Mardi 8 janvier 2019  

Et voilà, après une longue période de trêve (calendrier des fêtes oblige) toute l'équipe se retrouve pour débuter cette nouvelle année avec entrain.

Tout le travail d'exploitation des données récupérées sur les dossiers de subventions, étant pour l'essentiel réalisé. Nous restons dans l'attente des budgets alloués par la Ville. Nous pourrons ainsi déterminer la répartition des aides pour les 24 associations sportives.

La fin de la fameuse période de lissage des aides souvent évoquée, l'OMS a fait quelques propositions d'évolutions des critères aux élus. Une rencontre sera programmée pour en montrer la portée. Il ne s'agit en aucun cas de bouleverser la trame des critères, mais de les réajuster.

Cette soirée nous la passons à présenter sur notre site page Accueil quelques chiffres qui démontre la forte activité du milieu sportif associatif eybinois et répondant ainsi à notre engagement lors de notre dernière AG.

Nous terminons cette soirée autour de la traditionnelle galette de rois

 

 

Mardi 15 janvier 2019  

Quelques problèmes avec un ordinateur retarde un peu le démarrage de notre réunion.

Réunion dont le thème est dicté par un courriel émanant de la Ville pour arrêter et valider le calcul de répartition des aides financières à destination des associations adhérentes à l'OMS.

Cette rencontre étant prévue mardi prochain 22/01/19, à l'heure de nos permanences, et pour être rapidement opérationnel et efficace nous devons préparer des documents pour "alimenter" les discussions et échanges entre nos visiteurs et notre équipe.

 

Ce travail préparatoire, nous à permis en interne d'explorer différentes pistes et d'en commenter les résultats.

La période de "lissage" des aides étant terminée, c'est un nouvel horizon qui s'ouvre ainsi.

Vivement la semaine prochaine!

 

 

Mardi 22 janvier 2019  

Suscitant un intérêt tout particulier pour toute l'équipe de l'OMS cette réunion est placée sous le fondement de notre association, partenaire de la Ville, en accueillant M Pierre Bejjaji 1er adjoint , M Paul RONGY et Mme Lucie ARNON pour présenter les répartitions des aides critériées calculés sur la base des données recueillies auprès des Clubs.

La période de lissage des aides arrivant à son terme, et comme évoqué lors de notre dernière AG, il s'agit d'un moment privilégié pour apporter quelques "ajustements" du calcul des aides. Aussi nous avons, au cours de cette soirée apporter des arguments pour ces modifications.

Les 2 options (sans ajustement, et avec ajustement) ont été présentées, dans le détail,  à nos interlocuteurs, répondant aussi à leurs questionnements.

Une synthèse comparative apportant une lecture plus aisée.

Les résultats de nos travaux seront présentés à nos élus qui, en finalité, validerons l'option qu'ils estimerons la plus pertinente.

D'autres sujets ont été évoqués avec les aides "Projets" et les équipements.

 

Une soirée très valorisante pour les membres actifs de l'OMS.

 

 

Mardi 29 janvier 2019  

 Une soirée qui nous permet de faire quelques mises à jour (tout particulièrement la trésorerie) de notre gestion.

Nous débattons sur la séance précédente et la perception positive qui en ressort.

Le point est fait aussi sur les dossiers subventions nouvelles formules qui nécessiteront des ajustement sur nos procédures de travail et documents annexes.

Semaine prochaine nous devrons nous consacrer à la mise à jour des fichiers "entraîneurs" afin d''être prêts pour la prochaine saison, et l'aborder plus sereinement.

 

 

Mardi 05 février 2019  

 Réunion principalement consacrée à la gestion des fichiers "entraîneurs"; s'agissant de prendre en compte la page 7 des derniers dossiers de subventions pour actualiser nos fichiers correspondants.

Opération qui exige de respecter un processus qui doit être respecté avec rigueur...

A l'issue de ce travail (partagé par 2 équipes), les nouveaux fichiers "Entraineurs" seront disponibles sur notre site dès le mois de septembre 2019, dans le cadre des dossiers subventions proposés aux clubs.

Par ailleurs, les trésoriers finalisent l'exercice comptable de l'année 2018 qui sera présenté lors de notre prochaine A.G. - Un nouvel exercice comptable est désormais prêt, avec la dernière version de l'outil de comptabilité (sous Excel).

 

Mardi 12 février 2019  

 Nous restons dans l'attente et réponse de la Ville de validation de notre travail de répartitions des aides financières aux clubs. Réunion prévue le 19 février.

Nous préparons d'ores et déjà, et c'est un travail réalisé chaque année, un document de synthèse à destination de Madame Le Maire, de l'étude des dossiers de subventions et de nos commentaires. Il faut donc nous re-plonger dans ces fameux dossiers pour en extraire des éléments dignes d'intérêt et de pertinence.

D'autres travaux de base sont effectués nécessaire à notre bon fonctionnement de notre groupe.

La semaine prochaine nous devrions être en effectif plutôt réduit (vacances scolaires!), mais nous continuerons des études (comme chaque année) sur l'aspect financier de l'ensemble des clubs.

Nous en tirons des enseignements qui seront portés à la connaissance de nos élus.

 

 

Mardi 19 février 2019  

 Une séance où les effectifs sont réduits à une "peau de chagrin" , nous étions 2...(*)

Mais avec une mission très fastidieuse, celle de reporter à partir des dossiers de demandes de subventions,  tous les chiffres comptables sur un outil d'analyse financière.

Rien de gratifiant, mais l'exploitation et l'analyse que nous en faisons délivre des aspects très intéressants. Ils sont à l'origine d'une légère modulation des critères qui a été présenté à notre élu aux sports.

C'est donc bien tard que nous avons terminé cette tache, encore une fois rébarbative... mais nécessaire.

 

(*)Les vacances scolaires, doublées de problèmes personnels pour quelques membres du bureau en sont la cause.

 

 

Mardi 26 février 2019  

L'opération "planification des équipements" a débuté.

En effet le service des sports à transmis à tous les utilisateurs les documents permettant d'exprimer leurs besoins. Cette année pour être plus efficace ces demandes ont été transmises par voie électronique.

Les premiers retours nous sont déjà parvenus, ce qui permet de mettre en place tout le processus pour cette missions devenue "routinière". Le plus délicat étant les arbitrages délibérés avec les responsables de la Ville.

Par ailleurs, et faisant suite à nos recensements des chiffres comptables de l'ensemble des associations adhérentes, où nous nos avions repéré quelques anomalies... un mail a été adressé aux clubs concernés.

 

 

Mardi 05 mars 2019  

C'est un peu "le ventre mou" de cette période où nous sommes dans l'attente de réception des plannings, avec quelques incertitudes car un club n'avais pas reçu le courrier électronique de la Ville. Par sécurité nous adressons un rappel à l'ensemble de nos adhérents.

Nous évoquons la prochaine et rituelle manifestation sportive qui va traverser notre Ville, une prochaine rencontre est prévue ces prochains jours avec l'organisateur. Cette manifestation se déroulera le dimanche matin 9 avril 2019. Avec le départ de la randonnée qui empruntera un tout nouveau itinéraire, via le Fort de Montavie. Ce parcours mobilisera moins d'effectifs que les sessions précédentes.

La visite d'une nouvelle dirigeante qui nous rend une visite, pour nous  questionner sur les principes de demandes de créneaux ... et obtenir toutes les réponses rassurantes.

Nous débattons sur les cotisations des primes d'assurances de quelques clubs qui passent par un canal fédéral. Affaire à suivre et à éclairer..

 

 

Mardi 12 mars 2019  

Il faut bien admettre qu'il y a eu des problèmes des envois de documents relatifs aux demande de créneaux pour les équipements de la Ville.

C'est dans l'urgence que nous avons apporté au service des sports les documents nécessaires. Il est vrai que notre récent courriel a permis de révéler plusieurs situations critiques. La date limite de retour étant fixée au 15 mars (et non le 12) , nous devrions disposer de l'ensemble des réponses.

- Par ailleurs nous avons appris le jour même que la détermination des subventions  présentées à nos élus, était validée. Nous avons pu à ce titre terminer le document de synthèse adressée à Mme Le Maire le soir même.

 

 

Mardi 19 mars 2019  

Après avoir recueilli dans le dédale des courriels et courriers relatif aux demande de créneaux pour la prochaine saison 2019-2020, nous avons suffisamment de réponses pour débuter ce long travail de recensement.

Une organisation maintenant bien assimilée par toute notre équipe et qui permet d'être efficace (très), malgré certaines options de réponse qui ne nous facilite pas la tâche....

Cette première phase de travail a été remplie en un temps record et nous permettra dès la semaine prochaine de reporter tous les éléments d'arbitrages sur notre outil informatique facilitant ainsi le travail décisionnel avec le service des sports ...

Ce travail vient aussi en "concurrence" avec les préparatifs de notre prochaine AG qui se déroulera le vendredi 12 avril 2019.

 

Mardi 26 mars 2019  

Une soirée très chargée, pour prendre connaissance des dernières demandes de créneaux (un rappel fut nécessaire) à noter que tous les clubs adhérents à l'OMS avaient respecté les délais ce qui à permis l'avancement de nos travaux. (merci à eux).

Par ailleurs un autre délai qui nous est imparti, celui d'être prêt pour le déroulement de notre prochaine AG du 12 avril. Il est donc temps de vérifier nos bases de données pour adresser à nos adhérents et invités les convocations et invitations. Opération publipostage édition et mise sous pli, côtoient le travail de notre Secrétaire associé au vice-président qui préparent activement le rapport d'activité. La machine est lancée. Désormais notre calendrier sera tout particulièrement axé sur la date de notre prochaine AG.

 

Mardi 2 avril 2019  

Encore une soirée animée avec l'actualisation de dernière minute de l'organisation des bénévoles participants à l'encadrement de la course Grenoble Vizille et la rando Eybens Vizille sur notre commune. Proche événement du dimanche 7 avril 2019 en matinée.

Puis nous passons le reste de la soirée aux préparatifs de tous ordre pour notre prochaine A.G du vendredi 12 avril. Beaucoup d'effervescence tant les difficultés se cachent au coin du détail. Avec l'approche de la date, la fébrilité s'installe, s'agissant d'un événement majeur pour notre groupe.

 

Mardi 9 avril 2019  

Un seul ordre du jour. Finaliser les rapports (moral, activités, et financier) pour notre, toute proche, Assemblée Générale Ordinaire. Tous les "à cotés" doivent eux aussi être considérés pour que l'efficacité soit au rendez-vous de notre organisation.

Il subsiste toujours une petit part de stress, mais ça fait partie du charme!

 

Un espoir : Que l'ensemble des dirigeants soient présents.

 

Mardi 16 avril 2019  

Vacances obligent ... nous séance se déroule avec la moitié de nos effectifs. Le debriefing de notre AG du vendredi 12 avril permet de repérer les quelques faiblesses de cette rencontre avec les dirigeants sportifs, avec une présence qui ne nous satisfait pas. La proximité des vacances scolaires... l'heure... l'organisation ... autant de pistes évoquées.

A l'heure où le Président de l'OMS évoque principalement la nature du "relationnel" entre nos adhérents et notre équipe, la question est posée. A nous de la faire évoluer vers plus de proximité. La connaissance du "cadre général" et de son application permettra peut être de responsabiliser les intéressés.

Autre point de dépit, certes anecdotique,  mais révélateur, avec la présence au buffet organisé propice à établir des contacts... des échanges. Dommage.

 

Nous nous fixons une date (14 mai 2019) pour une séance qui devra répondre au projet qui sera au service des associations , relatif à l'environnement des finances d'une association  (techniques comptables, actualisation du guide créé en 2000, outils etc  ...

Une enquête à destination de tous nos adhérents sera un support indispensable pour faire un état des lieux précis.

Ce chantier sera ouvert à toutes les bonnes volontés souhaitant y participer. A ce jour 2 volontaires ont déjà exprimé leur engagement.

 

 

Mardi 23 avril 2019  

Vacances obligent suite, notre séance se déroule avec toujours une équipe incomplète.

Les différents points abordés lors de notre dernière AG (l'item "questions-réponses") sont développés pour apporter des réponses à l'ensemble de nos adhérents.

Sur le point des dossiers "Projet" désormais géré dans le cadre du CVA , pour lesquels nous ne sommes plus concernés. Nous avons agrémentés notre site internet d'un lien de téléchargement vers le site de la Ville d'Eybens.

Sur le point du changement d'adresse de la Maison des Associations nous avons demandé expressément à la Ville, une officialisation de ce point qui pose problème à quelques Clubs.

Suggérant en outre de mettre une signalétique n° 141 et localisation des boites aux lettres.

Nous signalerons alors à nos adhérents les démarches qu'ils devront effectuer (statutaire, et autres ...).

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Le Service des Sports est actuellement dans une phase délicate signalée par l'élu 1er adjoint et des sports. Cette situation perturbe notre plan de travail en particulier les arbitrages des créneaux, ainsi que les informations (lettres courriers versement des subventions détaillées) que nous préparons pour les services de la Ville.

 

Mardi 30 avril 2019  

Notre équipe est presque au complet. C'est le moment de rappeler aux absents les travaux réalisés pendant leur absence, et le besoin de personnaliser plus encore nos échanges avec les Clubs en sollicitant les référents Clubs (Groupe A, B, C, D) pour marquer plus de proximité.

Des travaux obligés avec la préparation du PV de de notre Assemblée Générale, qui sera finalisé et expédié dès la semaine prochaine.

Pour faire suite au projet (exprimé lors de l'AG) de mettre à la disposition des dirigeants les pages illustrées du Guide "Réussir son Assemblée Générale" sur notre site internet.

C'est un travail qui demandera d'actualiser certaines pages....

Prochainement nous commencerons le lancement d'une campagne dédiée aux finances et comptabilité à destination de nos clubs adhérents.

 

Mardi 7 mai 2019  

Au cours de la semaine précédente, le processus de traitement des travaux de planifications des équipement s'est animé. En effet les contacts après ces périodes de congés ont pu enfin s'établir avec les services de la Ville. Les transmissions de données ont pu ainsi être réalisées pour préparer la session de travail prévu le 9 mai pour arbitrer les différents points "sensibles".

Si les plannings sont une part importante de nos travaux, le prochain projet au long cours sur un thème cher au Président : finances-gestion-comptabilité .

Un Projet annoncé lors de l'AG -

En collaboration avec Pierre Crozet, dès la semaine prochaine nous devrions définir un plan de développement pour élaborer des pistes pertinentes et ainsi  répondre aux attentes et besoins des Clubs en matière de gestion.

La sensibilisation des dirigeants est un point crucial qui devra être traité avec rigueur. Une enquête auprès des intéressés permettra de structurer nos futures réunions..

 

Mardi 14 mai 2019  

Après avoir fait le point rapidement sur l'avancée de nos travaux en cours et avec la venue de Pierre Crozet nous nous donnons le signal de départ pour la mise en route du projet présenté lors de notre dernière AG.,

Le thème : Finances- Gestion-Comptabilité- etc .. tout ce qui en rapport avec l'aspect financier des associations sportives.

Nous élaborons un plan de travail autour d'une série d'objectifs que nous identifions, et susceptible d'évoluer.

En 2000 l'OMS proposait à l'ensemble de ses adhérents (clubs) un cadre  type (plan comptable) afin d'uniformiser les présentations comptables.

19 ans après, les pratiques et les outils ont évolué, avec de nouveaux interlocuteurs, de nouveaux Clubs ...

L'OMS se devait donc de réagir!.

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Le premier objectif pour l'équipe qui se consacrera à ces travaux est de faire le point sur ce nouvel environnement et surtout d'en connaitre les aspects les plus sensibles.

A cette fin, nous lancerons auprès des Dirigeant.e.s et Trésorier.e.s une enquête qui nous permettra de définir tous les axes importants de travail et ainsi d'organiser la stratégie pour répondre à tous les besoins exprimés.

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L'enquête, dont nous avons tracé les premières lignes, devra si possible être finalisée dans 15 jours maximum.

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Par ailleurs nous savons que d'autres travaux nous incombent : l'envoi du PV de l'AG , et la planification des équipements (dans l'attente des réponses de la Ville pour certains) . La prochaine séance s'annonce donc très dense.

 

Mardi 21 mai 2019  

Comme prévu cette séance fut dense. Avec plusieurs objectifs à réaliser.

En premier lieu, avec la présence de Pierre Crozet,  la poursuite de l'élaboration de l'enquête qui sera soumise aux dirigeants (Président(e) et Trésorier(e) dans la perspective de rencontres et réunions sous le thème de la Gestion & Comptabilité des associations sportives.

Une présentation de l'enquête auprès d'une partie de l'équipe a permis d'y apporter des correctifs, mais aussi d'y apporter des éléments supplémentaires. Enquête validée qui sera adressé à nos adhérents semaine prochaine.

En deuxième lieu, l'autre partie de l'équipe se charge des travaux de duplications du PV de notre AG, mise sous plis, et désormais disponible dans les boites courrier des clubs. La poursuite des travaux est consacré à l'édition des plannings qui représente une mission technique et sensible qui exige beaucoup de rigueur tant les difficultés sont établies. Semaine prochaine nous devrions pouvoir progresser sur ce chantier.

 

Mardi 28 mai 2019  

Séance consacrée principalement à la mise en forme des plannings qui est un opération avec beaucoup d'exigences et d'attention, ce sont 2 équipes qui se sont relayés pour réaliser l'essentiel. Reste toujours des équipement dont nous n'avons pas reçu à ce jour les réponses à des situations d'arbitrage.

Les trésoriers prennent en charge leur mission première que la tenue de la comptabilité. Sur ce même thème un dernier contrôle du questionnaire-enquête qui sera adressé aux dirigeants sous forme de fichier Excel. Enfin sollicité par une demande d'un club qui exigeait des recherches approfondies nous a également mobilisé.

Le questionnaire-enquête qui exige un accompagnement sera adressé demain à l'ensemble des dirigeants pour une réponse sous 3 semaines pour nous permettre la consolidation de toutes les réponses et afficher la synthèse sur notre site..

 

Mardi 4 juin 2019  

Avec les fortes chaleurs de ce début juin, nous profitons de notre local plus tempéré pour poursuivre nos travaux engagés et engager de nouvelles missions.

La poursuite de la mise en forme des plannings qui doivent respecter des règles favorisant la lecture de ces derniers. Il reste toutefois 2 équipements restés sans réponse de la Ville. Avec l'arrivée très prochaine d'un nouveau responsable du Service des sports nous devrions avancer sur ce chantier qui prend beaucoup de retard.

Par ailleurs, et après envoi du questionnaire/enquête (Compta & Gestion) auprès des dirigeants de Clubs, il nous faut préparer un document de synthèse très détaillé. Chacun donne son avis sur la mise en forme de ce document qui sera un élément très important pour définir les formats de nos prochaines actions. Ce document de synthèse est donc en bonne voie...

 

 

Mardi 11 juin 2019  

Un début de séance consacrée au debriefing de l'AG du Club, des informations très intéressantes car elles nous sensibilisent sur des aspects particuliers, et nous permet d'adapter nos informations sur notre site internet.

Les plannings sont encore en attente, mais devrait semaine prochaine être enfin finalisés.

En ce qui concerne les réponses de notre enquête "Compta & Gestion",quelques réponses nous sont parvenues, ce qui nous oblige à mettre un coup accélérateur sur l'établissement d'un document de synthèse qui s'avère plus complexe que prévu.

Une page spéciale a été développée sur notre site pour informer les clubs de l'avancée du projet. Un tableau disponible dans la rubrique "Espace trésoriers" pour les accusés de réception.

 

 

Mardi 18 juin 2019  

Les Plannings ...C'est quelques heures avant notre réunion hebdomadaire que nous avons pu recueillir les derniers ajustements et arbitrage de la Ville, et tout particulièrement les créneaux concernant les demandes du Péri Scolaire. Sans attente les dernières modifications sont faites. La séance fut donc consacrée à la mise en place de l'ensemble des fichiers pour les rendre disponibles à tous les utilisateurs. Nouveau une page qui permet de ne télécharger que l'équipement de son choix. En cours de saison des ajustements sont parfois réalisés et le suivi de ces modifications sera également disponible sur notre site.

Bien entendu en fin de séance, nous adressons à nos adhérents la nouvelle... et un rappel de l'enquête "Gestion & Compta" qui semble avoir été oubliée ....

Semaine prochaine nous adresserons un rappel car il est  indispensable que l'ensemble de nos adhérents y répondent.

 

Mardi 25 juin 2019  

La canicule qui s'annonce, nous fait apprécier notre local semi enterré. Si certains membres sont déjà partis en vacances, nous restons en nombre suffisant pour terminer des taches subsidiaires, et lancé un rappel aux clubs qui n'ont pas donné suite à notre enquête "Gestion&Compta", document  qui est socle de notre projet qui s'étalera probablement sur plusieurs années.

Courte séance qui termine la saison, et nous sommes  déjà prêts pour la rentrée des Associations du 7 septembre!

 

Mardi 27 août 2019  

Notre local présentait encore les séquelles d'une inondation, par très agréable pour débuter la nouvelle saison.

Une séance de rentrée très allégée, nous connaissons les premières étapes de la rentrée. Reste surtout à obtenir les réponses des clubs n'ayant retourné le fichier-enquête relatif au "projet compta". Malgré nos rappels... La rentrée des associations sera pour nous l'occasion de rappeler cette exigence.

 

 

Mardi 3 septembre 2019  

Une nouvelle saison commence traditionnellement et logiquement par les préparatifs des dossiers de subventions et toute la mécanique qui en découle. Mais notre équipe ne s'est mobilisée qu'après avoir "digéré" la nouvelle qui a ébranlé notre groupe. En effet nous apprenions que notre vice-président Gérard BAGUR était décédé. Cette triste nouvelle nous a profondément touché et nous devrions lui rendre un hommage sur notre site internet en préservant l'intimité que Gérard et sa famille avait exprimé.

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Après ce traumatisme, nous avons réussi a faire le nécessaire pour faire les premières taches (actualisation du site internet et paramétrage du nouveau questionnaire(*)

 

* Une bévue ou un oubli ... nous avions laissé en téléchargement le dossier de l'année précédente. Opération régularisée le 5/9/2019

 

 

Mardi 10 septembre 2019  

Avec un effectif réduit (plusieurs membres sont encore en vacances...) nous avons pour principale objet de présenter sur notre site un article à la mémoire de Gérard Bagur, décédé début août dans la plus grande discrétion et intimité familiale. Aussi nous avons souhaité que cet article soit le plus sobre possible pour respecter cette volonté. Une soirée avec un pincement au cœur pour chacun d'entre-nous pour résumer cet espace de temps.

 

Mardi 17 septembre 2019  

C'est le retour des vacanciers et nous sommes (presque au complet).

Nous consacrons un temps très important à la mise à jour de nos statuts avec la modification du changement d'adresse pour adopter le 141 Avenue Jean Jaurès de la Maison des Associations. La mise à jour des membres actifs de l'OMS après le décès de notre vice-président Gérard Bagur. Si ces modifications se réalisent par voie électronique elles nécessitent quand même de rédiger des PV pour valider ces modifications....

Une lettre à destination de Madame Bagur et ses enfants est rédigée pour lui témoigner toute notre sympathie.

Nous restons toujours dans l'attente des fichiers enquêtes de 2 clubs.

Voir ici

Mardi 24 septembre 2019  

Une séance studieuse où chacun s'engage répondre aux urgences ou très proches chantiers avec la période sensible des dossiers de subventions. Un premier pas, pour actualiser le dossier investissement des dirigeants qui sera proposé prochainement. D'autres chantiers relatifs à la mise en place de la nouvelle organisation des gymnases ou lieu d'activités et répondre aux exigences de la Ville en la matière.

Le récépissé de la Préfecture à notre demande de changement d'adresse au 141 Avenue Jean Jaurès, nous permet de commencer les démarches auprès de notre banque.

Un petit tour par la compta et la soirée de termine.

Avec un mot d'ordre : "semaine prochaine on va avoir de la visite!" avec le pré-examen des dossiers de subventions. Ce sera la mobilisation de toute l'équipe....

 

Mardi 1er octobre 2019  

Session spéciale s'agissant de la tenue d'une permanence pour le pré-examen des dossiers de subventions. Ce rituel est important pour découvrir quelques petites anomalies résiduelles ou répondre aux questions. Un tiers des associations se sont présentées et pour 4 d'entre-elles le dossier complet nous été délivré. Le questionnaire qui, dans sa nouvelle version détecte et signale des anomalies est un allié précieux pour l'OMS et pour les dirigeants cette phase de consultation.

C'est donc une réunion satisfaisante. Le processus des dossiers "Investissement des Dirigeants" sera lancé dès mardi prochain... même si le dossier est déjà disponible en téléchargement.

 

Mardi 8 octobre 2019  

Une visite pour un pré-examen d'un dossier nous mobilise quelques minutes pour régulariser le fichier fourni par le Club... qui a priori semble OK.

Puis nous abordons la continuité des travaux et recensement pour les premiers dossiers reçus. Il nous faut alors actualiser le "suivi des dossiers phase 1" sur notre site que chaque club pourra consulter.

Autre chantier avec l'envoi du fichier à chaque Président pour l'aide spécifique "Investissement des Dirigeants". Cette aide vient compléter les "aides critériées". Nous envisageons à l'avenir d'en modifier le modèle pour le calquer sur le principe du questionnaire principal (fichier Excel). Un courriel est adressé a l'ensemble des présidents pour rappel du délai de retour au 14 octobre 2019.... Nous espérons que chacun répondra à cet impératif qui nous permettra alors d'aborder en toute sérénité la lourde tâche d'analyse des dossiers.

Par ailleurs quelques travaux de perfectionnement (en interne) pour notre équipe de trésoriers.

 

Mardi 15 octobre 2019  

Une séance très motivante puisque c'est le point de départ d'un long travail d'examen des dossiers de subventions. Le délai fixé au 14 octobre a été dans l'ensemble respecté... mais toujours des retardataires.(voir ICI)

Dès la réception des dossiers tout un processus est déjà bien établi à l'aide de guides pratiques qui permettent de respecter le cheminent rationnel. Ce qui est notable est que chacun de nous sait se positionner pour être un acteur efficace.

Dans ces conditions, nous avons pu déjà réaliser les premières vérifications qui s'avèrent assez prometteuses. Espérons avoir un maximum de dossiers "OK"  qui serait en progrès et donc un gain de temps précieux pour préparer notre proposition auprès des élus.

Ce fut un bonne séance!

 

Mardi 22 octobre 2019  

Ouf tous les dossiers ont bien été réceptionnés, et nous permettre de poursuivre l'examen et double contrôle des dossiers. C'est un travail qui est plutôt fastidieux et exigeant qui se pratique  en doublettes pour plus d'efficacité. On découvre toujours des cas particuliers ou des inscriptions qui nous interpellent. En effet avec le site internet et l'aide en ligne, ainsi que les séances de pré examen, et aussi notre disponibilité mainte fois exprimée nous découvrons des situations qui nous chagrinent.

Cette première phase de contrôle sera suivie du contrôle des fiches entraineurs et diplômes qui, là encore, est très exigeant (3 personnes doivent travailler en pleine coordination). Et la partie "comptabilité" elle sera réalisée un peu plus tard. En effet avec les vacances scolaires notre équipe sera réduite (-2)  pour la semaine prochaine.

 

Lundi 28 octobre 2019  

Comme prévu, pour cette semaine nous étions à effectif réduit (3 personnes). Et pour arriver à chiffre nous avons, exceptionnellement, avancé d'un jour cette session de travail.

En effet il était important de maintenir le rythme de l'examen des dossiers subventions.

Un effectif suffisant et parfaitement adapté à la page 7 dédiée aux entraineurs et surtout la gestion des diplômes. Et comme chaque année un forme de désappointement des diplômes non fournis ou mal catalogués. Ce travail rigoureux est particulièrement exigeant pour que nous y consacrions toute la soirée. Bien entendu les manquement en la matière seront transmis aux dirigeants courant novembre.

Vivement la semaine prochaine pour la suite, à savoir, l'examen des pages relatives aux finances (compte de résultats et Bilan).

 

Mardi 29 octobre 2019  

Un simple coup de fil entre 2 membres motivés pour se retrouver au lendemain de la session du lundi 28. La mission est connue : examen et contrôle des pages relatives aux aspects financiers. Nous confrontons la cohérence du Bilan de la saison précédente pour découvrir, parfois, des données qui sont erronées ou nécessite des explications. Il s'agit à travers ces contrôles de vérifier la bonne maitrise (et ce n'est pas toujours évident) des techniques comptables. Ces manquements motive notre volonté de porter assistance et conseil aux trésorier.e.s.

1/4 des dossiers ont été traités au cours de cette soirée.

 

3 dossiers "Investissement des Dirigeants" ont déjà été réceptionnés (VOIR ICI)

 

Mardi 05 novembre 2019  

C'est la fin des vacances !!! Et toute l'équipe est "remontée à bloc" pour la poursuite des travaux et rattraper le retard. En effet notre schéma de travail est une suite de tâches très compartimentées avec un enchainement chronologique.

Malgré tout, nous réussissons à avancer globalement.

Il est vrai que l'examen des pages consacrées aux "finances", auxquelles nous accordons beaucoup d'importance, est laborieuse. C'est bien dans ce compartiment que nous relevons le plus de questionnements et/ou d'anomalies chaque saison. Aussi nous avons pris du retard qui reste raisonnable. Dès la semaine prochaine

 nous devrons obligatoirement adresser à l'ensemble des Clubs le suivi des dossiers.

Une permanence dès le mardi 18 novembre devrait permettre à chaque dirigeant de régulariser leur dossier.... au pire une semaine supplémentaire sera accordée.

 

Mardi 12 novembre 2019  

Soirée très intense car la mission à remplir était particulièrement importante. L'exigence de respecter les délais et ses impératifs ont mobilisé toute l'équipe.

Chacun s'est motivé et engagé pour respecter le timing. Ainsi les courriers adressés aux Présidents et les "fichiers d’anomalies" ont pu être disponible dès la fin de soirée.

On ne peut que se féliciter et que certains clubs ont rendu des dossiers parfaits. C'est bien la première fois, comme le soulignait le Président, que 8 clubs ont, par la qualité des dossiers rendus, facilité notre travail.. Merci à eux !

Semaine prochaine sera tout aussi intense, car nous tiendrons une permanence pour que chaque Club puisse régulariser leurs dossiers respectifs.

 

Mardi 19 novembre 2019  

Comme prévu et avec un effectif relativement restreint, nous nous engageons dans une séance avec nos interlocuteurs du moment: les dirigeants des clubs.

C'est effectivement un des moments forts de notre activité que nous apprécions car chaque rencontre est toujours source d'enseignements utiles.

La régularisation des dossiers subventions est un passage obligé, qui nous permet de respecter une rigueur indispensable dans la finalité de notre mission : celle de déterminer la répartition des subventions.

Notre exigence semble être comprise car à la fin de notre séance le nombre de dossier "OK" comme l'on dit est passé de 8 à 16.

Espérons que pour l'ultime réunion de régularisation prévue la semaine prochaine, nous soyons en mesure de franchir  sereinement cette première étape.

Reste désormais à prendre en compte les fameux "Dossiers Investissement des Dirigeants" qui devraient nous occuper...

 

 

Mardi 26 novembre 2019  

Toujours en effectif réduit nous connaissons l'objectif de cette soirée: obtenir des dossiers de subventions qui répondent à nos exigences. Comme chaque année c'est bien sur l'aspect comptabilité que les problèmes surviennent. Cela montre que les techniques comptables ne sont pas assez assimilées. L'improvisation n'est donc pas conseillée. Les échanges sont toujours riches d'enseignement pour les 2 parties. Et l'objectif de réconciliation des dirigeants et trésoriers avec les comptes prendra forme nous l'espérons fin janvier et février.

Nous pouvons quand même féliciter les clubs car nous n'avions jamais jusqu'alors obtenir autant de dossier parfaits à réception.

 Semaine prochaine les premières saisies des données et surtout l'examen des dossiers investissement des dirigeants.

 

Mardi 3 décembre 2019  

Une séance bien particulière et surtout pénalisante pour l'exigence de nos travaux, consacré essentiellement aux dossiers de subventions de nos membres.

En effet nous avons découvert, suite aux fortes pluies du dimanche précédent, que notre local était inondé. Le temps de "mettre les choses en ordre" ne nous a pas permis de satisfaire nos objectifs et en particulier l'examen des "dossiers investissement des dirigeants".

C'est un peu une course contre la montre que nous aurons à faire pour les prochaines semaines de décembre,  car janvier est la période où nous devons présenter la finalité de nos travaux aux élus.

 

 

Mardi 10 décembre 2019  

Ouf notre local n'est pas inondé!

Toute l'équipe s'attend à une soirée chargée et laborieuse, et elle le fut. Nous connaissons l'urgence de nos travaux restant à réaliser. 3 équipes se mettent en place: 2 pour saisir les données (saisie en double) comme nous avons l'habitude . Les enregistrements des données "Entraineurs" et "Officiels" ont été réalisés avec facilité, quant aux "résultats" la tache fut beaucoup plus ardue... Cette expérience nous a permis de relever des pistes d'améliorations qui seront mises en place pour l'année prochaine.

La 3e équipe s'est attelée à l'examen des "Dossiers Investissement des Dirigeants" avec toujours son lot de surprises (mauvaises) pour des pièces manquantes où données difficilement compréhensibles et d'autres erronées.

Nous savons que cette partie est pénible car nous manipulons des documents qui ne sont pas toujours classés rationnellement. Nous envisageons de revoir le format de ce document pour faciliter ce travail d'exploration et déchiffrage. Mais il conviendra que les dossiers présentés soient au top de nos attentes.

Semaine prochaine sera certainement encore plus laborieuse avec l'enregistrement des "Transports".

 

 

 

Mardi 17 décembre 2019  

<< Semaine prochaine sera certainement encore plus laborieuse avec l'enregistrement des "Transports".>>

Voilà ce qui était annoncé la semaine dernière, comme prévu la partition jouée sur deux ordinateurs pour s'assurer de la justesse des enregistrements fut source d'une intense concentration des 2 équipes. La saisie des données est toujours aussi particulière qu'elle exige une attention aiguisée pas toujours évidente à tenir compte tenu de la quantité d'information à enregistrer.

La sentence de la confrontation des résultats des 2 équipes est un moment (comme chaque année) où la déception est au rendez-vous mais assez vite corrigée après les rectifications des fautes d'inattention. Un moment de soulagement et même de joie.

L'autre chantier concernant les "dossiers investissement des dirigeants" qui avait lui aussi avait été entamé la semaine précédente, montrait aussi des différences notables dans la qualité des dossiers rendus par les 9 clubs concernés. Un dossier imparfait est toujours un moment d'incompréhension de notre part, doublé parfois d'irritation car nous perdons un temps précieux à déchiffrer l'indéchiffrable.  Notre conclusion sera vraiment de lancer une opération de sensibilisation auprès des dirigeants concernés. Nous devrions changer le format de ce dossier qui nous oblige à moult vérifications, doublé de conseils et d'outils pratique en directions des clubs.

Si nous avons terminé l'ensemble des travaux pour la présenter aux élus. Les 2 prochaines semaines seront allégées ou annulées compte-tenu de la proximité des fêtes de fin d'année.