque Club.

 

Nouveau :Les Clubs qui pratiquent la compétition par équipes devront préciser le nombre total d'équipes qui opèrent au niveau départemental et niveau supérieur.

 

 

Les Clubs qui pratiquent la compétition par équipes devront préciser le nombre total d'équipes qui opèrent au niveau départemental et niveau supérieur.

Cette rubrique n'apparaît sur la page que si vous avez déclaré (Onglet DEPART) faire de compétitions par équipes ou équipes & individuels

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Page - Répartitions - page 5
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Onglet - Encadrement - page 6.

Les pages consacrées à l'encadrement ont été modifiées et le questionnaire réorganisé.

Voir également page 7

RAPPEL: Depuis plusieurs années l'OMS établi pour chaque club une LISTE des entraîneurs diplômés pour lesquels elle conserve copie des diplômes.

Cet aménagement a été fait pour alléger votre travail et éviter de nous adresser chaque année ces justificatifs.

La nouvelle version de cette page est consacrée à l'encadrement ET officiels.

 

F1 - Formation Indiquer le nombre de stagiaires et nombre de stages de la saison précédente.

 - dans le tableau, préciser les différents plan de formations suivis (encadrement et officiels).

F2 - Nombre d'entraîneurs à compléter

 

F3 - Message d'informations sur la page suivante si vous avez des entraineurs

 

 

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Encadrement page 6
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Onglet - Liste Entraîneurs - page 7.

 

Remarque : Cette page est uniquement une page d'informations et sert de tutoriel pour compléter VOTRE liste des entraîneurs.

La liste des entraineurs avec diplômes est Accessible ICI avec mot de passe -

Elle précise le nouveau dispositif relatif à la LISTE des ENTRAINEURS DIPLÔMÉS suivi par l'OMS.

Désormais cette liste est représenté par un fichier Excel (en téléchargement sur notre site).

A) Ce fichier devra être traité par les Clubs en suivant les instructions de la page 7.

B) Imprimer la feuille de ce fichier "entraîneurs"

C) La joindre en lieu et place de la page 7 (instructions).

 

 

 


Onglet - Officiels - page 8

 

Page suffisamment explicite pour être complétée sans difficulté.

Veillez à bien compléter la colonne de droite (nombre d'épreuves réalisées).

Inutile d'inscrire des rôles qui n'entrent pas dans la nature de ceux énumérés.

 

 


Onglet - Compét.Equipe - page 9

Cette page est la source de nombreuses anomalies, aussi nous vous prions de lui accorder beaucoup d'attention.

Cette page concerne tous les déplacements effectués par vos équipes pour des compétions de niveau Régional et supérieur - La catégorie Vétérans est exclue.

Colonnes 1 à 8
Colonnes 1 à 8
Colonne 12
Colonne 12

 

Les colonnes sont numérotées de 1 à 13.

 

Colonne 1: Trois mentions possible CT, CP, ou une DATE

Il est précisé en bas de page la signification de ces sigles.

---------------------------

CT : Calendrier Traditionnel. Le nombre déplacements effectués par l'équipe est le nombre d'équipes engagées dans la poule - 1

    Ne pas renseigner la colonne 8!

---------------------------

CP : Calendrier Particulier. Le nombre de déplacements est inférieur à la règle précédente

   Renseigner la colonne 8!

---------------------------

DATE: Il s'agit d'une épreuve UNIQUE.

S'il s'agit d'un déplacement sur plusieurs jours n'indiquer que la date de départ

   Ne pas renseigner la colonne 8!

---------------------------

Colonne 2,3 et 4: Qui reprend les différents niveaux existant dans votre discipline

Les Niveaux susceptibles d'apparaître sont dans l'ordre: "Régional","Inter Régional",et "National" si un niveau n'existe pas* alors la mention "Néant" apparaît dans un cadre gris.

(*) L'apparition des différents niveaux est automatisée en fonction de vos réponses à un précédent questionnaire. Tout changement devra nous être signalé.

 

Colonne 5: Nombre d'équipe constituant votre poule.

A n'indiquer que pour les mentions CT ou CP

 

Colonne 6: Est automatisée

un point d'exclamation apparaît si CP est saisi. Vous devez alors obligatoirement indiquer un chiffre dans la colonne suivante.

 

Colonne 7: Nombre de déplacement réalisés.

A n'indiquer que pour la mention CP (colonne 1)

 

Colonne 8: Nombre de compétiteurs constituant votre équipe engagée.

 

Colonne 9,10,11 : Les villes associées à énumérer.

Les Clubs ou Équipes inter-communaux doivent compléter les villes associées à Eybens.

(ne pas mentionner Eybens ....)

 

Colonne 12: liste des départements dans lesquels votre équipe s'est déplacée.

Le total des départements doit correspondre au calendrier.

Exprimer les N° des départements avec 2 chiffres séparés par un "/"

exemple: 38/01/69/74/38/73/26

 

- En cas d'erreur un  trait noir apparaît à droite de la colonne -

 

Colonne 13: NOM de votre équipe engagée

- OBLIGATOIRE-

 

Précision: la catégorie vétérans n'est pas admise dans ce tableau

 

 

Pour préparer "tranquillement" votre feuille vous pouvez en télécharger un exemplaire ci-dessous.

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Pour reprendre le détail de vos déplacements de la saison précédente.
Compet_Equipe.pdf
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Onglet - Résultats Équipe - page 10

Sur cette page doivent être repris les résultats de vos équipes qui entrent dans le cadre fixé.

Dans la colonne commentaires vous pouvez préciser la nature de la compétition par exemple.

Rappel: La catégorie d'age inférieure à 15 ans ne doit pas être mentionnée.

Seuls les résultats de compétitions "fédérales traditionnelles" seront considérés.

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Résultats d'équipes
Inscrivez vos résultat au fur et à mesure ...
ResultEquip.pdf
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Onglet - Compet_Individuel  - page 11

Pour cet onglet vous pouvez vous référer à l'onglet Compét_Equipe, pour les colonnes 2,3 et 4

Lisez le bas de page de recommandations.

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Prévoyez
Pour reprendre au fur et à mesure les déplacements de vos compétiteurs.
Compet_Individu.pdf
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Onglet - Résultat_Individuel - page 12

Sur cette page doivent être repris les résultats de vos compétiteurs qui entrent dans le cadre fixé.

Dans la colonne commentaires vous pouvez préciser la nature de la compétition par exemple.

Rappel: La catégorie d'age inférieure à 15 ans ne doit pas être mentionnée.

Seuls les résultats de compétitions "fédérales traditionnelles" seront considérés.

Important : La colonne age doit être complétée

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Préparez vos informations sur cette fiche
Résultats Individuels
ResultIndiv.pdf
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Onglet - Charges - page 13

Du travail en perspective pour la fonction de Trésorier.

 

Cet état comptable est désormais familier

Veillez à indiquer la bonne date d'exercice.

Les totaux sont automatiques et quelques rubriques sont libres pour répondre à des cas particuliers. Dans ce ne pas oublier de mentionner le libellé du CPC

 

Le total des charges est repris dans l'onglet suivant pour déterminer automatiquement le résultat. -


Onglet - Produits - page 14

 Après les charges les produits sont ici récapitulés.

Les dates d'exercices sont complétées automatiquement (à partir de celles indiquées dans les charges)

Les totaux sont automatiques.

Quelques rubriques sont libres pour répondre à des cas particuliers.

 

Sur cet état il y a "reprise" du montant des charges, ainsi le résultat est déterminé automatiquement.

Conseil: Vérifier que ce résultat est bien conforme à vos états comptables.

 

Dernière minute: Nous avons ouvert un ESPACE TRÉSORIERS où vous trouverez les nouveaux comptes de subventions hiérarchisés.

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Du nouveau dans les comptes de subventions
Produits new.pdf
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Onglet - Bilan - page 15

État comptable qui représente l'image de votre situation comptable en date de fin d'exercice.

 Nouveau : un CPC (409) a été ajouté en Actif  et un autre au Passif (46)

 

Chaque saison nous notons des anomalies souvent récurrentes qui tendent à démontrer que cet état n'est pas considéré comme important.

Il représente l'état "relais" pour passer d'un exercice N-1 à un exercice N.

 

Conscient que tous les trésoriers n'ont pas nécessairement les capacités d'un comptable de métier, nous envisageons de mettre en ligne sur notre site, des informations pratiques.

Sachez que l'OMS vous propose une application sous excel (avec mode d'emploi) qui vous permet de "sortir" les états identiques à ceux du questionnaire (Charges-Produits et Bilan).

 

 

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Bilan nouvelle mouture
avec ajout de deux nouveaux comptes
Bilan.pdf
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Onglets - Charges & Produits Prévisionnels - pages 16 & 17

Les mêmes présentations que pour les onglets précédents.

Rappel Tout Prévisionnel doit se conformer à la règle suivante:

TOTAL DES CHARGES = TOTAL DES PRODUITS

 


Onglet - Final PJ - page 18

La dernière page de votre questionnaire (ouf)!

Nouveau: Le Nom du Président est repris automatiquement (reprise de la page 3)

Avec sa signature le Président de l'association assure de la bonne conformité et exactitude des informations données.

 

Il est important de contrôler la dernière partie de la page qui récapitule toutes les pièces que vous devez joindre à votre questionnaire.

 

Nouveau :N'oubliez pas d'insérer la page 7 (Fichier annexe des entraîneurs mis à jour)

 

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Final PJ
Les dernières vérifications (ici dans la partie jaune) du bas de page.
Final.pdf
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Onglet - Contrôle

Sur cet onglet sont repris les quelques oublis ou anomalies dans votre questionnaire.

La sélection des objets contrôlés ne permet de signaler toutes erreurs ou manquements de votre fichier


Nous espérons que ces informations vous permettrons d'améliorer votre efficacité et de contribuer à la qualité de votre dossier.

Nous vous remercions pour tous vos efforts afin que notre mission soit accomplie dans les meilleures conditions.